Diensten
Digitale postkamer
Verbeter de efficiëntie en verminder arbeidstijd en -kosten met de digitale postkamer-oplossing van OASIS
Met onze oplossingen kun je honderden documenten die je per post, digitaal of fysiek ontvangt, sorteren en categoriseren voor eenvoudige toegang
Voordelen digitale postkamer
Met onze digitale postkamer-oplossing kunnen organisaties documenten uit meerdere bronnen in zowel fysiek als digitaal formaat verwerken. In tegenstelling tot andere digitale postkamer-diensten geven wij je de mogelijkheid om bedrijfsprocessen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen via onze gebruiksvriendelijke workflowmodule.
Correspondentie automatiseren
Elk type document (zoals een factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van beeld, tekst, regels en scheidingsbladen en door middel van OCR (Optical Character Recognition) leesbaar gemaakt voor de software. OCR is een techniek die letters, cijfers en leestekens uit een document leest zodat ze digitaal kunnen worden bewerkt en gearchiveerd. Inkomende mail wordt direct in elk systeem afgeleverd via directe bestandsoverdracht (VPN) en kan ook automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of persoon op basis van vooraf geconfigureerde workflows. Klachten kunnen dan bijvoorbeeld automatisch worden doorgestuurd naar de klantenservice en facturen naar de administratie.
Verhoogde efficiëntie
Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat nog steeds relevant is: tijd is geld. Als je de oudere methode blijft gebruiken waarbij alles op papier wordt bewaard, moet een aantal werknemers talloze uren besteden aan het sorteren van de documenten, die ook nog eens verloren kunnen gaan. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van ervaren mensen die zich op andere kerntaken zouden kunnen richten. Als je op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden brieven, zoek dan niet verder dan een digitale postkamer.
Tijd- en kostenbesparingen
Omdat er minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt er veel tijd bespaard en dalen de operationele kosten. Denk aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, bezorgen en misschien bijhouden of post al dan niet is ontvangen als iemand niet op kantoor is. Met de digitale postkamer is dit verleden tijd. Post wordt gescand – optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en opgehaald – en vervolgens bezorgd.
Betere naleving van regelgeving
Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan verschillende, steeds uitgebreidere overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de afgelopen jaren een steeds groter probleem geworden, dus het opslaan van informatie moet nauwlettend worden bewaakt. Door documenten te scannen en digitaal vast te leggen met behulp van een digitale postkamer, kun je vertrouwelijke informatie verbergen achter extra beveiligingslagen, waardoor de kans kleiner wordt dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.
Samenwerking tussen afdelingen
Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt in onze lijst is. Dit is namelijk het voordeel van een digitale postkamer dat het meest over het hoofd wordt gezien. Individuen kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw op de bus moet worden gedaan of gescand en gemaild, kunnen gebruikers in digitale postkamers de post ter beoordeling toewijzen aan individuen of wachtrijen van meerdere collega's. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar helpt ook de samenwerking tussen afdelingen te bevorderen.
Automatiseringsproces digitale postkamer
Meer informatie nodig over hoe een virtuele postkamer werkt? Onze postkamerprocessen zetten inkomende post om in een gemakkelijk toegankelijk elektronisch formaat.
Haal inkomende post op uit je zakelijke postbus. Grote hoeveelheden post zijn geen enkel probleem.
Lever alle poststukken die je ontvangt veilig af bij onze scanfaciliteit. De hele rit van ophalen tot afleveren wordt gevolgd met beveiligde GPS-tracking voor volledige transparantie.
Post ontvangen en postpakketten openen.
Scheid junkmail vóór het scannen van documenten, bundel het op datum en bewaar of versnipper het. Scan de envelop en mail de inhoud van elk pakket.
Zet de afbeelding en inhoud van de envelop digitaal om in één doorzoekbaar PDF-document.
Maak je gescande post beschikbaar via een beveiligd digitaal postkamerdepot, klaar voor elektronische distributie. Je kunt alles op één plek bekijken en beheren en vervolgens documenten eenvoudig en veilig verspreiden onder je personeel.
Belangrijke items zoals cheques en pakjes worden gescheiden en fysiek aan je geretourneerd met minimaal menselijk contact.
Originele documenten kunnen veilig worden opgeslagen, versnipperd of geretourneerd.
Vraag een offerte voor een digitale postkamer aan
Gebruik het onderstaande formulier om meer informatie aan te vragen over onze digitale postkamer-diensten