Category : Gestion de l'information

Quatre raisons de célébrer la Journée mondiale de l’information sur le développement

La Journée mondiale de l’information sur le développement est célébrée chaque année le 24 octobre. Cette journée, dont la date a été désignée par les Nations unies, vise à souligner l’importance des technologies de l’information et de la communication (TIC) dans les efforts de développement déployés dans le monde entier. Cette journée vise à attirer l’attention sur le rôle de l’information et de la communication dans la résolution des problèmes de développement, la promotion du développement durable et la réduction de la fracture numérique entre les pays développés et les pays en développement.

La célébration de la Journée mondiale de l’information sur le développement est essentielle pour plusieurs raisons :

Sensibilisation : Cette journée est l’occasion de sensibiliser à l’importance de la gestion de l’information et des technologies de la communication (TIC) dans le processus de développement. Nombreux sont ceux qui ne comprennent pas pleinement l’impact que les TIC peuvent avoir sur divers secteurs tels que l’éducation, les soins de santé, l’agriculture et la gouvernance. En célébrant cette journée, les gouvernements, les organisations et les particuliers peuvent sensibiliser le public au potentiel des TIC pour susciter des changements positifs et un développement durable.

Relever les défis mondiaux : Les technologies de l’information et de la communication peuvent être des outils puissants pour relever les défis mondiaux, tels que la pauvreté, les inégalités, le changement climatique et les disparités en matière de soins de santé. En célébrant la Journée mondiale de l’information sur le développement, les parties prenantes peuvent se réunir pour discuter et mettre en œuvre des solutions innovantes qui s’appuient sur les TIC pour répondre efficacement à ces questions urgentes.

Promouvoir l’inclusion numérique : Tout le monde n’a pas le même accès aux TIC. La fracture numérique reste un obstacle important au développement dans de nombreuses régions du monde. Célébrer cette journée peut mettre en lumière l’importance de promouvoir l’inclusion numérique et de veiller à ce que chacun, quel que soit son lieu de résidence ou son statut socio-économique, ait accès aux technologies de l’information et de la communication. Cette inclusion peut favoriser la croissance économique et l’autonomisation des communautés marginalisées.

Faire progresser les objectifs de développement durable (ODD) : Les objectifs de développement durable des Nations unies constituent une feuille de route pour relever les défis mondiaux et créer un avenir plus durable. Les TIC jouent un rôle essentiel dans la réalisation de ces objectifs en permettant de collecter, analyser et diffuser des données, en facilitant la communication et la collaboration et en soutenant des approches innovantes en matière de développement. En célébrant la Journée mondiale de l’information sur le développement, les pays et les organisations peuvent réaffirmer leur engagement en faveur des ODD et explorer les moyens d’accélérer les progrès grâce aux TIC.

En résumé, célébrer la Journée mondiale de l’information sur le développement est essentiel pour promouvoir le rôle transformateur de la gestion de l’information et des technologies de la communication dans le développement durable, favoriser l’inclusion numérique et relever les défis mondiaux.

À l’occasion de la Journée mondiale de l’information sur le développement de cette année, nous ne devons pas oublier qu’en travaillant ensemble, nous progresserons vers un meilleur environnement de gestion de l’information. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les solutions de gestion de l’information des groupes OASIS et sur la manière dont nos services peuvent vous aider dans vos stratégies de gestion de l’information, veuillez contacter : info@oasisgroup.com

Six conseils sur la gestion de l’information en octobre !

Tout comme les fantômes qui s’agitent dans la nuit, les données mal gérées peuvent vous effrayer, et en traîner des pertes d’opportunités, des problèmes de sécurité et des coûts exorbitants. N’ayez crainte ! Nous vous proposons 6 conseils pour que vos processus de gestion de l’information ne vous hantent jamais.

1. Définir des objectifs clairs : effrayer les menaces qui planent des données !

Identifiez les données qui permettent à votre entreprise de survivre et de se développer, et découvrez comment libérer son véritable potentiel. En définissant des objectifs spécifiques, vous écarterez les menaces effrayantes qui planent sur vos données non pertinentes et vous serez en mesure de créer des stratégies claires pour réussir.

