Category: Datamanagement

Drie redenen om verouderde data te archiveren via een data management platform

Data groeit exponentieel, we kunnen niet anders dan ons verbazen over de waarde die kan worden gehaald uit de enorme hoeveelheid bedrijfsdata die organisaties in de loop der jaren verzamelen. Er liggen stapels gegevens verspreid over apparaten, op papier, in bestanden en systemen, en de beste manier om inzicht te krijgen in deze gegevens is het gebruik van archiveringsoplossingen.  

Bij OASIS begrijpen we de kracht van informatie die in uw verouderde data zit. Door deze data te consolideren en volledige transparantie te verkrijgen, kunt u de waarde van uw informatie benutten. Daarom ondersteunen wij onze klanten bij het ontwikkelen van data-archiveringsstrategieën. Wij kunnen organisaties helpen om data uit verouderde, niet-ondersteunde systemen te halen en deze data op ons kosteneffectieve data management platform te laden.

Als het gaat om het archiveren van data, dan is het belangrijk om het doel voor ogen te hebben waarom de data bewaard en opgeslagen dient te worden. Het kan nodig zijn om data jarenlang te archiveren om te voldoen aan compliance eisen, vooral in sterk gereguleerde sectoren als energie, finance of gezondheidszorg. Maar veel organisaties buiten deze sectoren vinden het ook verstandig om data langdurig te bewaren voor de zekerheid.

Hoewel veel organisaties ervoor kiezen hun data archivering intern in eigen beheer uit te voeren, is er een andere optie die een beter rendement oplevert: Plexus is een volledig beheerde oplossing voor het snel en veilig vinden en terugvinden van de informatie die u nodig heeft:

Wat zijn de belangrijkste voordelen van data archivering?

  1. Compliance – Compliance is nog steeds de belangrijkste reden om gegevens te archiveren voor organisaties die actief zijn in een gereguleerde sector, waar strenge wetten gelden voor het bewaren van digitale records en strikte bewaartermijnen aangeven waarbinnen de records moeten worden bewaard en direct beschikbaar moeten zijn. Voldoen aan de industrienormen voor het bewaren van records is voor de meeste organisaties van het grootste belang. Met oplossingen voor databeheer kunt u ervoor zorgen dat alle data wordt bewaard en gesorteerd gedurende de gereguleerde specifieke periode.
  2. Kosten – Volledig beheerde opties voor data-archivering vergen minder investeringen dan on-premise opties. Het beschermen van data is ongelooflijk belangrijk – maar de servers waarop uw data wordt opgeslagen, kunnen zwaar overbelast raken, zeker als bekend is dat de opslagvereisten toenemen. Archiefoplossingen voor dataopslag zijn voordeliger en verminderen tegelijkertijd de belasting van uw IT-afdeling, omdat medewerkers hen niet langer hoeven lastig te vallen met hulp bij het zoeken naar oude, verwijderde of misplaatste data.
  3. Focus op de belangrijkste zakelijke behoeften – Hoewel oude data voor wettelijke doeleinden moet worden bewaard of om strategische bedrijfsredenen wordt bewaard, is het mogelijk dat de noodzaak om oude data te bewaren niet opweegt tegen de kosten van intern beheer van gearchiveerde data. IT-afdelingen hebben het al druk genoeg met het ondersteunen van dagelijkse vereisten en strategische projecten. Door hen te ontlasten van hun data-archiveringstaken via een data management oplossing, kunnen strategische projecten slagen en kan tegelijkertijd worden voldaan aan de lopende vereisten voor data-archivering.

Overweeg bij uw onderzoek naar strategieën voor data-archivering en buitengebruikstelling van applicaties een oplossing voor databeheer. Deze oplossing kan een nog hoger rendement opleveren dan u had verwacht.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze Plexus-oplossing u kan helpen geld te besparen met uw data-archiveringstrategie.

Bewaren of niet bewaren, dat is de vraag

Naarmate de bodem veroudert en velden worden verlaten, worden de lopende kosten voor de opslag van monsters soms in twijfel getrokken en wordt de bewaarplicht vaak herzien. Nieuwe technieken en activiteiten in de energietransitie kunnen echter opnieuw belangstelling wekken voor ondergrondse monsters. Bovendien moet de toezichthouder, althans in het Verenigd Koninkrijk, in kennis worden gesteld van elk voornemen om monsters te verwijderen.

Dus wat zijn de argumenten voor en tegen het bewaren van monsters? Velen van ons, vooral degenen met een geowetenschappelijke achtergrond, zijn altijd voorstander van het bewaren van de monsters, omdat ze uniek zijn en een onschatbare kijk op het verleden bieden. Als gegevens- en archiefbeheerder moeten we echter weloverwogen, logische beslissingen nemen op basis van regelgeving, bedrijfsbehoeften en waarde.

