Category: Archiefbeheer

Zes toptips voor uw informatiebeheer in oktober!

Net als spoken die ’s nachts rondwaren, kunnen slecht beheerde gegevens u de stuipen op het lijf jagen. Dit leidt tot gemiste kansen, beveiligingsangsten en ijzingwekkende kosten. Maar wees niet bang; wij hebben zes toptips die ervoor zullen zorgen dat u nooit meer wordt gekweld door gedachten aan uw informatiebeheerprocessen.

1. Definieer duidelijke doelstellingen – Jaag de gegevensspoken weg!

Identificeer de gegevens die uw bedrijf springlevend houden en hoe u het ware potentieel ervan kunt ontsluiten. Door specifieke doelen te definiëren, weert u de griezelige dreiging van irrelevante gegevens af en kunt u duidelijke successtrategieën opstellen.

2. Voer regelmatig audits uit – Who you gonna call? … Ghostbusters!

Net zoals in Ghostbusters het bovennatuurlijke wordt onderzocht en opgejaagd, zullen regelmatige audits van uw informatiebeheer eventuele griezelige dingen aan het licht brengen. Zorg ervoor dat er geen lijken in uw kast liggen: controleer uw activaregister, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en alle standaard werkprocedures (SOP’s) die u hebt voor uw gegevens- en administratieprocedures. Dit helpt u de nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens te garanderen en te voldoen aan de regelgeving. Periodieke herzieningen zorgen ervoor dat u een streepje voor hebt.

3. Prioriteer gegevensbeveiliging – Spreek een beschermende spreuk uit!

Datalekken zijn een nachtmerrie! Om u tegen deze gemene listen te beschermen, moet u ervoor zorgen dat uw beveiligingsmaatregelen op orde zijn. Betover uw gegevens met versleuteling, toegangscontrole en multifactorauthenticatie om ongewenste indringers op afstand te houden.

4. Train uw team – Verander hen in superhelden op het gebied van informatiebeheer!

Zorg dat ze bekwaam worden in de kunst van informatiebeheer. Houd betoverende trainingssessies om hen te informeren over de procedures voor gegevensverwerking, classificatie en verwijdering. Een goed geïnformeerd team is uw eerste verdedigingslinie tegen griezelige verrassingen.

5. Omarm automatisering – Maakt u zich geen zorgen, er komt geen zwarte magie aan te pas!

Omarm automatiseringstools en maakt u zich geen zorgen, er zijn geen toverspreuken nodig om uw documentbeheer en workflowprocessen te stroomlijnen. Met automatisering hebt u meer tijd voor uw bedrijf en hoeft u zich minder zorgen te maken over fouten.

6. Maak regelmatig back-ups – Voorkom gegevensverlies!

Om uw bedrijf te beschermen tegen zo’n angstaanjagend lot, moet u een robuuste back-upstrategie implementeren. Regelmatige back-ups beschermen uw gegevens tegen onverwachte en angstaanjagende rampen. Een overweging kan zijn om in zee te gaan met een vertrouwde partner voor gegevensback-up.

Door deze zes tips op te volgen behoedt u uw organisatie voor de vervelende gevolgen van inadequaat gegevensbeheer. Dus laten we die problemen samen uitbannen! Als OASIS Group u kan ondersteunen bij een onderdeel van uw informatie – of gegevensbeheerprocessen, aarzel dan niet om vandaag nog contact met ons op te nemen (info@oasisgroup.com).

Wij wensen u een gelukkige, georganiseerde Halloween vol naleving!

Maak het onbenutte potentieel in uw archieven, dossiers en gegevens vrij

Bij OASIS Group begrijpen we de uitdagingen waar bedrijven voor staan als het gaat om het beheer van fysieke dossiers en informatie. Daarom bieden wij een uitgebreide oplossing voor archief- en informatiebeheer waarmee u de waarde van uw fysieke dossiers en informatie kunt vrijmaken.

Overwegingen bij het vrijmaken van het potentieel van uw fysieke dossiers:

Begin met een inventarisatie

Voordat je op effectieve wijze zoveel mogelijk waardevolle informatie uit je fysieke dossiers kunt halen, moet je eerst weten wat je allemaal hebt. Maak een inventarisatie van al je fysieke dossiers en informatie om te bepalen wat moet worden bewaard en wat kan worden weggegooid. Dit proces zal je ook helpen eventuele hiaten in je archief op te sporen en ervoor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke of reglementaire vereisten.

