Category : Transformation Numérique

Le guide de la transformation numérique : Qu’est-ce que la transformation numérique ?

La Transformation numérique désigne le fait d’utiliser des technologies numériques pour changer profondément la façon dont une entreprise opère. Elle consiste à créer de nouveaux modèles commerciaux, à utiliser les données, à produire des analyses pour prendre de meilleures décisions, à automatiser les processus et à améliorer l’expérience client. La transformation numérique consiste essentiellement à tirer parti de la technologie pour accroître la flexibilité, l’efficacité et la compétitivité des entreprises.

Pourquoi la transformation numérique est-elle importante pour votre entreprise ? Dans le contexte actuel, la technologie numérique a révolutionné notre vie sur tous les plans. Les entreprises qui ne s’adaptent pas à l’ère numérique sont déjà en perte de vitesse. En adoptant la transformation numérique, les entreprises peuvent aller plus vite, être plus innovantes et offrir de meilleures expériences aux clients. Elle permet également aux entreprises d’être plus efficaces, c’est-à-dire de réduire leurs coûts et d’augmenter leur productivité. En outre, la transformation numérique peut aider les entreprises à anticiper l’évolution des attentes des clients ainsi que les tendances du marché.

Que devons-nous prendre en compte pour mettre en œuvre une stratégie d’information numérique ? Si vous envisagez de vous aventurer dans la transformation numérique, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs.

  • Tout d’abord, il est important de comprendre vos processus opérationnels et d’identifier les domaines qui pourraient bénéficier de la transformation numérique.
  • Il est également essentiel d’obtenir l’adhésion de tous les niveaux de l’entreprise, de la direction aux employés de première ligne. La transformation numérique implique un changement dans la culture de l’entreprise, et tous les acteurs de l’entreprise doivent être prêts à adopter les nouvelles technologies et les nouvelles méthodes de travail.

Comment démarrer votre activité ?

Après avoir identifié les domaines concernés par la transformation numérique et obtenu l’accord de l’entreprise, vous pouvez commencer.

  • Stratégie. La première étape consiste à définir votre stratégie de transformation numérique. Cela signifie que vous devez identifier vos objectifs commerciaux et déterminer comment la technologie numérique peut vous aider à les atteindre. Il est essentiel de bien comprendre les avantages et le retour sur investissement que peuvent apporter la transformation numérique : cela vous aidera à obtenir le financement et les ressources nécessaires.
  • Technologies et processus. Après avoir défini votre stratégie de transformation numérique, vous pouvez commencer à mettre en place les nouvelles technologies et les nouveaux processus. Cela peut impliquer l’amélioration de votre infrastructure informatique, la mise en œuvre de nouveaux logiciels ou de solutions cloud, et la réingénierie des processus opérationnels pour tirer parti des nouvelles technologies numériques. Il est important de mettre en place un plan complet, avec des échéances et des étapes claires, pour que la transformation numérique soit un succès.

La transformation numérique change la façon dont les entreprises opèrent. Il s’agit de tirer parti de la technologie pour accroître la flexibilité, l’efficacité et la compétitivité des entreprises. Si vous envisagez de vous lancer dans la transformation numérique, chez OASIS Group, nous comprenons les défis et les opportunités qui accompagnent la transformation numérique. Notre expertise en matière de gestion des documents, de protection des données et de gouvernance de linformation fait de nous un partenaire de choix, qualifié pour aider les entreprises à naviguer sur le chemin de la transformation numérique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à atteindre ses objectifs de transformation numérique.

Sept raisons de numériser et de classer vos anciens documents physiques

L’achèvement d’un projet de déclassement ne doit pas signifier la fin des activités de gestion des données.  Au contraire, une stratégie spécifique de gestion des données en fin de vie est nécessaire pour garantir la disponibilité continue des données qui peuvent être précieuses pour les activités futures de transition énergétique.

Dans ce blog, nous partageons notre expérience de la mise en œuvre d’une partie spécifique d’une telle stratégie – la localisation, l’organisation, le classement et la numérisation de documents physiques sélectionnés – et l’importance d’envisager une stratégie de déclassement pour vos documents physiques.

Sept raisons de classer et de numériser vos données physiques :

1. Réduction des coût du stockage physique

Payer pour des données physiques stockées à l’extérieur dans des centres d’archivage peut être une dépense inutile, surtout si les données ne sont plus nécessaires et qu’à l’avenir personne ne sait ce qu’il y a dans les boîtes ou comment les trouver.

