Category : Gestion des archives

Six conseils sur la gestion de l’information en octobre !

Tout comme les fantômes qui s’agitent dans la nuit, les données mal gérées peuvent vous effrayer, et en traîner des pertes d’opportunités, des problèmes de sécurité et des coûts exorbitants. N’ayez crainte ! Nous vous proposons 6 conseils pour que vos processus de gestion de l’information ne vous hantent jamais.

1. Définir des objectifs clairs : effrayer les menaces qui planent des données !

Identifiez les données qui permettent à votre entreprise de survivre et de se développer, et découvrez comment libérer son véritable potentiel. En définissant des objectifs spécifiques, vous écarterez les menaces effrayantes qui planent sur vos données non pertinentes et vous serez en mesure de créer des stratégies claires pour réussir.

2. Effectuer des audits réguliers : qui allez-vous appeler ? SOS Fantômes !

Tout comme les chasseurs de fantômes qui mènent l’enquête, des audits réguliers de vos pratiques de gestion de l’information vous permettront de chasser les fantômes les plus effrayants. Assurez-vous qu’il n’y a pas de squelettes dans votre placard, passez en revue votre registre des actifs, votre DPIA (évaluation de l’impact sur la protection des données) et toutes les procédures opérationnelles standard (SOP) que vous pourriez avoir pour vos procédures de conservation des données et des enregistrements. Cela permettra de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données, ainsi que le respect de la réglementation. Effectuer des contrôles périodiques vous permettra de garder une longueur d’avance.

3. Donnez la priorité à la sécurité des données : jetez un sort protecteur !

Les violations de données sont un véritable cauchemar ! Pour vous prémunir contre ces mauvais tours, veillez à ce que vos mesures de sécurité soient très performantes. Enchantez vos données grâce au cryptage, aux contrôles d’accès et à l’authentification multifactorielle pour tenir à distance les intrus indésirables.

4. Formez votre équipe : transformez l’équipe en super-héros de la gestion de l’information !

Formez-les bien à l’art de la gestion de l’information! Organisez des sessions de formation envoûtantes pour les éclairer sur les procédures de traitement, de classification et d’élimination des données. Une équipe bien informée est votre première ligne de défense contre les surprises effrayantes.

5. Adoptez l’automatisation : n’ayez crainte, ce n’est pas de la magie noire !

Adoptez les outils d’automatisation et ne vous inquiétez pas, aucune formule magique n’est nécessaire pour rationaliser vos processus de gestion des documents et de flux de travail. Grâce à l’automatisation, vous aurez plus de temps à consacrer à la magie de votre l’entreprise, et vous ne craindrez pas l’erreur.

6. Sauvegardez régulièrement pour éviter les fantômes de la perte de données !

Pour protéger votre entreprise d’un sort aussi terrifiant, mettez en place une solide stratégie de sauvegarde. Des sauvegardes régulières mettront vos données à l’abri de tout désastre inattendu et catastrophique. Vous pouvez envisager de faire appel à un partenaire de confiance pour la sauvegarde des données.

En suivant ces 6 conseils, vous protégerez votre organisation des conséquences néfastes d’une gestion inadéquate des données. Alors, exorcisons ensemble ces démons !  Si le groupe OASIS peut vous aider dans vos processus de gestion de l’information ou des données, n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui info@oasisgroup.com.

Nous vous souhaitons un joyeux Halloween bien organisé et tout à fait conforme !

Libérez le potentiel inexploité de vos archives, dossiers et données

Chez OASIS Group, nous comprenons les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’il s’agit de gérer des documents physiques et des informations. C’est pourquoi nous proposons une solution complète de gestion des documents et des informations qui peut vous aider à libérer la valeur de vos documents physiques et de vos informations. 

Considérations relatives à la libération du potentiel de vos documents physiques : 

Commencez par un inventaire 

Avant de pouvoir extraire efficacement un maximum d’informations précieuses de vos documents physiques, vous devez savoir ce que vous avez. Réalisez un inventaire de tous vos documents physiques et de toutes vos informations afin d’identifier ce qui doit être conservé et ce qui peut être éliminé. Ce processus vous aidera également à identifier toute lacune dans votre dossier et à vous assurer que vous vous conformez à toutes les exigences légales ou réglementaires. 

