Pour cette étude de cas, nous avons interviewé Martin Jochems. Il travaille comme conseiller en information / archiviste municipal pour la municipalité d’Apeldoorn.
À propos de la municipalité d’Apeldoorn
La municipalité d’Apeldoorn est une municipalité de la région de Veluwe, dans la province néerlandaise de Gelderland. Elle donne une orientation à une ville en développement où plus de 165 000 habitants aiment vivre et bien vivre. La municipalité d’Apeldoorn emploie environ 1 300 personnes.
Depuis le 1er janvier 2021, leur structure organisationnelle a changé, ce qui leur permet de collaborer différemment en interne et en externe (avec les entreprises et les organisations de la société civile). La raison de ce changement est que des questions telles que la croissance vers Apeldoorn 2040, l’adaptation au climat, l’inclusion et la numérisation nécessitent un mode de pilotage et de coopération différent.
La coopération devient de plus en plus importante, non seulement au sein de notre propre organisation, mais aussi avec les partenaires, les résidents, les institutions et les entreprises. Ils veulent être une organisation apprenante, agile, axée sur les résultats et moins hiérarchique.
Quel était votre processus de travail en termes de gestion des dossiers de construction avant qu’ils ne soient numérisés et anonymisés ?
« Dans un passé lointain, le département s’en chargeait lui-même et une personne était affectée à cette tâche, qui classait les documents traités par numéro de permis. Un dossier a été préparé pour chaque demande et un numéro d’ordre a été attribué à chaque demande. C’est sur la base de cet ordre que le classement a eu lieu et que les archives ont été constituées.
« En 2004, ce travail d’archivage a été repris par l’équipe des services d’information documentaire. Dès lors, l’archivage a été poussé plus loin et les documents qui n’étaient plus pertinents pour le dossier ont également été conservés séparément et détruits à l’expiration du délai de conservation. Ce système analogique d’archivage des permis a été maintenu jusqu’à ce que la municipalité commence à travailler de manière entièrement numérique à la mi-2016. Par la suite, seuls les documents de suivi analogiques ont été archivés de manière analogique. Ces documents appartenaient à des permis dont le traitement avait commencé avant que nous ne soyons passés à un travail entièrement numérique ».
« La série analogique des permis de construire et des permis environnementaux est close et aucun nouveau matériel ne sera ajouté. Mais bien sûr, le processus d’octroi de permis se poursuit encore aujourd’hui et est entièrement numérique. »
Le champ d’application du projet d’anonymisation
La municipalité d’Apeldoorn a décidé de ne pas publier et anonymiser tous les documents. Cette décision repose sur un certain nombre de facteurs, le principal étant que ces documents devraient être peu consultés et qu’il est nécessaire de protéger les droits d’auteur sur les dessins, ce qui n’est pas encore possible via le web. « Un choix a été fait quant aux sections éligibles ou non à l’anonymisation. Par exemple, nous ne nous occupons pas de la demande et des documents dits subséquents, mais de la décision et des documents d’accompagnement tels que les dessins. Nous les mettrons à disposition sur place à CODA Archief ou à l’Omgevingsloket de la municipalité d’Apeldoorn. Les parties de sections que nous ne rendons pas anonymes sont mises à disposition et rendues anonymes uniquement lorsqu’elles sont extraites ».
Comment l’anonymisation est-elle réalisée ?
La municipalité d’Apeldoorn a entamé une collaboration intensive avec OASIS afin de créer des archives numériques pour les dossiers de construction, en numérisant, classant et anonymisant plus de 1100 m1 de papier.
OASIS utilise l’application Digital Mailroom d’IRIS pour classer tous les dossiers de construction (documents principalement au format A4 à A0) de la municipalité d’Apeldoorn. L’application reconnaît automatiquement plus de 40 classes de documents différentes.
Après la classification, les pièces sélectionnées sont anonymisées conformément au RGPD. Les données personnelles seront rendues illisibles dans les documents à publier. Cela comprend le numéro de sécurité sociale, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, le nom complet, la signature et les noms des personnes physiques autres que le demandeur.