2. Effectuer des audits réguliers : qui allez-vous appeler ? SOS Fantômes !

Tout comme les chasseurs de fantômes qui mènent l’enquête, des audits réguliers de vos pratiques de gestion de l’information vous permettront de chasser les fantômes les plus effrayants. Assurez-vous qu’il n’y a pas de squelettes dans votre placard, passez en revue votre registre des actifs, votre DPIA (évaluation de l’impact sur la protection des données) et toutes les procédures opérationnelles standard (SOP) que vous pourriez avoir pour vos procédures de conservation des données et des enregistrements. Cela permettra de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données, ainsi que le respect de la réglementation. Effectuer des contrôles périodiques vous permettra de garder une longueur d’avance.

3. Donnez la priorité à la sécurité des données : jetez un sort protecteur !

Les violations de données sont un véritable cauchemar ! Pour vous prémunir contre ces mauvais tours, veillez à ce que vos mesures de sécurité soient très performantes. Enchantez vos données grâce au cryptage, aux contrôles d’accès et à l’authentification multifactorielle pour tenir à distance les intrus indésirables.

4. Formez votre équipe : transformez l’équipe en super-héros de la gestion de l’information !

Formez-les bien à l’art de la gestion de l’information! Organisez des sessions de formation envoûtantes pour les éclairer sur les procédures de traitement, de classification et d’élimination des données. Une équipe bien informée est votre première ligne de défense contre les surprises effrayantes.

5. Adoptez l’automatisation : n’ayez crainte, ce n’est pas de la magie noire !

Adoptez les outils d’automatisation et ne vous inquiétez pas, aucune formule magique n’est nécessaire pour rationaliser vos processus de gestion des documents et de flux de travail. Grâce à l’automatisation, vous aurez plus de temps à consacrer à la magie de votre l’entreprise, et vous ne craindrez pas l’erreur.

6. Sauvegardez régulièrement pour éviter les fantômes de la perte de données !

Pour protéger votre entreprise d’un sort aussi terrifiant, mettez en place une solide stratégie de sauvegarde. Des sauvegardes régulières mettront vos données à l’abri de tout désastre inattendu et catastrophique. Vous pouvez envisager de faire appel à un partenaire de confiance pour la sauvegarde des données.

En suivant ces 6 conseils, vous protégerez votre organisation des conséquences néfastes d’une gestion inadéquate des données. Alors, exorcisons ensemble ces démons ! Si le groupe OASIS peut vous aider dans vos processus de gestion de l’information ou des données, n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui info@oasisgroup.com.

Nous vous souhaitons un joyeux Halloween bien organisé et tout à fait conforme !

Découvrez les défis de l’industrie de la gestion de l’information en 2023

Le secteur de la gestion de l’information est en constante évolution. Voici les dernières tendances à suivre:

Sécurité des données et protection de la vie privée : Avec l’augmentation du volume de données générées et stockées, la sécurité et la confidentialité des données est une priorité absolue pour les organisations. Chez OASIS, nous nous concentrons sur la mise en œuvre de mesures de sécurité solides pour nos clients afin de protéger les informations sensibles contre les violations et les accès non autorisés.

Solutions basées sur le cloud : Le cloud continue de dominer le paysage de la gestion de l’information. De plus en plus d’organisations passent de solutions sur site à des plateformes basées sur le cloud pour le stockage, le traitement et le portage des données. Les solutions basées sur le cloud offrent évolutivité, flexibilité et rentabilité.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique : L’intégration des technologies d’IA et d’apprentissage automatique dans les systèmes de gestion de l’information est en hausse. Ces technologies facilitent l’analyse des données, la reconnaissance des formes et l’automatisation de divers processus, ce qui permet de prendre des décisions plus efficaces et mieux informées.

Gestion du Big Data : Le concept de big data a gagné en popularité ces dernières années, et les entreprises explorent des moyens d’exploiter et de donner un sens à de vastes quantités de données structurées et non structurées. Les outils de gestion et d’analyse des données (big data) gagnent du terrain et permettent d’obtenir des informations précieuses.

