Category : Gestion des données

Trois raisons d’archiver les données patrimoniales par le biais d’une plateforme de gestion des données

Les données se développent à un rythme exponentiel, nous ne pouvons que nous émerveiller de la valeur qui peut être extraite des volumes massifs de données commerciales que les organisations accumulent au fil des ans. Ces montagnes de données peuvent être dispersées sur des appareils, du papier, des fichiers et des systèmes, et la meilleure façon d’en tirer des enseignements est d’utiliser des solutions d’archivage. 

Chez OASIS, nous comprenons la puissance des informations contenues dans vos données héritées.  En consolidant ces données et en obtenant une transparence totale, vous pourrez exploiter la valeur de vos informations. C’est pourquoi nous aidons nos clients à élaborer des stratégies d’archivage des données. Nous pouvons aider les entreprises à extraire les données de systèmes patrimoniaux obsolètes et non pris en charge, et à les charger sur notre plateforme de gestion des données rentable.

Lorsqu’il s’agit d’archiver les données, il est important d’identifier le but de la conservation des données et de l’archivage. Il peut être nécessaire d’archiver les données pendant de nombreuses années pour répondre aux exigences de conformité, en particulier dans les secteurs très réglementés comme l’énergie, les services financiers ou les soins de santé. Mais de nombreuses organisations en dehors de ces secteurs trouvent également prudent de conserver les données pendant de longues périodes à titre d’assurance.

Si de nombreuses organisations choisissent de déployer leurs plateformes d’archivage de données en interne, il existe une autre option qui offre un retour sur investissement encore plus important : Plexus est une solution entièrement gérée pour localiser et récupérer rapidement et en toute sécurité les informations dont vous avez besoin :

Quels sont les principaux avantages de l’archivage des données ?

  1. Conformité – La conformité reste la première raison d’archiver les données pour les organisations qui opèrent dans un secteur réglementé, où des lois strictes contrôlent la conservation des enregistrements électroniques et spécifient des périodes de conservation strictes pendant lesquelles les enregistrements doivent être conservés et facilement accessibles. Le respect des normes industrielles en matière de conservation des documents est de la plus haute importance pour la plupart des organisations. Les solutions de gestion des données vous permettent de garantir que toutes les données sont conservées et triées pendant la durée spécifique réglementée.
  2. Coûts – Les options d’archivage des données entièrement gérées nécessitent moins d’investissements que les options sur site. Il est extrêmement important de protéger les données, mais cela peut provoquer une surcharge intense sur les serveurs qui stockent vos données, surtout quand on sait que les besoins de stockage ne cessent d’augmenter. Les solutions de stockage de données archivées sont plus rentables et réduisent simultanément la charge de travail de votre service informatique, car les employés n’auront plus besoin de le déranger pour rechercher des données anciennes, supprimées ou égarées.
  3. Se concentrer sur les besoins essentiels de l’entreprise – Si les données patrimoniales doivent être archivées à des fins réglementaires ou si elles sont conservées pour des raisons commerciales stratégiques, la nécessité de maintenir les données héritées peut ne pas compenser le coût de la gestion des données archivées en interne. Les départements informatiques sont suffisamment occupés à répondre aux besoins quotidiens et aux projets stratégiques. Le fait de les décharger des tâches d’archivage des données grâce à une solution de gestion des données permet de garantir le succès des projets stratégiques tout en répondant aux exigences de l’archivage permanent des données.

Lorsque vous recherchez des stratégies d’archivage des données et de déclassement des applications, envisagez une solution de gestion des données. Il se peut que le retour sur investissement soit encore plus important que ce que vous aviez prévu.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution Plexus peut vous aider à économiser de l’argent avec votre stratégie d’archivage des données.

Conserver ou ne pas conserver, telle est la question

Lorsque les zones arrivent à maturité et que les champs sont déclassés, le coût permanent du stockage des échantillons est parfois remis en question et conduit souvent à une révision des exigences de conservation. Cependant, les nouvelles techniques et les activités de transition énergétique peuvent susciter un regain d’intérêt pour les échantillons de subsurface. En outre, au moins au Royaume-Uni, l’organisme de réglementation doit être informé de toute intention d’éliminer des échantillons.

Alors, quels sont les arguments pour et contre la conservation des échantillons ? Beaucoup d’entre nous, en particulier ceux qui ont une formation géoscientifique, pencheraient toujours pour la conservation des échantillons, arguant qu’ils sont uniques et offrent une vue inestimable sur le passé. Cependant, en tant que gestionnaire de données et de dossiers, nous devons prendre des décisions de conservation éclairées et logiques, fondées sur la réglementation, les besoins commerciaux et la valeur.

