Category: Datamanagement

Zes toptips voor uw informatiebeheer in oktober!

Net als spoken die ’s nachts rondwaren, kunnen slecht beheerde gegevens u de stuipen op het lijf jagen. Dit leidt tot gemiste kansen, beveiligingsangsten en ijzingwekkende kosten. Maar wees niet bang; wij hebben zes toptips die ervoor zullen zorgen dat u nooit meer wordt gekweld door gedachten aan uw informatiebeheerprocessen.

1. Definieer duidelijke doelstellingen – Jaag de gegevensspoken weg!

Identificeer de gegevens die uw bedrijf springlevend houden en hoe u het ware potentieel ervan kunt ontsluiten. Door specifieke doelen te definiëren, weert u de griezelige dreiging van irrelevante gegevens af en kunt u duidelijke successtrategieën opstellen.

2. Voer regelmatig audits uit – Who you gonna call? … Ghostbusters!

Net zoals in Ghostbusters het bovennatuurlijke wordt onderzocht en opgejaagd, zullen regelmatige audits van uw informatiebeheer eventuele griezelige dingen aan het licht brengen. Zorg ervoor dat er geen lijken in uw kast liggen: controleer uw activaregister, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en alle standaard werkprocedures (SOP’s) die u hebt voor uw gegevens- en administratieprocedures. Dit helpt u de nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens te garanderen en te voldoen aan de regelgeving. Periodieke herzieningen zorgen ervoor dat u een streepje voor hebt.

3. Prioriteer gegevensbeveiliging – Spreek een beschermende spreuk uit!

Datalekken zijn een nachtmerrie! Om u tegen deze gemene listen te beschermen, moet u ervoor zorgen dat uw beveiligingsmaatregelen op orde zijn. Betover uw gegevens met versleuteling, toegangscontrole en multifactorauthenticatie om ongewenste indringers op afstand te houden.

4. Train uw team – Verander hen in superhelden op het gebied van informatiebeheer!

Zorg dat ze bekwaam worden in de kunst van informatiebeheer. Houd betoverende trainingssessies om hen te informeren over de procedures voor gegevensverwerking, classificatie en verwijdering. Een goed geïnformeerd team is uw eerste verdedigingslinie tegen griezelige verrassingen.

5. Omarm automatisering – Maakt u zich geen zorgen, er komt geen zwarte magie aan te pas!

Omarm automatiseringstools en maakt u zich geen zorgen, er zijn geen toverspreuken nodig om uw documentbeheer en workflowprocessen te stroomlijnen. Met automatisering hebt u meer tijd voor uw bedrijf en hoeft u zich minder zorgen te maken over fouten.

6. Maak regelmatig back-ups – Voorkom gegevensverlies!

Om uw bedrijf te beschermen tegen zo’n angstaanjagend lot, moet u een robuuste back-upstrategie implementeren. Regelmatige back-ups beschermen uw gegevens tegen onverwachte en angstaanjagende rampen. Een overweging kan zijn om in zee te gaan met een vertrouwde partner voor gegevensback-up.

Door deze zes tips op te volgen behoedt u uw organisatie voor de vervelende gevolgen van inadequaat gegevensbeheer. Dus laten we die problemen samen uitbannen! Als OASIS Group u kan ondersteunen bij een onderdeel van uw informatie – of gegevensbeheerprocessen, aarzel dan niet om vandaag nog contact met ons op te nemen (info@oasisgroup.com).

Wij wensen u een gelukkige, georganiseerde Halloween vol naleving!

De toekomst van AI omarmen

Recente sprongen in de technologie van kunstmatige intelligentie hebben de wereld in snel tempo veroverd. Uiteenlopende disciplines zoals administratie, goederenvervoer, recht en zelfs kunst en design zullen in de nabije toekomst worden beïnvloed door AI-systemen.

Vooruitkijkend naar de niet al te verre toekomst denk ik dat AI een enorme impact zal hebben op de informatiebeheerbranche, vooral met betrekking tot dossiermanagement.

Bij OASIS maken we al enige tijd gebruik van AI-technologie om informatie uit dossiers te halen en te valideren. Dit helpt onze klanten om snel en intuïtief toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben.

In de komende jaren zal dit zich echter snel ontwikkelen. Ik denk dat we snel verder zullen gaan dan alleen het gebruik van deze technologie om woorden, zinnen en patronen in dossiers te herkennen, naar een punt waarop we AI kunnen inzetten om meer context en inzicht te krijgen in trends in de sector en menselijk gedrag.