Gouvernance de l’information et conformité : Les réglementations en matière de données devenant plus strictes, les organisations accordent une attention toute particulière à la gouvernance de l’information et à la conformité. Une bonne gouvernance des données garantit le respect des lois sur la protection des données et des normes industrielles.

Intégration des données de l’Internet des objets (IdO) : Les appareils IdO génèrent d’énormes quantités de données, et les systèmes de gestion de l’information s’adaptent pour traiter et analyser efficacement ces données. L’intégration de l’IdO permet aux entreprises d’exploiter des informations en temps réel pour diverses applications.

Visualisation des données et intelligence économique : Les outils de gestion de l’information améliorent les capacités de visualisation des données afin de présenter des données complexes dans un format plus compréhensible et plus exploitable. Les solutions de veille stratégique aident les organisations à prendre des décisions fondées sur des données.

Collaboration et gestion des documents : Les outils de collaboration et les systèmes de gestion des documents sont de plus en plus sophistiqués et permettent aux équipes de travailler ensemble efficacement, même dans des environnements distants ou distribués.

L’essor des catalogues de données : Les catalogues de données ont gagné en importance car ils aident les organisations à gérer et à découvrir leurs données, ce qui permet aux utilisateurs de trouver et d’utiliser plus facilement les données pertinentes.

L’industrie de la gestion de l’information est dynamique et de nouvelles évolutions pourraient voir le jour. Chez OASIS, nous sommes membres d’organisations de gestion de l’information de premier plan, comme l’AIIM, et nous investissons et développons constamment de nouvelles solutions pour nos clients. Pour lire le dernier rapport créé en collaboration avec l’AIIM « 2023 State of the Intelligent Information Management Industry Report », veuillez cliquer ici :https://www2.oasisgroup.com/l/44651/2023-05-31/23hryr4

L’avenir de l’IA

Des disciplines aussi diverses que l’administration, le transport, le droit et même l’art et le design sont susceptibles d’être affectées par les systèmes d’intelligence artificielle dans un avenir proche.

Dans un avenir proche, je pense que l’IA aura un très grand impact sur le secteur de la gestion de l’information, en particulier dans la gestion des documents.

Chez OASIS, nous utilisons la technologie de l’IA depuis un certain temps, pour extraire et valider les informations contenues dans les dossiers. Cela permet à nos clients d’accéder rapidement et intuitivement aux informations dont ils ont besoin.

Toutefois, dans les années à venir, ce secteur est appelé à se développer rapidement. Je pense que nous pouvons nous attendre à aller rapidement au-delà de la simple utilisation de cette technologie pour reconnaître des mots, des phrases et des modèles dans les dossiers, jusqu’à un point où nous pouvons utiliser l’IA pour obtenir plus de contexte et bénéficier d’une meilleure compréhension des tendances du secteur et des comportements humains.

L’intégration de nouvelles capacités d’IA dans les flux de travail de nos clients est également susceptible d’être une tendance majeure. À terme, les clients n’auront plus besoin de venir vérifier le contenu de leurs dossiers en faisant une recherche manuelle.

Au lieu de cela, ils pourront s’appuyer sur les capacités de l’IA pour examiner les dossiers anciens à leur place. En effet, le logiciel a appris à se comporter en fonction des tâches effectuées par le client, à l’aide des outils qui lui sont familiers. L’IA évaluera s’il est avantageux d’accomplir une tâche, le suggérera au client et lui remettra le document (ou uniquement les parties pertinentes) instantanément.

Il s’agit d’un nouveau monde, auquel il faut s’adapter dans l’intérêt de nos clients et de notre entreprise.

La mauvaise gestion de l’information, les conséquences coûteuses de systèmes et de processus disparates

Nous ne pouvons pas ignorer le fait que nous nous trouvons dans un paysage commercial exceptionnellement rapide, et que gérer les données et les informations de manière efficace est vital pour votre succès. Cependant, nombre d’entre eux se heurtent encore au problème de la disparité des systèmes et des processus. Cela peut conduire à des lacunes qui réduisent la productivité et ont à leur tour un impact financier négatif. La mauvaise gestion de l’information, le manque d’intégration et de cohésion peuvent coûter aux entreprises beaucoup de temps et d’argent.

