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Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023 – Résilience personnelle

Quatrième jour de la Semaine de sensibilisation à la continuité des activités, « Relever le défi de la résilience », aujourd’hui centré sur la résilience personnelle.

Aujourd’hui, Lorraine Williams, responsable des ressources humaines au sein d’OASIS Group, a partagé son expérience et expliqué comment OASIS Group soutient les membres de son équipe en matière de résilience personnelle.

OASIS Group est une entreprise qui évolue rapidement et où le changement est toujours présent. Afin de remplir au mieux notre rôle, je m’attends à ce que moi-même et mon équipe de RH fassions appel à notre propre résilience personnelle et l’adaptions au lieu de travail.

Début 2020, lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, l’équipe s’est adaptée à un environnement de travail en évolution rapide, guidant les responsables et les membres de l’équipe à travers des ajustements significatifs afin que nous puissions tous continuer à faire fonctionner OASIS Group et à rebondir après la pandémie. 

Très tôt, l’équipe de continuité des activités a réalisé que ce serait un marathon et non un sprint, et nous avons donc dû chercher des moyens de devenir résilients pour faire face à ce qui nous attendait. En ces temps difficiles, l’agilité et la résilience étaient de rigueur, car la situation à laquelle nous étions confrontés était sans précédent. Dans ces moments-là, nous puisons dans notre intelligence émotionnelle, notre positivité et notre équilibre. Nous avons pris le temps de réfléchir à la manière dont nous allions gérer ce qui se présentait à nous.

Pour moi, la résilience consiste à créer des réseaux positifs avec les amis, la famille et les collègues de travail, et à mener une vie saine, que ce soit sur le plan nutritionnel ou physique. Le désir de rester en forme et en bonne santé aussi longtemps que possible m’aide à devenir plus résilient.

Ici, à OASIS, nous avons porté la « résilience sur le lieu de travail » à un niveau supérieur en introduisant notre groupe de réseautage féminin – un endroit idéal pour étendre notre réseau au sein d’OASIS et au-delà, alors que nous explorons des sujets tels que la fertilité, la ménopause, la santé et la forme physique, l’anxiété et le stress. Se réunir pour « marcher et parler » ne permet pas seulement de rassembler le groupe de manière positive, mais aussi d’embrasser notre désir d’améliorer notre propre forme physique et notre santé mentale en construisant un réseau de soutien et en promouvant une approche plus équilibrée de la vie professionnelle et de la vie privée.

La sensibilisation des cadres à la santé mentale sur le lieu de travail, ainsi que notre engagement à former des secouristes en santé mentale dans nos régions UKI et BENE, ont permis aux cadres et aux membres de l’équipe d’être plus conscients des problèmes de santé mentale de leurs collègues et de mieux les soutenir.  Savoir repérer une personne en difficulté sur le lieu de travail et l’aider à chercher de l’aide est d’une importance capitale pour nous, à OASIS, et correspond à nos valeurs d’orientation vers le client, de confiance et de soutien.

Adopter une perspective positive dans ma journée de travail m’aide à équilibrer les situations, qu’elles soient grandes ou petites, ce qui m’aide à renforcer ma résilience personnelle.  Lorsque vous vous demandez si cette situation peut être résolue, neuf fois sur dix, c’est possible. Plutôt que de céder à la panique et au stress, l’équipe des ressources humaines cherche à savoir ce qu’elle peut faire pour renverser la situation.

Nous travaillons avec d’excellentes équipes chez OASIS, où nous abordons tous des situations de tous types, quelle que soit la FBU dans laquelle nous travaillons. Ensemble, nous sommes capables de nous serrer les coudes, de tirer parti des forces et de la résilience de chacun et de toujours nous efforcer de trouver les bonnes solutions. 

Lorraine Williams, responsable des RH d’OASIS Group

Pour en savoir plus, envoyez un e-mail à info@oasisgroup.com, ou visitez notre page web sur la conformité pour plus d’informations sur les normes que nous appliquons en cliquant ici.

Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023 – Résilience opérationnelle

Cette année, le thème de la Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023 est « Relever le défi de la résilience ». Cette année, nous nous penchons sur les différents éléments qui soutiennent la continuité des activités. Nous avons déjà publié cette semaine sur notre blog des articles sur la cyber-résilience et la résilience de la chaîne d’approvisionnement.

