Category: Informatiebeheer

Business Continuity Awareness Week 2023 – Weerbaarheid van de toeleveringsketen

Vandaag is de tweede dag van de Business Continuity Awareness Week 2023. Het overkoepelende thema voor de campagne van dit jaar is ‘Aan de slag met weerbaarheid’.

Vandaag geeft Robert Condron, Group Procurement Manager van OASIS Group, een overzicht van hoe de weerbaarheid van de toeleveringsketen bij OASIS Group wordt gewaarborgd.

De uitdagingen als gevolg van de coronapandemie hebben de zwakke plekken in de toeleveringsstrategieën van zo’n beetje alle organisaties in de wereld blootgelegd.

Nu we ons in een post-pandemisch tijdperk bevinden, wordt weerbaarheid van de toeleveringsketen steeds belangrijker voor het succes van OASIS Group. Als organisatie willen wij ons richten op meer lokale leveranciers en onze afhankelijkheid van risicovolle bronnen verminderen.

Wij hebben de strategische directe leveranciers van OASIS Group uitgebreid in kaart gebracht om eventuele risico’s aan het licht te brengen. Het doel is dergelijke risico’s te beperken zodat wij voldoende alternatieve bevoorradingsbronnen hebben, onze te grote afhankelijkheid van één dienstverlener verminderen en zorgen voor meer flexibiliteit en weerbaarheid in onze hele toeleveringsketen.

Naarmate OASIS Group in verschillende geografische regio’s blijft groeien, zullen wij verbeteringen in de toeleveringsketen in kaart blijven brengen en onze organisatorische routines loslaten om aan de eisen van onze klanten te voldoen. Wij maken onze leveranciers er voortdurend op attent hoezeer wij hechten aan innovatieve technologieën die onze impact op het milieu kunnen verminderen zonder een nadelig effect op onze toeleveringsketen.

Door een robuuste toeleveringsketen op te bouwen, zijn we beter in staat om stress op te vangen, kritische functionaliteit te herstellen en te gedijen in gewijzigde omstandigheden. Het is een sleutelfunctie geworden in de algehele gezondheid van OASIS Group.

Robert Condron, Group Procurement Manager – OASIS Group

Stuur voor meer informatie een e-mail naar info@oasisgroup.com. Of klik hier voor meer informatie over de normen die wij hanteren op onze Compliance-webpagina.

De Voordelen van Digitale Transformatie voor het Bedrijfsleven

Het wordt steeds belangrijker voor bedrijven om up-to-date te blijven met het oog op maximale efficiëntie dat een concurrentievoordeel oplevert binnen hun sector. Het is belangrijk dat het hele bedrijf aan boord is en zich inzet voor uw digitale strategie. Daarom hebben wij enkele belangrijke voordelen van digitale transformatie verzameld die gebruikt kunnen worden voor het opbouwen van uw business case:

  • Verhoogde productiviteit

Digitale transformatie kan bedrijven helpen om processen te stroomlijnen en handmatige processen te elimineren, wat leidt tot een hogere productiviteit. Hierdoor kunnen organisaties zich concentreren op hun kernactiviteiten, wat een concurrentievoordeel oplevert.

  • Lagere kosten

Digitale transformatie kan bedrijven helpen hun kosten te verlagen door handmatige processen te automatiseren, papierwerk te verminderen en de operationele efficiëntie te verbeteren. Bovendien kunnen cloudoplossingen en outsourcing van het IT beheer ondernemingen helpen hun IT kosten te verlagen door dure hardware en software investeringen overbodig te maken.

  • Verbeterde gegevensbeheer en -analyse

Dankzij digitale transformatie kunnen bedrijven real-time gegevens verzamelen, opslaan en analyseren. Hierdoor kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen in klantgedrag, markttrends en operationele efficiëntie. Deze inzichten zijn nuttig om weloverwogen beslissingen te nemen en nieuwe zakelijke kansen te identificeren.

  • Meer wendbaarheid en innovatie

Digitale transformatie kan bedrijven helpen snel te reageren op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften. Hierdoor is het mogelijk om snel in te spelen op nieuwe technologieën en markttrends, wat resulteert in meer wendbaarheid en innovatie.