Lorsque les informations sont dispersées dans différents systèmes et processus, les flux de travail peuvent être fragmentés. Les membres de l’équipe peuvent avoir du mal à trouver les informations nécessaires, à naviguer dans de multiples interfaces ou à transférer manuellement des données entre les systèmes. Ces lacunes créent des blocages et des retards, qui entravent des processus commerciaux essentiels tels que le service à la clientèle, la gestion de projets et les opérations financières. Chaque retard ne diminue pas seulement la productivité : cela représente également un coût d’opportunité qui affecte la génération de revenus et la satisfaction client.

Gérer des systèmes et des processus disparates nécessite une infrastructure et des ressources informatiques supplémentaires pour soutenir et superviser les différentes plateformes. Les équipes informatiques doivent gérer de multiples intégrations, mises à jour et dépannages, ce qui accroît la complexité et le coût de l’écosystème technologique de l’organisation. Consolider les systèmes de gestion de l’information permet de rationaliser les opérations informatiques, de réduire les coûts de maintenance et de fournir une infrastructure plus efficace et unifiée.

Des systèmes de gestion de l’information disparates posent également des risques importants en matière de conformité et de sécurité. Lorsque les données sont dispersées sur plusieurs plateformes, il devient difficile de maintenir des protocoles de sécurité, des contrôles d’accès et d’assurer la conformité réglementaire. Cette fragmentation rend difficile le suivi des violations de données, la garantie de la confidentialité des données et la réponse aux exigences d’audit de manière efficace. La non-conformité peut entraîner de lourdes amendes, des répercussions juridiques, une atteinte à la réputation et l’érosion de la confiance des clients, autant de conséquences qui peuvent avoir un impact financier considérable sur l’entreprise.

Gérer les informations et les données de manière efficace est crucial pour les organisations qui cherchent à optimiser leur productivité, à réduire leurs coûts et à stimuler leur croissance. Des systèmes et des processus disparates introduisent des inefficacités qui drainent des ressources précieuses et entravent l’efficacité opérationnelle. En reconnaissant les conséquences d’une mauvaise gestion de l’information, telles que la duplication des efforts, l’inefficacité des flux de travail, l’augmentation des coûts informatiques et les risques de non-conformité, les organisations peuvent prendre des mesures proactives pour rationaliser leurs systèmes de gestion de l’information, promouvoir la cohésion et, en fin de compte, économiser de l’argent. Adopter des solutions intégrées et des processus normalisés permettra aux entreprises de libérer leur véritable potentiel et d’acquérir un avantage concurrentiel dans le paysage actuel axé sur les données.

OASIS est spécialisé dans l’aide aux organisations pour rationaliser leurs processus de gestion de l’information et tirer parti de la technologie pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise : info@oasisgroup.com

Sept façons d’accroître l’efficacité et la productivité de votre stratégie de gestion de l’information

L’absence d’une stratégie de gestion de l’information efficace et fonctionnelle affecte la productivité d’une organisation. De nombreuses organisations se font les championnes de l’investissement numérique comme outil d’aide à la productivité au travail, mais il est trop facile de perdre de vue les objectifs d’un tel investissement. Les données montrent que beaucoup trop d’organisations ne parviennent tout simplement pas à fournir aux employés la bonne plateforme pour gérer efficacement les informations sur le lieu de travail, ce qui représente une faille bien réelle dans les aspirations à une plus grande efficacité. Chez OASIS Group, nous pensons qu’il existe plusieurs stratégies pour maximiser la productivité et l’efficacité de la gestion de l’information :

