1. Que fait votre organisation ?

Près de 7 000 prestataires de soins répartis sur cinq sites Isala (Zwolle, Meppel, Kampen, Heerde et Steenwijkerland) sont prêts à accueillir nos patients tous les jours. Nous fournissons des soins axés sur la guérison, avec cœur et âme. Isala est considéré comme le meilleur hôpital général par environ 640 000 personnes. En plus des soins de base, Isala fournit des soins cliniques de haut niveau avec un certain nombre de fonctions hautement spécialisées. De plus, Isala est officiellement désigné comme centre de traumatologie pour Zwolle et ses environs. Nous sommes un hôpital mProve : une combinaison de cinq hôpitaux de premier plan qui se sont réunis dans la quête d’améliorer les soins offerts à leurs clients de manière innovante.

2. Quel était votre processus de travail pour la gestion des dossiers médicaux avant le début de notre coopération ?
Le service d’ophtalmologie comptait encore 40 000 dossiers patients papier stockés dans des armoires. Ces armoires contenant des dossiers étaient situées dans le département et prenaient beaucoup d’espace ainsi que du temps de recherche. De plus, un dossier était parfois prêté, ce qui rendait la recherche encore plus difficile.

3. Depuis combien de temps les dossiers médicaux sont-ils gérés de cette manière ?
Nous gérons ces dossiers papier ainsi depuis plusieurs décennies.

4. Quelles sont les principales raisons qui vous ont poussé à adopter le changement et à numériser les dossiers médicaux ?

Isala utilise le dossier électronique du patient (DEP) de la société Chipsoft (HiX). Il s’agit d’une application logicielle dans laquelle les données médicales sont stockées et mises à disposition sous forme numérique. Comme le service d’ophtalmologie utilisait encore des dossiers papier, cette situation n’était pas souhaitable et il a été décidé de faire numériser les dossiers et de les placer dans le DEP.

5. Isala avait-elle travaillé avec OASIS dans le passé ?
Oui, OASIS gère également tous nos anciens dossiers papier. Il y a 19 000 mètres courants d’archives au total. Comme il s’agit d’archives statiques, il n’est pas rentable de numériser ces dossiers. OASIS fournit des dossiers selon les besoins grâce à la « numérisation à la demande ». Cela signifie que seuls les dossiers qui sont effectivement demandés sont numérisés.

6. Combien d’entreprises avez-vous contactées pour numériser ces 40 000 dossiers médicaux ?
Nous avons demandé plusieurs devis. Étant donné le bon prix et l’expérience que nous avons eue avec OASIS, il a été décidé d’attribuer le contrat à OASIS.

7. Quelles ont été les principales raisons de l’attribution du contrat à OASIS ?
L’expérience, la rapidité, la confiance et le prix avantageux, bien sûr.

8. Du point de vue d’Isala, quels préparatifs ont être faits avant que les dossiers puissent être récupérés ? Vous sentez-vous bien soutenu par OASIS pendant cette phase préparatoire ?
Dans la phase préparatoire, nous avons reçu les dossier papier fournis sous forme numérique. Ceux-ci ont été évalués par les spécialistes pour leur lisibilité et leur exhaustivité. Il s’agissait notamment de vérifier si les différents formats de papier (A4-A5 et mémo) étaient clairement disponibles dans un dossier. Le lien entre les dossiers numérisés OASIS et le dossier patient HIX a également dû être testé par le département informatique.

La collaboration avec OASIS a été excellente. Ils travaillaient avec des lignes courtes et sont facilement joignables.

9. Isala est-elle satisfaite de la qualité des dossiers numérisés ?
La clinique d’ophtalmologie est très satisfaite de la qualité des dossiers numérisés. Les couleurs correspondent également aux documents originaux.

10. Pourquoi la ROC complète était-elle si importante (le cas échéant) ?
Comme de nombreux médecins prenaient des notes à la main dans les dossiers, la ROC n’était pas si pertinente pour nous.

11. Comment ce travail a-t-il aidé votre département ? Quels sont les avantages les plus importants ?
Comme toutes les informations sur les patients peuvent désormais être consultées sous forme numérique en un seul endroit, nous pouvons aider nos patients plus rapidement car nous avons une compréhension plus rapide des données complètes sur les patients. En même temps, la recherche et le classement des dossiers papier dans les archives ont été éliminés, ce qui représente un gain de temps considérable.

12. Quel est l’avantage le plus important pour vous et pourquoi ?
Pour tous les employés du service d’ophtalmologie, toutes les informations sur les patients peuvent désormais être consultées en un seul endroit, depuis n’importe quel site Isala.

13. La travail a-t-il été (ou sera-t-il) rentable ?
Le retour consiste en l’annulation d’un certain nombre d’activités telles que les recherches, le traitement et le rangement des dossiers. Si les dossiers sont entièrement numériques, cela permet d’économiser du personnel dans la clinique externe.

14. Pensez-vous que la transition numérique s’est bien passée (acceptation par les utilisateurs) ?
Oui, la transition numérique s’est bien passée. Le traitement des dossiers en plusieurs étapes et l’acceptation des utilisateurs dans la phase de transition se sont déroulés de manière satisfaisante. Dans la phase de transition, nous avons travaillé deux fois plus, car nous avons travaillé en partie avec des dossiers papier et en partie de manière numérique. Cette phase a duré relativement peu de temps compte tenu du volume des dossiers (40 000 dossiers). Dans la phase de transition, OASIS a été rapidement accessible pour récupérer le(s) dossier(s) et les livrer numériquement par nom de patient.

15. Qu’est-ce qui se passe avec les nouveaux documents papier reçus ?
Ils sont conservés par OASIS pendant un certain temps, puis détruits de manière confidentielle. Nous recevons un certificat à cet effet.