Category: Informatiebeheer

Zes voordelen van Erfgoedscanning: digitaliseer uw archief voor behoud en toegankelijkheid 

In het digitale tijdperk heerst de consensus dat kennis macht is. Daarom gaat het behouden van erfgoeddocumenten niet alleen over het eren van het verleden, maar ook over een strategische noodzaak. Archieven en repositories bevatten ons collectieve geheugen, vergelijkbaar met een tijdcapsule; ze bieden ons onschatbare inzichten in onze gedeelde geschiedenis, cultuur en identiteit. Deze onschatbare bezittingen hebben echter ook hun keerzijde; ze zijn fragiel en hebben meestal beperkte of geen kopieën. Dit, in combinatie met de groeiende vraag naar toegankelijkheid en behoud, vereist een behoefte aan verandering en een verschuiving naar digitalisering. Om deze verschuiving te begrijpen, is het belangrijk om door de lens van informatiebeheer te kijken en de waarde van erfgoedscanning te verkennen, niet alleen voor het bewaren van historische gegevens, maar ook voor het begeleiden van wat er nog komen gaat.

1.Behoud en fragiliteit van documenten

Fysieke documenten en archieven zijn vergankelijk en gaan actief achteruit na verloop van tijd. Factoren zoals omgeving, behandeling en de natuurlijke veroudering van materialen dragen bij aan de achteruitgang van archieven. Wanneer een archief wordt bewaard door middel van digitalisering, wordt een oplossing geboden om de problemen die gepaard gaan met fragiele documenten te bestrijden. Digitalisering biedt hoogwaardige kopieën die kunnen worden geraadpleegd zonder de originele documenten te hoeven behandelen. Door archieven te digitaliseren, behoud je niet alleen de geschiedenis, maar zorg je er ook voor dat de originele documenten zo intact mogelijk blijven terwijl ze nog steeds toegankelijk blijven.

2. Toegenomen toegankelijkheid

Toegenomen toegankelijkheid is een belangrijk voordeel bij het digitaliseren van archieven. Digitale archieven reiken verder dan grenzen, waardoor historici en onderzoekers, maar ook het grote publiek, toegang krijgen. Deze toegang tot informatie bevordert inclusiviteit en biedt ruimte voor een breder publiek om te interageren met historische documenten, ongeacht hun geografische locatie.

3. Risicobeperking

Natuurrampen of door de mens veroorzaakte gebeurtenissen vormen dezelfde bedreiging voor fysieke archieven. Aardbevingen, branden, overstromingen of diefstal kunnen leiden tot onherstelbare schade. Digitalisering dient als een verzekering tegen deze soorten risico’s door het creëren van meerdere kopieën die veilig over verschillende locaties kunnen worden verspreid. In het geval van een ramp zorgt digitalisering voor een intacte kwaliteitsdigitale back-up die snelle herstel- en restauratie-inspanningen mogelijk maakt.

4. Verbeterde zoekmogelijkheden

Handmatig archiefonderzoek kan een tijdrovend en arbeidsintensief proces zijn. Digitale archieven bieden daarentegen krachtige zoek- en indexeermogelijkheden, waardoor gebruikers snel relevante informatie kunnen vinden met slechts een paar klikken. Bovendien maken geavanceerde technologieën zoals optische tekenherkenning (OCR) volledige tekstzoekopdrachten mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om verborgen pareltjes binnen uitgebreide archiefcollecties te ontdekken.

5. Kostenbesparingen op lange termijn

Hoewel een groot digitaliseringsproject op het eerste gezicht een grote initiële uitgave lijkt, zijn er aanzienlijke langetermijnkostenbesparingen in vergelijking met de voortdurende kosten van het onderhouden en bewaren van fysieke archieven. Digitale repositories vereisen minimaal fysieke ruimte, kosten minder om te hanteren en te bewaren, en kunnen gemakkelijk worden geschaald en bijgewerkt naarmate de technologie zich ontwikkelt.

