Pour cette étude de cas, nous avons interviewé Hetty Snijders. Elle travaille comme chef d’équipe logistique FB pour le Centre médical Meander.
À propos du Centre médical Meander
Le Centre médical Meander est le principal hôpital clinique pour les habitants de la région d’Amersfoort et (pour des traitements spécifiques) pour les personnes extérieures à la région. Meander travaille en étroite collaboration avec d’autres acteurs importants pour notre groupe cible : les soignants informels, les prestataires de soins primaires, les autres hôpitaux (universitaires et cliniques de pointe), les assureurs, les organisations de patients et les gouvernements. Dans ce réseau de partenaires, Meander remplit une fonction spécifique et indispensable. Cette mission se reflète dans leur énoncé de mission : Centre médical Meander, votre partenaire en matière de santé.
Processus de travail souhaité pour la gestion des dossiers médicaux
Depuis 2010, le Centre médical Meander a commencé à numériser les dossiers présents sur le site. Cela signifie que lorsqu’une demande de dossier médical était reçue pour des visites de médecins, elle n’était livrée que sous forme numérisée.
En décembre 2013, le Centre médical Meander a déménagé dans le nouveau bâtiment/hôpital. « En raison du déménagement, il n’y avait plus de place pour les dossiers papier dans le département du nouveau bâtiment. Par conséquent, à l’époque, tous les dossiers médicaux disponibles étaient stockés au sein du groupe OASIS. Lorsqu’une demande numérique de dossier médical est faite, elle est délivrée par OASIS. Le dossier médical est ensuite scanné par des collègues de la logistique. L’accord prévoit qu’il n’y aura plus de dossiers papier dans les services !
Combien de dossiers médicaux sont concernés ?
« Le volume total se compose de 666 000 dossiers médicaux. Cela représente environ 7 000 mètres de papier, ou 30 camions remplis de dossiers médicaux papier, ou encore 18 millions de feuilles de papier A4 ! Cela donne un ordre d’idée.
Quelles sont les principales raisons qui vous ont poussé à numériser les dossiers médicaux ?
« Les principales raisons ont été l’extension de la période légale de conservation de cinq ans ainsi que les coûts supplémentaires que cette extension a entraînés. L’incertitude que la prolongation d’un nombre X d’années n’interviendra pas à temps. Et bien sûr, la disponibilité rapide par simple pression d’un bouton est très appréciable.
Coopération
Le Centre médical Meander et OASIS Group ont établi un partenariat depuis de nombreuses années concernant le stockage de divers types de dossiers et, à partir de là, OASIS a été contacté pour numériser tous les dossiers médicaux stockés sur le site.
Quelles ont été les principales raisons de l’attribution du contrat à OASIS ?
« Le stockage des dossiers papier était déjà assuré par OASIS. Cela présente un avantage en termes de coûts. Il n’était pas possible de déplacer les fichiers et de les faire numériser par un autre fournisseur. OASIS a été en mesure de nous offrir tout ce qu’il fallait, du papier au numérique.
Qualité
« En raison de l’ancienneté des fichiers, nous avons choisi de les numériser « à plat » et de les rendre consultables au niveau du mots (ROC). Le résultat est très satisfaisant.
Pourquoi la ROC complète était-elle si importante ?
« Comme tout a été rendu consultable, nous pouvons rapidement trouver le bon document dans un dossier volumineux.
Recommanderiez-vous OASIS à d’autres hôpitaux ?
« Certainement, oui. »
Feedback Meander MC
Comment ce travail a-t-il aidé votre service / organisation ?
« A terme, économies liées au stockage des fichiers chez OASIS. Tous les documents dont la durée de conservation est appropriée sont disponibles sous forme numérique. »
Quel est l’avantage le plus important pour vous et pourquoi ?
« Réduction des coûts de stockage et suppression des coûts supplémentaires lorsque les périodes de conservation sont à nouveau modifiées.
Comment résumeriez-vous la solution OASIS ?
« Ensemble, nous avons mené à bien un projet de numérisation de grande envergure, avec un résultat positif !