Les documents sont ensuite exportés au format PDF et grâce au module ROC d’IRIS, ces documents PDF peuvent faire l’objet de recherches. Les données anonymes sont automatiquement rendues illisibles dans la partie texte. Les données anonymisées sont également supprimées des résultats de la ROC et ces informations ne peuvent plus faire l’objet de recherches.
Quelles ont été les principales raisons de l’anonymisation des dossiers de construction ?
« La municipalité d’Apeldoorn estime qu’il est important que le gouvernement et les citoyens soient sur un pied d’égalité en matière d’information. L’information gouvernementale doit être facilement accessible à tous. Il faut ensuite commencer à numériser. Il faut ensuite respecter les cadres juridiques, principalement le RGPD. »
« La numérisation et l’anonymisation ont pour but de rendre ces informations disponibles rapidement et de manière fiable, afin que les citoyens puissent accéder de manière indépendante aux dossiers sans compromettre l’intégrité personnelle d’autrui. Vous ne devriez donc pas pouvoir consulter les données personnelles d’autres personnes qui figurent dans les documents publiés. »
Que pensez-vous de cette collaboration ?
La collaboration a débuté en 2015. « Il s’agit d’un processus d’apprentissage pour les deux parties et nous pensons que la coopération se déroule bien. L’apprentissage se fait en discutant entre nous de la manière d’améliorer les choses. Dans chaque cas, nous nous en sommes sortis et cela a renforcé la coopération. Nous avons toujours constaté que lorsqu’un problème se posait, il était résolu et OASIS en prenait la responsabilité. OASIS s’engage à 100 % pour obtenir un bon résultat.
Avantages
- Les bons documents sont numérisés et accessibles aux personnes autorisées à tout moment (facilité d’utilisation) ;
- Divulgation sécurisée des données grâce à l’anonymisation de certains types de documents ;
- Une plus grande efficacité des processus internes, que vous n’obtiendrez jamais avec un mode de travail analogique ;
- Recherche rapide de documents grâce à la ROC IRIS, indépendante de l’heure et du lieu ;
- Réduction des coûts, car il n’y a plus d’archives papier et moins de personnel est nécessaire.
Quel est l’avantage le plus important pour vous et pourquoi ?
« Le principe de base de la municipalité d’Apeldoorn est que toutes les informations dont dispose la municipalité sont des informations qui nous appartiennent à tous, et que nous devons partager ces informations les uns avec les autres. La loi sur l’environnement et, depuis 2022, la loi sur le gouvernement ouvert nous obligent à rendre publiques les informations spatiales. Vous devez donc également rendre les permis de construire et les permis environnementaux accessibles à tous. Notre collège a donc débloqué un budget pour numériser et anonymiser 1 100 mètres linéaires de papier. »
La commune d’Apeldoorn est-elle satisfaite de la qualité des documents anonymisés ?
« D’après le résultat final que nous avons tous vu, c’est vraiment bien fait. Cela prend parfois un travail assez long pour y parvenir. Nous avions formulé certaines exigences – un exemple : les fichiers des versions anonymes ne devaient pas être plus volumineux que les fichiers sources, pour des raisons de stockage. Car cela se répercute sur les coûts. »
« Nous nous sommes mis d’accord sur la manière de parvenir au résultat final », a-t-il déclaré.
« En tant que client, nous effectuons des contrôles et des vérifications ponctuelles. Les commentaires et remarques sur les pièces livrées sont bien accueillis et les erreurs sont rectifiées afin d’obtenir le résultat convenu. Malgré nos nombreuses demandes, OASIS a déployé beaucoup d’efforts pour obtenir le résultat escompté ».
« C’est un projet que l’on ne fait qu’une fois en tant qu’organisation. Le résultat doit alors avoir une valeur durable. C’est pourquoi nous pensons également qu’il est important que les documents anonymes soient réellement de bonne qualité et comportent le moins d’erreurs possible ».
Recommanderiez-vous OASIS à d’autres municipalités ?
« Certainement, oui. Cependant, en tant que municipalités, nous sommes liés par la législation sur les marchés publics. Nous ne pouvons jamais simplement donner une mission. Mais nous voulons certainement être référents lorsque les soumissionnaires demandent à quelle organisation ils ont déjà effectué un travail similaire. OASIS peut certainement en faire la publicité.