Mettez en place un système de stockage 

Les documents physiques doivent être conservés de manière à les protéger contre les dommages, le vol et l’accès non autorisé. Mettez en place un système de stockage qui garantit que les dossiers sont organisés et facilement accessibles en cas de besoin. Il peut s’agir d’utiliser des installations de stockage hors site, d’investir dans des systèmes d’archivage de haute qualité et d’utiliser des codes-barres pour le suivi des dossiers. 

Formez votre personnel 

La gestion des documents physiques ne relève pas uniquement de la responsabilité de l’équipe chargée de la gestion des documents : c’est une tâche qui incombe à tous les membres de l’organisation. Formez votre personnel à vos politiques et procédures en matière d’archivage afin que chacun comprenne son rôle dans la gestion des documents physiques. Il peut s’agir d’une formation sur la manière de classer correctement les documents, d’utiliser le système de stockage et d’identifier les documents qui doivent être éliminés. 

Révisez et mettez à jour régulièrement vos processus 

La gestion des documents physiques est un processus continu. Révisez régulièrement vos politiques et procédures d’archivage pour vous assurer qu’elles restent efficaces et à jour. Il peut s’agir d’effectuer des audits réguliers de vos archives, de mettre à jour votre calendrier de conservation pour tenir compte de toute modification des exigences légales ou réglementaires, et d’investir dans de nouvelles technologies pour améliorer vos processus d’archivage. 

En suivant ces conseils, vous pouvez maximiser la valeur de vos documents physiques et de vos informations. Chez OASIS Group, nous sommes là pour vous aider à chaque étape. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos solutions de gestion de l’information et sur la manière dont nous pouvons vous aider à gérer vos documents physiques plus efficacement.

Réduire les coûts grâce au stockage d’archives externes

Votre entreprise est probablement inondée de documents au bureau. De nombreuses organisations se demandent comment stocker des documents, des dossiers et d’autres papiers nécessaires de manière sécurisée et accessible, sans occuper beaucoup d’espace de bureau. Heureusement, le stockage des documents dans un centre externe offre plusieurs avantages, notamment la réduction du coût de la gestion des documents.

Il existe différentes manières de stocker les documents, en fonction du type de document et de la fréquence à laquelle il doit être consulté. Voici quelques options :

  • Stockage d’archives externes : Si vous avez beaucoup de fichiers à conserver pendant une période prolongée, envisagez d’utiliser un système de stockage d’archives externe. Vous disposez ainsi d’installations de stockage sécurisées, climatisées, dotées de systèmes de lutte contre l’incendie et surveillées 24/7. Des frais mensuels sont facturés pour cela en fonction du volume d’archives que vous souhaitez stocker.
  • Stockage dans le cloud : les services de stockage dans le cloud permettent un stockage numérique rentable des fichiers. Ces services offrent une certaine quantité d’espace de stockage et facturent une somme modique pour l’espace de stockage supplémentaire.
  • Services de sauvegarde en ligne : Il existe plusieurs services de sauvegarde en ligne qui vous permettent de sauvegarder vos fichiers sur un serveur en ligne sécurisé. Ces services facturent des frais mensuels en fonction de la quantité de données que vous souhaitez sauvegarder.
  • Disques durs externes : Les disques durs externes vous permettent de stocker de grandes quantités de données à peu de frais. Vous pouvez acheter un disque dur externe avec plusieurs téraoctets de stockage à un prix raisonnable.
  • Clés USB : la clé USB est un petit support pratique pour le stockage de données. Elles sont abordables et disponibles en différentes tailles, allant de quelques gigaoctets à plusieurs téraoctets.

Il est essentiel de se rappeler que si le coût est une considération importante, il est tout aussi important de donner la priorité à la sécurité et à l’accessibilité lors du choix d’un partenaire pour la gestion des archives.

Le Groupe OASIS offre des services de gestion des archives et de l’information sécurisés, abordables et complets. Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations sur nos solutions d’archivage externe.

OASIS Group réalise sa première acquisition de l’année

OASIS Group, le plus grand fournisseur privé de gestion de l’information et des dossiers (RIM) en Europe, a annoncé aujourd’hui l’acquisition de NETarchief, la division de gestion des archives de Van’t Net Archiefbeheer B. V.

La société néerlandaise de stockage, NETarchief, a été créée en 1998 pour fournir des services de stockage d’archives parallèlement à son activité de déménagement existante. Selon les termes de l’accord, OASIS Group intégrera l’activité de gestion des archives NETarchief à OASIS Data & Document Management Netherlands B. V.