De voordelen van digitale transformatie zijn talrijk, variërend van verhoogde efficiëntie en productiviteit tot verbeterde klantervaring en lagere kosten. OASIS Group wil bedrijven helpen hun digitale transformatiedoelstellingen te bereiken. Dankzij onze expertise op het gebied van documentbeheer, gegevensbescherming en compliance op het gebied van informatiebeheer zijn wij bij uitstek geschikt om bedrijven te helpen bij het navigeren door het digitale landschap. Zo kunnen we bedrijven helpen de belangrijkste voordelen van digitale transformatie te identificeren en een routekaart naar succes op te stellen.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de manier waarop wij uw bedrijf kunnen helpen succes te boeken met digitale transformatie.

Offsite documentopslag onderzoeken bij de rationalisering van uw vastgoed

Als bedrijven blijven groeien en uitbreiden, groeit ook hun behoefte aan ruimte om belangrijke documenten en dossiers op te slaan. Maar het onderhouden van een opslagsysteem ter plaatse kan een kostbare en tijdrovende aangelegenheid zijn. Dat is waar professionele offsite opslag om de hoek komt kijken, een kosteneffectieve en handige oplossing voor bedrijven die hun vastgoed willen rationaliseren.

Offsite documentopslag kan worden gebruikt om een reeks dossiers op te slaan, waaronder gearchiveerde, semi-actuele en actuele dossiers. Gearchiveerde dossiers zijn dossiers die niet langer nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering, maar die nog wel bewaard moeten worden om juridische redenen of om aan bepaalde voorschriften te voldoen. Semi-actuele dossiers zijn dossiers die minder vaak nodig zijn dan actuele dossiers, maar die toch nodig zijn voor lopende zaken. Actuele dossiers zijn dossiers die dagelijks worden gebruikt, zoals contracten, facturen en klantenbestanden.

Het gebruik van offsite documentopslag kan bedrijven in 2023 een aantal financiële voordelen opleveren. Dit zijn slechts een paar manieren waarop de rationalisering van uw vastgoed met professionele offsite opslag u kan helpen:

  • 1. Lagere vastgoedkosten

Offsite documentopslag stelt bedrijven in staat om de hoeveelheid ruimte die ter plaatse nodig is te verminderen, waardoor organisaties de vrijgekomen ruimte opnieuw kunnen gebruiken voor activiteiten die inkomsten genereren. Een andere mogelijkheid is om uw gegevens offsite op te slaan als u naar een kleiner pand wilt verhuizen.

  • 2. Lagere operationele kosten

Het onderhouden van een opslagsysteem ter plaatse kan een kostbaar en tijdrovend proces zijn. Niet alleen de investering in de fysieke ruimte en infrastructuur, maar ook de kosten om het personeel het systeem te laten beheren en onderhouden.

  • 3. Verbeterde beveiliging en naleving

Leveranciers van professionele offsite opslag bieden hoge beveiligings- en nalevingsniveaus om ervoor te zorgen dat uw gegevens te allen tijde beschermd zijn. Door gebruik te maken van een gerenommeerde leverancier van offsite opslag kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun gegevens veilig en in overeenstemming met alle relevante wet- en regelgeving worden opgeslagen.

  • 4. Verhoogde productiviteit

Door de opslag en het beheer van hun dossiers uit te besteden aan een derde partij, kunnen organisaties kostbare personeelstijd vrijmaken om zich op hun kernactiviteiten te concentreren. Dit kan leiden tot een hogere productiviteit en efficiëntie, omdat het personeel meer tijd kan besteden aan taken die inkomsten genereren.

Offsite documentopslag is een uitstekende oplossing voor organisaties die in 2023 hun vastgoed willen rationaliseren. Door de opslag en het beheer van hun dossiers uit te besteden, kunnen bedrijven hun vastgoed- en operationele kosten verlagen, de beveiliging en naleving van de voorschriften verbeteren en hun productiviteit verhogen. Als uw bedrijf activiteiten wil stroomlijnen en resultaten wil verbeteren, kan professionele offsite opslag precies de oplossing zijn die u nodig hebt. Klik hier voor een offerte en een van onze professionals neemt contact met u op.

Het vieren van World Paper Free Day 2022

Wanneer is World Paper Free Day?

Op 6 november 2022 wordt World Paper Free Day gevierd. 

Wat betekent World Paper Free Day?

World Paper Free Day stimuleert het terugdringen van papierproductie en -gebruik. Het initiatief is oorspronkelijk opgezet door AIIM International. AIIM International is de vereniging voor informatiebeheerprofessionals die wereldwijd onderzoek en opleiding aanbieden. 