2. Renforcement de la conformité

Le devoir de conformité est une réalité pour la plupart des entreprises. Le classement et la numérisation des documents permettent à votre entreprise de se conformer plus facilement aux obligations légales et réglementaires en matière de fourniture de données. Les fichiers numériques peuvent être rapidement organisés, indexés et créés pour répondre aux exigences des régulateurs les plus stricts.

3. Gain de temps

Les documents numérisés peuvent être récupérés rapidement et facilement sans quitter le bureau.

4. Amélioration de la coopération entre les employés

La numérisation de documents facilite le partage de documents et la collaboration sur des projets sans avoir à afficher les informations sur papier. Les employés situés dans des lieux différents peuvent ouvrir et consulter des documents numériques simultanément.

5. Amélioration de la sécurité des données

La protection des informations sur papier peut s’avérer difficile. Les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par un mot de passe et l’accès peut être contrôlé à l’aide de rôles et d’autorisations d’utilisateurs.

6. Récupération facile des fichiers

La numérisation combinée à l’OCR permet une récupération plus rapide des fichiers.

7. Accès aux connaissances

Grâce aux capacités de ML/AI, vous recherchez dans les documents numérisés des informations contextuelles ainsi que les connaissances et la sagesse acquises lors d’efforts antérieurs.

Si vous planifiez ou avez récemment achevé un projet de déclassement et que vous souhaitez en savoir plus sur le déclassement de vos documents physiques et l’accès à des données précieuses, contactez-nous dès aujourd’hui.

Sept raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une salle de courrier numérique

Vous travaillez dans une organisation où des centaines de documents, numériques ou physiques, sont reçus par courrier et doivent être triés au fur et à mesure de leur arrivée ? Du courrier susceptible d’arriver à de nombreux endroits au sein de votre organisation et qui doit ensuite parvenir au bon service/à la bonne personne. Le suivi du courrier et une classification appropriée jouent un rôle important à cet égard, afin que le courrier ne se perde pas. Tout cela demande beaucoup de travail et représente un coût conséquent. La salle de courrier numérique, ou mailroom numérique, peut être la bonne solution pour cela.

Avec la salle de courrier numérique, tous les processus possibles sont automatisés, ce qui offre plusieurs avantages :

Peut être consultée numériquement à tout moment et en tout lieu

Le courrier entrant analogique, ou physique, est scanné et donc numérisé et peut être immédiatement transmis dans le format et l’extension souhaités au service/à la personne concernés. Le courrier numérisé et le courrier numérique d’origine sont ensuite accessibles via un serveur sécurisé, de sorte qu’ils peuvent être consultés numériquement n’importe où 24/7.

Situation idéale pour le travail à domicile

Il n’est plus nécessaire de se rendre au bureau pour retirer ou consulter soi-même le courrier. Le courrier n’a donc plus besoin d’être scanné au bureau même ou d’être transmis manuellement/faxé. Bien sûr, cela offre beaucoup plus de flexibilité, surtout si le travail à domicile est un élément important du nouveau monde du travail dans votre organisation. Le courrier est distribué numériquement à la bonne personne/aux bonnes personnes, indépendamment du lieu de travail et de l’heure, car ce processus est automatisé.

Traitement plus rapide de la correspondance entrante

Puisque le courrier numérique est distribué au bon service/à la bonne personne, les demandes peuvent être traitées plus rapidement et le temps de réponse et de traitement des clients est également réduit. Cela vous permet d’être davantage axé sur le client en tant qu’organisation, car la correspondance entrante est traitée beaucoup plus rapidement et les clients peuvent également répondre beaucoup plus rapidement. Une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.   

Économies de temps et d’argent

La réduction des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts d’exploitation. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception du courrier en cas d’absence. Grâce à la salle de courrier numérique, cette situation appartient désormais au passé. Le courrier est scanné, des données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.

Classification et reconnaissance automatiques du courrier entrant

Chaque type de document (facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) par la reconnaissance optique de caractères (OCR). L’OCR, en français, signifie reconnaissance optique de caractères et est une technique qui lit les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin qu’ils puissent être édités et archivés.

L’avantage est qu’il est possible d’extraire davantage de valeur de vos données qu’avec la seule numérisation. L’OCR offre de nombreux avantages tels que la possibilité de faire des recherches dans les documents, ce qui augmente la facilité de recherche et permet une classification avancée des documents et la reconnaissance/l’extraction de données. Il est également possible de convertir des lettres, des formulaires et des contrats en texte éditable comme un fichier Word.   