Fixez des objectifs et des priorités clairs : Commencez par définir les documents que vous devez gérer et vos objectifs. Cela vous aidera à hiérarchiser vos tâches et à mieux utiliser votre temps.
Utilisez la technologie : Tirez parti des outils technologiques pour vous aider à gérer vos informations, tels que le stockage dans le cloud, les logiciels de collaboration ou les outils de gestion de projet.
Développez un système d’organisation des dossiers : Créez un système logique et intuitif de stockage et de récupération des documents. Utilisez une convention de dénomination, une structure de dossier et des métadonnées cohérentes pour faciliter la recherche et le suivi des dossiers.
Automatisez les tâches de routine : Utilisez la technologie pour automatiser les tâches de routine telles que la saisie des données, l’acheminement des documents et la conservation des dossiers. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.
Standardisez les processus : Standardisez vos processus de gestion des documents afin de réduire la variabilité et d’améliorer l’efficacité. Utilisez des modèles, des flux de travail et des listes de contrôle pour garantir la cohérence et la qualité.
Contrôlez les performances : Utilisez des indicateurs pour suivre les performances de votre système de gestion des dossiers. Mesurez le temps nécessaire pour retrouver les documents, la précision de la saisie des données et le respect des politiques de conservation. Utilisez ces informations pour identifier les domaines à améliorer.
Cherchez toujours à améliorer : Examinez régulièrement vos processus et procédures de gestion des documents afin d’identifier les possibilités d’amélioration. Sollicitez les commentaires du personnel et des parties prenantes et intégrez leurs suggestions dans votre système.

Chez OASIS Group, nous pensons que la capacité à gérer l’information réduira considérablement la charge de travail de votre organisation et vous permettra d’être plus efficace dans votre emploi du temps. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons soutenir votre stratégie de gestion efficace des documents.

Envisagez de stocker vos documents hors site lorsque vous rationalisez votre patrimoine immobilier

Les entreprises continuent de se développer et de s’étendre, et elles ont besoin d’espace pour stocker leurs documents et dossiers importants. Mais maintenir un système de stockage sur site peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. C’est là que le stockage professionnel hors site entre en jeu. Il offre une solution rentable et pratique aux entreprises qui cherchent à rationaliser leur patrimoine immobilier.

Le stockage de documents hors site peut être utilisé pour stocker toute une série de documents, y compris des documents archivés, semi-courants et actifs. Les documents archivés sont ceux qui ne sont plus directement nécessaires aux opérations commerciales quotidiennes, mais qui doivent être conservés pour des raisons juridiques ou pour être en conformité avec certaines normes. Les documents semi-courants sont moins demandés que les documents courants, mais ils sont tout de même nécessaires pour mener à bien certaines opérations courantes. Les documents actifs sont utilisés quotidiennement. Cela comprend les contrats, les factures et les fichiers clients.

Le recours à l’archivage hors site peut offrir un certain nombre d’avantages financiers aux entreprises en 2023. Voici quelques-unes des façons dont la rationalisation de vos biens immobiliers grâce au stockage professionnel hors site peut améliorer vos résultats :

1. Réduction des coûts immobiliers

Le stockage hors site des documents permet aux entreprises de réduire l’espace dont elles ont besoin sur place. Cela leur permet de dédier l’espace libéré à des activités qui génèrent des bénéfices. Par ailleurs, le stockage de vos dossiers hors site peut vous aider lorsque vous cherchez à déménager votre entreprise dans des locaux plus petits.

2. Réduction des coûts opérationnels

L’entretien d’un système de stockage sur site peut être un processus long et coûteux. Non seulement l’investissement dans l’espace physique et l’infrastructure, mais aussi le coût lié au temps que passe le personnel à gérer et à entretenir le système.

3. Amélioration de la sécurité et de la conformité

Les fournisseurs de stockage de données hors site offrent des niveaux élevés de sécurité et de conformité pour garantir que vos documents sont protégés à tout moment. En faisant appel à un fournisseur de stockage hors site réputé, les entreprises peuvent s’assurer que leurs documents seront stockés en toute sécurité et en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables.

4. Augmentation de la productivité

En confiant le stockage et la gestion de leurs documents à un prestataire tiers, les entreprises peuvent libérer du temps précieux pour leur personnel afin qu’il puisse se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise. Cela peut conduire à une augmentation de la productivité et de l’efficacité car le personnel sera en mesure de consacrer plus de temps aux tâches qui génèrent directement des bénéfices.