Implementeer een opslagsysteem

Fysieke dossiers moeten zodanig worden opgeslagen dat ze beschermd zijn tegen beschadiging, diefstal en ongeoorloofde toegang. Implementeer een opslagsysteem waarin dossiers georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Denk aan het gebruik van externe opslagfaciliteiten, investeren in hoogwaardige archiefsystemen en het gebruik van barcodes om dossiers te traceren.

Leid personeel goed op

Het beheer van fysieke dossiers is niet alleen de verantwoordelijkheid van het dossiermanagementteam, het is een taak voor iedereen binnen de organisatie. Train het personeel in archiefbeleid en -procedures om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol in het beheer van fysieke dossiers begrijpt. Denk bijvoorbeeld aan een opleiding over het correct archiveren van documenten, het gebruik van het opslagsysteem en het identificeren van dossiers die moeten worden verwijderd.

Herzie en update regelmatig de processen binnen je organisatie

Het beheer van fysieke dossiers is een continu proces. Herzie regelmatig je archiefbeleid en -procedures zodat ze doeltreffend en actueel blijven. Denk bijvoorbeeld aan regelmatige controles van je dossiers, het bewaarbeleid aanpassen aan wijzigingen in wettelijke of reglementaire vereisten en investeren in nieuwe technologie om archiefprocessen te verbeteren.

Door deze tips te volgen, kun je de waarde van je fysieke dossiers en informatie maximaliseren. Bij OASIS Group staan we bij elke stap voor je klaar. Neem vandaag nog contact op voor meer informatie over onze informatiebeheeroplossingen en hoe wij je kunnen helpen je fysieke dossiers effectiever te beheren.

Verlaag de kosten met externe archiefopslag

Uw bedrijf wordt waarschijnlijk overspoeld met documenten op kantoor. Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze documenten, dossiers en ander noodzakelijk papierwerk kunnen bewaren op een veilige maar toegankelijke manier, zonder dat dit veel kantoorruimte in beslag neemt. Gelukkig biedt het opslaan van documenten in een externe faciliteit verschillende voordelen zoals het verlagen van de kosten van uw archiefbeheer.

Er zijn verschillende manieren om documenten op te slaan, afhankelijk van het type document en hoe vaak het nodig is om het te raadplegen. Hier volgen enkele opties:

Externe archiefopslag: Als u veel dossiers hebt die u voor langere tijd moet bewaren, kunt u overwegen gebruik te maken van externe archiefopslag. Op die manier beschikt u over beveiligde opslagfaciliteiten met klimaatbeheersing, brandbestrijdingssystemen en 24/7 bewaking. Hiervoor wordt een maandelijks bedrag in rekening gebracht op basis van het volume archief dat u wilt opslaan.
Cloudopslag: Diensten voor cloudopslag maken het mogelijk bestanden op een rendabele manier digitaal op te slaan. Deze diensten bieden een bepaalde hoeveelheid opslagruimte aan en brengen een kleine vergoeding in rekening voor extra opslagruimte.
Online back-up diensten: Er zijn verschillende online back-up diensten waarmee u een back-up van uw dossiers kunt maken op een veilige online server. Deze diensten brengen een maandelijks bedrag in rekening op basis van de hoeveelheid gegevens waarvan u een back-up wilt maken.
Externe harde schijven: Met externe harde schijven kunt u grote hoeveelheden gegevens voordelig opslaan. U kunt voor een redelijke prijs een externe harde schijf kopen met meerdere terabytes aan opslagruimte.
USB sticks: De USB stick is een klein handzaam medium om gegevens op te slaan. Ze zijn betaalbaar en verkrijgbaar in verschillende maten, variërend van een paar gigabytes tot meerdere terabytes.

Het is essentieel om te onthouden dat de kosten weliswaar een belangrijke overweging zijn, maar dat het even belangrijk is om prioriteit te geven aan veiligheid en toegankelijkheid bij het kiezen van een partner voor archiefbeheer.

Bij OASIS Group bieden we veilige, betaalbare en uitgebreide diensten op het gebied van archief- en informatiebeheer. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze externe archiefoplossingen.

OASIS Group voltooit de eerste overname van het jaar

OASIS Group, de grootste leverancier van archief- en informatiebeheer (RIM) in Europa, heeft vandaag de overname aangekondigd van NETarchief, de archiefbeheerdivisie van Van’t Net Archiefbeheer B.V.

