À propos de nous

OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.

Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.

En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.

Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.

Aperçu

Un grand détaillant britannique a pu centraliser son service des RH en mettant en œuvre Omnidox HR.

Le détaillant a constaté les limites des RH locales dans la fourniture de services RH spécialisés à ses employés. Pour élargir l’accès à ces services spécialisés, le détaillant s’est tourné vers le groupe OASIS, son partenaire en matière de gestion de l’information, pour discuter de la manière dont la technologie pourrait être exploitée pour soutenir la gestion et le partage des dossiers des employés.

La sécurité et le bien-être des employés étaient primordiaux pour le détaillant, tout comme la garantie de l’évolutivité pour l’avenir.

En utilisant une connaissance concrète de leurs pratiques de gestion de documents et une compréhension de pointe des processus RH, une équipe de professionnels d’OASIS Group a travaillé avec le détaillant pour développer une solution robuste, efficace et rentable de gestion des dossiers des employés.

Ce système fonctionne depuis plus de 10 ans maintenant et ses fonctionnalités continuent d’être étendues et automatisées au fur et à mesure que la technologie évolue.

Les exigences

  • Collecte/livraison de dossiers personnels provenant de centaines de sites
  • Scanner et capturer des données
  • Intégration avec le logiciel de gestion du personnel (PeopleSoft HR)
  • Services de conservation
  • Stockage et destruction sécurisés et vérifiables des éléments physiques
  • Stockage sécurisé des dossiers du personnel dans le cloud
  • Centres de données au Royaume-Uni
  • Accès et autorisations définis au niveau des documents
  • Évolutivité – nouveaux flux de travail et types de documents

Omnidox

Omnidox est notre système de gestion de documents et d’archives numériques basé sur le cloud, plusieurs fois récompensé. Accès à vos informations 24h/24, 7j/7, où que vous soyez dans le monde.

  • Très sûr
  • Accessible partout et à tout moment
  • Fonctions de recherche et d’extraction puissantes
  • Contrôle total des audits par l’utilisateur
  • Permissions basées sur les rôles et les utilisateurs
  • Intégration possible avec différents systèmes d’entreprise (tels que CRM et ERP)
  • Structures de fichiers organisées
  • Permettre le contrôle au niveau des documents, par exemple en fixant des périodes de conservation ou en assignant des tâches
  • Gestion des alertes
  • Les utilisateurs autorisés peuvent créer et gérer des flux de travail, sans nécessiter de travaux informatiques coûteux

La solution OASIS

OASIS a travaillé avec le client pour effectuer un audit des dossiers du personnel sur papier. Au cours de l’audit, des milliers de boîtes ont été identifiées dans plus de 700 sites.

OASIS n’a eu besoin que de huit semaines pour collecter les dossiers, qui ont ensuite été divisés en « actifs » et « plus en service». Les dossiers papier des plus en service ont été stockés en toute sécurité dans le centre d’enregistrement OASIS, tandis que les dossiers des actifs ont été préparés et scannés par le personnel spécialisé d’OASIS.

Les documents papier actuels sont envoyés à une boîte aux lettres OASIS via un suivi quotidien. Chaque magasin possède un numéro d’identification unique et environ 25 types de documents différents sont classifiés pour correspondre correctement dans Omnidox.

Des flux de travail automatisés sont liés aux types de documents (entre autres critères) afin de garantir que les documents sont automatiquement approuvés ou rejetés ou que des règles leur sont attribuées avant qu’ils ne soient ajoutés au dossier personnel. L’une de ces règles consiste à fixer une date de conservation des plaintes ou des rapports.

Les métadonnées sont automatiquement ajoutées aux dossiers du personnel directement à partir de PeopleSoft HR, ce qui élimine la nécessité de saisir les données dans deux systèmes. Les responsables de magasin ont un accès au niveau du magasin ou du document, selon le type de document (comme la santé au travail).

Les documents périmés ou manquants, par exemple VAE/RVA, sont automatiquement signalés par Omnidox pour être examinés par l’équipe RH.

Nous contacter

Courriel : info@oasisgroup.com

Belgique : +32 (0)14 41 2777

Pays-Bas : +31 (0)30 247 0789

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