À propos de nous
OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.
Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.
En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.
Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.
Aperçu
Une grande institution financière européenne a étudié les possibilités de passer du stockage d’archives en interne à l’externalisation de la gestion de ses archives auprès d’un fournisseur externe.
Le projet initial portait uniquement sur le transfert des documents physiques à la suite de la vente de leur installation existante. Le projet a impliqué le transfert de 6 employés et de plus de 1 000 000 de boîtes.
En travaillant avec toutes les parties prenantes pour comprendre les exigences, OASIS a pu développer une solution robuste et rentable pour la gestion des archives et des informations dédiées.
Ce qui a commencé comme un projet de stockage physique des dossiers s’est rapidement transformé en un certain nombre d’opportunités de transformation numérique pour la banque. La banque doit satisfaire à des obligations de conformité et de réglementation et a réalisé qu’un accès sûr et correct aux documents numériques permettrait de mieux aider les clients.
Les exigences
- Gestion du personnel
- Audit des archives existantes
- Catalogage des boîtes et des dossiers
- Système de commande interne construit selon les spécifications du client, avec formation de plus de 25 000 utilisateurs en ligne
- Signature unique et intégration Active Directory
- Un logiciel de gestion des stocks remplace la base de données de stockage interne
- Services de bibliothèque
- Numérisation à la demande
- EDRMS sécurisé basé sur le cloud pour l’archivage de documents numériques
ClientHub
Le ClientHub d’OASIS Group est conçu pour fournir à nos clients une expérience d’ouverture de session unique dans notre suite de gestion des archives.
Le système permet les éléments suivants :
- Ouverture de session unique pour les systèmes de gestion des archives Omnidox & OASIS Bridge
- Tableaux de bord avancés d’information de gestion
- Des rapports prêts à l’emploi pour la gestion des archives physiques et numériques
- Recherche globale dans les archives physiques et numériques
- Chat en ligne avec le personnel du service clientèle
- Profil de l’entreprise pour les coordonnées et la notification des utilisateurs autorisés
La solution OASIS
Le projet a commencé par un audit complet des documents physiques et de leur statut par rapport au système interne du client. Pour s’assurer que la banque continue de respecter ses propres politiques internes et les réglementations légales, tous les articles ont été munis d’un code-barres et catalogués dans le système de gestion des stocks OASIS.
Comme mesure de sécurité supplémentaire pour la gestion des dossiers, la banque a demandé que l’accès aux systèmes OASIS soit restreint en fonction de l’Active Directory de son réseau de domaine. À cette fin, l’équipe de développement informatique d’OASIS a élaboré une solution complexe pour permettre une connexion sécurisée entre ClientHub et l’Active Directory de la banque.
Depuis qu’OASIS a repris la gestion des archives de la banque, elle a lancé un certain nombre de projets de transformation numérique. Cela inclut la numérisation et l’extraction de données des registres des hypothèques. Pour le projet pilote, OASIS a dû numériser les dossiers de 4 000 boîtes. Au cours du processus de numérisation, des informations personnelles sur le client ont été automatiquement extraites, notamment son nom et son numéro de client unique. Cela a permis à la banque d’identifier toutes les données personnelles stockées afin de garantir la conformité avec le RGPD.
Les documents et les images numérisés sont stockés dans Omnidox, le système de gestion électronique des documents et des dossiers (EDRMS) d’OASIS, qui a reçu plusieurs prix.
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Courriel : info@oasisgroup.com
Belgique : +32 (0)14 41 2777
Pays-Bas : +31 (0)30 247 0789
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