Het in Nederland gevestigde opslagbedrijf NETarchief werd in 1998 opgericht om naast de gevestigde verhuisactiviteiten ook diensten voor archiefopslag aan te bieden. Volgens de voorwaarden van de overeenkomst zal OASIS Group de archiefbeheeractiviteiten van NETarchief integreren met die van OASIS Data & Document Management Netherlands B.V.

De omgeving van de werkplek verandert in een rap tempo. Regelgeving wordt steeds strenger, vooral op het gebied van privacy. En met meer klanten die ervoor kiezen om vanuit thuis te blijven werken, vonden we het integreren van onze archiefdiensten met OASIS Group de meest logische stap voor ons en onze klanten.
Gerry Hulshoff, aandeelhouder van NETarchief

Als gespecialiseerde aanbieder van oplossingen voor archief- en informatiebeheer bevindt OASIS Group zich in een unieke positie om klanten te ondersteunen gedurende de levenscyclus van gegevens.

OASIS Group, actief in heel Europa, biedt klanten een complete dienstenaanbod voor data- en informatiebeheer, variërend van opslag van documenten en data, scannen en digitaliseren, opslag in de cloud, tot en met het versnipperen en vernietigen van data.

Ondanks de pandemie werkt het acquisitieteam samen met bedrijfseigenaren in heel Europa die streven naar een soepele overgang. We zijn blij met de overname van NETarchief inclusief het klantenbestand en we kijken ernaar uit hen bij OASIS te verwelkomen.
Matt Thornton, Director Corporate Development bij OASIS Group

Deze transactie markeert de 51ste succesvolle overname van OASIS Group.

Media Contact:

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

OASIS Group bereikt mijlpaal met 50ste overname van Archive Management Systems Limited (AMS)

OASIS Group, één van de grootste leveranciers van archief- en informatiebeheer in Europa, heeft vandaag de overname aangekondigd van Archive Management Systems Limited (AMS) dat in het Verenigd Koninkrijk gevestigd is.

Het akkoord werd op vrijdag 23 oktober bereikt en markeert als 50ste overname een belangrijke mijlpaal voor de OASIS Group.

We zijn verheugd dat AMS onze 50ste overname tot nu toe vertegenwoordigt”, aldus Espen Halvorsen, CEO van de OASIS Group. “De oprichters hebben de afgelopen 40 jaar een solide bedrijf opgebouwd en samen hebben we een kans gezien voor OASIS om het serviceaanbod aan klanten te verbeteren via onze bekroonde Omnidox software.
Espen Halvorsen, OASIS Group CEO

Met meerdere nieuwe initiatieven en een duidelijk ontwikkeltraject dat is afgestemd op de veranderende zakelijke markt, blijft OASIS Group investeren in nieuwe en opkomende technologieën.

We hadden niet de verwachting dat het verkopen van een bedrijf tijdens een pandemie de gemakkelijkste opgave zou zijn, maar de professionele en open aanpak van OASIS zorgde ervoor dat de overname ondanks deze moeilijke periode soepel is verlopen. We vertrouwen nu ons bedrijf met meer dan 40 jaar ervaring toe aan OASIS in de wetenschap dat het in goede handen zal zijn.
Simon Clarke, directeur AMS

Over OASIS Group

OASIS Group biedt klanten sinds 1999 veilige oplossingen voor archief- en informatiebeheer. OASIS, opgericht in Dublin, Ierland, is sindsdien internationaal uitgebreid en is momenteel actief in 6 Europese landen, heeft meer dan 1.700 werknemers in dienst en bedient meer dan 10.000 klanten.

Media Contact:

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

Nieuwe Grote release van EDRMS ‘Omnidox’ van OASIS Group stelt gebruikers in staat om backoffice processen te automatiseren

OASIS Group, één van de grootste aanbieders op het gebied van dossiers en informatiebeheer (RIM) in Europa, heeft de introductie aangekondigd van de 5e generatie van het veel bekroonde elektronische document en record management systeem (EDRMS) Omnidox.