Aujourd’hui, Fabienne Caers, responsable des opérations en Belgique, nous donne un aperçu de la manière dont elle et son équipe soutiennent la continuité des activités dans le cadre de leurs fonctions opérationnelles.

Lorsque le COVID-19 est devenu une préoccupation majeure et que le monde est entré en confinement, les membres de notre équipe opérationnelle ont fait preuve d’une grande résilience. Personne ne savait à quel point la situation allait être grave, mais l’équipe opérationnelle s’est efforcée de se rendre dans nos centres d’enregistrement chaque fois qu’il était possible de le faire en toute sécurité et dans le respect de la loi, afin de s’assurer que nos clients étaient servis. Nous nous trouvions en territoire inconnu, mais nous avons su faire face aux exigences et nous y sommes parvenus en tant qu’équipe.

Bien entendu, la gestion des risques est d’une importance capitale dans ce genre de situation. Les membres de notre équipe doivent sentir qu’OASIS Group les soutient et que leur bien-être est en tête de liste. Nous avons écouté les préoccupations des membres de notre équipe et entamé un dialogue afin de mettre en place les mesures adéquates pour qu’ils se sentent bien dans leur travail.

J’ai vu jusqu’où la flexibilité peut aller, comment les membres de notre équipe se sont adaptés dans un monde incertain et ont pris leurs responsabilités en tant qu’équipe. Cela nous rassure beaucoup pour les défis à venir.

Fabienne Caers, Responsable des opérations – OASIS Group

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Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023 – Résilience de la chaîne d’approvisionnement

C’est aujourd’hui le deuxième jour de la Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023. Le thème général de la campagne de cette année est « Relever le défi de la résilience ».

Aujourd’hui, Robert Condron, directeur des achats chez OASIS Group, explique comment la résilience de la chaîne d’approvisionnement est assurée au sein d’OASIS Group.

Les défis posés par la pandémie de COVID-19 ont mis en évidence les vulnérabilités des stratégies de la chaîne d’approvisionnement de la plupart des organisations dans le monde.

Alors que nous entrons dans une ère post-pandémique, l’importance de la résilience de la chaîne d’approvisionnement est encore plus grande pour le succès d’OASIS Group. En tant qu’organisation, nous nous sommes engagés à privilégier les fournisseurs locaux et à réduire notre dépendance à l’égard des sources à haut risque.

OASIS Group a dressé une carte détaillée de ses fournisseurs directs stratégiques afin de déceler tout risque potentiel. L’objectif est d’atténuer ces risques afin de garantir que nous avons trouvé d’autres sources d’approvisionnement, de réduire notre dépendance excessive à l’égard d’un seul fournisseur de services et d’améliorer la flexibilité et la résilience de notre chaîne d’approvisionnement.

Alors qu’OASIS Group continue de se développer dans différentes régions géographiques, nous continuerons à identifier les améliorations de la chaîne d’approvisionnement et à débloquer nos routines organisationnelles pour répondre aux demandes de nos clients. Nous faisons continuellement comprendre à nos fournisseurs à quel point nous apprécions les technologies innovantes capables de réduire notre impact sur l’environnement sans avoir d’effet négatif sur notre chaîne d’approvisionnement.

La mise en place d’une chaîne d’approvisionnement solide a renforcé notre capacité à absorber le stress, à rétablir des fonctions essentielles et à prospérer dans des circonstances changeantes. Cela est devenu une fonction clé de la santé globale d’OASIS Group.

Robert Condron, directeur des acquisitions du groupe – OASIS Group

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Semaine de sensibilisation à la continuité des activités 2023 – Cyber-résilience

Le lundi 15 mai 2023 marque le premier jour de la Semaine de sensibilisation à la continuité des activités.

Cette année, le thème est « Relever le défi de la résilience ». Chaque jour, des membres clés de l’équipe OASIS Group nous parleront de différents éléments de la résilience.

  • 15 mai : Cyber-résilience
  • 16 mai : Résilience de la chaîne d’approvisionnement
  • 17 mai : Résilience opérationnelle
  • 18 mai : Résilience personnelle
  • 19 mai : Résilience organisationnelle

Aujourd’hui, Iain Tuffill, responsable de la sécurité informatique chez OASIS Group, explique ce que signifie la cyber-résilience pour OASIS Group et comment nous nous assurons que toutes les données et informations sont sécurisées à tout moment.

