FileLive
Volg en krijg volledige toegang tot uw dossiers en gegevens
Dit stelt organisaties in staat hun informatie eenvoudig te beheren en tegelijkertijd te voldoen aan alle voorschriften
Raadpleeg en organiseer de fysieke en digitale informatiebibliotheken van uw organisatie met ons online systeem voor dossierbeheer.
Veilig platform
Alle aanmeldpogingen worden geregistreerd door het systeem en kunnen worden bekeken door gebruikers met beheerdersrechten. Het systeem registreert de gebruiker (en handelingen van deze gebruiker) die probeert in te loggen. Alle afgekeurde IP-adressen worden ook geregistreerd. Het systeem werkt met een 256-bits versleutelde SSL-socket, dus alle gegevens die online worden verzonden zijn extreem veilig.
Gebruikersrechten
Met FileLive kunt u rollen en rechten instellen om uw verzoek naar de goedkeurder te sturen. Dit helpt bij het vaststellen of de rechten zijn toegekend om toegang te krijgen tot bepaalde accounts. Toegang tot subaccounts is afhankelijk van uw accountrechten.
Geavanceerd zoeken
U hoeft enkel een volledig woord in het zoekveld te typen en op Zoeken te klikken. Het FileLive-systeem doorzoekt vervolgens alle bestanden en dossierdozen en geeft vervolgens aan of de items online of op locatie zijn opgeslagen, in behandeling zijn, de status "perm out" hebben, of zijn vernietigd. Je kunt de resultatenlijst ook exporteren als CSV- of Excel-bestand door op de knoppen linksboven in de resultatentabel te klikken.
Eenvoudig bestelsysteem
Zoek het juiste item en voeg dit toe aan een bestelling. U kunt een scan op aanvraag of een fysieke levering aanvragen die voldoet aan de overeengekomen serviceniveaus.
Aanvullende functies
Enkele aanvullende functies die ons systeem biedt zijn: bestelgeschiedenis van items om eerdere bestellingen te volgen, metagegevens bewerken om nieuwe aan dozen of dossiers gekoppelde metagegevens bij te werken, afbeeldingen uploaden of de inhoud van dozen opvragen.
FileLive-zoekopties
Het systeem is een compleet pakket waarmee organisaties uiteenlopende soorten documentatie kunnen integreren en veilig kunnen beheren.
Bestandsniveau
De term ‘geïndexeerd op bestandsniveau’ betekent dat elk individueel bestand is voorzien van een barcode en wordt geïndexeerd aan de hand van meerdere gegevensvelden op FileLive, zoals cliëntnaam en cliëntnummer. FileLive-gebruikers kunnen de gewenste bestanden zoeken en opvragen door het bestandsnummer of de bestandsnaam in het relevante veld te typen. Individuele bestanden worden handmatig uit de opslag gehaald en in een beveiligde doos bij de klant afgeleverd of gescand zodat ze via FileLive kunnen worden bekeken.
Doosniveau
Items in een op doosniveau geïndexeerd item worden niet individueel geïndexeerd. Deze items zijn doorzoekbaar via de doosreferentie, itembeschrijving, het inhoudsbereik en de algemene inhoud. De zoekcriteria zijn óf de inhoud van de doos, óf het bereik van de inhoud van de doos (bijv. 1 tot 50 of A tot C), óf de beschrijving van de doos met betrekking tot de items die erin zitten, indien van toepassing. Hoewel items op doosniveau alleen via de volledige doos doorzoekbaar zijn, kunnen FileLive-gebruikers een afzonderlijk bestand uit de doos bestellen, wat ertoe leidt dat het bestand uit de doos wordt gehaald, van een barcode wordt voorzien die aangeeft dat het een item op ‘bestandsniveau’ is, en door OASIS wordt afgeleverd. De doos blijft opgeslagen in een OASIS-vestiging.