6. Faciliteren van onderzoek (indien digitaliseringsproject toegankelijk is voor publiek/wetenschappers)

Digitalisering stelt ook onderzoekers en wetenschappers in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot bronnen die ze nodig hebben. Deze open toegang versnelt het onderzoekstempo en bevordert tegelijkertijd interdisciplinaire samenwerking en innovatie. Digitale archieven moedigen de ontdekking van nieuwe interpretaties en verhalen aan, terwijl ze ons begrip van het verleden verrijken en kritische discussies in het heden informeren.

Kortom, de digitalisering van archieven is niet alleen een technologische onderneming, maar ook een strategische, die u in staat stelt historische documenten te beschermen. Door de kracht van informatiebeheer te benutten, kan het verleden worden bewaard, het heden worden versterkt en de toekomst worden geïnspireerd. In een wereld die steeds digitaler wordt, gaat het digitaliseren van documenten niet alleen over documentbehoud; het gaat erom de geschiedenis te bewaren en ervoor te zorgen dat onschatbare informatie toegankelijk blijft voor degenen van nu en in de toekomst. Als u uw reis naar informatiebeheer wilt starten, neem dan vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal een oplossing bieden die aansluit bij uw behoeften.

28 januari 2024 – Data Protection Day

Op 28 januari vieren we de Data Protection day, ook wel bekend als de Dag van de Privacy.

Deze dag dient als een jaarlijkse herinnering aan organisaties om hun toewijding aan het beveiligen van gegevens te versterken en hun beleid en processen voor gegevensbescherming te herzien. Het moedigt organisaties aan om niet alleen aan regelgevende eisen te voldoen, maar ook om proactieve gegevensbescherming te bevorderen die elk element van hun bedrijfsvoering doordringt.

Onderscheid tussen Data Protection en Privacy

Hoewel “data protection” en “privacy” vaak door elkaar worden gebruikt, is het cruciaal om hun subtiele verschillen te begrijpen. Data Protection omvat een allesomvattende benadering om informatie gedurende haar levenscyclus te beschermen, van verzameling en verwerking tot opslag en uiteindelijke verwijdering. Dit houdt in het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen, toegangscontroles en encryptietechnologieën om risico’s te verminderen.

Daarentegen richt privacy zich op het recht van een individu om controle te hebben over zijn persoonlijke informatie, waarbij transparantie en controle over gegevensverzameling, verwerking en gebruik worden gewaarborgd. GDPR, bijvoorbeeld, schrijft niet alleen gegevensbescherming voor, maar benadrukt ook het respecteren van de privacyrechten van individuen.

Toewijding van de OASIS Group aan Uitmuntendheid

OASIS staat aan de voorhoede van het versterken van de organisaties van onze klanten met geavanceerde tools en strategieën voor uitgebreide gegevensbescherming. Van state-of-the-art informatiemanagementtechnologieën, waaronder naadloze toegangscontroles, zijn onze oplossingen zorgvuldig ontworpen om in lijn te zijn met de complexe specificaties van Europese wetgeving voor gegevensbescherming.

Deze Data Protection Day bevestigt OASIS Group opnieuw onze toewijding aan het waarborgen van de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van informatie. Samen navigeren we door het complexe landschap van gegevensbescherming, waarbij we niet alleen voldoen aan de eisen, maar ook veerkracht bieden binnen processen en oplossingen voor informatiemanagement.