We zijn heel enthousiast over de introductie van de 5de generatie van Omnidox op de Europese markt en we zijn ervan overtuigd dat deze software een revolutie ontketent voor elk aspect van de klantbeleving.
Espen Halvorsen, Chief Executive Officer bij OASIS Group

De technologische vooruitgang heeft een revolutionaire invloed gehad op zowel de gebruikerservaring in Omnidox 5 als op de functionaliteiten die beschikbaar zijn voor de eindgebruiker. De échte waarde van de nieuwste generatie van het Omnidox Cloud Platform schuilt in de mogelijkheid voor bevoegde gebruikers om snel backoffice processen of verschillende zakelijke workflows te automatiseren.

Doordat de gebruiker meer zeggenschap krijgt, wordt de leercurve minder steil en kunnen afdelingen, divisies en hele organisaties sneller dan ooit overstappen van papieren processen naar digitale processen. Omdat bovendien geen interne IT configuratie of IT maatwerk nodig is, neemt het potentiële rendement voor klanten van OASIS Group alleen maar toe.

Tijdens het ontwikkelingsproces was het heel belangrijk om een consumentachtige beleving te creëren voor zakelijke gebruikers en tegelijkertijd de leverbaarheid van uitgebreide hulpmiddelen voor het analyseren van bedrijfskritische informatie te waarborgen.
Steve Townley, directeur technologie bij OASIS Group

Over OASIS Group

OASIS is gevestigd in Dublin, Ierland en beschikt over vestigingen in heel Europa. Het bedrijf bedient zijn klanten al sinds 1999. De bedrijfsgroep biedt werkgelegenheid aan meer dan 750 medewerkers en levert diensten aan meer dan 8.000 klanten in uiteenlopende sectoren, waaronder de financiële en juridische sector, gezondheidszorg, de overheid en het onderwijs.

Media Contact:

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

Informatie en data: Het hart van uw organisatie

Als lid van de IRM Society (Information and Records Management Society) en als sponsor van de IRMS conferentie was OASIS Group in Birmingham om het jaarlijkse conferentieprogramma en de festiviteiten bij te wonen.

In verband met COVID-19 is de conferentie terecht verplaatst om de veiligheid van de deelnemers, sponsors, sprekers en andere aanwezigen te waarborgen. De conferentie mag dan wel van datum zijn veranderd, het thema is zeer toepasselijk voor de tijden waarin we ons momenteel bevinden.

“Informatie en data: Het hart van uw organisatie”

Dit besef is nog nooit zo duidelijk geweest als in deze tijd, nu de wereld erop rekent dat gegevens toegankelijk zijn voor teammembers die vanuit huis werken, of dat eerstelijnswerkers gegevens nodig hebben van collega’s die zij niet meer persoonlijk kunnen zien.

We vergeten soms hoe afhankelijk we zijn van informatie en data wanneer deze binnen handbereik zijn (zowel fysiek als digitaal). Bovendien is data in het bedrijfsleven zo wijd verspreid geraakt dat we het gevaar lopen met “te veel” data te maken te krijgen.

Voor veel organisaties was thuiswerken nooit een optie om te overwegen, maar terwijl we allemaal door ons ‘nieuwe normaal’ navigeren, worden werkpraktijken voortdurend opnieuw geëvalueerd. Processen of procedures waarvan we dachten dat ze het meest geschikt waren voor onze bedrijven of organisaties, worden nu ter discussie gesteld omdat we de beste opties willen voor dit moment en later.

Hierin schuilt de vraag;

Zal COVID-19 invloed hebben op de manier waarop organisaties hun bedrijfsstrategie vormgeven om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen?

Het antwoord is eenvoudig: ja. Maar dit is niet alleen een simpele vraag, het geeft aanleiding tot nog veel meer vragen;

Welke veranderingen zullen worden gemaakt?
Hoe zullen ze worden uitgevoerd?
Wanneer treden ze in werking?
Zullen er gevolgen zijn voor de regelgeving?
Zullen de budgetten worden verhoogd om nieuwe initiatieven te ondersteunen?

Het zou onmogelijk zijn om al deze vragen op één specifieke manier voor elke bedrijfstak te beantwoorden of om voor elk individueel bedrijf een duidelijk gestandaardiseerd actieplan op te stellen. Om te beginnen verschillen de gegevens die wij bewaren of analyseren niet alleen per sector of bedrijfstak, maar ook per individueel bedrijf dat deel uitmaakt van onze economieën.

Verschuiving naar digitaal

Als bedrijf hebben wij een verschuiving gezien naar digitale diensten in industrieën of sectoren die voorheen aarzelden om zich te committeren aan een digitale transformatie. Dat wil niet zeggen dat deze organisaties geen digitale strategieën wilden implementeren, dat wilden ze wel, maar ze waren voorzichtig bij het kiezen van de strategie die voor hen zou werken rond bestaande processen en procedures.