Gebruikt u nog papier? Wordt papier nog veel gebruikt?

Thuiswerken en/of werken op afstand heeft de afname van papier versneld. Traditioneel werken op kantoor betekende dat veel mensen papier gebruikten uit gewoonte en vertrouwdheid, onder het motto ‘zo hebben we altijd gewerkt’. De noodzaak om op afstand te werken betekende dat we alternatieve manieren vonden om met collega’s samen te werken, waardoor papier in onze dagelijkse processen overbodig werd. Nu velen echter zijn teruggekeerd naar een traditionele werkplek met gemakkelijke toegang tot briefpapier en printers en meer persoonlijke samenwerking, zal de vraag worden beantwoord of deze verandering blijvend is of niet. 

Sommige organisaties hebben voorafgaand aan de pandemie geprobeerd om afscheid te nemen van een “traditionele” werkplek, bijvoorbeeld door een “hot desk” werkomgeving te implementeren of door te voorzien in flexwerken, wat hand in hand gaat met papierloze werkmethoden.

Is het echt haalbaar om volledig ‘Papiervrij’ te zijn?

Eerder dit jaar organiseerden we op het AIIM Forum in Londen een rondetafelsessie over de vraag of een echte papierloze omgeving ooit haalbaar is. Eén van de deelnemers aan de rondetafel bracht een zeer terecht punt naar voren en vroeg ons allen te stoppen met papier in het negatief daglicht te stellen. Dat riep de vraag op of het haalbaar is – willen we papier volledig elimineren? Maar of we nu papierloos willen werken of niet, er zijn bepaalde aspecten die niet te vermijden zijn voor en tegen papiervrije operaties.

Papier heeft in veel organisaties een plaats en is nog steeds noodzakelijk voor veel juridische handelingen en processen.      

Zakelijke eisen kunnen leiden tot de noodzaak om het gebruik van papier in een organisatie te verminderen. Er zijn veel voordelen verbonden aan het elimineren van fysiek papierwerk, waaronder het waarborgen van kwaliteit en transparantie, de beveiliging van informatie, het milieu, kostenbesparing en tijdsefficiëntie.

De voordelen van minder papiergebruik of papierloos werken:

Het milieu

Vermindering van papiergebruik betekent minder papierproductie, wat op zijn beurt betekent dat er minder bomen worden gekapt. Er zijn echter nog andere voordelen voor het milieu, zoals vermindering van de CO2-uitstoot doordat er geen papierwerk meer hoeft te worden vervoerd.

Kostenbesparing

Vermindering van papiergebruik leidt weer tot lagere uitgaven voor kantoorbenodigdheden zoals papier, verbruiksartikelen voor printers, de hardware van printers en de service en het onderhoud van dergelijke apparatuur.

Tijdswinst

Het beheer van papieren dossiers is vaak arbeidsintensief en kan betekenen dat er extra tijd nodig is voor het verwerken, vervoeren en verzenden van documenten. Digitaal werken levert tijdwinst op en zorgt voor een snellere reactietijd en eenvoudigere samenwerking. 

Overweegt u uw papiergebruik te verminderen?

Er zijn veel manieren waarop u het papergebruik in uw organisatie kunt verminderen. En het maakt niet uit in welke fase u zich bevindt in dit proces en in uw digitale reis, want OASIS Group heeft veel ervaring en kan u ondersteunen met scannen, versnipperen of het implementeren van backoffice systemen. Wij kunnen u helpen zodat u een stap minder verwijderd bent van een papierloos of papierarm kantoor.

Creativiteit en innovatie op het gebied van informatiebeheer

Creativiteit en innovatie zijn essentieel voor het succes van organisaties overal ter wereld. Snelle veranderingen in technologie, economische verschuivingen, globalisering en ontwikkelingen in het dagelijks leven hebben geleid tot meer concurrentie.

Vandaag, 21 april 2022, is het Werelddag van Creativiteit en Innovatie. Een dag die door de Verenigde Naties is uitgeroepen om de aandacht te vestigen op de rol van creativiteit en innovatie in alle aspecten van de menselijke ontwikkeling.

Bij OASIS Group wilden we deze gelegenheid aangrijpen om creativiteit en innovatie op het gebied van informatiebeheer te onderzoeken en in het zonnetje te zetten. De onderstaande lijst hebben we opgesteld in samenspraak met teamleden en collega’s.

