Category: Digitale Transformatie

De afronding van een buitenbedrijfstellingsproject mag niet het einde betekenen van de activiteiten op het gebied van datamanagement.  Integendeel, om ervoor te zorgen dat data beschikbaar blijven die van onschatbare waarde kunnen zijn voor toekomstige energietransitieactiviteiten, is een specifieke strategie voor datamanagement aan het einde van de levensduur nodig.

In deze blog delen wij onze ervaring met het uitvoeren van een specifiek onderdeel van een dergelijke strategie – het lokaliseren, organiseren, rangschikken en digitaliseren van geselecteerde fysieke records – en het belang van het overwegen van een ontmantelingsstrategie voor uw fysieke records.

Zeven redenen om uw fysieke data te rangschikken en te digitaliseren:

1. De kosten van fysieke opslag verlagen

Betalen voor fysieke data die extern worden opgeslagen in record centers kan een onnodige uitgave zijn, vooral als de data niet meer nodig zijn en in de toekomst niemand meer weet wat er in de doos zit of hoe ze te vinden zijn.

2. Ondersteunt compliance

Compliance is voor de meeste bedrijven een werkelijkheid. Het rangschikken en scannen van documenten maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen voor het verstrekken van data. Digitale bestanden kunnen snel worden geordend, geïndexeerd en aangemaakt om te voldoen aan de eisen van zelfs de strengste regelgever.

3. Bespaart tijd

Gescande documenten kunnen snel en gemakkelijk worden opgehaald zonder het bureau te hoeven verlaten.

4. Verbetert de samenwerking tussen medewerkers

Door het scannen van documenten is het eenvoudig om documenten te delen en samen te werken aan projecten zonder dat informatie op papier weergegeven hoeft te worden. Medewerkers op verschillende locaties kunnen gelijktijdig digitale documenten openen en bekijken.

5. Verbetert databeveiliging

Het beschermen van informatie op papier kan moeilijk zijn. Gescande documenten kunnen worden versleuteld, beveiligd met een wachtwoord en met behulp van gebruikersrollen en rechten kan de toegang worden gecontroleerd.

6. Eenvoudig terugvinden van bestanden

Scannen, gecombineerd met OCR zorgt ervoor dat bestanden sneller terug te vinden zijn

7. Toegang tot kennis

Met ML/AI-mogelijkheden doorzoekt u gescande documenten op contextuele informatie en de bedrijfskennis en wijsheid die is opgedaan bij eerdere inspanningen.

Als u een ontmanteling aan het plannen bent of onlangs hebt voltooid en u meer wilt weten over het ontmantelen van uw fysieke records en het verkrijgen van toegang tot waardevolle data, neem dan vandaag nog contact met ons op.

Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.

Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:

Altijd en overal digitaal in te zien

Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.

Ideale situatie m.b.t. thuiswerken

Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.

Sneller verwerken van inkomende correspondentie

Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.   

Tijds- en kostenbesparing

Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.

Automatische classificatie en herkenning van inkomende post

Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.

Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.   

Automatische distributie

Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.

Minder menselijke fouten

Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.

Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen?  Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen.  Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

• Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden.  Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject.  Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

• Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning.  Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht.  Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering.  Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

• Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

• Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen.  Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld?  Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

• Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

• Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren.  Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

Wat is Digitale Transformatie?

Wanneer u de term ‘Digitale Transformatie’ leest, betekent dat waarschijnlijk iets anders voor u dan voor uw leveranciers, uw klanten en mogelijk uw collega’s. Dit komt omdat digitale transformatie voor elk bedrijf een andere betekenis heeft. Zelfs afdelingen binnen eenzelfde organisatie kunnen hier anders tegenaan kijken.

Er is niet één juist antwoord voor hoe uw digitale transformatietraject eruit moet zien. Zelfs als twee bedrijven dezelfde einddoelen hebben, zoals papierloos werken of het bereiken van digitale volwassenheid, zullen de contactmomenten binnen het traject worden bepaald door uw interne processen en beleid.

Wie moet een Digitale Transformatie Strategie implementeren?

Met digitale technologieën die innovatie stimuleren, heeft Digitale Transformatie invloed op bedrijven van alle groottes en in alle industrieën. Tegenwoordig is het voor MKB-bedrijven zelfs mogelijk om te profiteren van de technologische voordelen die grote bedrijven vroeger hadden. Bij OASIS hebben we zelfs vooraanstaande bedrijven en MKB-klanten die dezelfde technologieën gebruiken en vergelijkbare niveaus van efficiëntie en rendement op de investering behalen.