La cyber-résilience désigne notre capacité à nous protéger contre le nombre croissant de menaces numériques susceptibles de nous affecter. Il s’agit notamment de la capacité à détecter les cyberattaques, à y répondre et, si elles ont lieu, à s’en remettre et à s’améliorer pour l’avenir.

Il existe quatre domaines clés sur lesquels nous pouvons nous appuyer pour introduire ou renforcer la cyber-résilience au sein d’OASIS. Il s’agit de la sécurité, de la détection, de la réaction et de la récupération.

Sécurité

Au sein d’OASIS, nous prenons la cyber-résilience au sérieux, non seulement pour protéger les données détenues par nos clients, mais aussi les nôtres. C’est pourquoi nous recherchons constamment de nouveaux moyens de renforcer nos normes de sécurité existantes et d’améliorer les pratiques courantes de l’industrie ainsi que nos exigences légales et réglementaires. Cet effort continu a permis à OASIS de conserver sa certification ISO27001, Cyber Essentials Plus, et sa conformité PCI-DSS.

Détection

OASIS est constamment à la recherche de nouveaux moyens de surveiller et de détecter les menaces nouvelles et en évolution qui pèsent sur notre réseau et nos services. Des systèmes et des alertes sont en place pour informer les membres de l’équipe de tout trafic malveillant reconnu et pour l’empêcher d’entrer dans le réseau et d’accéder à nos services. La notification des membres de l’équipe nous permet d’examiner ces événements et de dresser un tableau de ce qui se passe, afin de permettre une détection précoce des cyberattaques potentielles.

Réponse

En utilisant les systèmes et les alertes en place, les membres de l’équipe OASIS peuvent réagir soit en bloquant définitivement l’accès des adresses IP malveillantes aux services OASIS, soit en cherchant à appliquer des mises à jour aux systèmes d’alerte.

Toutefois, si une alerte doit être transmise en interne, l’incident et toutes les informations connues à ce moment-là sont transmis à l’équipe de gestion de crise d’OASIS. Dans ce cas, l’incident et les informations connues sont examinés et le manuel d’incident d’OASIS est suivi jusqu’à ce que l’événement soit résolu.

Récupération

Après la résolution d’une cyberattaque, il est important d’enregistrer les enseignements tirés et de veiller à ce que ces enseignements soient utilisés pour renforcer la sécurité en place, ainsi que pour contribuer à nos politiques et à nos formations.

Le guide opérationnel d’OASIS en cas d’incident garantit le rétablissement rapide de nos systèmes internes et de nos services en contact avec la clientèle. Ce manuel exige également que les enseignements tirés soient examinés et mis en œuvre dans le cadre de la reprise, afin de développer davantage notre cyber-résilience.  

Iain Tuffill, Responsable de la sécurité informatique – OASIS Group

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Envisagez de stocker vos documents hors site lorsque vous rationalisez votre patrimoine immobilier

Les entreprises continuent de se développer et de s’étendre, et elles ont besoin d’espace pour stocker leurs documents et dossiers importants. Mais maintenir un système de stockage sur site peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. C’est là que le stockage professionnel hors site entre en jeu. Il offre une solution rentable et pratique aux entreprises qui cherchent à rationaliser leur patrimoine immobilier.

Le stockage de documents hors site peut être utilisé pour stocker toute une série de documents, y compris des documents archivés, semi-courants et actifs. Les documents archivés sont ceux qui ne sont plus directement nécessaires aux opérations commerciales quotidiennes, mais qui doivent être conservés pour des raisons juridiques ou pour être en conformité avec certaines normes. Les documents semi-courants sont moins demandés que les documents courants, mais ils sont tout de même nécessaires pour mener à bien certaines opérations courantes. Les documents actifs sont utilisés quotidiennement. Cela comprend les contrats, les factures et les fichiers clients.

Le recours à l’archivage hors site peut offrir un certain nombre d’avantages financiers aux entreprises en 2023. Voici quelques-unes des façons dont la rationalisation de vos biens immobiliers grâce au stockage professionnel hors site peut améliorer vos résultats :

  • 1. Réduction des coûts immobiliers

Le stockage hors site des documents permet aux entreprises de réduire l’espace dont elles ont besoin sur place. Cela leur permet de dédier l’espace libéré à des activités qui génèrent des bénéfices. Par ailleurs, le stockage de vos dossiers hors site peut vous aider lorsque vous cherchez à déménager votre entreprise dans des locaux plus petits.