Le stockage hors site des documents est une excellente solution pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs biens immobiliers en 2023. En externalisant le stockage des données et la gestion de leurs documents, les entreprises peuvent réduire les coûts immobiliers et opérationnels, améliorer la sécurité et la conformité, et accroître leur productivité. Si votre entreprise cherche à rationaliser ses opérations et à améliorer ses résultats, faire appel à un professionnel pour stocker vos données hors site peut être la solution dont vous avez besoin. Pour obtenir un devis, cliquez ici et l’un de nos professionnels vous contactera.

Journée mondiale sans papier 2022

Quand a lieu la Journée mondiale sans papier ?

Le 6 novembre 2022 est la Journée mondiale sans papier.

Qu’est-ce que la Journée mondiale sans papier ?

La Journée mondiale sans papier encourage la réduction de la production et de l’utilisation du papier. L’initiative a été établie à l’origine par AIIM International. AIIM International est l’association des professionnels de la gestion de l’information qui propose des recherches et des formations dans le monde entier.

Utilisez-vous encore du papier ? Le papier est-il encore très utilisé ?

Le travail à domicile et/ou à distance a accéléré la réduction du papier. Le travail traditionnel au bureau signifiait que de nombreuses personnes utilisaient le papier par habitude et familiarité. Tout le monde pensait « nous avons toujours travaillé ainsi ». La nécessité de travailler à distance nous a amenés à trouver d’autres moyens de collaborer avec nos collègues, en supprimant le recours au papier dans nos processus quotidiens. Cependant, comme beaucoup ont commencé à revenir à un lieu de travail traditionnel avec un accès facile à la papeterie et aux imprimantes et plus de collaboration en personne, la question de savoir si ce changement est permanent ou non trouvera une réponse.

Certaines organisations ont essayé de s’éloigner d’un lieu de travail « traditionnel » avant la pandémie, par exemple en mettant en place un environnement de travail « hot desk » ou en proposant un travail flexible qui va de pair avec des méthodologies de travail sans papier.

Au début de l’année, lors du Forum AIIM célébré à Londres, nous avons organisé une table ronde qui s’est penchée sur la question de savoir si un véritable environnement sans papier était un jour réalisable. L’un des participants à la table ronde a apporté un point très valable à la conversation et a demandé que nous cessions tous de vilipender le papier. Ce qui a soulevé une question supplémentaire, à savoir si c’est réalisable : voulons-nous éradiquer le papier ? Cependant, que l’on veuille ou non se passer de papier, certains aspects sont incontournables pour ou contre les opérations sans papier.

Est-il vraiment possible de se passer entièrement de papier ?

Le papier a sa place dans de nombreuses organisations et reste nécessaire pour de nombreuses opérations et processus juridiques.

Les exigences commerciales peuvent imposer la nécessité de réduire le papier dans une organisation. La suppression de la paperasserie physique présente de nombreux avantages, notamment l’assurance de la qualité et de la transparence, la sécurité des informations, l’environnement, la rentabilité et le gain de temps.

Avantages de la réduction du papier, de l’utilisation de papier ou de l’absence de papier :

L’environnement

Une réduction de l’utilisation du papier signifie moins de production de papier, ce qui signifie moins d’arbres abattus. Cependant, il existe d’autres avantages pour l’environnement, comme la réduction des émissions de CO2 grâce à la suppression de la nécessité de transporter des documents physiques.

Rentabilité

La réduction de l’utilisation du papier permettra à son tour de réduire les dépenses de papeterie, notamment le papier, les consommables d’impression, le matériel d’impression ainsi que le service et l’entretien de ce matériel.

Gain de temps

La gestion des dossiers papier peut être laborieuse et entraîner un surcroît de temps pour le traitement, le transport et l’envoi des documents. Le travail numérique offre des gains de temps et permet une réponse plus rapide et une collaboration plus facile.

Envisagez-vous de réduire votre consommation de papier ?

Il existe de nombreuses façons de commencer à réduire le papier dans votre organisation. Quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez dans ce processus et dans votre voyage numérique, OASIS Group possède une grande expérience et peut vous aider à numériser, à déchiqueter ou à mettre en œuvre des systèmes automatisés de back-office. Nous pouvons vous aider à vous rapprocher de l’idéal d’un bureau sans papier.