L’espace de travail évolue rapidement. La réglementation devient plus stricte, surtout en ce qui concerne la protection de la vie privée. En raison du nombre croissant de clients qui choisissent de continuer à travailler à domicile, nous avons estimé que l’intégration de nos services d’archivage au sein d’OASIS Group représentait l’étape la plus logique pour nous et nos clients.

Gerry Hulshoff, actionnaire de NETarchief

En tant que fournisseur spécialisé de solutions de gestion des dossiers et de l’information, OASIS Group occupe une place unique pour accompagner ses clients tout au long du cycle de vie des documents.

OASIS Group, qui opère dans toute l’Europe, propose à ses clients des services complets de gestion des dossiers et de l’information : leur stockage et leur numérisation, le stockage dans le cloud, des services de broyage et de destruction.

Malgré la pandémie, l’équipe chargée des acquisitions travaille en partenariat avec les propriétaires d’entreprises de toute l’Europe qui recherchent une transition en douceur. Nous sommes heureux d’avoir acquis NETarchief et ses clients, et nous sommes impatients de les accueillir chez OASIS. 

Matt Thornton, directeur du développement d’entreprise chez OASIS Group

Cette transaction marque la 51e acquisition réussie pour OASIS Group.

Media Contact:

Jade Miles
Directeur du marketing, des relations publiques et de la communication du groupe
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

OASIS Group franchit le cap des 50 acquisitions avec Archive Management Systems Limited

OASIS Group, l’un des plus grands fournisseurs de solutions de gestion des dossiers et des informations (RIM) en Europe, a annoncé aujourd’hui l’acquisition d’Archive Management Systems Limited (AMS) au Royaume-Uni.

L’opération, qui a eu lieu le vendredi 23 octobre, constitue une étape importante pour OASIS Group, qui atteint les 50 acquisitions.

Nous sommes ravis qu’AMS soit la 50e acquisition de l’entreprise à ce jour, » a déclaré Espen Halvorsen, PDG d’OASIS Group. « Les fondateurs ont bâti une entreprise solide au cours des 40 dernières années, et ensemble, nous avons décelé une occasion pour OASIS de bonifier l’offre de services aux clients grâce à notre suite Omnidox primée.

Espen Halvorsen, PDG du OASIS Group

Avec de nombreuses nouvelles initiatives et une feuille de route claire pour le développement en place qui cadrent avec l’évolution du marché des affaires, OASIS Group continue d’investir dans les technologies nouvelles et émergentes.

Nous savions que vendre l’entreprise pendant la pandémie serait difficile, mais l’approche professionnelle et ouverte d’OASIS a facilité le processus autant qu’il aurait pu l’être en ces temps difficiles. Nous confions maintenant notre entreprise de plus de 40 ans à OASIS en sachant qu’elle sera entre bonnes mains.

Simon Clarke, directeur d’AMS

À propos d’OASIS Group

Depuis 1999, OASIS Group offre des solutions de gestion des dossiers et des informations sécurisées à ses clients. Basé à Dublin, en Irlande, OASIS s’est depuis développé à l’échelle internationale et mène actuellement des activités dans 6 pays européens. La société emploie plus de 1 700 membres d’équipe et fournit des services à plus de 10 000 clients.

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La nouvelle version majeure de l’EDRMS d’OASIS Group, Omnidox, donne aux utilisateurs la possibilité d’automatiser les procédures administratives

OASIS Group, l’un des plus grands fournisseurs de solutions de gestion des dossiers et des informations (RIM) en Europe, a annoncé le lancement de la 5e génération de son système de gestion des dossiers et documents électroniques (EDRMS) Omnidox primé.

Nous sommes ravis de lancer la 5e génération d’Omnidox sur le marché européen », a déclaré Espen Halvorsen, président-directeur général d’OASIS Group. « Nous sommes convaincus que ce logiciel va révolutionner tous les aspects de l’expérience client.

Espen Halvorsen, PDG du OASIS Group

L’avancée technologique a eu un impact révolutionnaire non seulement sur l’expérience utilisateur disponible avec Omnidox 5, mais aussi sur les fonctionnalités disponibles pour l’utilisateur final. La véritable valeur de la toute dernière génération de plateforme cloud Omnidox provient de la capacité des utilisateurs autorisés à créer rapidement des flux de travail pour automatiser les procédures administratives.