  • 2. Réduction des coûts opérationnels

L’entretien d’un système de stockage sur site peut être un processus long et coûteux. Non seulement l’investissement dans l’espace physique et l’infrastructure, mais aussi le coût lié au temps que passe le personnel à gérer et à entretenir le système.

  • 3. Amélioration de la sécurité et de la conformité

Les fournisseurs de stockage de données hors site offrent des niveaux élevés de sécurité et de conformité pour garantir que vos documents sont protégés à tout moment. En faisant appel à un fournisseur de stockage hors site réputé, les entreprises peuvent s’assurer que leurs documents seront stockés en toute sécurité et en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables.

  • 4. Augmentation de la productivité

En confiant le stockage et la gestion de leurs documents à un prestataire tiers, les entreprises peuvent libérer du temps précieux pour leur personnel afin qu’il puisse se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise. Cela peut conduire à une augmentation de la productivité et de l’efficacité car le personnel sera en mesure de consacrer plus de temps aux tâches qui génèrent directement des bénéfices.

Le stockage hors site des documents est une excellente solution pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs biens immobiliers en 2023. En externalisant le stockage des données et la gestion de leurs documents, les entreprises peuvent réduire les coûts immobiliers et opérationnels, améliorer la sécurité et la conformité, et accroître leur productivité. Si votre entreprise cherche à rationaliser ses opérations et à améliorer ses résultats, faire appel à un professionnel pour stocker vos données hors site peut être la solution dont vous avez besoin. Pour obtenir un devis, cliquez ici et l’un de nos professionnels vous contactera.

Le guide de la transformation numérique : Qu’est-ce que la transformation numérique ?

La Transformation numérique désigne le fait d’utiliser des technologies numériques pour changer profondément la façon dont une entreprise opère. Elle consiste à créer de nouveaux modèles commerciaux, à utiliser les données, à produire des analyses pour prendre de meilleures décisions, à automatiser les processus et à améliorer l’expérience client. La transformation numérique consiste essentiellement à tirer parti de la technologie pour accroître la flexibilité, l’efficacité et la compétitivité des entreprises.

Pourquoi la transformation numérique est-elle importante pour votre entreprise ? Dans le contexte actuel, la technologie numérique a révolutionné notre vie sur tous les plans. Les entreprises qui ne s’adaptent pas à l’ère numérique sont déjà en perte de vitesse. En adoptant la transformation numérique, les entreprises peuvent aller plus vite, être plus innovantes et offrir de meilleures expériences aux clients. Elle permet également aux entreprises d’être plus efficaces, c’est-à-dire de réduire leurs coûts et d’augmenter leur productivité. En outre, la transformation numérique peut aider les entreprises à anticiper l’évolution des attentes des clients ainsi que les tendances du marché.

Que devons-nous prendre en compte pour mettre en œuvre une stratégie d’information numérique ? Si vous envisagez de vous aventurer dans la transformation numérique, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs.

  • Tout d’abord, il est important de comprendre vos processus opérationnels et d’identifier les domaines qui pourraient bénéficier de la transformation numérique.
  • Il est également essentiel d’obtenir l’adhésion de tous les niveaux de l’entreprise, de la direction aux employés de première ligne. La transformation numérique implique un changement dans la culture de l’entreprise, et tous les acteurs de l’entreprise doivent être prêts à adopter les nouvelles technologies et les nouvelles méthodes de travail.

Comment démarrer votre activité ?

Après avoir identifié les domaines concernés par la transformation numérique et obtenu l’accord de l’entreprise, vous pouvez commencer.

  • Stratégie. La première étape consiste à définir votre stratégie de transformation numérique. Cela signifie que vous devez identifier vos objectifs commerciaux et déterminer comment la technologie numérique peut vous aider à les atteindre. Il est essentiel de bien comprendre les avantages et le retour sur investissement que peuvent apporter la transformation numérique : cela vous aidera à obtenir le financement et les ressources nécessaires.
  • Technologies et processus. Après avoir défini votre stratégie de transformation numérique, vous pouvez commencer à mettre en place les nouvelles technologies et les nouveaux processus. Cela peut impliquer l’amélioration de votre infrastructure informatique, la mise en œuvre de nouveaux logiciels ou de solutions cloud, et la réingénierie des processus opérationnels pour tirer parti des nouvelles technologies numériques. Il est important de mettre en place un plan complet, avec des échéances et des étapes claires, pour que la transformation numérique soit un succès.

