Category : Numérisation

L’achèvement d’un projet de déclassement ne doit pas signifier la fin des activités de gestion des données.  Au contraire, une stratégie spécifique de gestion des données en fin de vie est nécessaire pour garantir la disponibilité continue des données qui peuvent être précieuses pour les activités futures de transition énergétique.

Dans ce blog, nous partageons notre expérience de la mise en œuvre d’une partie spécifique d’une telle stratégie – la localisation, l’organisation, le classement et la numérisation de documents physiques sélectionnés – et l’importance d’envisager une stratégie de déclassement pour vos documents physiques.

Sept raisons de classer et de numériser vos données physiques :

1. Réduction des coût du stockage physique

Payer pour des données physiques stockées à l’extérieur dans des centres d’archivage peut être une dépense inutile, surtout si les données ne sont plus nécessaires et qu’à l’avenir personne ne sait ce qu’il y a dans les boîtes ou comment les trouver.

2. Renforcement de la conformité

Le devoir de conformité est une réalité pour la plupart des entreprises. Le classement et la numérisation des documents permettent à votre entreprise de se conformer plus facilement aux obligations légales et réglementaires en matière de fourniture de données. Les fichiers numériques peuvent être rapidement organisés, indexés et créés pour répondre aux exigences des régulateurs les plus stricts.

3. Gain de temps

Les documents numérisés peuvent être récupérés rapidement et facilement sans quitter le bureau.

4. Amélioration de la coopération entre les employés

La numérisation de documents facilite le partage de documents et la collaboration sur des projets sans avoir à afficher les informations sur papier. Les employés situés dans des lieux différents peuvent ouvrir et consulter des documents numériques simultanément.

5. Amélioration de la sécurité des données

La protection des informations sur papier peut s’avérer difficile. Les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par un mot de passe et l’accès peut être contrôlé à l’aide de rôles et d’autorisations d’utilisateurs.

6. Récupération facile des fichiers

La numérisation combinée à l’OCR permet une récupération plus rapide des fichiers.

7. Accès aux connaissances

Grâce aux capacités de ML/AI, vous recherchez dans les documents numérisés des informations contextuelles ainsi que les connaissances et la sagesse acquises lors d’efforts antérieurs.

Si vous planifiez ou avez récemment achevé un projet de déclassement et que vous souhaitez en savoir plus sur le déclassement de vos documents physiques et l’accès à des données précieuses, contactez-nous dès aujourd’hui.

Vous travaillez dans une organisation où des centaines de documents, numériques ou physiques, sont reçus par courrier et doivent être triés au fur et à mesure de leur arrivée ? Du courrier susceptible d’arriver à de nombreux endroits au sein de votre organisation et qui doit ensuite parvenir au bon service/à la bonne personne. Le suivi du courrier et une classification appropriée jouent un rôle important à cet égard, afin que le courrier ne se perde pas. Tout cela demande beaucoup de travail et représente un coût conséquent. La salle de courrier numérique, ou mailroom numérique, peut être la bonne solution pour cela.

Avec la salle de courrier numérique, tous les processus possibles sont automatisés, ce qui offre plusieurs avantages :

Peut être consultée numériquement à tout moment et en tout lieu

Le courrier entrant analogique, ou physique, est scanné et donc numérisé et peut être immédiatement transmis dans le format et l’extension souhaités au service/à la personne concernés. Le courrier numérisé et le courrier numérique d’origine sont ensuite accessibles via un serveur sécurisé, de sorte qu’ils peuvent être consultés numériquement n’importe où 24/7.

Situation idéale pour le travail à domicile

Il n’est plus nécessaire de se rendre au bureau pour retirer ou consulter soi-même le courrier. Le courrier n’a donc plus besoin d’être scanné au bureau même ou d’être transmis manuellement/faxé. Bien sûr, cela offre beaucoup plus de flexibilité, surtout si le travail à domicile est un élément important du nouveau monde du travail dans votre organisation. Le courrier est distribué numériquement à la bonne personne/aux bonnes personnes, indépendamment du lieu de travail et de l’heure, car ce processus est automatisé.

Traitement plus rapide de la correspondance entrante

Puisque le courrier numérique est distribué au bon service/à la bonne personne, les demandes peuvent être traitées plus rapidement et le temps de réponse et de traitement des clients est également réduit. Cela vous permet d’être davantage axé sur le client en tant qu’organisation, car la correspondance entrante est traitée beaucoup plus rapidement et les clients peuvent également répondre beaucoup plus rapidement. Une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.   