Distribution automatique

Le courrier entrant est distribué directement dans n’importe quel système par transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes aux lettres du bon service et/ou de la bonne personne sur la base de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service clientèle et les factures au service administratif.

Moins d’erreurs humaines

La numérisation des opérations de routine et des contrôles quotidiens réduit le risque d’erreur humaine. Dans le cas d’opérations manuelles, des erreurs se glissent naturellement plus facilement et peuvent entraîner des problèmes. Surtout à une époque où les clients, les consommateurs et les législateurs sont de plus en plus exigeants en matière de RGPD et de conformité.

Vous souhaitez prendre contact avec OASIS et discuter des possibilités qui s’offrent à votre organisation ? Remplissez alors notre formulaire en ligne ici et l’un de nos experts en salle de courrier numérique vous contactera bientôt pour une consultation sans engagement.

6 considérations clés pour la numérisation de la documentation papier

Vous envisagez de numériser les documents de votre organisation ?  Il est souvent question de se passer de papier pour libérer de l’espace dans son environnement de travail ou pour favoriser le travail hybride.  Pour vous aider à planifier votre projet de numérisation, nous avons établi 6 points essentiels à prendre en compte pour la numérisation de documents papier.

Besoins de l’entreprise

Avant de passer tout document au scanner, il est important de déterminer ce qui doit ou ne doit pas être numérisé.  Cela peut être un défi à identifier, mais c’est une étape initiale très importante de tout projet de numérisation.  Des facteurs importants, tels que les exigences d’accès, les politiques de conservation, l’authenticité et la fiabilité du processus de numérisation, doivent être pris en compte.

Type de document

Le type de document est également un élément clé de la planification du projet.  Les différents types de documents ont des exigences différentes en matière d’imagerie, qu’il convient de détecter et de traiter.  Il est important de noter la taille du document, s’il est relié, agrafé ou s’il nécessite beaucoup de préparation ou de reconstitution avant ou après la numérisation.  En outre, il est important de tenir compte du contenu des documents, qui peuvent être privés, confidentiels ou sensibles et nécessiter des mesures spéciales lors de leur traitement.

Indexation

Maintenant que vous avez examiné les besoins de l’entreprise et le type de document, cela vous aidera grandement à décider des exigences d’indexation appropriées.  Cependant, pendant cette partie de la planification du projet, les questions suivantes sont bonnes à poser.

Quels sont les principaux identifiants du document ?

Quels sont les mots ou les termes de recherche que les utilisateurs utilisent pour rechercher et localiser ce document ?

Existe-t-il un processus interne d’indexation et de catalogage des enregistrements et des documents dans votre organisation ? Cela se fait souvent en fonction des éléments suivants : Auteur, Titre, Sujet, Date de révision, Classification, Propriétaire

Processus de numérisation

La numérisation de la documentation papier est plus complexe que le simple passage des documents papier dans un scanner.  Il est avant tout essentiel d’examiner les ressources nécessaires pour mener à bien un projet et de déterminer si celui-ci peut être réalisé en interne ou si vous devrez choisir un partenaire.

Quels sont les matériels et logiciels nécessaires ? Quel est le coût associé, plusieurs licences sont-elles nécessaires pour le logiciel de numérisation ?

Qui va numériser les documents ? De quelle formation auront-ils besoin ?

Combien de temps faut-il pour réaliser le projet ? Y a-t-il une date limite pour le projet ?

La préparation des documents pour la numérisation demande-t-elle beaucoup de travail ?

Faudra-t-il remplir des registres de numérisation ?  Si oui, qu’est-ce qui sera inclus ? Nombre de pages ? Y a-t-il des dommages existants à l’original ?

Contrôles de qualité

Les contrôles de qualité sont impératifs pour garantir que la copie numérisée est authentique et fidèle au document original. Bien que cela fasse partie du « processus de numérisation » susmentionné, il s’agit d’une étape importante qui doit être soigneusement réfléchie. Par exemple, à quels moments du projet les contrôles de qualité doivent-ils être effectués et dans quelle mesure ?