Best practices om waarde uit uw data-archief te halen

Bij OASIS weten we dat records management meer is dan dozen in rekken en we begrijpen dat het extraheren van data uit archieven, of het nu fysieke papieren archieven zijn of digitale dataopslagplaatsen, een complex en tijdrovend proces kan zijn. Daarom willen we hier een aantal best practices met u delen die u in overweging kunt nemen bij het extraheren van gegevens uit archieven:

  • Bepaal uw doelen: Bepaal duidelijk het doel van de gegevensextractie. Wat wilt u bereiken met de geëxtraheerde gegevens? Duidelijke doelstellingen zullen uw extractieproces sturen.
  • Indexeren en catalogiseren: Maak een gedetailleerde inventaris van wat er in het archief zit. Dit kan gaan over bestandsnamen, data, documenttypes of andere relevante metadata. Deze inventaris zal u helpen bij het plannen van uw extractie.
  • Toegangsrechten: Zorg ervoor dat je de nodige machtigingen hebt om gegevens uit het archief te halen, vooral als het gevoelige of privégegevens bevat.
  • Bewaring: Als je te maken hebt met fysieke archieven, neem dan maatregelen om de integriteit van de documenten te bewaren. Dit kan de juiste opslag, behandeling en soms digitalisering inhouden om verdere aantasting te voorkomen.
  • Digitalisering: Als je te maken hebt met fysieke archieven, overweeg dan om ze te digitaliseren. Dit maakt het extraheren en beheren van gegevens veel eenvoudiger. Scannen van hoge kwaliteit en OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunnen hierbij van onschatbare waarde zijn.
  • Gegevensstructuur: Bepaal de structuur waarin je de geëxtraheerde gegevens wilt organiseren. Dit kan een mappenhiërarchie zijn voor digitale gegevens of een catalogiseringssysteem voor fysieke archieven.
  • Gegevenskwaliteit: Zorg voor datakwaliteit door de geëxtraheerde informatie op te schonen, te valideren en te verifiëren. Inconsistenties of fouten in de gegevens moeten tijdens het extractieproces worden aangepakt.
  • Metadata verzamelen: Leg tijdens het extraheren metadata vast die gekoppeld zijn aan de gegevens. Dit omvat informatie zoals aanmaakdatum, auteur en andere relevante details. Metadata helpt bij het organiseren en terugvinden.
  • Gegevensbeveiliging: Bescherm de gegevens tijdens het extraheren, verzenden en opslaan. Dit is vooral belangrijk als de gegevens gevoelige of privégegevens bevatten.
  • Documentatie: Documenteer je extractieproces grondig. Deze documentatie moet de genomen stappen, gebruikte tools, gegevensstructuur en eventuele problemen bevatten.
  • Naleving van wet- en regelgeving: Zorg ervoor dat uw gegevensextractieproces voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals privacywetgeving en wetgeving op het gebied van intellectueel eigendom.
  • Gegevensopslag en -herstel: Zorg voor een plan voor het veilig opslaan van de geëxtraheerde gegevens en een strategie voor het ophalen ervan als dat nodig is. Dit kan het opzetten van een database of documentbeheersysteem inhouden.
  • Documentatie bewaren: Bewaar gegevens over het extractieproces en gerelateerde documentatie voor toekomstig gebruik.
  • Evaluatie en verbetering: Bekijk het proces nadat de extractie is voltooid en identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Dit kan toekomstige gegevensextractieprojecten helpen stroomlijnen.

Gegevensextractie uit archieven kan een aanzienlijke onderneming zijn en aandacht voor details en best practices is essentieel om het succes en de nauwkeurigheid van het proces te garanderen. De oplossingen van OASIS hebben duizenden klanten in heel Europa geholpen bij het extraheren van gegevens uit hun archieven.

Zes trends voor informatiebeheer in 2024

Laten we, nu het einde van 2023 nadert, vooruitkijken en ons voorbereiden op het veranderende landschap van informatiebeheer in 2024. Nu de wereld steeds meer datacentrisch wordt, moeten bedrijven gelijke tred houden met deze verschuiving. OASIS Group, de toonaangevende leverancier van oplossingen voor informatiebeheer, heeft vooropgelopen bij het helpen van organisaties om hun gegevens efficiënt te beheren en nu we 2024 binnenstappen, willen we enkele van de belangrijkste trends en inzichten delen die de sector zullen vormen.