Économies de temps et d’argent

La réduction des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts d’exploitation. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception du courrier en cas d’absence. Grâce à la salle de courrier numérique, cette situation appartient désormais au passé. Le courrier est scanné, des données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.

Classification et reconnaissance automatiques du courrier entrant

Chaque type de document (facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) par la reconnaissance optique de caractères (OCR). L’OCR, en français, signifie reconnaissance optique de caractères et est une technique qui lit les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin qu’ils puissent être édités et archivés.

L’avantage est qu’il est possible d’extraire davantage de valeur de vos données qu’avec la seule numérisation. L’OCR offre de nombreux avantages tels que la possibilité de faire des recherches dans les documents, ce qui augmente la facilité de recherche et permet une classification avancée des documents et la reconnaissance/l’extraction de données. Il est également possible de convertir des lettres, des formulaires et des contrats en texte éditable comme un fichier Word.   

Distribution automatique

Le courrier entrant est distribué directement dans n’importe quel système par transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes aux lettres du bon service et/ou de la bonne personne sur la base de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service clientèle et les factures au service administratif.

Moins d’erreurs humaines

La numérisation des opérations de routine et des contrôles quotidiens réduit le risque d’erreur humaine. Dans le cas d’opérations manuelles, des erreurs se glissent naturellement plus facilement et peuvent entraîner des problèmes. Surtout à une époque où les clients, les consommateurs et les législateurs sont de plus en plus exigeants en matière de RGPD et de conformité.

Vous souhaitez prendre contact avec OASIS et discuter des possibilités qui s’offrent à votre organisation ? Remplissez alors notre formulaire en ligne ici et l’un de nos experts en salle de courrier numérique vous contactera bientôt pour une consultation sans engagement.

Vous envisagez de numériser les documents de votre organisation ?  Il est souvent question de se passer de papier pour libérer de l’espace dans son environnement de travail ou pour favoriser le travail hybride.  Pour vous aider à planifier votre projet de numérisation, nous avons établi 6 points essentiels à prendre en compte pour la numérisation de documents papier.

Besoins de l’entreprise

Avant de passer tout document au scanner, il est important de déterminer ce qui doit ou ne doit pas être numérisé.  Cela peut être un défi à identifier, mais c’est une étape initiale très importante de tout projet de numérisation.  Des facteurs importants, tels que les exigences d’accès, les politiques de conservation, l’authenticité et la fiabilité du processus de numérisation, doivent être pris en compte.

Type de document

Le type de document est également un élément clé de la planification du projet.  Les différents types de documents ont des exigences différentes en matière d’imagerie, qu’il convient de détecter et de traiter.  Il est important de noter la taille du document, s’il est relié, agrafé ou s’il nécessite beaucoup de préparation ou de reconstitution avant ou après la numérisation.  En outre, il est important de tenir compte du contenu des documents, qui peuvent être privés, confidentiels ou sensibles et nécessiter des mesures spéciales lors de leur traitement.

Indexation

Maintenant que vous avez examiné les besoins de l’entreprise et le type de document, cela vous aidera grandement à décider des exigences d’indexation appropriées.  Cependant, pendant cette partie de la planification du projet, les questions suivantes sont bonnes à poser.

Quels sont les principaux identifiants du document ?

Quels sont les mots ou les termes de recherche que les utilisateurs utilisent pour rechercher et localiser ce document ?

Existe-t-il un processus interne d’indexation et de catalogage des enregistrements et des documents dans votre organisation ? Cela se fait souvent en fonction des éléments suivants : Auteur, Titre, Sujet, Date de révision, Classification, Propriétaire

Processus de numérisation

La numérisation de la documentation papier est plus complexe que le simple passage des documents papier dans un scanner.  Il est avant tout essentiel d’examiner les ressources nécessaires pour mener à bien un projet et de déterminer si celui-ci peut être réalisé en interne ou si vous devrez choisir un partenaire.

Quels sont les matériels et logiciels nécessaires ? Quel est le coût associé, plusieurs licences sont-elles nécessaires pour le logiciel de numérisation ?

Qui va numériser les documents ? De quelle formation auront-ils besoin ?

Combien de temps faut-il pour réaliser le projet ? Y a-t-il une date limite pour le projet ?

La préparation des documents pour la numérisation demande-t-elle beaucoup de travail ?

Faudra-t-il remplir des registres de numérisation ?  Si oui, qu’est-ce qui sera inclus ? Nombre de pages ? Y a-t-il des dommages existants à l’original ?

