Voor deze casestudie hebben we Martin Jochems geïnterviewd. Hij werkt als Informatieadviseur/ Gemeentearchivaris voor Gemeente Apeldoorn.
Over Gemeente Apeldoorn
Gemeente Apeldoorn is een gemeente op de Veluwe in de Nederlandse provincie Gelderland en geeft richting aan een stad in ontwikkeling waar ruim 165.000 inwoners graag en goed wonen. Bij de gemeente Apeldoorn werken circa 1.300 medewerkers.
Per 1 januari 2021 is hun organisatiestructuur gewijzigd waardoor ze op een andere manier met elkaar intern en extern (denk aan het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties) samenwerken. De reden voor deze verandering was dat vraagstukken zoals; de groei naar Apeldoorn 2040, klimaatadaptatie, inclusiviteit en digitalisering, om een andere wijze van sturing en samenwerking vragen.
Samenwerking wordt steeds belangrijker en niet alleen binnen de eigen organisatie maar ook met partners, inwoners, instellingen en bedrijven. Ze willen graag een lerende organisatie zijn die wendbaar, resultaatgericht en minder hiërarchisch is.
Hoe zag jullie werkproces eruit m.b.t. het managen van bouwdossiers voordat deze gedigitaliseerd en geanonimiseerd werden?
“In het verre verleden deed de afdeling dat zelf en werd daar iemand voor aangewezen die de stukken archiveerde die afgehandeld waren op vergunningsnummer. Per aanvraag werd een dossier opgemaakt en elke aanvraag kreeg een volgnummer en op die volgorde vond dossiervorming plaats en werd het archief gevormd.”
“In 2004 zijn deze archiveringswerkzaamheden overgenomen door het team Documentaire Informatievoorziening. Vanaf toen is de archivering naar een hoger niveau getild en werden er ook documenten die niet meer relevant waren voor het dossier, apart gehouden en na het verloop van de bewaartermijn ook vernietigd. Deze analoge archivering van vergunningen werd aangehouden tot het moment dat we als gemeente volledig digitaal zijn gaan werken medio 2016. Daarna werden alleen nog analoge nagekomen stukken analoog gearchiveerd die bij vergunningen behoorden waarvan de behandeling was gestart voordat we waren overgegaan naar volledig digitaal werken.”
“De analoge serie van bouw- en omgevings-vergunningen is afgesloten en daar komt geen nieuw materiaal bij. Maar het proces van vergunningen verlenen gaat natuurlijk tot op de dag van vandaag door en is volledig digitaal.”
De scope van het anonimiseringsproject
Gemeente Apeldoorn heeft besloten om niet alle stukken te publiceren en te anonimiseren. Dit besluit is gebaseerd op een aantal factoren, waarvan de belangrijkste is dat men verwacht dat deze stukken weinig worden geraadpleegd, en de noodzaak om het auteursrecht op tekeningen te beschermen wat nog niet mogelijk is via het web. “Er is een keuze gemaakt uit welke rubrieken stukken wel en welke niet in aanmerking komen om te anonimiseren. De aanvraag en zogenaamde nagekomen stukken doen we bv. niet, maar wel het besluit en de bijbehorende stukken zoals de tekeningen. Deze gaan we beschikbaar stellen op locatie in CODA Archief of bij het Omgevingsloket gemeente Apeldoorn. De stukken uit rubrieken die we niet anonimiseren worden pas beschikbaar gesteld en geanonimiseerd bij een opvraging.”
Hoe wordt er geanonimiseerd?
Gemeente Apeldoorn is een intensieve samenwerking aangegaan met OASIS om een digitaal archief voor bouwdossiers op te bouwen, waarbij meer dan 1100 m1 papier wordt gedigitaliseerd, gerubriceerd en geanonimiseerd.
OASIS gebruikt de Digital Mailroom applicatie van IRIS om alle bouwdossiers (documenten meestal in A4 tot A0 formaat) van de gemeente Apeldoorn te classificeren. De applicatie herkent automatisch meer dan 40 verschillende documentklassen.
Na classificatie worden de geselecteerde stukken geanonimiseerd in overeenstemming met de AVG. In de te publiceren documenten worden persoonsgegevens onleesbaar gemaakt. Denk hierbij aan BSN, e-mailadres, telefoonnummer, volledige naam, handtekening en namen van andere natuurlijke personen dan de aanvrager.
