À propos de nous
OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.
Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.
En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.
Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.
Aperçu
En 2016, une grande banque internationale a lancé un appel d’offres pour le stockage de ses archives physiques en Belgique. Les boîtes étaient situées dans leurs propres bâtiments, qui avaient une capacité de plus de 120 km de dossiers et stockaient environ 450 000 boîtes.
Dans le cahier des charges de l’appel d’offres, la banque avait une exigence stricte : l’ensemble du projet, pour toute sa taille et sa complexité, devait être achevé avant la fin de 2017, avec une date de début de projet en avril 2017.
La sécurité, la confidentialité et le suivi pendant chaque phase du projet étaient des priorités essentielles pour la banque.
L’appel d’offres a suscité un grand intérêt et un certain nombre de fournisseurs potentiels ont soumis des plans de projet à la banque pour examen.
L’équipe OASIS a présenté un plan de projet solide et détaillé avec des solutions pour réduire les coûts et améliorer les flux de processus, et a démontré une capacité technique et logistique suffisante pour transporter, indexer et stocker l’ensemble des archives.
Les exigences
- Stockage sécurisé de 450 000 boîtes
- Services de gestion de fichiers
- Codage à barres de l’ensemble des archives
- Track and trace, afin que les archives puissent être retrouvées pendant et après le transport
- Système sécurisé de gestion et de commande d’archives en ligne
- Formation en néerlandais et en français pour les utilisateurs en ligne
- Exécution et achèvement des projets selon des calendriers serrés
- Destruction sécurisée des documents à la fin de leur cycle de vie
OASIS Bridge
OASIS Bridge est le système de gestion des stocks basé sur le web d’OASIS. Grâce à ce portail, les clients peuvent gérer leurs dossiers physiques en ligne.
OASIS Bridge a les fonctions suivantes :
- Gestion en ligne des archives
- Demande de collecte et/ou livraison de boîtes et de dossiers
- Commande en ligne de consommables tels que les boîtes, les codes-barres et les sacs de destruction
- Rapports d’information de gestion prédéfinis
- Recherche dans la base de données des archives physiques
- Modification des métadonnées du fichier autorisé / de la boîte autorisée
- Ajout de nouvelles boîtes et de nouveaux fichiers aux archives
- Gestion des calendriers de conservation des dossiers
OASIS Bridge peut être adapté aux besoins de l’organisation.
La solution OASIS
En avril 2017, OASIS a commencé à préparer le déménagement des 450 000 boîtes. Deux codes-barres ont été ajoutés à chaque boîte : Un identifiant de localisation correspondant au système d’archivage patrimonial de la banque et un code de département pour définir les niveaux d’autorisation dans OASIS Bridge.
Fin juin, la phase préparatoire était terminée et une équipe spécialisée a scanné toutes les boîtes dans le système de gestion des stocks OASIS. Cela impliquait un recoupement permanent avec l’ancien système de classement de la banque.
Au moment de quitter l’installation, chaque boîte était scannée pour obtenir un bon de travail unique afin de maintenir un contrôle complet de la traçabilité. La banque a même pu récupérer des boîtes qui étaient encore en route. À l’arrivée au centre d’enregistrement sécurisé OASIS, chaque boîte a été renumérisée et le processus d’intégration a commencé.
Lors de l’intégration, les deux codes-barres ont été scannés et une image a été créée du haut de la boîte. L’équipe de saisie des données d’OASIS s’en est servie pour ajouter des métadonnées supplémentaires à l’enregistrement de la boîte dans OASIS Bridge, notamment le numéro de la boîte, les dates de début et de fin, ainsi que la date d’enregistrement et de destruction.
Le projet a été achevé à la mi-décembre 2017, avec deux semaines d’avance sur le calendrier. La banque continue d’ajouter de nouvelles boîtes aux archives et OASIS détruit les dossiers en toute sécurité à la fin de leur durée de vie, après accord de la banque.
Nous contacter
Courriel : info@oasisgroup.com
Belgique : +32 (0)14 41 2777
Pays-Bas : +31 (0)30 247 0789
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