Het integreren van nieuwe AI-mogelijkheden in de workflows van onze klanten zal waarschijnlijk ook een belangrijke trend zijn. Na verloop van tijd hoeven klanten niet meer langs te komen om te controleren wat er in hun dossiers staat via een traditioneel verzoek tot inzage.

In plaats daarvan zullen ze kunnen vertrouwen op AI-capaciteit om oude dossiers voor hen in te zien, waarbij de software gedrag heeft geleerd op basis van de taken die de klant uitvoert, met behulp van de tools waarmee ze vertrouwd zijn. AI beoordeelt of het nuttig is om een taak uit te voeren, stelt dit voor aan de klant en maakt het resulterende document – of zelfs alleen de relevante delen – direct beschikbaar voor de klant.

Het zal een nieuwe wereld zijn die we moeten omarmen ten behoeve van onze klanten en ons bedrijf.

Verkeerd beheer van informatie — De kostbare gevolgen van verschillende systemen en processen

We kunnen er niet omheen dat we ons in een uitzonderlijk snel bewegend bedrijfslandschap bevinden. Efficiënt informatie- en gegevensbeheer is van vitaal belang voor succes. Velen worstelen echter nog steeds met de uitdaging van verschillende systemen en processen. Dit kan leiden tot inefficiëntie, wat de productiviteit verlaagt en vervolgens negatieve financiële gevolgen heeft. Verkeerd informatiebeheer en een gebrek aan integratie en samenhang kunnen zorgen voor verlies van waardevolle tijd en geld.

Wanneer informatie verspreid is over verschillende systemen en processen, kunnen workflows gefragmenteerd raken. Teamleden kunnen moeite hebben om de benodigde informatie te vinden, door meerdere interfaces te navigeren of handmatig gegevens over te zetten tussen systemen. Dergelijke inefficiënte processen leiden tot knelpunten en vertragingen, waardoor kritieke bedrijfsprocessen zoals klantenservice, projectbeheer en financiële operaties worden belemmerd. Elke vertraging zorgt niet alleen voor verlaagde productiviteit, maar ook voor opportuniteitskosten die de inkomsten en klanttevredenheid beïnvloeden.

Het beheren van verschillende systemen en processen vereist extra IT-infrastructuur en middelen om de verschillende platforms te ondersteunen en te onderhouden. IT-teams moeten meerdere integraties, upgrades en problemen afhandelen, waardoor de complexiteit en de kosten van het technologische ecosysteem van de organisatie toenemen. Het consolideren van informatiebeheersystemen kan IT-activiteiten stroomlijnen, onderhoudskosten verlagen en zorgen voor een meer efficiënte en uniforme infrastructuur.

Het aanhouden van verschillende informatiebeheersystemen brengt ook aanzienlijke nalevings- en beveiligingsrisico’s met zich mee. Wanneer gegevens verspreid zijn over meerdere platforms, wordt het een uitdaging om consistente beveiligingsprotocollen, toegangscontroles en naleving van regelgeving te handhaven. Deze versnippering maakt het moeilijk om datalekken op te sporen, gegevensbescherming te waarborgen en efficiënt te reageren op auditvereisten. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, juridische procedures, reputatieschade en het verlies van vertrouwen bij klanten, wat allemaal een aanzienlijke financiële impact kan hebben op het bedrijf.

Efficiënt informatie- en gegevensbeheer is van cruciaal belang voor organisaties die hun productiviteit willen optimaliseren, kosten willen verlagen en bedrijfsgroei willen stimuleren. Het aanhouden van verschillende systemen en processen zorgt voor inefficiëntie die waardevolle bronnen opslokt en de operationele effectiviteit belemmert. Door de gevolgen van verkeerd informatiebeheer te onderkennen, zoals dubbel werk, inefficiënte workflows, hogere IT-kosten en nalevingsrisico’s, kunnen organisaties proactief stappen nemen om hun informatiebeheersystemen te stroomlijnen, de samenhang te bevorderen en uiteindelijk geld te besparen. Geïntegreerde oplossingen en gestandaardiseerde processen zullen bedrijven in staat stellen om hun ware potentieel te ontsluiten en een concurrentievoordeel te behalen in het huidige data-driven klimaat.

OASIS is gespecialiseerd in het helpen van organisaties bij het stroomlijnen van hun informatiebeheerprocessen en het inzetten van technologie om efficiëntie en kostenbesparingen te realiseren. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we uw bedrijf kunnen helpen (info@oasisgroup.com)

Drie redenen om verouderde data te archiveren via een data management platform

Data groeit exponentieel, we kunnen niet anders dan ons verbazen over de waarde die kan worden gehaald uit de enorme hoeveelheid bedrijfsdata die organisaties in de loop der jaren verzamelen. Er liggen stapels gegevens verspreid over apparaten, op papier, in bestanden en systemen, en de beste manier om inzicht te krijgen in deze gegevens is het gebruik van archiveringsoplossingen.