Stockage et hébergement

La gestion et le stockage des images numériques et des métadonnées associées doivent être déterminés et ne doivent pas être envisagés après coup.  Il est important de prendre des dispositions appropriées tout en évaluant les besoins en matière de sécurité et d’accès.  Les fichiers doivent-ils être hébergés en interne ou stockés et hébergés par un tiers ?  Les questions à se poser concernent notamment la capacité de stockage, la sauvegarde et la restauration, ainsi que les droits d’accès et les autorisations.

Si vous souhaitez discuter davantage de votre projet de numérisation, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à info@oasisgroup.com et l’un de nos experts en capture numérique vous contactera. Vous pouvez également en savoir plus en visitant notre page sur la numérisation et en cliquant ici.

Une seule Terre

Le 5 juin 2022 marque la 49e Journée mondiale de l’environnement.

La Journée mondiale de l’environnement est une campagne mondiale menée par le Programme des Nations unies pour l’environnement (PNUE), qui a pour but de promouvoir et d’inspirer des changements environnementaux positifs dans le monde entier.  Le thème de la campagne de cette année « Une seule Terre » appelle à un plan de transformation uni à l’échelle mondiale pour célébrer, protéger et restaurer la planète Terre.

De petits changements dans nos vies peuvent aider notre environnement.  Nous avons tous un rôle à jouer en évitant le plastique à usage unique, en marchant au lieu de conduire et en achetant des produits locaux.  Mais avez-vous réfléchi à la façon dont la Gestion de l’information peut vous aider à faire un petit effort supplémentaire pour l’environnement ?

Sans papier ou avec moins de papier

Vous souvenez-vous de l’époque où l’expression « Réfléchissez avant d’imprimer » était courante dans les signatures de courrier électronique ?  Le message est clair et toujours d’actualité.  Avez-vous besoin d’imprimer ce document ? Avez-vous vraiment besoin d’autant de copies ? Ce document peut-il être imprimé en recto-verso ?  En nous remettant en question sur des sujets comme celui-ci, nous pouvons aider la planète.

Soyons clairs, il est parfois inévitable d’imprimer.  C’est obligatoire et nécessaire, mais une fois que vous n’avez plus besoin de ce document papier physique, n’oubliez pas de le recycler.  Vous pouvez également acheter et utiliser du papier recyclé.  Bien que le papier recyclé n’ait souvent pas cet aspect blanc brillant, il s’agit d’une excellente option, surtout si votre organisation utilise beaucoup de papier.

Scanner et numériser

Tous les documents ne sont pas numériques dès le départ, j’entends par là que certains documents sont créés de manière traditionnelle avec un stylo et du papier.  Depuis 2020, la façon dont nous travaillons a radicalement changé, davantage de personnes travaillent désormais à domicile, d’autres sont retournées au bureau, et puis il y a les membres de l’équipe qui ont une approche flexible.

Faire des copies de documents peut s’avérer difficile et problématique, avec des problèmes de contrôle de version et de sécurité.  Le transport physique ou l’envoi d’un disque peut également présenter des difficultés, notamment sur le plan de l’environnement, en raison de l’obligation d’emballage et des émissions des véhicules.  La numérisation ou le scannage des documents est une excellente solution non seulement pour l’environnement mais aussi pour l’accessibilité et la sécurité.  Il est important de tenir compte du type de numérisation pour s’assurer que les informations restent intactes, et qu’elles sont authentiques et fiables. Recherchez les fournisseurs de numérisation et de scannage adéquats et déterminez le processus qui convient à votre flux de documents.

Éteindre les appareils

Ne laissez pas vos appareils en veille, éteignez-les sur le secteur lorsque vous ne les utilisez pas et qu’ils ne sont pas nécessaires.  Encouragez vos collègues, vos amis et votre famille à faire de même et imaginez le bénéfice pour la planète en éteignant votre ordinateur, votre écran et votre imprimante lorsque vous ne les utilisez pas.

OASIS Group s’engage en faveur de l’environnement et de la réduction de notre impact sur la planète. Si vous souhaitez en savoir plus sur la Journée mondiale de la Terre, cliquez ici pour visiter leur site web.

Créativité et innovation dans la gestion de l’information

La créativité et l’innovation sont essentielles à la réussite des organisations du monde entier. L’évolution rapide des technologies, les mutations économiques, la mondialisation et la vie quotidienne ont entraîné une concurrence accrue.

Aujourd’hui, 21 avril 2022, marque la Journée mondiale de la créativité et de l’innovation. Journée désignée par les Nations unies pour sensibiliser au rôle de la créativité et de l’innovation dans tous les aspects du développement humain.