Contrôles de qualité

Les contrôles de qualité sont impératifs pour garantir que la copie numérisée est authentique et fidèle au document original. Bien que cela fasse partie du « processus de numérisation » susmentionné, il s’agit d’une étape importante qui doit être soigneusement réfléchie. Par exemple, à quels moments du projet les contrôles de qualité doivent-ils être effectués et dans quelle mesure ?

Stockage et hébergement

La gestion et le stockage des images numériques et des métadonnées associées doivent être déterminés et ne doivent pas être envisagés après coup.  Il est important de prendre des dispositions appropriées tout en évaluant les besoins en matière de sécurité et d’accès.  Les fichiers doivent-ils être hébergés en interne ou stockés et hébergés par un tiers ?  Les questions à se poser concernent notamment la capacité de stockage, la sauvegarde et la restauration, ainsi que les droits d’accès et les autorisations.

Si vous souhaitez discuter davantage de votre projet de numérisation, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à info@oasisgroup.com et l’un de nos experts en capture numérique vous contactera. Vous pouvez également en savoir plus en visitant notre page sur la numérisation et en cliquant ici.

Le 5 juin 2022 marque la 49e Journée mondiale de l’environnement.

La Journée mondiale de l’environnement est une campagne mondiale menée par le Programme des Nations unies pour l’environnement (PNUE), qui a pour but de promouvoir et d’inspirer des changements environnementaux positifs dans le monde entier.  Le thème de la campagne de cette année « Une seule Terre » appelle à un plan de transformation uni à l’échelle mondiale pour célébrer, protéger et restaurer la planète Terre.

De petits changements dans nos vies peuvent aider notre environnement.  Nous avons tous un rôle à jouer en évitant le plastique à usage unique, en marchant au lieu de conduire et en achetant des produits locaux.  Mais avez-vous réfléchi à la façon dont la Gestion de l’information peut vous aider à faire un petit effort supplémentaire pour l’environnement ?

Sans papier ou avec moins de papier

Vous souvenez-vous de l’époque où l’expression « Réfléchissez avant d’imprimer » était courante dans les signatures de courrier électronique ?  Le message est clair et toujours d’actualité.  Avez-vous besoin d’imprimer ce document ? Avez-vous vraiment besoin d’autant de copies ? Ce document peut-il être imprimé en recto-verso ?  En nous remettant en question sur des sujets comme celui-ci, nous pouvons aider la planète.

Soyons clairs, il est parfois inévitable d’imprimer.  C’est obligatoire et nécessaire, mais une fois que vous n’avez plus besoin de ce document papier physique, n’oubliez pas de le recycler.  Vous pouvez également acheter et utiliser du papier recyclé.  Bien que le papier recyclé n’ait souvent pas cet aspect blanc brillant, il s’agit d’une excellente option, surtout si votre organisation utilise beaucoup de papier.

Scanner et numériser

Tous les documents ne sont pas numériques dès le départ, j’entends par là que certains documents sont créés de manière traditionnelle avec un stylo et du papier.  Depuis 2020, la façon dont nous travaillons a radicalement changé, davantage de personnes travaillent désormais à domicile, d’autres sont retournées au bureau, et puis il y a les membres de l’équipe qui ont une approche flexible.

Faire des copies de documents peut s’avérer difficile et problématique, avec des problèmes de contrôle de version et de sécurité.  Le transport physique ou l’envoi d’un disque peut également présenter des difficultés, notamment sur le plan de l’environnement, en raison de l’obligation d’emballage et des émissions des véhicules.  La numérisation ou le scannage des documents est une excellente solution non seulement pour l’environnement mais aussi pour l’accessibilité et la sécurité.  Il est important de tenir compte du type de numérisation pour s’assurer que les informations restent intactes, et qu’elles sont authentiques et fiables. Recherchez les fournisseurs de numérisation et de scannage adéquats et déterminez le processus qui convient à votre flux de documents.

Éteindre les appareils

Ne laissez pas vos appareils en veille, éteignez-les sur le secteur lorsque vous ne les utilisez pas et qu’ils ne sont pas nécessaires.  Encouragez vos collègues, vos amis et votre famille à faire de même et imaginez le bénéfice pour la planète en éteignant votre ordinateur, votre écran et votre imprimante lorsque vous ne les utilisez pas.

OASIS Group s’engage en faveur de l’environnement et de la réduction de notre impact sur la planète. Si vous souhaitez en savoir plus sur la Journée mondiale de la Terre, cliquez ici pour visiter leur site web.