Bij OASIS begrijpen we de kracht van informatie die in uw verouderde data zit. Door deze data te consolideren en volledige transparantie te verkrijgen, kunt u de waarde van uw informatie benutten. Daarom ondersteunen wij onze klanten bij het ontwikkelen van data-archiveringsstrategieën. Wij kunnen organisaties helpen om data uit verouderde, niet-ondersteunde systemen te halen en deze data op ons kosteneffectieve data management platform te laden.

Als het gaat om het archiveren van data, dan is het belangrijk om het doel voor ogen te hebben waarom de data bewaard en opgeslagen dient te worden. Het kan nodig zijn om data jarenlang te archiveren om te voldoen aan compliance eisen, vooral in sterk gereguleerde sectoren als energie, finance of gezondheidszorg. Maar veel organisaties buiten deze sectoren vinden het ook verstandig om data langdurig te bewaren voor de zekerheid.

Hoewel veel organisaties ervoor kiezen hun data archivering intern in eigen beheer uit te voeren, is er een andere optie die een beter rendement oplevert: Plexus is een volledig beheerde oplossing voor het snel en veilig vinden en terugvinden van de informatie die u nodig heeft:

Wat zijn de belangrijkste voordelen van data archivering?

Compliance – Compliance is nog steeds de belangrijkste reden om gegevens te archiveren voor organisaties die actief zijn in een gereguleerde sector, waar strenge wetten gelden voor het bewaren van digitale records en strikte bewaartermijnen aangeven waarbinnen de records moeten worden bewaard en direct beschikbaar moeten zijn. Voldoen aan de industrienormen voor het bewaren van records is voor de meeste organisaties van het grootste belang. Met oplossingen voor databeheer kunt u ervoor zorgen dat alle data wordt bewaard en gesorteerd gedurende de gereguleerde specifieke periode.
Kosten – Volledig beheerde opties voor data-archivering vergen minder investeringen dan on-premise opties. Het beschermen van data is ongelooflijk belangrijk – maar de servers waarop uw data wordt opgeslagen, kunnen zwaar overbelast raken, zeker als bekend is dat de opslagvereisten toenemen. Archiefoplossingen voor dataopslag zijn voordeliger en verminderen tegelijkertijd de belasting van uw IT-afdeling, omdat medewerkers hen niet langer hoeven lastig te vallen met hulp bij het zoeken naar oude, verwijderde of misplaatste data.
Focus op de belangrijkste zakelijke behoeften – Hoewel oude data voor wettelijke doeleinden moet worden bewaard of om strategische bedrijfsredenen wordt bewaard, is het mogelijk dat de noodzaak om oude data te bewaren niet opweegt tegen de kosten van intern beheer van gearchiveerde data. IT-afdelingen hebben het al druk genoeg met het ondersteunen van dagelijkse vereisten en strategische projecten. Door hen te ontlasten van hun data-archiveringstaken via een data management oplossing, kunnen strategische projecten slagen en kan tegelijkertijd worden voldaan aan de lopende vereisten voor data-archivering.

Overweeg bij uw onderzoek naar strategieën voor data-archivering en buitengebruikstelling van applicaties een oplossing voor databeheer. Deze oplossing kan een nog hoger rendement opleveren dan u had verwacht.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze Plexus-oplossing u kan helpen geld te besparen met uw data-archiveringstrategie.

Bewaren of niet bewaren, dat is de vraag

Naarmate de bodem veroudert en velden worden verlaten, worden de lopende kosten voor de opslag van monsters soms in twijfel getrokken en wordt de bewaarplicht vaak herzien. Nieuwe technieken en activiteiten in de energietransitie kunnen echter opnieuw belangstelling wekken voor ondergrondse monsters. Bovendien moet de toezichthouder, althans in het Verenigd Koninkrijk, in kennis worden gesteld van elk voornemen om monsters te verwijderen.

Dus wat zijn de argumenten voor en tegen het bewaren van monsters? Velen van ons, vooral degenen met een geowetenschappelijke achtergrond, zijn altijd voorstander van het bewaren van de monsters, omdat ze uniek zijn en een onschatbare kijk op het verleden bieden. Als gegevens- en archiefbeheerder moeten we echter weloverwogen, logische beslissingen nemen op basis van regelgeving, bedrijfsbehoeften en waarde.

Wij onderzoeken de argumenten voor en tegen bewaring en delen onze mening over de beste praktijken voor zowel de bewaring als de vernietiging van ondergrondse monsters.