1. Gegevensbescherming en -beveiliging

In 2024 blijven gegevensbescherming en -beveiliging topprioriteiten voor organisaties. Met het toenemende aantal datalekken en veranderingen in de regelgeving zijn bedrijven waakzamer dan ooit over het beschermen van gevoelige informatie. De uitgebreide oplossingen van OASIS Group, waaronder record storage en digitale transformatie, zijn ontworpen met deze zorgen in het achterhoofd en bieden een veilig en compliant databeheer.

2. Versnelde digitale transformatie

De COVID-19 pandemie heeft de digitale transformatie in alle sectoren versneld. Nu werken op afstand steeds vaker voorkomt, is de behoefte aan digitaal documentbeheer, scanoplossingen en digitale postkamers exponentieel gegroeid. De digitale postkamer diensten van OASIS Group zijn van onschatbare waarde gebleken voor bedrijven die zich aanpassen aan werken op afstand door de postverwerking te stroomlijnen en inkomende documenten te digitaliseren.

3. AI en automatisering

Kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering zullen een revolutie blijven veroorzaken op het gebied van informatiebeheer. Voorspellende analyses en AI-gestuurde datacategorisatie zullen het voor organisaties eenvoudiger maken om hun data efficiënt op te zoeken en te gebruiken. De toewijding van OASIS Group om voorop te blijven lopen op het gebied van technologie zorgt ervoor dat klanten toegang hebben tot geavanceerde AI-oplossingen.

4. Duurzaamheid en groene initiatieven

Het milieubewustzijn neemt toe en bedrijven richten zich steeds meer op duurzaamheid. OASIS Group zet zich in voor ESG (Environmental, Social, Governance). We weten dat het opbouwen van vertrouwen met onze klanten en belanghebbenden veel verder gaat dan het veilig beheren van fysieke en digitale informatie. Het gaat ook om verantwoord en duurzaam werken en het naleven van hoge ethische bedrijfsnormen.

5. Data-analyse voor inzichten

In 2024 zullen organisaties steeds meer gebruik maken van de kracht van data-analyse om bruikbare inzichten te verkrijgen. De informatiebeheeroplossingen van OASIS Group bieden een schat aan gegevens die kunnen worden geanalyseerd om bedrijfsprocessen, naleving en besluitvorming te verbeteren.

6. Werkruimten voor samenwerking

Samenwerkingstools en -platforms veranderen de manier waarop bedrijven werken. De informatiebeheeroplossingen van OASIS Group vergemakkelijken samenwerking door veilige toegang te bieden tot documenten en gegevens, of werknemers nu op kantoor of op afstand werken.

Op weg naar 2024 blijft de wereld van informatiebeheer zich ontwikkelen. OASIS Group, met zijn uitgebreide pakket aan oplossingen, waaronder archiefopslag, recordopslag, scanoplossingen en digitale postkamer, blijft zich inzetten om organisaties te helpen navigeren door dit steeds veranderende landschap. Door de trends voor te blijven en innovatie te omarmen, zorgt OASIS Group ervoor dat haar klanten goed zijn uitgerust om hun informatie efficiënt, veilig en duurzaam te beheren.

In een wereld waarin gegevens de levensader van bedrijven zijn, is het kiezen van de juiste partner voor informatiebeheer cruciaal. OASIS Group staat klaar om organisaties te helpen floreren in 2024 en daarna. Blijf op de hoogte, blijf veilig en blijf voorop lopen met OASIS Group.

Vier redenen om World Development Information Day te vieren

World Development Information Day wordt jaarlijks gevierd op 24 oktober. Deze door de Verenigde Naties uitgeroepen dag vestigt de aandacht op het belang van informatie- en communicatietechnologieën (ICT) bij ontwikkelingsinspanningen overal ter wereld. Het doel van de dag is om de aandacht te vestigen op de rol van informatie en communicatie bij het aanpakken van ontwikkelingsproblemen, het bevorderen van duurzame ontwikkeling en het overbruggen van de digitale kloof tussen ontwikkelde en ontwikkelingslanden.

