Category : Gestion de l'information

Envisagez de stocker vos documents hors site lorsque vous rationalisez votre patrimoine immobilier

Les entreprises continuent de se développer et de s’étendre, et elles ont besoin d’espace pour stocker leurs documents et dossiers importants. Mais maintenir un système de stockage sur site peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. C’est là que le stockage professionnel hors site entre en jeu. Il offre une solution rentable et pratique aux entreprises qui cherchent à rationaliser leur patrimoine immobilier.

Le stockage de documents hors site peut être utilisé pour stocker toute une série de documents, y compris des documents archivés, semi-courants et actifs. Les documents archivés sont ceux qui ne sont plus directement nécessaires aux opérations commerciales quotidiennes, mais qui doivent être conservés pour des raisons juridiques ou pour être en conformité avec certaines normes. Les documents semi-courants sont moins demandés que les documents courants, mais ils sont tout de même nécessaires pour mener à bien certaines opérations courantes. Les documents actifs sont utilisés quotidiennement. Cela comprend les contrats, les factures et les fichiers clients.

Le recours à l’archivage hors site peut offrir un certain nombre d’avantages financiers aux entreprises en 2023. Voici quelques-unes des façons dont la rationalisation de vos biens immobiliers grâce au stockage professionnel hors site peut améliorer vos résultats :

  • 1. Réduction des coûts immobiliers

Le stockage hors site des documents permet aux entreprises de réduire l’espace dont elles ont besoin sur place. Cela leur permet de dédier l’espace libéré à des activités qui génèrent des bénéfices. Par ailleurs, le stockage de vos dossiers hors site peut vous aider lorsque vous cherchez à déménager votre entreprise dans des locaux plus petits.

  • 2. Réduction des coûts opérationnels

L’entretien d’un système de stockage sur site peut être un processus long et coûteux. Non seulement l’investissement dans l’espace physique et l’infrastructure, mais aussi le coût lié au temps que passe le personnel à gérer et à entretenir le système.

  • 3. Amélioration de la sécurité et de la conformité

Les fournisseurs de stockage de données hors site offrent des niveaux élevés de sécurité et de conformité pour garantir que vos documents sont protégés à tout moment. En faisant appel à un fournisseur de stockage hors site réputé, les entreprises peuvent s’assurer que leurs documents seront stockés en toute sécurité et en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables.

  • 4. Augmentation de la productivité

En confiant le stockage et la gestion de leurs documents à un prestataire tiers, les entreprises peuvent libérer du temps précieux pour leur personnel afin qu’il puisse se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise. Cela peut conduire à une augmentation de la productivité et de l’efficacité car le personnel sera en mesure de consacrer plus de temps aux tâches qui génèrent directement des bénéfices.

Le stockage hors site des documents est une excellente solution pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs biens immobiliers en 2023. En externalisant le stockage des données et la gestion de leurs documents, les entreprises peuvent réduire les coûts immobiliers et opérationnels, améliorer la sécurité et la conformité, et accroître leur productivité. Si votre entreprise cherche à rationaliser ses opérations et à améliorer ses résultats, faire appel à un professionnel pour stocker vos données hors site peut être la solution dont vous avez besoin. Pour obtenir un devis, cliquez ici et l’un de nos professionnels vous contactera.

Journée mondiale sans papier 2022

Quand a lieu la Journée mondiale sans papier ?

Le 6 novembre 2022 est la Journée mondiale sans papier.

Qu’est-ce que la Journée mondiale sans papier ?

La Journée mondiale sans papier encourage la réduction de la production et de l’utilisation du papier. L’initiative a été établie à l’origine par AIIM International. AIIM International est l’association des professionnels de la gestion de l’information qui propose des recherches et des formations dans le monde entier.

Utilisez-vous encore du papier ? Le papier est-il encore très utilisé ?

Le travail à domicile et/ou à distance a accéléré la réduction du papier. Le travail traditionnel au bureau signifiait que de nombreuses personnes utilisaient le papier par habitude et familiarité. Tout le monde pensait « nous avons toujours travaillé ainsi ». La nécessité de travailler à distance nous a amenés à trouver d’autres moyens de collaborer avec nos collègues, en supprimant le recours au papier dans nos processus quotidiens. Cependant, comme beaucoup ont commencé à revenir à un lieu de travail traditionnel avec un accès facile à la papeterie et aux imprimantes et plus de collaboration en personne, la question de savoir si ce changement est permanent ou non trouvera une réponse.

Certaines organisations ont essayé de s’éloigner d’un lieu de travail « traditionnel » avant la pandémie, par exemple en mettant en place un environnement de travail « hot desk » ou en proposant un travail flexible qui va de pair avec des méthodologies de travail sans papier.

Au début de l’année, lors du Forum AIIM célébré à Londres, nous avons organisé une table ronde qui s’est penchée sur la question de savoir si un véritable environnement sans papier était un jour réalisable. L’un des participants à la table ronde a apporté un point très valable à la conversation et a demandé que nous cessions tous de vilipender le papier. Ce qui a soulevé une question supplémentaire, à savoir si c’est réalisable : voulons-nous éradiquer le papier ? Cependant, que l’on veuille ou non se passer de papier, certains aspects sont incontournables pour ou contre les opérations sans papier.

Est-il vraiment possible de se passer entièrement de papier ?

Le papier a sa place dans de nombreuses organisations et reste nécessaire pour de nombreuses opérations et processus juridiques.

Les exigences commerciales peuvent imposer la nécessité de réduire le papier dans une organisation. La suppression de la paperasserie physique présente de nombreux avantages, notamment l’assurance de la qualité et de la transparence, la sécurité des informations, l’environnement, la rentabilité et le gain de temps.

Avantages de la réduction du papier, de l’utilisation de papier ou de l’absence de papier :

L’environnement

Une réduction de l’utilisation du papier signifie moins de production de papier, ce qui signifie moins d’arbres abattus. Cependant, il existe d’autres avantages pour l’environnement, comme la réduction des émissions de CO2 grâce à la suppression de la nécessité de transporter des documents physiques.

Rentabilité

La réduction de l’utilisation du papier permettra à son tour de réduire les dépenses de papeterie, notamment le papier, les consommables d’impression, le matériel d’impression ainsi que le service et l’entretien de ce matériel.

Gain de temps

La gestion des dossiers papier peut être laborieuse et entraîner un surcroît de temps pour le traitement, le transport et l’envoi des documents. Le travail numérique offre des gains de temps et permet une réponse plus rapide et une collaboration plus facile.

Envisagez-vous de réduire votre consommation de papier ?

Il existe de nombreuses façons de commencer à réduire le papier dans votre organisation. Quelle que soit l’étape à laquelle vous vous trouvez dans ce processus et dans votre voyage numérique, OASIS Group possède une grande expérience et peut vous aider à numériser, à déchiqueter ou à mettre en œuvre des systèmes automatisés de back-office. Nous pouvons vous aider à vous rapprocher de l’idéal d’un bureau sans papier.