La transformation numérique change la façon dont les entreprises opèrent. Il s’agit de tirer parti de la technologie pour accroître la flexibilité, l’efficacité et la compétitivité des entreprises. Si vous envisagez de vous lancer dans la transformation numérique, chez OASIS Group, nous comprenons les défis et les opportunités qui accompagnent la transformation numérique. Notre expertise en matière de gestion des documents, de protection des données et de gouvernance de linformation fait de nous un partenaire de choix, qualifié pour aider les entreprises à naviguer sur le chemin de la transformation numérique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à atteindre ses objectifs de transformation numérique.

L’IA conversationnelle sera-t-elle conforme ?

Seul le temps nous dira si et comment #ChatGPT ou d’autres outils émergents d’IA révolutionneront nos industries et nos emplois. La vérité est que nous sommes face à une technologie qui émerge à peine et qui aura un grand impact sur notre vie. Peut-on vraiment se fier à ces outils d’IA et sont-ils conformes ?

Parfois, une innovation technologique se développe apparemment du jour au lendemain, devient virale et tout le monde en parle. Cependant, la vitesse à laquelle ChatGPT est passé d’inconnu à un phénomène mondial est inouïe.

En novembre 2022, OpenAI a lancé ChatGPT, un chatbot d’intelligence artificielle gratuit avec des compétences de communication incroyablement proches de celles des humains. Après quelques semaines, la recherche sur Google du terme « ChatGPT » donnait près de 280 millions de résultats indiquant la possibilité de rédiger des articles, des blogs, de passer des tests ou même de coder des sites web. Google n’est pas seul à parler de cet outil, les réseaux sociaux sont inondés de messages expliquant pourquoi ChatGPT est ou n’est pas l’outil le plus puissant au monde.

Cependant, nous ne débattrons pas ici du potentiel de l’outil en tant que générateur de contenu, mais nous tenterons de déterminer si les outils d’IA respectent la conformité réglementaire. En tant que prestataires de services de gestion d’information, nous croyons aux modèles d’intelligence artificielle et aux nouvelles technologies. Mais si nous choisissons d’utiliser ces outils, nous devons nous assurer qu’ils sont réglementés et conformes avant de les utiliser.

Il est important que les outils d’IA couvrent les risques liés à la diffusion de données inexactes dans le monde entier et garantissent la confidentialité des données des utilisateurs. Nous pensons qu’avant d’utiliser un outil d’IA, il est important de vérifier si une politique a été mise en place qui donne le droit à l’utilisateur de corriger ses données inexactes. Il s’agit d’une exigence en vertu du règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD) et d’autres lois sur la protection des données.

Les outils d’IA étant utilisés partout dans le monde, il est nécessaire d’avoir plus de transparence sur l’utilisation des données personnelles des utilisateurs. Il faudra également vérifier si les données ne sont pas partagées avec des tiers.

À l’heure actuelle, il n’est pas certain que ChatGPT ou d’autres outils d’IA émergents soient conformes au RGPD. Si ces outils vont être utilisés à grande échelle, une législation doit être en place garantissant la protection des données personnelles dans le cadre de l’utilisation des modèles d’IA.  En attendant, il convient d’examiner comment ils sont conçus et utilisés, et de déterminer s’ils collectent, traitent ou stockent les données personnelles de personnes situées dans l’UE.

Pour en savoir plus sur la façon dont OASIS utilise l’IA et automatise les processus en respectant la conformité réglementaire, contactez-nous.

Data Protection Day 2023

Qu’est-ce que la Data Protection Day (journée de la protection des données) ?

La Data Protection Day est célébrée chaque année le 28 janvier afin de sensibiliser le public et de promouvoir la protection des données personnelles. Cette journée a été célébrée pour la première fois en 2007 et est également connue sous le nom de Data Privacy Day ou Data Protection Awareness Day. La Data Protection Day est l’occasion de reconnaître l’importance de la protection des données à caractère personnel et de prendre des mesures pour s’assurer que les données à caractère personnel sont collectées, traitées et stockées de manière sûre et licite. Cette journée a également pour but d’informer les citoyens sur leurs droits en matière de protection de leurs données et sur la manière de les protéger contre toute utilisation abusive.

Comment célébrer la Data Protection Day ?