Het vieren van World Development Information Day is om verschillende redenen essentieel:

Bewustzijn creëren: De dag biedt de gelegenheid om mensen bewust te maken van het belang van informatiebeheer en communicatietechnologieën (ICT) in het ontwikkelingsproces. Veel mensen begrijpen niet goed welke impact ICT kan hebben op verschillende sectoren zoals onderwijs, gezondheidszorg, landbouw en bestuur. Door deze dag te vieren kunnen overheden, organisaties en individuen het publiek informeren over het potentieel van ICT om positieve verandering en duurzame ontwikkeling te stimuleren.

Wereldwijde uitdagingen aanpakken: Informatie- en communicatietechnologieën kunnen krachtige hulpmiddelen zijn bij het aanpakken van wereldwijde uitdagingen, zoals armoede, ongelijkheid, klimaatverandering en problemen in de gezondheidszorg. Door World Development Information Day te vieren kunnen belanghebbenden samenkomen om innovatieve oplossingen te bespreken en te implementeren die gebruikmaken van ICT om deze dringende problemen effectief aan te pakken.

Digitale inclusiviteit bevorderen: Niet iedereen heeft in gelijke mate toegang tot ICT en de digitale kloof blijft in veel delen van de wereld een belangrijke belemmering voor ontwikkeling. Het vieren van deze dag kan licht werpen op het belang van het bevorderen van digitale inclusiviteit en ervoor zorgen dat iedereen, ongeacht locatie of sociaaleconomische status, toegang heeft tot informatie- en communicatietechnologieën. Deze inclusiviteit kan economische groei bevorderen en gemarginaliseerde gemeenschappen versterken.

De duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (Sustainable Development Goals, SDG’s) bevorderen: De duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties bieden een routekaart voor het aanpakken van wereldwijde uitdagingen en het creëren van een duurzamere toekomst. ICT speelt een cruciale rol in het bereiken van deze doelen door het verzamelen, analyseren en verspreiden van gegevens mogelijk te maken, communicatie en samenwerking te vergemakkelijken en innovatieve benaderingen van ontwikkeling te ondersteunen. Door World Development Information Day te vieren kunnen landen en organisaties hun betrokkenheid bij de SDG’s opnieuw bevestigen en manieren verkennen om de vooruitgang te versnellen door middel van ICT.

Kortom, de viering van World Development Information Day is cruciaal voor het bevorderen van de transformerende rol van informatiebeheer en communicatietechnologieën bij het stimuleren van duurzame ontwikkeling, het bevorderen van digitale inclusiviteit en het aanpakken van wereldwijde uitdagingen.

Laten we, nu we stilstaan bij de World Development Information Day van dit jaar, onthouden dat samenwerking ons op weg zal helpen naar een betere klimaat voor informatiebeheer. Als u meer informatie wilt over de oplossingen voor informatiebeheer van OASIS Group en over hoe onze diensten uw strategieën voor informatiebeheer kunnen ondersteunen, kunt u contact opnemen via info@oasisgroup.com.

Zes toptips voor uw informatiebeheer in oktober!

Net als spoken die ’s nachts rondwaren, kunnen slecht beheerde gegevens u de stuipen op het lijf jagen. Dit leidt tot gemiste kansen, beveiligingsangsten en ijzingwekkende kosten. Maar wees niet bang; wij hebben zes toptips die ervoor zullen zorgen dat u nooit meer wordt gekweld door gedachten aan uw informatiebeheerprocessen.

1. Definieer duidelijke doelstellingen – Jaag de gegevensspoken weg!

Identificeer de gegevens die uw bedrijf springlevend houden en hoe u het ware potentieel ervan kunt ontsluiten. Door specifieke doelen te definiëren, weert u de griezelige dreiging van irrelevante gegevens af en kunt u duidelijke successtrategieën opstellen.