De documenten worden vervolgens geëxporteerd als PDF’s en dankzij de OCR module van IRIS, kunnen deze PDF documenten worden doorzocht. De geanonimiseerde gegevens worden automatisch uit het tekstgedeelte onleesbaar gemaakt. Ook worden de geanonimiseerde gegevens uit de OCR resultaten verwijderd en is deze informatie niet meer op te zoeken.
Wat waren de belangrijkste redenen, of was de belangrijkste reden, om bouwdossiers te anonimiseren?
“Gemeente Apeldoorn vindt het belangrijk dat overheid en burger een gelijke informatiepositie hebben. Overheidsinformatie moet direct voor iedereen beschikbaar zijn. Dan moet je gaan digitaliseren. Je dient dan wel de wettelijke kaders in acht te nemen en dat is vooral de AVG.”
“Digitaliseren en anonimiseren doen we om deze informatie snel en betrouwbaar beschikbaar te stellen, zodat de burger zelfstandig de dossiers kan raadplegen zonder dat daarmee de persoonlijke integriteit van anderen wordt aangetast. Je moet dus geen persoonsgegevens van andere personen kunnen zien die voorkomen in de gepubliceerde documenten.”
Hoe bevalt de samenwerking?
De samenwerking is in 2015 begonnen. “Het is een leertraject voor beide partijen en we vinden de samenwerking goed gaan. Leren doe je door met elkaar in gesprek te gaan over hoe het beter kan. Daar zijn we telkens prima uitgekomen en dat heeft de samenwerking versterkt. We hebben steeds gezien dat wanneer zich een probleem voordeed, het opgelost werd en dat OASIS zijn verantwoordelijkheid nam. OASIS zet zich voor de 100% in om tot een goed resultaat te komen.”
Voordelen
- De juiste documenten worden gedigitaliseerd en zijn te allen tijde beschikbaar voor geautoriseerde personen (gebruiksgemak);
- Veilige openbaarmaking van gegevens dankzij anonimisering van bepaalde soorten documenten;
- Hogere efficiëntie van de interne processen, dat krijg je in een analoge werkwijze nooit voor elkaar;
- Snel doorzoeken van documenten dankzij IRIS OCR, tijd en plaats onafhankelijk;
- Kostenbesparing, aangezien er geen papieren archieven meer zijn en minder mensen nodig zijn.
Welk voordeel heeft voor jullie de meeste waarde en waarom?
“Gemeente Apeldoorn heeft als uitgangspunt dat alle informatie die de gemeente onderhanden heeft informatie is van ons allemaal en die informatie hebben we dan ook te delen met elkaar. De Omgevingswet en sinds 2022 ook de Wet open overheid verplicht ons ruimtelijke informatie openbaar te maken. Dan dien je ook de bouw- en omgevingsvergunningen voor iedereen beschikbaar te stellen. Ons college heeft daarom budget vrijgemaakt om 1100 strekkende meter aan papier te digitaliseren en te anonimiseren.”
Is Gemeente Apeldoorn tevreden met de kwaliteit van de geanonimiseerde documenten?
“Wat wij allemaal als eindresultaat gezien hebben, dat is zeker goed gedaan. De weg daar naartoe is soms wel even zoeken. We hadden bepaalde eisen meegegeven. Een voorbeeld: de bestanden van geanonimiseerde versies mogen niet groter zijn dan de bronbestanden, in verband met de opslag. Want dat heeft weer invloed op de kosten.”
“We hebben met elkaar afgesproken hoe we tot het eindresultaat kunnen komen.”
“Als opdrachtgever houden wij controles en doen we steekproeven. Op- en aanmerkingen over de geleverde stukken worden goed ontvangen en fouten worden hersteld zodat we het resultaat krijgen dat we hadden afgesproken. Ondanks onze vele eisen heeft OASIS veel inspanning gedaan om het gewenste resultaat te leveren.”
“Het is een project dat je als organisatie maar één keer uitvoert. Dan moet het resultaat van blijvende waarde zijn. Daarom vinden wij het ook belangrijk dat de geanonimiseerde stukken echt van goede kwaliteit zijn met zo min mogelijk fouten.”
Zou u OASIS aanbevelen bij andere gemeenten?
“Jazeker. Als gemeenten zijn we echter gebonden aan het aanbestedingsrecht. We kunnen nooit zomaar een opdracht weggeven. Maar wij willen zeker referent staan als er bij aanbestedingen wordt gevraagd bij welke organisatie men een soortgelijke opdracht al eerder heeft uitgevoerd. Daar mag OASIS zeker reclame mee maken.”