À propos de nous

OASIS Group fournit des services d’archivage et de gestion de l’information de bout en bout à des clients dans toute l’Europe.

Les membres de notre équipe d’experts, combinés à notre suite primée Omnidox, offrent à nos clients la meilleure automatisation des processus du secteur.

En automatisant et en simplifiant les processus pour des fonctions spécifiques de back-office, nous aidons nos clients à libérer des ressources et à améliorer l’efficacité opérationnelle au sein de leurs organisations.

Nos experts vous aideront à trouver la bonne solution, quelle que soit l’étape de votre processus de transformation numérique.

Aperçu

Une grande municipalité urbaine disposait d’un certain nombre de bureaux et de sites plus petits répartis sur l’ensemble de la municipalité, chacun ayant ses propres processus de traitement du courrier entrant.

La municipalité a identifié le besoin d’une solution numérique hors site pour le courrier entrant. Il était important pour la municipalité d’utiliser les nouvelles technologies pour soutenir l’engagement du gouvernement en faveur du « Numérique par défaut ». Une autre exigence fonctionnelle importante était le « flux de travail », afin d’accroître l’efficacité et la durabilité des processus de courrier de l’organisation.

Avec plus de 16 départements recevant du courrier entrant, il était crucial pour la municipalité de trouver un fournisseur capable de travailler avec elle pour garantir la sensibilité des différents types de courrier.

La gestion des comptes, les rapports mensuels et les contrôles et audits opérationnels permanents ont également été jugés essentiels pour garantir une prestation de services rentable et efficace.

OASIS a pu démontrer à la municipalité qu’elle avait de l’expérience dans la conception et la mise en œuvre de différentes salles de courrier numériques.

Les exigences

  • Trier et ouvrir le courrier par zone de service
  • Scanner et capturer des données
  • Indexation dans le système existant de la municipalité
  • Distribution numérique aux différents départements
  • Fonctionnalité OCR complète
  • Services de conservation
  • Destruction sécurisée et vérifiable des documents physiques
  • Services bancaires pour les articles échangeables contre des espèces
  • Une infrastructure fiable pour le support et le service
  • Support et intégration avec différents systèmes d’exploitation
  • Intégration avec les systèmes comptables

Omnidox

Omnidox est notre système de gestion de documents et d’archives numériques basé sur le cloud, plusieurs fois récompensé. Accès à vos informations 24h/24, 7j/7, où que vous soyez dans le monde.

  • Très sûr
  • Accessible partout et à tout moment
  • Fonctions de recherche et d’extraction puissantes
  • Contrôle total des audits par l’utilisateur
  • Permissions basées sur les rôles et les utilisateurs
  • Intégration possible avec différents systèmes d’entreprise (tels que CRM et ERP)
  • Structures de fichiers organisées
  • Permettre le contrôle au niveau des documents, par exemple en fixant des périodes de conservation ou en assignant des tâches
  • Gestion des alertes
  • Les utilisateurs autorisés peuvent créer et gérer des flux de travail, sans nécessiter de travaux informatiques coûteux

La solution OASIS

OASIS a travaillé avec le client pour concevoir une solution de flux de travail basée sur ses types de documents et ses différents services.

Le courrier entrant est géré via des boîtes aux lettres liées aux différents flux de travail, qui sont soumis à des règles de traitement convenues. Le courrier est reçu, trié, ouvert, catalogué, numérisé et mis à disposition en ligne pour les différentes équipes des services via Omnidox dans les délais convenus.

Le poste est contrôlé et enregistré à chaque étape du processus afin de garantir le respect d’accords de niveau de service stricts. Les accords de niveau de service font l’objet d’un suivi et de rapports.

Une fois le courrier numérisé, son acheminement est géré par le biais d’un flux de travail intelligent et de l’automatisation des processus robotiques, certains flux de travail, tels que les comptes fournisseurs et le prétraitement des documents, suivant un ensemble de règles prédéfinies. Pour les documents conformes, tels que les factures dont la commande et le fournisseur correspondent, la facture est transmise directement au système comptable sous forme de flux de données, ce qui élimine le besoin d’une intervention humaine.

Les documents physiques sont détruits en toute sécurité, avec un certificat de destruction pour le client. Dans le même temps, les documents numériques sont conservés sur la base de calendriers de conservation convenus.

Nous contacter

Courriel: info@oasisgroup.com

Belgique: +32 (0)14 41 2777

Pays-Bas: +31 (0)30 247 0789

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