Simpel gezegd moet elke organisatie een Digitale Transformatie Strategie implementeren om hun bedrijf draaiende te houden. Onderzoek wijst uit dat organisaties hun houding ten opzichte van digitale verwerking al hebben veranderd en dit nu op de voorgrond plaatsen in hun bedrijfsstrategieën.

81% van de organisaties is van mening dat ‘digitale transformatie’ ‘belangrijk’ OF ‘zeer belangrijk’ is voor hun organisatie

AIIM, 2018

Waar moet ik beginnen?

Voordat u aan de slag gaat met digitale transformatie, is het belangrijk dat u eerst uw einddoel in kaart brengt. Wil uw organisatie tijd vrijmaken voor medewerkers door bepaalde processen te automatiseren? Of is uw doel bestaande processen te stroomlijnen om uw klanten beter te kunnen bedienen? Uw gewenste resultaat zal uw digitale strategie bepalen, dus het is belangrijk dat u dit in een vroeg stadium vaststelt.

Hoewel het onwaarschijnlijk is dat elke afdeling dezelfde doelstellingen heeft, is het wel mogelijk dat vergelijkbare bedrijfsfuncties dezelfde strategische doelstellingen hebben. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteuren en de afdeling Debiteuren van uw organisatie. Beide kunnen een systeem nodig hebben dat integreert met een gedeeld boekhoudsysteem zoals Sage.

Misvattingen over Digitale Transformatie

Eén van de grootste misvattingen die we horen over Digitale Transformaties is dat het een omvangrijk project is dat in één keer moet worden uitgevoerd. Dit is niet het geval! In feite raden wij veel van onze klanten aan om voor een gefaseerde aanpak te kiezen. Hier zijn vele redenen voor, en ook hier is het afhankelijk van de behoeften van de klant, met als meest waarschijnlijke reden de enorme hoeveelheid papieren documentatie die een organisatie heeft.

Zo blijkt uit onderzoek van AIIM uit 2018 dat veel HR-organisaties nog steeds vastzitten in papieren processen. Op de vraag: “Wat is het papiergebruik in de volgende processen?” waren de percentages die antwoordden: “Veel documenten worden als papieren documenten verwerkt” :Werving en selectie = 35%

• Werving en selectie = 35%
• Onboarding van werknemers = 48%
• Beheer personeelsdossiers = 53%
• Administratie van beleid en procedures = 32%
• Uitstroom van medewerkers = 48%

Hoewel een bepaald percentage van de organisaties over het budget en het personeel beschikt om een grootschalig project uit te voeren, worden projecten zoals Digitale Transformaties vaak in de ijskast gezet omdat de vereiste middelen niet beschikbaar zijn. In dat geval werken wij met klanten samen om een implementatieplan op te stellen dat rekening houdt met hun middelen, budget, tijdschema’s en de omvang van het archief.

Dit wil niet zeggen dat het volume van de papieren documentatie het enige punt van zorg is; bij de migratie van een bestaand EDRMS of ECM platform moeten organisaties vaak tijd van de interne IT-afdeling krijgen om de gedigitaliseerde documentatie te exporteren. Dit kan ook vertragingen veroorzaken, afhankelijk van hun beschikbaarheid.

Welke technologie is het beste voor mijn organisatie?

Het eerste en belangrijkste bij elke beslissing omtrent technologie is dat deze gebruiksvriendelijk is. Wij raden altijd aan om waar mogelijk een eindgebruiker te betrekken bij het besluitvormingsproces. Het betrekken van eindgebruikers bij dit proces zorgt er niet alleen voor dat u een systeem krijgt dat het best aan uw behoeften voldoet, maar maakt ook een soepel overgangsproces mogelijk.

Er zijn steeds meer opkomende technologieën die enorme kansen bieden voor uw organisatie. Technologieën zoals Artificial Intelligence, Intelligent Capture, eDiscovery, Repetitive Process Automation en Automated Data Recognition zijn onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Deze nieuwe technologieën stellen organisaties in staat om meer te doen dan alleen het vastleggen van gegevens. In plaats daarvan maken organisaties gebruik van de mogelijkheden om de gegevens die zij ontvangen te begrijpen en te analyseren.

Met een beter inzicht in de informatie waarover uw organisatie beschikt, kunt u beter voldoen aan branche- en overheidsvoorschriften zoals de AVG.

De OASIS Oplossing

Wij bieden een aantal diensten aan die u kunnen helpen, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces. Of u nu op zoek bent naar Cloud diensten, digital imaging, workflow, automatische documentherkenning (OCR), Artificial Intelligence (AI), Machine Learning of meer, wij hebben een oplossing voor u.