Diensten
Scannen en Digitalisering
OASIS maakt gebruik van de beste technologieën om al uw behoeften op het gebied van digitalisering, datacaptatie (binnenhalen en het centraal opslaan van data) en kennisdeling te vervullen.
Onze scanservice helpt u bij het digitaliseren van papieren documenten. Deze digitale gegevens kunnen worden opgeslagen in een digitaal archief waar ze eenvoudig online zijn op te halen.
Voordelen van Digitalisering
Wij bieden een scala aan diensten voor het scannen van documenten en datacaptatie waarbij gebruik wordt gemaakt van de beste technologieën die zorgen voor hoge snelheid, kwaliteit en nauwkeurigheid.
Verbeterde traceerbaarheid van documenten
Gebruik het efficiënte indexeringsproces om eenvoudig en snel documenten te vinden in onze online bibliotheek.
Efficiëntere bedrijfsvoering
Vermijd de rompslomp en kosten van het handmatig verwerken van uw documenten en verminder de afhankelijkheid van fysieke opslagruimtes en de noodzaak van eigen technologische hardware.
Flexibel en schaalbaar
Onze zeer klantgerichte scanservice kan volledig worden afgestemd op uw behoeften in het ophalen van documenten. We stemmen ons aanbod af op hoe vaak u documenten wilt opslaan en ophalen.
Veilig scannen
Wat het verzoek ook is, wij kunnen uw bestanden veilig en betrouwbaar digitaliseren. Met onze ultramoderne scansoftware is het mogelijk om grote en kleine hoeveelheden papieren documenten scannen.
Meer vrije kantoorruimte of inkrimpen
Maak waardevolle kantoorruimte vrij door het verwijderen van archiefkasten en het vrijmaken van opslagruimtes. De ruimte kan dan operationeel worden benut door teammembers of u kunt het gebruik van kantoorruimte inkrimpen.
Ondersteun werken op afstand
Digitale documentatie kan het werken op afstand en de samenwerking tussen medewerkers op verschillende afdelingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen ondersteunen.
Digitaliserings-proces
Onze digitale diensten zijn divers en flexibel, variërend van realtime scannen en datacaptatie, tot backscannen (het scannen van documenten die al in het archief staan) en scanning on demand. Met onze diensten willen we bedrijven ondersteunen met effectief documentbeheer, door middel van processen die gemakkelijk en eenvoudig te gebruiken zijn.
Onze werkwijze is afhankelijk van de wijze waarop u uw huidige documenten opslaat. OASIS verzamelt de documenten bij uw kantoor of haalt deze uit een bestaand archief (als uw bestanden al bij ons zijn opgeslagen) en vervoert deze op veilige wijze naar ons scanbureau. Het is ook mogelijk om alle scanactiviteiten bij u op locatie uit te voeren.
De unieke barcode op elke doos met documenten of bestanden (afhankelijk van de gebruikte opslagmethode) wordt bij aankomst op het scanbureau geregistreerd. Via deze barcodes kunnen we uw bestanden tijdens het scanproces volgen.
Uw documenten worden na ontvangst voorbereid op digitalisering. Dit is het meest arbeidsintensieve deel van het proces, waarbij zorgvuldig wordt gezorgd dat documenten vrij zijn van nietjes, paperclips, post-its en kreukels.
Documenten worden indien nodig geplakt en in transparante plastic hoesjes gestoken om een optimale scan te kunnen maken. Na de voorbereiding bekijken onze scandeskundigen wat de kenmerken zijn van de documenten, bijvoorbeeld wat het paginaformaat is en of ze enkel- of dubbelzijdig zijn afgedrukt. Documenten worden op basis van die kenmerken in categorieën ingedeeld.
Onze scanspecialisten gebruiken de nieuwste scanapparatuur om elk type document in de juiste lay-out en resolutie te digitaliseren. Dit omvat (maar is niet beperkt tot) bestanden, certificaten, manuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen.
De bestanden worden na het scannen gecompileerd. Elk document wordt vervolgens onderworpen aan een uitgebreide kwaliteitscontrole waarbij eventuele problemen direct door onze scanspecialisten worden opgelost.