Informatiebeheersystemen

Een logische keuze misschien, maar sommigen van ons herinneren zich nog de dagen van papieren beheersystemen, voordat software voor het opslaan, organiseren en terugvinden van informatie werd geïntroduceerd.

We zeiden daarnet dan wel ‘herinneren’, maar we komen nog steeds organisaties tegen die hun informatie beheren met behulp van handmatige papieren processen.

Het verzamelen en beheren van gegevens die in verschillende formaten zijn opgeslagen en ze toegankelijk maken voor de mensen die ze nodig hebben, is een innovatie die we vaak als vanzelfsprekend beschouwen. Nu er meer mensen op afstand werken dan ooit tevoren, liggen er ongetwijfeld meer creatieve innovaties in het verschiet (maar misschien hebben wij wel voorkennis over dit onderwerp)!

Smartphones

In eerste instantie is dit misschien geen voor de hand liggende keuze voor informatiebeheer (al was het een populair antwoord), maar stel je eens voor dat je een adresboek met alle contactgegevens van je klant bij je moet dragen in plaats van dat je ze allemaal in je telefoon hebt opgeslagen. Of nog erger, al die telefoonnummers en e-mailadressen uit je hoofd moeten leren.

Of dat je een laptop moet meenemen om een betaling goed te keuren, terwijl je gewoon een app voor mobiel bankieren op je telefoon kunt gebruiken. Dit zijn allemaal innovaties die voortkomen uit inzicht in hoe en waarom we informatie en gegevens gebruiken.

Microfilm en microfiches

Sommigen van jullie zullen dit lezen en denken: Micro-watte? Anderen denken misschien terug aan wat ooit onmisbare manieren waren om gegevens compact te bewaren en te back-uppen.

Ondanks technologische vooruitgang als gevolg van innovatie, creativiteit en noodzaak, gebruiken sommige organisaties vandaag de dag nog steeds microfilm en microfiches. Voor sommige van hen is het wellicht een te grote uitdaging om het proces te veranderen. Voor anderen is er geen druk geweest om over te schakelen omdat werd verwacht dat de microfiches 100 jaar zouden meegaan. Het probleem is dat de apparaten om zowel microfilm als microfiches te bekijken steeds moeilijker verkrijgbaar zijn.

Tegen die bedrijven zouden we zeggen: geen paniek. Bij OASIS Group hebben we gespecialiseerde teamleden die zijn opgeleid in het gebruik van verschillende lees- en conversieapparaten.

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)

Bij de automatisering van bedrijfsprocessen, ook wel bedrijfsautomatisering of digitale transformatie genoemd, wordt technologie ingezet om complexe bedrijfsprocessen automatisch te laten verlopen. Voor bedrijven die hun digitale transformatiedoelen willen bereiken, is bedrijfsautomatisering een goede eerste stap.

In tegenstelling tot andere automatiseringsprocessen worden er bij bedrijfsautomatisering meerdere IT-systemen aan elkaar gekoppeld en specifiek afgestemd op de behoeften van de organisatie. In plaats van een kant-en-klare oplossing wordt er dus een workflow gebruikt om een bestaand bedrijfsproces te repliceren of daarop voort te bouwen.

Robotgestuurde procesautomatisering (RPA)

Robotgestuurde procesautomatisering richt zich op het automatiseren van individuele taken, zoals het lezen van een document of het ophalen van gegevens uit een database of systeem. In tegenstelling tot bedrijfsautomatisering, waarbij wordt gestreefd naar volledige procesautomatisering, richt robotgestuurde procesautomatisering zich op kleinere taken binnen een groter proces.

Door robots in te zetten voor repetitieve onderdelen van een groter proces, zoals het verplaatsen van bestanden, het kopiëren van gegevens, het invullen van formulieren of het inloggen in systemen, krijgen mensen meer tijd om hun creativiteit in te zetten of verder te innoveren om processen en procedures te verbeteren.

Toekomstige innovaties

Hoewel deze lijst slechts vijf innovaties op het gebied van informatiebeheer bevat, hadden we er nog veel meer kunnen noemen. Kennis en informatie vormen de kern van innovatie en we zien elke dag weer meer creatieve oplossingen voor problemen.

Door inzicht in ons gebruik van de gegevens en informatie in onze eigen organisaties kunnen we nieuwe, interessante innovaties tot stand brengen.