2. Voer regelmatig audits uit – Who you gonna call? … Ghostbusters!

Net zoals in Ghostbusters het bovennatuurlijke wordt onderzocht en opgejaagd, zullen regelmatige audits van uw informatiebeheer eventuele griezelige dingen aan het licht brengen. Zorg ervoor dat er geen lijken in uw kast liggen: controleer uw activaregister, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en alle standaard werkprocedures (SOP’s) die u hebt voor uw gegevens- en administratieprocedures. Dit helpt u de nauwkeurigheid en volledigheid van de gegevens te garanderen en te voldoen aan de regelgeving. Periodieke herzieningen zorgen ervoor dat u een streepje voor hebt.

3. Prioriteer gegevensbeveiliging – Spreek een beschermende spreuk uit!

Datalekken zijn een nachtmerrie! Om u tegen deze gemene listen te beschermen, moet u ervoor zorgen dat uw beveiligingsmaatregelen op orde zijn. Betover uw gegevens met versleuteling, toegangscontrole en multifactorauthenticatie om ongewenste indringers op afstand te houden.

4. Train uw team – Verander hen in superhelden op het gebied van informatiebeheer!

Zorg dat ze bekwaam worden in de kunst van informatiebeheer. Houd betoverende trainingssessies om hen te informeren over de procedures voor gegevensverwerking, classificatie en verwijdering. Een goed geïnformeerd team is uw eerste verdedigingslinie tegen griezelige verrassingen.

5. Omarm automatisering – Maakt u zich geen zorgen, er komt geen zwarte magie aan te pas!

Omarm automatiseringstools en maakt u zich geen zorgen, er zijn geen toverspreuken nodig om uw documentbeheer en workflowprocessen te stroomlijnen. Met automatisering hebt u meer tijd voor uw bedrijf en hoeft u zich minder zorgen te maken over fouten.

6. Maak regelmatig back-ups – Voorkom gegevensverlies!

Om uw bedrijf te beschermen tegen zo’n angstaanjagend lot, moet u een robuuste back-upstrategie implementeren. Regelmatige back-ups beschermen uw gegevens tegen onverwachte en angstaanjagende rampen. Een overweging kan zijn om in zee te gaan met een vertrouwde partner voor gegevensback-up.

Door deze zes tips op te volgen behoedt u uw organisatie voor de vervelende gevolgen van inadequaat gegevensbeheer. Dus laten we die problemen samen uitbannen!  Als OASIS Group u kan ondersteunen bij een onderdeel van uw informatie – of gegevensbeheerprocessen, aarzel dan niet om vandaag nog contact met ons op te nemen (info@oasisgroup.com).

Wij wensen u een gelukkige, georganiseerde Halloween vol naleving!

Ontdek de uitdagingen voor de informatiebeheerbranche in 2023 

De informatiebeheerbranche ontwikkelt zich voortdurend en er zijn nieuwe trends waar u op moet letten:

Gegevensbeveiliging en -privacy: Met de toenemende hoeveelheid gegevens die wordt gegenereerd en opgeslagen, is gegevensbeveiliging en -privacy een topprioriteit voor organisaties. Bij OASIS richten we ons op het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen voor onze klanten om gevoelige informatie te beschermen tegen inbreuken en ongeoorloofde toegang.

Cloudgebaseerde oplossingen: Cloud computing blijft de informatiebeheersector domineren. Steeds meer organisaties stappen over van locatiegebonden oplossingen naar cloudgebaseerde platforms voor gegevensopslag, -verwerking en samenwerking. Cloudgebaseerde oplossingen bieden schaalbaarheid, flexibiliteit en kosteneffectiviteit.