Nous examinons les arguments pour et contre la conservation et partageons notre opinion sur les meilleures pratiques pour la conservation et l’élimination des échantillons de subsurface.

Les arguments en faveur de la conservation

Les arguments en faveur de la conservation comprennent le caractère unique des données et la compréhension géologique qu’elles offrent, le coût d’acquisition par rapport au coût de conservation, les exigences légales et la probabilité de l’émergence de nouvelles technologies et de nouveaux cas d’utilisation.

Les arguments contre la conservation

Les arguments contre concernent le coût permanent et la capacité de conserver les échantillons et les métadonnées associées à un niveau où ils peuvent encore offrir de la valeur. Il faut également tenir compte des aspects liés à la santé & et à la sécurité.

Chez OASIS Group, nous proposons ce que nous considérons comme les meilleures pratiques en matière de conservation et d’élimination des carottes et des débris, grâce à des décennies d’expérience dans la prestation de ces services à nos clients :

Meilleure pratique : conservation

Si vous décidez de conserver vos échantillons, il est essentiel qu’ils soient préservés dans un état tel qu’ils restent utiles et que tout risque pour la santé et la sécurité soit atténué. Il est important de prendre en compte les éléments suivants :

  1. L’état physique de la carotte/des échantillons. Il s’agit en fait de l’adéquation de l’environnement de stockage et, étant donné que les échantillons sont les plus exposés lors du déplacement, des pratiques de travail du personnel responsable du déplacement. C’est comme quand on observe les bagagistes depuis le hublot de l’avion ! Le personnel et le prestataire de services doivent comprendre ce qu’ils manipulent, disposer de processus et de procédures de travail qui préservent les échantillons et d’un système de gestion de la qualité qui garantit le respect de ces procédures.
  2. Les échantillons deviennent pratiquement inutiles si vous ne savez pas d’où ils proviennent. Les échantillons arrivent généralement avec les métadonnées contextuelles inscrites sur la boîte – parfois au stylo, parfois sur les étiquettes, parfois les deux. La même information (et des informations supplémentaires) peut également arriver sous forme numérique et être associée à la boîte physique par un code-barres. Cependant, les codes-barres ne collent pas bien au bois et les marques des stylos s’effacent. La meilleure pratique consiste à s’assurer d’abord qu’un ensemble complet de métadonnées est saisi numériquement et que le code-barres reste attaché. Idéalement, les codes-barres devraient être agrafés aux boîtes ou attachés à des étiquettes et un double devrait être placé à l’intérieur de la boîte.
  3. Le troisième aspect est le conteneur lui-même. De nombreux types de conteneurs qui étaient parfaitement robustes au moment de leur première utilisation sont aujourd’hui corrodés ou usés. Si une boîte s’effondre, les échantillons se perdent facilement – et cela représente un danger. Envisagez toujours un nouvel emballage.

Meilleure pratique : élimination

Mais si vous prévoyez de vous en débarrasser, la meilleure pratique est la suivante :

1) Vérifiez que vous êtes toujours le titulaire de la licence pour le puits de forage concerné. De nombreux échantillons physiques de subsurface sont négligés lors des transferts d’actifs.

2) Avant qu’il ne soit trop tard :

• Vérifiez que les photos des carottes et les autres résultats d’analyse sont disponibles.

• Examinez si ces éléments constituent un dossier suffisant. Avec l’émergence de nouvelles capacités numériques (certaines relativement rentables), souhaitez-vous capturer un « jumeau numérique » avant l’élimination ?

3) Respectez les règles – vérifiez la réglementation du pays d’où proviennent les données. Vérifiez la gouvernance interne et prenez des mesures en conséquence.

4) Enfin, planifiez l’élimination.

• Pensez aux aspects de santé et sécurité. Vérifiez ce que vous éliminez. Est-ce dangereux et faut-il le traiter comme des déchets dangereux ?

• Assurez la conformité tout au long de la chaîne de gestion des déchets et obtenez le certificat de destruction.

5) Mieux que la destruction, pouvez-vous donner les échantillons à une autre partie ?

Alors, faut-il conserver ou éliminer ?

Seuls vous et votre organisation pouvez répondre à cette question. Cependant, les organisations doivent prendre la décision de manière proactive et la meilleure pratique consiste à revoir périodiquement la décision de conserver/éliminer. C’est aussi un bon moment pour déterminer si une analyse plus approfondie peut être justifiée (avec l’avènement de nouvelles techniques) et pour vérifier que les carottes/débris sont gérés de manière à assurer leur conservation.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’élimination responsable des échantillons de carottes et de débris de forage obsolètes dans le respect total des réglementations en vigueur, contactez OASIS Group dès aujourd’hui.