Mettre la puissance entre les mains de l’utilisateur diminue considérablement le processus d’intégration, permettant aux départements, divisions et entreprises entières de passer plus rapidement que jamais des processus papier à des processus numériques. Le fait de contourner le besoin en configuration informatiques interne ou en développement informatiques sur mesure augmente de manière significative le RSI potentiel pour les clients d’OASIS Group.

Apporter l’expérience client aux utilisateurs d’entreprise, tout en garantissant la disponibilité d’outils avancés d’analyse des informations critiques pour les entreprises, a été un facteur clé de notre processus de développement.

Steve Townley, directeur de la technologie chez OASIS Group

À propos d’OASIS Group

Fondée en 1999, OASIS est basée à Dublin, en Irlande, et possède des bureaux dans toute l’UE. La société emploie plus de 750 membres d’équipe et fournit des services à plus de 8 000 clients dans plusieurs secteurs, y compris les secteurs financier, juridique, de la santé, du gouvernement et de l’éducation. www.OASISGroup.com

Contact auprès des médias :

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

OASIS Group renforce sa présence en Écosse

OASIS Group, l’un des plus grands fournisseurs de solutions de gestion des documents et de l’information (RIM) en Europe, a confirmé l’acquisition de Box-it Scotland basée à Spittalrigg, dans l’East Lothian. L’accord passé le 28 février marque la 8e franchise Box-it acquise par OASIS Group.

« OASIS Group a pour priorité en 2020 de continuer à étendre rapidement ses services de gestion de l’information afin d’apporter davantage de valeur et de services à ses clients. Nous sommes ravis d’ajouter une autre franchise Box-it à la marque OASIS Group tandis que nous continuons à renforcer notre présence en Écosse.

Espen Halvorsen, PDG du OASIS Group

Cet accord représente la 49e acquisition d’OASIS Group.

À propos d’OASIS Group

Fondé en 1999, OASIS possède son siège à Dublin, en Irlande, et dispose de bureaux dans l’ensemble de l’UE. La société emploie plus de 700 collaborateurs et fournit des services à plus de 8 000 clients dans plusieurs secteurs, dont les secteurs financier, juridique, de la santé, de l’administration publique et de l’éducation. Pour la deuxième année consécutive, OASIS Group a été classé dans la liste « 2018 Inc. 5000 Europe » des sociétés privées à la croissance la plus rapide en Europe.

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Group Marketing Manager
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+353 (0)1 866 6317

Le groupe OASIS renforce sa position sur le marché néerlandais grâce à de récentes acquisitions

OASIS Group, l’un des plus importants fournisseurs du secteur de la gestion des dossiers et de l’information (RIM) en Europe, a le plaisir d’annoncer la clôture de deux acquisitions aux Pays-Bas.  

Début avril, OASIS a finalisé l’acquisition de De Graaf Archief beheer B.V., dont le siège se trouve à Pumerend près d’Amsterdam, auprès de De Graaf Groep B.V.  

En mai, OASIS a également conclu l’acquisition de Dataspace Nederland B.V., établie à Eindhoven. Cette transaction récente permet d’étendre la couverture géographique du groupe OASIS au nord des Pays-Bas, une région d’intérêt pour OASIS depuis quelques temps.

Ces acquisitions nous apportent une plateforme solide sur un grand marché, ce qui nous permet de proposer le large éventail de services que nous offrons à nos clients. Nous aimerions souhaiter la bienvenue chez OASIS à nos nouveaux clients et collaborateurs.

Espen Halvorsen, Directeur Général par intérim du OASIS Group.

Fournissant une suite de services RIM, des solutions d’archivages complexes pour la préparation au RGPD, ces transactions marquent les 42e et 43e acquisitions fructueuses du groupe OASIS.

À propos du OASIS Group

Fondée en 1999, OASIS est basée à Dublin, en Irlande, et possède des bureaux dans toute l’Europe. OASIS emploie 650 collaborateurs et offre ses services à plus de 8 000 clients évoluant dans plusieurs domaines, notamment les secteurs de la finance, juridique, de la santé, de l’administration publique et de l’éducation. Pour la deuxième année consécutive, OASIS Group s’est classée parmi la liste « 2018 Inc. 5000 Europe » des entreprises privées à la croissance la plus rapide en Europe.

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