À propos de nous

OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.

Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.

En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.

Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.

Aperçu

La solution de traitement des factures basée sur le cloud Omnidox d’OASIS Group s’est avérée être une révélation pour l’équipe de gestion financière d’un ministère indépendant.

Le changement le plus évident a eu lieu dans le service des comptes créditeurs, où l’on utilisait auparavant un système manuel qui demandait beaucoup de temps et de travail. L’équipe de gestion financière a reconnu que des changements étaient nécessaires pour accroître l’efficacité du service. Ce changement a pris la forme d’Omnidox Accounts Payable.

Dans l’ancien système manuel, il y avait peu d’informations de gestion liées aux factures, ce qui pouvait entraîner des retards et des goulots d’étranglement.

Les factures devaient être ouvertes, triées et enregistrées manuellement pour générer des formulaires de demande de paiement. Celles-ci devaient ensuite être rapprochées des factures et munies de deux signatures autorisées en interne. Après approbation, les factures étaient renvoyées au service des finances pour paiement. Ce processus prenait beaucoup de temps et était sujet à des retards.

Les exigences

  • Automatisation complète
  • Intégration avec les systèmes financiers
  • Traitement plus rapide – les factures doivent être payées dans les 5 jours suivant leur réception
  • Traçabilité avec contrôle de l’état
  • Des informations de gestion plus détaillées
  • Numérisation des factures avec la possibilité de les partager avec des parties externes
  • Vérification numérique complète de chaque approbation ou rejet de facture
  • Double identification des factures
  • Stockage cloud pour réduire la consommation de papier
  • Réduction des coûts de traitement

Omnidox

Omnidox est notre système de gestion de documents et d’archives numériques basé sur le cloud, plusieurs fois récompensé. Accès à vos informations 24h/24, 7j/7, où que vous soyez dans le monde.

  • Très sûr
  • Accessible partout et à tout moment
  • Fonctions de recherche et d’extraction puissantes
  • Contrôle total des audits par l’utilisateur
  • Permissions basées sur les rôles et les utilisateurs
  • Intégration possible avec différents systèmes d’entreprise (tels que CRM et ERP)
  • Structures de fichiers organisées
  • Permettre le contrôle au niveau des documents, par exemple en fixant des périodes de conservation ou en assignant des tâches
  • Gestion des alertes
  • Les utilisateurs autorisés peuvent créer et gérer des flux de travail, sans nécessiter de travaux informatiques coûteux

La solution OASIS

Omnidox Accounts Payable pour le traitement des factures a été mis en service dans le ministère en décembre 2009 et a complètement transformé la gestion financière : amélioration du contrôle des factures, de la vitesse, de la précision et des informations.

Omnidox fournit une solution de traitement des factures simple, précise et entièrement intégrée, liée au système financier du ministère, avec une visibilité totale de l’avancement des travaux.

Le système de capture de données Omnidox est exploité par un personnel expérimenté qui prend en charge les flux de travail de capture de données automatisés.

Pour un service de l’administration publique très occupé qui doit également faire face à des objectifs de paiement rapides, Omnidox s’avère extrêmement utile pour la gestion financière en améliorant continuellement l’efficacité des flux de travail à de nombreux niveaux. Le service des comptes fournisseurs dispose désormais d’un accès numérique facile à toutes les informations nécessaires sur les factures/fournisseurs, ce qui profite à toutes les parties concernées.

En quatre mois, le service a obtenu un retour sur investissement significatif et, une fois le système entièrement mis en œuvre, il a réalisé des économies d’environ 35 000 £ (18 %) par an sur les seuls coûts administratifs des comptes fournisseurs.

Nous contacter

Courriel: info@oasisgroup.com

Belgique: +32 (0)14 41 2777

Pays-Bas: +31 (0)30 247 0789

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