1. Que fait votre organisation ?
Baanbrekers est une organisation exécutive combinée pour les affaires sociales et l’emploi social des municipalités de Heusden, Loon op Zand et Waalwijk et met en œuvre la loi sur la participation au nom de ces municipalités. Nous offrons des services innovants et coopératifs aux employeurs et aux personnes talentueuses qui cherchent un emploi. L’objectif ultime de Baanbrekers est de permettre aux personnes – avec ou sans handicap – de participer pleinement au monde du travail et à la société.
2. Quel était votre processus de travail pour gérer les dossiers des clients avant le début de notre collaboration ?
Il s’agissait d’un processus à base de papier, organisé en interne à partir des archives du client. Les dossiers des clients ont été conservés conformément à la loi sur les archives et avec les onglets nécessaires. L’inconvénient de cette méthode est que les dossiers doivent être récupérés dans les archives par un employé.
3. Pendant combien de temps ces dossiers clients ont-ils été gérés de cette manière ?
Les dossiers des clients sont conservés pendant 5 à 7 ans, en fonction de la demande. Cela signifie également que les listes de destruction ont été établies manuellement.
4. Quelle est la principale raison qui vous a poussé à adopter le changement et à numériser tous les dossiers des clients ?
Travailler avec des partenaires externes nécessite de connaître l’information. Par conséquent, les dossiers des clients devaient être disponibles sous forme numérique. En outre, le télétravail a connu une augmentation considérable. La crise sanitaire du COVID-19 a encore accéléré le passage au télétravail.
5. Baanbrekers avait-il travaillé avec OASIS dans le passé ?
Non, je connaissais DataSpace par le passé et j’ai entendu dire que Dataspace avait été racheté par OASIS.
6. Avec combien d’entreprises avez-vous discuté du nettoyage, de l’organisation et de la numérisation de ces dossiers clients ?
Nous avons contacté deux entreprises pour un entretien et leur avons demandé de nous faire une proposition.
7. Quelle(s) était / étaient la / les principale(s) raison(s) pour laquelle / lesquelles vous avez attribué le contrat à OASIS ?
OASIS nous a inspiré confiance. Et la proposition était claire. De plus, nous avons visité OASIS à Eindhoven pour nous familiariser avec l’entreprise et leur processus de numérisation.
8. Quels préparatifs ont dû être effectués avant de pouvoir récupérer les dossiers des clients ?
OASIS avait besoin d’une liste avec tous les noms et numéros de nos clients et d’une liste de contacts autorisés pour les demandes intermédiaires. En outre, nous avons appliqué les autocollants de code-barres fournis par OASIS sur les dossiers.
9. Vous sentez-vous bien soutenu par OASIS pendant cette phase de préparation ?
Bien sûr, nous avons été en contact à plusieurs reprises pour nous assurer que la préparation se déroulait bien.
10. Baanbrekers est-elle satisfaite de la qualité des dossiers clients numérisés ?
Oui, nous en sommes satisfaits.
11. Pourquoi la ROC (recherche au niveau des mots) est-elle si importante ?
C’est important car cela permet aux employés d’accéder aux documents de manière ciblée. Sinon, chaque document doit être lu en entier.
12. Quels avantages avez-vous tirés de ce travail et pourquoi ?
Les employés peuvent désormais rechercher eux-mêmes les dossiers des clients. C’est un gain de temps. En outre, une personne qui travaille de chez elle a désormais accès à ces informations.
13. La travail a-t-il été (ou sera-t-il) rentable ?
Oui, ça va nous apporter un rendement. Surtout maintenant, avec la crise du COVID-19.
14. Pensez-vous que la transition numérique s’est bien passée (acceptation par les utilisateurs) ?
Oui, mais cela a nécessité un apport de notre fournisseur de GED, BCT.
15. Qu’est-ce qui se passe avec les nouveaux documents papier reçus ?
Les documents qui arrivent par la poste sont immédiatement scannés par le service d’archives du client et stockés dans les outils de GED. Au début de l’année 2021, nous commencerons à utiliser des formulaires électroniques afin de réduire le nombre de documents reçus. En d’autres termes, nous faisons le ménage.