Les entreprises et les particuliers peuvent prendre le temps d’examiner leurs politiques et procédures de protection des données afin de s’assurer qu’ils prennent toutes les mesures nécessaires pour protéger les données à caractère personnel. Cela signifie que toutes les données sont stockées en toute sécurité, que l’accès aux données est limité aux personnes ayant une raison légitime et que les données ne sont utilisées qu’à des fins légitimes. Les entreprises devraient également prendre le temps de former leurs employés à la protection des données et s’assurer qu’ils respectent toutes les mesures nécessaires. 

Quels sont les principes de protection des données ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) établit des principes importants au cœur de la protection des données. Ces principes fondamentaux influencent directement et indirectement d’autres règles et obligations contenues dans la législation. Par conséquent, le respect de ces principes de base en matière de protection des données est la première étape à franchir par les responsables du traitement des données pour s’assurer qu’ils remplissent leurs obligations au titre du RGPD. Voici un bref aperçu des principes de protection des données énoncés à l’article 5 du RGPD :

1. Licéité, équité et transparence : Les données à caractère personnel doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente. Cela signifie qu’il faut fournir aux individus des informations claires et compréhensibles sur la manière dont leurs données seront utilisées.

2. Limitation de la finalité : les données à caractère personnel doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne doivent pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

3. Traitement minimal des données : Les données à caractère personnel doivent être limitées à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie.

4. Exactitude : les données à caractère personnel doivent être exactes et mises à jour. 

5. Limitation du stockage : les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

6. Intégrité et confidentialité : Les données à caractère personnel doivent être protégées pour garantir leur sécurité et leur confidentialité

7. Devoir de responsabilité : Les responsables de la collecte et du traitement des données à caractère personnel doivent être en mesure de démontrer qu’ils respectent les principes de la protection des données.

Quel rôle joue la protection des données dans la gestion de l’information ?

La protection des données est un élément essentiel de la gestion de l’information, car elle permet de garantir que les données sont correctement sécurisées, qu’elles restent confidentielles et qu’elles sont utilisées de manière responsable. La protection des données garantit que les informations personnelles sont conservées de manière sûre et confidentielle et qu’elles ne sont pas consultées, utilisées ou divulguées de manière inappropriée. Elle permet également de s’assurer que les données restent exactes, à jour et qu’elles ne sont utilisées qu’aux fins prévues. La protection des données est également importante pour que les entreprises se conforment aux lois et réglementations en vigueur.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse info@oasisgroup.com ou à cliquer ici pour plus d’informations sur la Conformité OASIS.

Sept raisons de numériser et de classer vos anciens documents physiques

L’achèvement d’un projet de déclassement ne doit pas signifier la fin des activités de gestion des données.  Au contraire, une stratégie spécifique de gestion des données en fin de vie est nécessaire pour garantir la disponibilité continue des données qui peuvent être précieuses pour les activités futures de transition énergétique.

Dans ce blog, nous partageons notre expérience de la mise en œuvre d’une partie spécifique d’une telle stratégie – la localisation, l’organisation, le classement et la numérisation de documents physiques sélectionnés – et l’importance d’envisager une stratégie de déclassement pour vos documents physiques.

Sept raisons de classer et de numériser vos données physiques :

1. Réduction des coût du stockage physique

Payer pour des données physiques stockées à l’extérieur dans des centres d’archivage peut être une dépense inutile, surtout si les données ne sont plus nécessaires et qu’à l’avenir personne ne sait ce qu’il y a dans les boîtes ou comment les trouver.

2. Renforcement de la conformité

Le devoir de conformité est une réalité pour la plupart des entreprises. Le classement et la numérisation des documents permettent à votre entreprise de se conformer plus facilement aux obligations légales et réglementaires en matière de fourniture de données. Les fichiers numériques peuvent être rapidement organisés, indexés et créés pour répondre aux exigences des régulateurs les plus stricts.

3. Gain de temps

Les documents numérisés peuvent être récupérés rapidement et facilement sans quitter le bureau.

4. Amélioration de la coopération entre les employés

La numérisation de documents facilite le partage de documents et la collaboration sur des projets sans avoir à afficher les informations sur papier. Les employés situés dans des lieux différents peuvent ouvrir et consulter des documents numériques simultanément.