De digitale versie van de afgedrukte documenten wordt vervolgens opgeslagen in de gewenste indeling en aan u overgedragen. De data kunnen op diverse manieren worden aangeleverd, bijvoorbeeld op een dvd, in een beveiligde e-mail of via SFTP. Bovendien hebben we verschillende hostingopties waarmee u uw gegevens vanaf elke locatie kunt bekijken, downloaden, afdrukken en wijzigen.
Dankzij deze gebruiksvriendelijke informatiebeheerportalen hebt u het volledige beheer over uw digitale bestanden. Een kostenbesparende methode om geleidelijk over te stappen naar een volledig gepersonaliseerd digitaal archief.
Scanopties Documenten
Of u nu grote hoeveelheden papieren archief wilt scannen, regelmatig behoefte hebt aan scandiensten of datacaptatie, wij hebben tientallen jaren ervaring en bieden u met volle vertrouwen de best passende oplossing voor uw organisatie.
- Scanning on Demand Selectief Bestanden Scannen
- Archief scannen Grootschalige Digitalisering van Bestanden
- Intern (ter plaatse) scannen Digitalisering van vertrouwelijke Bestanden
- Digitale Postkamer Digitalisering van fysieke Post
Scanning on Demand
Veel van onze klanten gebruiken de dienst ‘Scanning on demand’ als snel en praktisch alternatief voor het fysiek leveren van documenten. Hierdoor hoeven klanten geen volledige archieven te scannen maar beschikken ze over kosteneffectieve digitale kopieën van bestanden en documenten wanneer ze die nodig hebben.
Archief scannen
Deze optie is populair bij organisaties die grote historische fysieke archieven beheren en die complete archieven willen converteren naar doorzoekbare digitale bestanden. Klanten profiteren van een verbeterde naleving van regelgeving, en gecontroleerde toegang. Vanwege extra veiligheidsoverwegingen kiezen veel klanten ervoor om een digitale back-up van hun archief op te slaan in onze beveiligde mediaopslag.
Intern (ter plaatse) scannen
Ideaal voor klanten die met gevoelige of vertrouwelijke documenten werken die uit veiligheidsoverwegingen niet mogen worden verplaatst. OASIS levert in zo’n geval de benodigde hardware en personeel om snel en betaalbaar een elektronisch archief op te zetten. Klanten behouden zo de controle over hun bestanden en er hoeven geen documenten te worden verpakt en verzonden.
Digitale Postkamer
Het vastleggen en classificeren van alle binnenkomende documenten. In een digitale postkamer wordt alle binnenkomende post geconverteerd naar een gemakkelijk toegankelijk elektronisch formaat, waardoor omslachtige bezorgprocessen worden voorkomen. Door gebruik te maken van dit geautomatiseerde en gecentraliseerde proces kunt u efficiënter werken en de operationele kosten die gepaard gaan met het verwerken van inkomende documenten verlagen.
Wat onze klanten over ons zeggen
Scannen en Digitalisering FAQ's
Ja. OASIS biedt een online inventaris managementsysteem op maat, waarmee u direct toegang hebt tot uw dossiers.
Eén van de belangrijkste voordelen van digitalisering is dat u aanzienlijk minder tijd kwijt bent aan het terugvinden van uw dossiers. Door digitalisering bespaart u op opslagruimte en -kosten. Bovendien is digitalisering een aantrekkelijke optie voor bedrijven die opereren vanuit meerdere locaties waarbij het nodig is dat verschillende teammembers toegang hebben tot dezelfde informatie.
Een goede indexering is onmisbaar voor het gemakkelijk terugvinden van digitale dossiers. U kunt uw dossiers indexeren op basis van de informatie die later nodig is om ze te kunnen terugvinden. OASIS kan u helpen bij het opzetten van een goed indexsysteem en biedt u een indexering op maat, passend bij de behoeften van uw bedrijf. Ook biedt OASIS een OCR-optie om u te helpen bij het opzoeken en ophalen van uw digitale dossiers.
Nee. We stellen voor om alleen dossiers te digitaliseren die ‘actief’ zijn, bijvoorbeeld personeelsdossiers voor bestaande teammembers. Inactieve dossiers die wettelijk gezien nog bewaard dienen te blijven, kunnen veilig worden opgeslagen in één van onze regionale records centers.
Ontvang een vrijblijvende offerte
Gebruik het onderstaande formulier om meer informatie aan te vragen over onze scan- en digitaliseringsmogelijkheden.