De COVID-19 pandemie heeft deze hinderpalen uit de weg geruimd, aangezien de bestaande processen en procedures niet langer geschikt zijn voor de huidige bedrijfsomgeving, met name thuiswerken. Of deze verschuiving ons “nieuwe normaal” is, zal de komende maanden en jaren duidelijker worden.

Wat er ook gebeurt, de professionele leden van de IRM Society zullen hun best doen om positieve veranderingen in hun organisaties teweeg te brengen. Net als archief- en informatiebeheer professionals over de hele wereld.

Uw gedachten

Wij zijn benieuwd naar uw gedachten over hoe COVID-19 organisaties zal beïnvloeden bij het vormgeven van de bedrijfsstrategie om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen. Neem deel aan het gesprek via social media.

OASIS Group versterkt aanwezigheid in Schotland

OASIS Group, een van de grootste aanbieders in Europa op het gebied van archief- en informatiebeheer (Records and Information Management, RIM), heeft de overname bevestigd van de Box-it Scotland-franchise in Spittalrigg, East Lothian. Deze Box-it-franchise is de 8e die is overgenomen door OASIS Group. De transactie vond plaats op 28 februari.

OASIS Group richt zich in 2020 vooral op een snelle uitbreiding van onze informatiebeheerdiensten, zodat we onze klanten meer kunnen bieden. We zijn enthousiast dat we nog een Box-it-franchise onder het OASIS Group-merk hebben kunnen brengen, zodat we onze aanwezigheid in Schotland kunnen blijven versterken.
Espen Halvorsen, CEO van OASIS Group

Deze transactie is de 49e overname door OASIS Group.

Over OASIS Group

Het in 1999 opgerichte OASIS heeft zijn hoofdkantoor in de Ierse hoofdstad Dublin en verschillende vestigingen verspreid binnen de EU. De organisatie heeft meer dan 700 teammembers en werkt voor meer dan 8000 klanten in verschillende sectoren, zoals financiën, juridische zaken, gezondheidszorg, overheid en onderwijs. Voor het tweede aaneensluitende jaar stond OASIS Group op de ‘2018 Inc. 5000 Europe’-lijst van de snelst groeiende privébedrijven in Europa.

Media Contact:

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317

OASIS Group versterkt haar Positie op de Nederlandse Markt met Recente Overnames

OASIS Group, één van de grootste leveranciers van archief- en informatiebeheer (RIM) in Europa, is verheugd de afronding van twee overnames in Nederland te kunnen melden.

Begin april heeft OASIS de overname afgerond van De Graaf Archief beheer B.V., gevestigd in Purmerend bij Amsterdam, van de De Graaf Groep B.V.

In mei heeft OASIS de overname afgerond van Dataspace Nederland B.V., gevestigd in Eindhoven. Deze recente overname betekent een uitbreiding van de geografische dekking van de OASIS Group naar de regio Noord-Brabant, een regio waar OASIS al enige tijd belangstelling voor heeft.

Deze overnames geven ons een solide positie in een geweldige markt die ons in staat stelt het brede scala aan diensten te leveren dat wij onze klanten bieden. Wij heten onze nieuwe klanten en teammembers van harte welkom bij OASIS.
Espen Halvorsen, CEO van OASIS Group

Met een uitgebreid dienstenpakket voor archief- en informatiebeheer, van complexe archiveringsoplossingen tot AVG Readiness, markeren deze transacties de 42e en 43e succesvolle overnames voor OASIS Group.

Over OASIS Group

OASIS bedient klanten sinds 1999 en heeft haar hoofdkantoor in Dublin, Ierland, met vestigingen in de hele EU. Het bedrijf heeft 650 teammembers in dienst en levert diensten aan meer dan 8.000 klanten in verschillende sectoren, waaronder de financiële sector, de juridische sector, de gezondheidszorg, de overheid en het onderwijs. Voor het tweede opeenvolgende jaar werd OASIS Group bekroond met een positie op de ‘2018 Inc. 5000 Europe’ lijst van snelst groeiende particuliere ondernemingen in Europa.

Media Contact:

Jade Miles
Group Marketing Manager
jmiles@oasisgroup.com
+353 (0)1 866 6317