5. Amélioration de la sécurité des données

La protection des informations sur papier peut s’avérer difficile. Les documents numérisés peuvent être cryptés, protégés par un mot de passe et l’accès peut être contrôlé à l’aide de rôles et d’autorisations d’utilisateurs.

6. Récupération facile des fichiers

La numérisation combinée à l’OCR permet une récupération plus rapide des fichiers.

7. Accès aux connaissances

Grâce aux capacités de ML/AI, vous recherchez dans les documents numérisés des informations contextuelles ainsi que les connaissances et la sagesse acquises lors d’efforts antérieurs.

Si vous planifiez ou avez récemment achevé un projet de déclassement et que vous souhaitez en savoir plus sur le déclassement de vos documents physiques et l’accès à des données précieuses, contactez-nous dès aujourd’hui.

Trois raisons d’archiver les données patrimoniales par le biais d’une plateforme de gestion des données

Les données se développent à un rythme exponentiel, nous ne pouvons que nous émerveiller de la valeur qui peut être extraite des volumes massifs de données commerciales que les organisations accumulent au fil des ans. Ces montagnes de données peuvent être dispersées sur des appareils, du papier, des fichiers et des systèmes, et la meilleure façon d’en tirer des enseignements est d’utiliser des solutions d’archivage. 

Chez OASIS, nous comprenons la puissance des informations contenues dans vos données héritées.  En consolidant ces données et en obtenant une transparence totale, vous pourrez exploiter la valeur de vos informations. C’est pourquoi nous aidons nos clients à élaborer des stratégies d’archivage des données. Nous pouvons aider les entreprises à extraire les données de systèmes patrimoniaux obsolètes et non pris en charge, et à les charger sur notre plateforme de gestion des données rentable.

Lorsqu’il s’agit d’archiver les données, il est important d’identifier le but de la conservation des données et de l’archivage. Il peut être nécessaire d’archiver les données pendant de nombreuses années pour répondre aux exigences de conformité, en particulier dans les secteurs très réglementés comme l’énergie, les services financiers ou les soins de santé. Mais de nombreuses organisations en dehors de ces secteurs trouvent également prudent de conserver les données pendant de longues périodes à titre d’assurance.

Si de nombreuses organisations choisissent de déployer leurs plateformes d’archivage de données en interne, il existe une autre option qui offre un retour sur investissement encore plus important : Plexus est une solution entièrement gérée pour localiser et récupérer rapidement et en toute sécurité les informations dont vous avez besoin :

Quels sont les principaux avantages de l’archivage des données ?

  1. Conformité – La conformité reste la première raison d’archiver les données pour les organisations qui opèrent dans un secteur réglementé, où des lois strictes contrôlent la conservation des enregistrements électroniques et spécifient des périodes de conservation strictes pendant lesquelles les enregistrements doivent être conservés et facilement accessibles. Le respect des normes industrielles en matière de conservation des documents est de la plus haute importance pour la plupart des organisations. Les solutions de gestion des données vous permettent de garantir que toutes les données sont conservées et triées pendant la durée spécifique réglementée.
  2. Coûts – Les options d’archivage des données entièrement gérées nécessitent moins d’investissements que les options sur site. Il est extrêmement important de protéger les données, mais cela peut provoquer une surcharge intense sur les serveurs qui stockent vos données, surtout quand on sait que les besoins de stockage ne cessent d’augmenter. Les solutions de stockage de données archivées sont plus rentables et réduisent simultanément la charge de travail de votre service informatique, car les employés n’auront plus besoin de le déranger pour rechercher des données anciennes, supprimées ou égarées.
  3. Se concentrer sur les besoins essentiels de l’entreprise – Si les données patrimoniales doivent être archivées à des fins réglementaires ou si elles sont conservées pour des raisons commerciales stratégiques, la nécessité de maintenir les données héritées peut ne pas compenser le coût de la gestion des données archivées en interne. Les départements informatiques sont suffisamment occupés à répondre aux besoins quotidiens et aux projets stratégiques. Le fait de les décharger des tâches d’archivage des données grâce à une solution de gestion des données permet de garantir le succès des projets stratégiques tout en répondant aux exigences de l’archivage permanent des données.

Lorsque vous recherchez des stratégies d’archivage des données et de déclassement des applications, envisagez une solution de gestion des données. Il se peut que le retour sur investissement soit encore plus important que ce que vous aviez prévu.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution Plexus peut vous aider à économiser de l’argent avec votre stratégie d’archivage des données.