OASIS Group a voulu saisir cette occasion pour explorer et célébrer la créativité et l’innovation dans la gestion de l’information. Nous avons parlé avec des membres de l’équipe et des pairs pour compiler la liste ci-dessous.

Systèmes de gestion de l’information

Cela peut sembler évident, mais certains d’entre nous se souviennent encore de l’époque des systèmes de gestion sur papier, avant l’introduction de logiciels conçus pour faciliter le stockage, l’organisation et la recherche d’informations.

Nous disons rappelez-vous… Cependant, nous rencontrons encore des organisations qui gèrent leurs informations à l’aide de processus manuels sur papier.

Collecter et gérer des données qui sont stockées dans une variété de formats, les rendre accessibles aux personnes qui en ont besoin, voilà l’innovation que nous considérons souvent comme acquise. Le nombre de personnes travaillant à distance n’ayant jamais été aussi élevé, nous ne doutons pas que d’autres innovations créatives se profilent à l’horizon (il se peut également que nous ayons des connaissances privilégiées à ce sujet) !

Smartphones

Au départ, ce n’est peut-être pas un choix évident pour la gestion de l’information (même si c’était une réponse populaire), mais imaginez devoir transporter un carnet d’adresses contenant toutes les coordonnées de vos clients, plutôt que de les avoir toutes stockées dans votre téléphone. Ou pire, devoir mémoriser tous ces numéros de téléphone et adresses électroniques.

Devoir transporter un ordinateur portable pour valider un paiement alors qu’il suffit d’utiliser une application bancaire mobile sur son téléphone. Toutes ces innovations sont le fruit de la compréhension de la manière dont nous utilisons les informations et les données et de la raison pour laquelle nous les utilisons.

Microfilms et microfiches

Certains d’entre vous lisent peut-être ceci en disant Micro-quoi maintenant ? D’autres se souviennent peut-être avec émotion de ce qui était autrefois un moyen indispensable de conserver et de sauvegarder des documents de manière compacte.

Alors que la technologie a progressé grâce à l’innovation, la créativité et la nécessité, certaines organisations utilisent encore aujourd’hui des microfilms et des microfiches. Pour certains, le changement de processus semble décourageant, pour d’autres, il n’y a pas eu de pression pour la conversion car les microfiches étaient censées durer 100 ans. Le problème est que les appareils permettant de visualiser les microfilms et les microfiches sont de plus en plus difficiles à obtenir.

Pour ces entreprises, nous dirions de ne pas paniquer. OASIS Group dispose d’une équipe de spécialistes formés à l’utilisation de différents dispositifs de lecture et de conversion.

Automatisation des processus d’entreprise (BPA)

L’automatisation des processus d’entreprise, également connue sous le nom d’automatisation d’entreprise ou de transformation numérique, utilise la technologie pour automatiser les processus d’entreprise complexes. Pour les entreprises qui cherchent à atteindre leurs objectifs de transformation numérique, l’automatisation des processus métier est un excellent point de départ.

Contrairement à d’autres processus d’automatisation, l’automatisation des processus d’entreprise se connecte à plusieurs systèmes informatiques et est adaptée spécifiquement aux besoins de chaque organisation. Par conséquent, plutôt qu’une solution prête à l’emploi, le flux de travail est utilisé pour reproduire ou développer un processus d’entreprise existant.

Automatisation des processus robotiques (RPA)

L’automatisation des processus robotiques se concentre sur l’automatisation de tâches individuelles (comme la lecture d’un document ou la récupération de données dans une base de données ou un système). Contrairement à la BPA, qui vise l’automatisation complète des processus, l’automatisation robotique des processus se concentre sur les petites tâches d’un processus plus vaste.

En utilisant des robots pour effectuer les parties répétitives d’un processus plus large, comme déplacer des fichiers, copier des données, remplir des formulaires ou se connecter à des systèmes, les humains sont libérés pour être créatifs ou innover davantage afin d’améliorer les processus et les procédures.

Innovations futures

Si cette liste ne comprend que cinq innovations dans le domaine de la gestion de l’information, nous aurions pu en inclure beaucoup d’autres. La connaissance et l’information sont au cœur de l’innovation et nous voyons chaque jour des réponses plus créatives à la résolution des problèmes.

En comprenant comment nous interagissons avec les données et les informations dans nos propres organisations, nous pouvons réaliser des innovations nouvelles et passionnantes.