À propos de nous
OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.
Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.
En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.
Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.
Aperçu
Un fournisseur d’énergie de premier plan, dont les clients sont répartis dans tout le Royaume-Uni, a décidé de centraliser ses opérations et de déménager dans un nouveau siège social spécialement construit à cet effet. Dans le cadre de la restructuration associée à la centralisation, ils ont profité de l’occasion pour identifier les fonctions et processus commerciaux spécifiques qui pourraient être externalisés ou automatisés.
Pour soutenir leur « bureau sans papier », la salle de courrier traditionnelle a été le premier processus à être évalué. Il a rapidement été établi que la salle du courrier du siège recevait entre dix et quinze sacs de courrier par jour pendant les mois d’hiver. Cela équivaut à 10 000 à 12 000 envois postaux, dont 70 % contenaient des chèques qui devaient être déposés à la banque le matin même de leur réception.
Le fournisseur d’énergie recherchait un partenaire informatique ayant de l’expérience dans la gestion du cycle de vie complet des documents physiques et numériques. Le partenariat d’OASIS avec Royal Mail nous a permis de créer et de mettre en œuvre une solution de salle de courrier entièrement numérique avec plusieurs collectes et livraisons de courrier par jour.
Les exigences
- Collecte et distribution du courrier
- Trier et ouvrir le courrier par zone de service
- Dépôt le jour même des chèques postaux
- Numérisation et exportation vers les systèmes internes
- Indexation et capture de données dans différents types de documents et flux de travail
- Stockage sécurisé conformément à la politique de conservation de l’entreprise
- Suivi et contrôle des articles stockés physiquement dans tout le pays
- Destruction sécurisée et vérifiable des documents physiques
- Personnel OASIS sur place pour une numérisation continue
Omnidox
Omnidox est notre système de gestion de documents et d’archives numériques basé sur le cloud, plusieurs fois récompensé. Accès à vos informations 24h/24, 7j/7, où que vous soyez dans le monde.
- Très sûr
- Accessible partout et à tout moment
- Fonctions de recherche et d’extraction puissantes
- Contrôle total des audits par l’utilisateur
- Permissions basées sur les rôles et les utilisateurs
- Intégration possible avec différents systèmes d’entreprise (tels que CRM et ERP)
- Structures de fichiers organisées
- Permettre le contrôle au niveau des documents, par exemple en fixant des périodes de conservation ou en assignant des tâches
- Gestion des alertes
- Les utilisateurs autorisés peuvent créer et gérer des flux de travail, sans nécessiter de travaux informatiques coûteux
La solution OASIS
OASIS a fait en sorte que son partenaire commercial Royal Mail distribue le courrier tous les jours à 7 heures du matin. Les membres de l’équipe OASIS triaient, ouvraient et distribuaient le courrier aux départements des clients avant 10 heures tous les jours.
La salle du courrier produisait en moyenne 3 000 à 4 000 images numériques par jour pour tous les départements de l’entreprise. Dans la salle du courrier, les documents numérisés comprenaient la facturation, les achats, les certificats de santé et de sécurité, les documents juridiques – en bref, toute la documentation et la correspondance que le fournisseur d’énergie recueille dans le cadre de ses processus commerciaux normaux.
Les preuves numériques de la livraison ont permis de répondre immédiatement aux questions, en se référant au bon de livraison signé, ce qui a réduit le nombre de demandes de paiement et accéléré le processus de paiement.
Au fil des ans, le service s’est étendu pour inclure les photocopies en masse en couleur et en noir et blanc, ainsi que les envois postaux. En bref, il est devenu un service central important pour le gestionnaire des installations.
En passant à un siège social centralisé et en externalisant des services essentiels tels que la salle du courrier et les services connexes, le fournisseur d’énergie a pu réaliser des économies de dix millions de livres par an.
Nous contacter
Courriel : info@oasisgroup.com
Belgique : +32 (0)14 41 2777
Pays-Bas : +31 (0)30 247 0789
Cliquez sur ce lien et téléchargez le Cas de référence : Salle de courrier numérique – Énergie