Wij onderzoeken de argumenten voor en tegen bewaring en delen onze mening over de beste praktijken voor zowel de bewaring als de vernietiging van ondergrondse monsters.

Argumenten voor bewaring

De argumenten voor bewaring zijn onder meer het unieke karakter van de gegevens en het geologische inzicht dat zij bieden, de kosten van verwerving versus de kosten van bewaring, de wettelijke voorschriften en de waarschijnlijkheid dat nieuwe technologieën en gebruiksmogelijkheden ontstaan.

Argumenten tegen bewaring

De argumenten tegen hebben betrekking op de lopende kosten en de mogelijkheid om de monsters en de bijbehorende metagegevens zodanig te bewaren dat zij nog waarde hebben. Ook de gezondheids- en veiligheidsaspecten moeten in overweging worden genomen

Bij OASIS Group hanteren wij, naar onze mening, de beste praktijken voor het bewaren en verwijderen van boorkern en boorgruis, gebaseerd op decennialange ervaring met het leveren van deze diensten aan onze klanten:

Beste Praktijk: Bewaring

Als u besluit uw monsters te bewaren, is het van essentieel belang dat ze zodanig worden bewaard dat ze bruikbaar blijven en dat eventuele gezondheids- en veiligheidsrisico’s worden beperkt. Het is belangrijk het volgende te overwegen:

  1. De fysieke toestand van de kern/monsters.
    Dit komt echt neer op de geschiktheid van de opslagomgeving en, aangezien de monsters het grootste risico lopen tijdens de verplaatsing, de werkpraktijken van het verantwoordelijke personeel dat de verplaatsing uitvoert. Denk maar eens aan het observeren van bagageafhandelaars vanuit het vliegtuigraampje! Het personeel en de dienstverlener moeten begrijpen wat zij behandelen, en beschikken over werkprocessen en procedures die de monsters beschermen en een kwaliteitsbeheersysteem om de naleving van deze procedures te waarborgen.
  2. De monsters worden vrijwel onbruikbaar als je niet weet waar ze vandaan komen.
    Monsters komen meestal aan met de contextuele metagegevens op de doos geschreven – soms met pen, soms op etiketten, soms allebei. Dezelfde (en aanvullende) informatie kan ook digitaal aankomen en via een barcode aan de fysieke doos worden gekoppeld. Barcodes hechten echter niet goed op hout en stiftmarkeringen vervagen. De beste praktijk is om er eerst voor te zorgen dat een volledige set meta-gegevens digitaal wordt vastgelegd en dat de barcode bevestigd blijft. Idealiter worden barcodes aan dozen geniet of aan etiketten bevestigd en wordt een duplicaat in de doos geplaatst.
  3. Het derde aspect is de container zelf.
    Veel soorten containers die bij het eerste gebruik volkomen robuust waren, corroderen of slijten nu. Als een doos instort gaan de monsters gemakkelijk verloren – en dat vormt een gevaar. Overweeg altijd een nieuwe doos.

Beste Praktijk: Vernietiging

Als u van plan bent om te vernietigen, is de beste praktijk:
1. Controleer of u nog steeds de vergunninghouder bent voor de desbetreffende boorput. Veel fysieke bodemmonsters worden over het hoofd gezien bij de overdracht van activa.
2. Voordat het te laat is:
• controleer of er kernfoto’s en andere analyseresultaten beschikbaar zijn en
• overweeg of deze voldoende zijn. Wilt u met de komst van nieuwe digitale mogelijkheden (sommige relatief voordelig) een ‘digitale tweeling’ vastleggen voordat u tot vernietiging overgaat?
3. Volg de regels – controleer de regelgeving in het land waar de gegevens vandaan komen. Controleer het binnenlands bestuur en neem de nodige maatregelen.
4. Ten slotte, plan de vernietiging.
• Denk aan de HSE (gezondheid, veiligheid en milieu). Controleer wat u verwijdert. Is het gevaarlijk en moet het worden behandeld als gevaarlijk afval?
• Zorg ervoor dat de afvalverwerkingsketen wordt nageleefd en verkrijg een certificaat van vernietiging.
5. Beter alternatief voor vernietiging, kunt u de monsters aan een andere partij schenken?

Dus, moeten we bewaren of vernietigen?

Alleen u en uw organisatie kunnen die vraag beantwoorden. Organisaties moeten echter proactief de beslissing nemen en de beste praktijk is om periodiek de beslissing tot bewaren/vernietigen te herzien. Het is ook een goed moment om na te gaan of verdere analyse gerechtvaardigd is (met de komst van nieuwe technieken) en om te controleren of de kernen/restanten worden beheerd met het oog op bewaring.

Als u meer wilt weten over het verantwoord vernietigen of doneren van verouderde monsters van ondergrondse kernen en boorgruis in volledige overeenstemming met de relevante regelgeving, neem dan vandaag nog contact op met OASIS Group.