1. Wat doet uw organisatie?
Baanbrekers is de gecombineerde uitvoeringsorganisatie voor sociale zaken en sociale werkgelegenheid van de gemeenten Heusden, Loon op Zand en Waalwijk en voert namens deze gemeenten de Participatiewet uit. Wij bieden op een vernieuwende en coöperatieve manier dienstverlening aan werkgevers en aan talenten op zoek naar een plek op de arbeidsmarkt. Het uiteindelijke doel van Baanbrekers is mensen – met en zonder beperkingen – volwaardig te laten meedoen aan de maatschappij en aan werk.
2. Hoe zag jullie werkproces eruit voor het managen van cliëntendossiers voordat onze samenwerking begon?
Dit was een volledig papieren proces. Intern georganiseerd vanuit het cliëntenarchief. Cliëntendossiers werden volgens de Archiefwet en met de nodige tabbladen opgeborgen. Nadeel hiervan was dat het opvragen van dossiers via een archiefmedewerker moest.
3. Hoe lang werden deze cliëntendossiers op deze manier beheerd?
Cliëntendossiers worden, afhankelijk van de aanvraag, 5 tot 7 jaar bewaard. Betekent ook dat er handmatig vernietigingslijsten werden gemaakt.
4. Wat was de belangrijkste reden om verandering te omarmen en alle cliëntendossiers te digitaliseren?
Werken met externe ketenpartners vraag om inzicht in informatie. Hiervoor moesten cliëntendossiers digitaal beschikbaar zijn. Daarnaast is het thuiswerken sterk toegenomen. De coronacrisis heeft het thuiswerken extra versneld.
5. Had Baanbrekers al eerder met OASIS samengewerkt in het verleden?
Nee, ik kende DataSpace uit het verleden en ik hoorde dat Dataspace was overgenomen door OASIS.
6. Met hoeveel bedrijven zijn jullie in gesprek gegaan voor het opschonen, ordenen en digitaliseren van deze cliëntendossiers?
We hebben 2 bedrijven benaderd voor een gesprek en gevraagd om een voorstel te maken.
7. Wat was de belangrijkste reden/ waren de belangrijkste redenen om OASIS de opdracht te gunnen?
OASIS gaf een vertrouwd gevoel. En het voorstel was duidelijk. Daarnaast zijn we bij OASIS op locatie Eindhoven geweest om kennis te maken met de organisatie en het scanproces.
8. Welke voorbereidingen dienden gedaan te worden voordat de cliëntendossiers opgehaald konden worden?
OASIS had een index met alle cliëntnamen en cliëntnummers van ons nodig en een lijst met geautoriseerde contactpersonen inzake de tussentijdse opvragingen. Daarnaast hebben we de barcodestickers die door OASIS waren aangeleverd op de dossiers aangebracht.
9. Voelt u zich goed ondersteund door OASIS tijdens deze voorbereidingsfase?
Zeker, we hebben een aantal keer contact gehad om de voorbereiding goed te laten verlopen.
10. Is Baanbrekers tevreden met de kwaliteit van de gescande cliëntendossiers?
Ja, we zijn hier tevreden over.
11. Waarom is OCR zo belangrijk (op woordniveau zoeken)?
Dit is belangrijk omdat medewerkers dan gericht bij documenten komen. Anders moet elk document worden doorgelezen.
12. Welke voordelen heeft deze opdracht u opgeleverd en waarom?
Medewerkers kunnen nu zelf cliëntendossiers doorzoeken. Dit is een tijdswinst. Daarnaast heeft nu iemand die thuiswerkt ook toegang tot deze informatie.
13. Heeft de opdracht rendement opgeleverd (of gaat het nog rendement opleveren)?
Dit gaat rendement opleveren. Nu zeker in de coronacrisis.
14. Vindt u dat de digitale overgang soepel is verlopen (acceptatie van gebruikers)?
Ja, maar hier was wel een intake voor nodig van onze DMS leverancier BCT.
15. Wat gebeurt er met nieuwe papieren documenten die worden ontvangen?
Documenten die nu per post binnenkomen worden direct gescand door het cliëntenarchief en in het DMS opgeslagen. Begin 2021 gaan we starten met e-formulieren zodat er minder documenten binnenkomen. Anders gezegd “dweilen met de kraan dicht”.