1. Que fait votre organisation ?
Viveste est une société de logement à fort ancrage local et régional qui propose des logements au bon rapport qualité-prix aux personnes à faibles revenus et aux groupes vulnérables. Viveste est un partenaire fiable des municipalités et de nombreuses organismes sans but lucratif de la région de Kromme Rijn. Dans les années à venir, ils mettront davantage de logements à la disposition des personnes aux revenus modestes dans la région de Kromme Rijn. En d’autres termes : ils vont créer plus de logements sociaux.
2. Quel était votre processus de travail pour la gestion des archives des complexes avant leur numérisation ?
Viveste a utilisé des archives en papier dans lesquelles toutes les informations techniques des biens ont été archivées. Ces archives étaient gérées en interne et pouvaient être consultées en cas de besoin. En particulier lors du réaménagement, de la maintenance et des urgences, les employés ont souvent consulté ces archives. Si nécessaire, des dessins ont été prêtés à des tiers.
3. Quel est l’effet du projet de nettoyage et de numérisation ?
Il s’agissait de toutes les archives de Viveste, soit environ 240 000 pages et quelque 12 000 dessins de grand format. OASIS a nettoyé et organisé les archives avant de les scanner. Les dossiers numériques sont maintenant classés par complexe, puis par composant, par exemple : spécifications, dessins, plans d’installation, informations des complexes, déclarations de garantie, etc. Il s’agit de la structure CORA.
4. Pendant combien de temps les dossiers des complexes ont-ils été gérés de cette manière ?
Les archives ont été constituées dès le début. Voilà pourquoi on a trouvé de belles pièces d’importance historique lors du nettoyage. Par exemple, on a trouvé la documentation et les coupures de presse concernant le premier logement, le premier logement dans une nouvelle zone de chalandise, etc.
5. Quelles sont les principales raisons qui vous ont poussé à adopter le changement et à numériser les dossiers des complexes ?
Le besoin de plus de collaboration numérique, la volonté d’utiliser les rapports de mesure pour l’évaluation du marché et le désir de simplifier la collaboration avec les partenaires de la chaîne et les partenaires de maintenance par l’échange numérique.
6. Comment est née la coopération entre Viveste et le groupe OASIS ?
Oasis a été contacté parce qu’ils ont fait des travaux similaires dans le secteur. Les informations et les expériences sont facilement échangées au sein du secteur du logement. Cela nous permet de réutiliser facilement les connaissances et les idées.
7. Quelles ont été les principales raisons de l’attribution du contrat au groupe OASIS ?
Oasis a fait ses preuves sur le marché en tant que partenaire professionnel pour ce type d’activités. Le contact avec le gestionnaire de compte et le chef de projet a été facile et agréable. Les références que nous avons obtenues ont également été très positives sur la façon dont OASIS travaille et sur son approche.
8. Quels préparatifs ont dû être effectués avant de pouvoir récupérer les dessins et les documents ? Et vous sentiez-vous bien soutenu par le groupe OASIS pendant cette phase préparatoire ?
Viveste a décidé de confier le nettoyage des archives à OASIS également. Nous nous sommes occupés nous-mêmes de l’emballage et du marquage des archives, après quoi OASIS a collecté les archives et les a stockées dans ses propres locaux. Ce qui nous a plu, c’est que cela s’est également passé très bien et sans heurts et, à notre demande, a même été effectué dans un trajet séparé.
9. Viveste est-il satisfait de la qualité des dessins et documents numérisés ?
Dans le cadre du projet, nous avons convenu d’une phase de test. Cela nous a permis de voir dès le début du processus ce à quoi nous pouvions nous attendre. Nous sommes enthousiastes quant à la lisibilité des scans. Même avec les anciens dessins (bleus), la lisibilité est bonne. À notre avis, on fait plus que scanner, car même les taches, les décolorations ou les perforations des dessins ne sont plus perceptibles sur les images numérisées.
10. Comment ce travail a-t-il aidé votre département/organisation ? Quels sont les avantages les plus importants ?
Les archives des complexes sont désormais disponibles numériquement pour tous les employés de notre organisation et nos partenaires. Il n’est plus nécessaire de créer des doublons et la disponibilité a été améliorée. Le fait que les dessins soient disponibles en version numérique nous permet de créer plus facilement un « jumeau numérique » avec notre partenaire Bryder. Nous obtenons ainsi des dessins en 3D de l’ensemble de nos biens. Cela facilite la présentation et la compréhension dans différents processus et offre également de nouvelles possibilités numériques.
En outre, la limitation du risque de perte des archives papier à la suite d’un incendie ou d’un dégât des eaux, par exemple, joue également un rôle. Bien sûr, ce risque est moindre, voire inexistant en numérique.
11. Quel est l’avantage le plus important pour vous et pourquoi ?
Le déploiement numérique et les opportunités futures ont le plus de valeur pour nos (futurs) locataires et notre organisation.
12. Le travail a-t-il été (ou sera-t-il) rentable ?
Il n’y a pas de preuve numérique du rendement
13. Pensez-vous que la transition numérique s’est bien passée (acceptation par les utilisateurs) ?
Oui, les utilisateurs sont très enthousiastes. La disponibilité des archives sans avoir à « chercher » est vécue comme positive. En outre, le partage avec les partenaires est plus facile et plus efficace depuis que nous disposons de dessins numériques.
14. Qu’est-ce qui se passe avec les nouveaux documents papier reçus ?
Dans le cadre du développement de projets immobiliers, l’échange de documents par voie numérique est devenu une pratique courante. Nous stockons désormais ces documents dans le même format standard CORA dans nos archives numériques.
15. Recommanderiez-vous le groupe OASIS à d’autres sociétés de logement ?
Nous avons déjà indiqué que nous serions ravis d’être une référence si vous le souhaitez.