Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.
Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:
Altijd en overal digitaal in te zien
Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.
Ideale situatie m.b.t. thuiswerken
Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.
Sneller verwerken van inkomende correspondentie
Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.
Tijds- en kostenbesparing
Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.
Automatische classificatie en herkenning van inkomende post
Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.
Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.
Automatische distributie
Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.
Minder menselijke fouten
Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.
Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.