Argumenten voor bewaring

De argumenten voor bewaring zijn onder meer het unieke karakter van de gegevens en het geologische inzicht dat zij bieden, de kosten van verwerving versus de kosten van bewaring, de wettelijke voorschriften en de waarschijnlijkheid dat nieuwe technologieën en gebruiksmogelijkheden ontstaan.

Argumenten tegen bewaring

De argumenten tegen hebben betrekking op de lopende kosten en de mogelijkheid om de monsters en de bijbehorende metagegevens zodanig te bewaren dat zij nog waarde hebben. Ook de gezondheids- en veiligheidsaspecten moeten in overweging worden genomen

Bij OASIS Group hanteren wij, naar onze mening, de beste praktijken voor het bewaren en verwijderen van boorkern en boorgruis, gebaseerd op decennialange ervaring met het leveren van deze diensten aan onze klanten:

Beste Praktijk: Bewaring

Als u besluit uw monsters te bewaren, is het van essentieel belang dat ze zodanig worden bewaard dat ze bruikbaar blijven en dat eventuele gezondheids- en veiligheidsrisico’s worden beperkt. Het is belangrijk het volgende te overwegen:

De fysieke toestand van de kern/monsters.
Dit komt echt neer op de geschiktheid van de opslagomgeving en, aangezien de monsters het grootste risico lopen tijdens de verplaatsing, de werkpraktijken van het verantwoordelijke personeel dat de verplaatsing uitvoert. Denk maar eens aan het observeren van bagageafhandelaars vanuit het vliegtuigraampje! Het personeel en de dienstverlener moeten begrijpen wat zij behandelen, en beschikken over werkprocessen en procedures die de monsters beschermen en een kwaliteitsbeheersysteem om de naleving van deze procedures te waarborgen.
De monsters worden vrijwel onbruikbaar als je niet weet waar ze vandaan komen.
Monsters komen meestal aan met de contextuele metagegevens op de doos geschreven – soms met pen, soms op etiketten, soms allebei. Dezelfde (en aanvullende) informatie kan ook digitaal aankomen en via een barcode aan de fysieke doos worden gekoppeld. Barcodes hechten echter niet goed op hout en stiftmarkeringen vervagen. De beste praktijk is om er eerst voor te zorgen dat een volledige set meta-gegevens digitaal wordt vastgelegd en dat de barcode bevestigd blijft. Idealiter worden barcodes aan dozen geniet of aan etiketten bevestigd en wordt een duplicaat in de doos geplaatst.
Het derde aspect is de container zelf.
Veel soorten containers die bij het eerste gebruik volkomen robuust waren, corroderen of slijten nu. Als een doos instort gaan de monsters gemakkelijk verloren – en dat vormt een gevaar. Overweeg altijd een nieuwe doos.

Beste Praktijk: Vernietiging

Als u van plan bent om te vernietigen, is de beste praktijk:
1. Controleer of u nog steeds de vergunninghouder bent voor de desbetreffende boorput. Veel fysieke bodemmonsters worden over het hoofd gezien bij de overdracht van activa.
2. Voordat het te laat is:
• controleer of er kernfoto’s en andere analyseresultaten beschikbaar zijn en
• overweeg of deze voldoende zijn. Wilt u met de komst van nieuwe digitale mogelijkheden (sommige relatief voordelig) een ‘digitale tweeling’ vastleggen voordat u tot vernietiging overgaat?
3. Volg de regels – controleer de regelgeving in het land waar de gegevens vandaan komen. Controleer het binnenlands bestuur en neem de nodige maatregelen.
4. Ten slotte, plan de vernietiging.
• Denk aan de HSE (gezondheid, veiligheid en milieu). Controleer wat u verwijdert. Is het gevaarlijk en moet het worden behandeld als gevaarlijk afval?
• Zorg ervoor dat de afvalverwerkingsketen wordt nageleefd en verkrijg een certificaat van vernietiging.
5. Beter alternatief voor vernietiging, kunt u de monsters aan een andere partij schenken?

Dus, moeten we bewaren of vernietigen?

Alleen u en uw organisatie kunnen die vraag beantwoorden. Organisaties moeten echter proactief de beslissing nemen en de beste praktijk is om periodiek de beslissing tot bewaren/vernietigen te herzien. Het is ook een goed moment om na te gaan of verdere analyse gerechtvaardigd is (met de komst van nieuwe technieken) en om te controleren of de kernen/restanten worden beheerd met het oog op bewaring.

Als u meer wilt weten over het verantwoord vernietigen of doneren van verouderde monsters van ondergrondse kernen en boorgruis in volledige overeenstemming met de relevante regelgeving, neem dan vandaag nog contact op met OASIS Group.