À propos de nous
OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.
Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.
En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.
Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.
Aperçu
Une importante société de soutien technique a contacté OASIS parce qu’elle éprouvait d’importants problèmes de traitement des factures. En particulier, la vitesse d’approbation posait problème, aggravé par le fait que les responsables qui devaient approuver les factures étaient répartis sur 50 sites différents.
Ajoutez à ce défi la tendance de certains gestionnaires à conserver ou à perdre des factures – ou à ne pas les attribuer correctement au bon centre de coûts – et cela crée un risque réel de confusion administrative ou, pire, de pénalités de retard pour les fournisseurs.
Le département des services partagés rencontrait également des problèmes de conformité avec un système basé sur le papier. Dans le cadre de l’administration des marchés publics, il y a toujours l’obligation de tenir des registres à des fins fiscales et de TVA, conformément aux directives gouvernementales. Par exemple, les registres doivent être conservés pendant une période légale de six ans et les documents doivent être stockés de manière à ce qu’ils ne puissent pas être modifiés et puissent être facilement récupérés à court terme, soit par les autorités, soit par l’équipe d’audit.
Les exigences
- Gestion vérifiable des dossiers et des informations conformément à la législation
- Approbation rapide des factures
- Contrôle et visibilité de chaque étape du processus d’approbation des factures
- Un accès limité à qui peut voir les factures et quand
- Retours rapides
- Contribution aux objectifs de RSE de l’entreprise en utilisant moins de papier
- Système de stockage basé sur le cloud, disponible 24h/24, 7j/7
- Des systèmes et des processus conformes à la législation
Omnidox
Omnidox est notre système de gestion de documents et d’archives numériques basé sur le cloud, plusieurs fois récompensé. Accès à vos informations 24h/24, 7j/7, où que vous soyez dans le monde.
- Très sûr
- Accessible partout et à tout moment
- Fonctions de recherche et d’extraction puissantes
- Contrôle total des audits par l’utilisateur
- Permissions basées sur les rôles et les utilisateurs
- Intégration possible avec différents systèmes d’entreprise (tels que CRM et ERP)
- Structures de fichiers organisées
- Permettre le contrôle au niveau des documents, par exemple en fixant des périodes de conservation ou en assignant des tâches
- Gestion des alertes
- Les utilisateurs autorisés peuvent créer et gérer des flux de travail, sans nécessiter de travaux informatiques coûteux
La solution OASIS
OASIS a été choisi parmi d’autres fournisseurs en raison de sa capacité à adapter aux besoins du client notre propre système plusieurs fois primé. Cela signifiait, entre autres, que plusieurs entreprises et codes de projet devaient être inclus.
Au cours du processus de spécification, l’analyste commercial et le gestionnaire de projet OASIS désignés ont travaillé avec le client pour comprendre les besoins immédiats en matière de fonctionnalité ainsi que les développements futurs possibles.
En un an seulement, OASIS a numérisé 45 000 factures « réelles », en plus d’environ 50 000 factures archivées numérisées. Au départ, il s’agissait de 1 500 documents par semaine, mais ce nombre a augmenté au fur et à mesure que d’autres entreprises s’ajoutaient au groupe.
Le système Omnidox a permis une approbation plus rapide des factures, car elles sont scannées/traitées et transmises au gestionnaire pour approbation. Celui-ci reçoit une notification d’Omnidox par e-mail.
Le flux de travail automatique et les informations de gestion/rapport, qui permettent de suivre les factures tout au long du processus d’approbation, éliminent le risque de pénalités pour retard de paiement ou non-respect de la législation.
En mettant en œuvre Omnidox, le client a pu économiser sur les coûts d’expédition et de stockage, et surtout sur les coûts de personnel pour le traitement manuel.
Nous contacter
Courriel : info@oasisgroup.com
Belgique : +32 (0)14 41 2777
Pays-Bas : +31 (0)30 247 0789
Cliquez sur ce lien et téléchargez le Cas de référence : Traitement des factures – Ingénierie