Kunstmatige intelligentie en machine learning: De integratie van AI en machine-learning-technologieën in informatiebeheersystemen neemt toe. Deze technologieën vergemakkelijken gegevensanalyse, patroonherkenning en automatisering van verschillende processen, wat leidt tot efficiëntere en beter geïnformeerde besluitvorming.

Beheer van big data: Het concept van big data is al jaren dominant en bedrijven onderzoeken manieren om enorme hoeveelheden (on)gestructureerde gegevens te benutten en ervan te leren. Big-data-beheertools en -analyses worden steeds vaker gebruikt om waardevolle inzichten te verkrijgen.

Gegevensbeheer en naleving: Naarmate de regelgeving voor gegevens strenger wordt, besteden organisaties steeds meer aandacht aan gegevensbeheer en naleving. Goed gegevensbeheer zorgt ervoor dat de gegevensbeschermingswetgeving en de branchenormen worden nageleefd.

Integratie van IoT-gegevens (Internet of Things): IoT-apparaten genereren enorme hoeveelheden gegevens en informatiebeheersystemen passen zich aan om deze gegevens effectief te verwerken en te analyseren. Dankzij IoT-integratie kunnen bedrijven realtime inzichten benutten voor verschillende toepassingen.

Gegevensvisualisatie en business intelligence: Tools voor informatiebeheer verbeteren de mogelijkheden voor gegevensvisualisatie om complexe gegevens begrijpelijker en bruikbaarder te presenteren. Oplossingen voor ‘bedrijfsintelligentie’ helpen organisaties om data-driven beslissingen te nemen.

Samenwerken en documentbeheer: Samenwerkingstools en documentbeheersystemen worden steeds geavanceerder, waardoor teams efficiënt kunnen samenwerken, zelfs op afstand of vanaf verschillende locaties.

Opkomst van gegevenscatalogi: Gegevenscatalogi zijn belangrijker geworden omdat ze organisaties helpen hun gegevensmateriaal te organiseren en te leren kennen, zodat gebruikers relevante gegevens gemakkelijker kunnen vinden en gebruiken.

De branche voor informatiebeheer is dynamische en blijft zich ongetwijfeld doorontwikkelen. OASIS is aangesloten bij verscheidene toonaangevende informatiebeheerorganisaties (o.a. AIIM) en is doorlopend bezig met investeringen en het ontwikkelen van nieuwe oplossingen voor haar klanten. Klik hier om het nieuwste rapport te lezen dat in samenwerking met AIIM is opgesteld: ‘2023 State of the Intelligent Information Management Industry Report’: https://www2.oasisgroup.com/l/44651/2023-05-31/23hryr4&lt

Verkeerd beheer van informatie — De kostbare gevolgen van verschillende systemen en processen

We kunnen er niet omheen dat we ons in een uitzonderlijk snel bewegend bedrijfslandschap bevinden. Efficiënt informatie- en gegevensbeheer is van vitaal belang voor succes. Velen worstelen echter nog steeds met de uitdaging van verschillende systemen en processen.  Dit kan leiden tot inefficiëntie, wat de productiviteit verlaagt en vervolgens negatieve financiële gevolgen heeft.  Verkeerd informatiebeheer en een gebrek aan integratie en samenhang kunnen zorgen voor verlies van waardevolle tijd en geld.

Wanneer informatie verspreid is over verschillende systemen en processen, kunnen workflows gefragmenteerd raken. Teamleden kunnen moeite hebben om de benodigde informatie te vinden, door meerdere interfaces te navigeren of handmatig gegevens over te zetten tussen systemen. Dergelijke inefficiënte processen leiden tot knelpunten en vertragingen, waardoor kritieke bedrijfsprocessen zoals klantenservice, projectbeheer en financiële operaties worden belemmerd. Elke vertraging zorgt niet alleen voor verlaagde productiviteit, maar ook voor opportuniteitskosten die de inkomsten en klanttevredenheid beïnvloeden.

Het beheren van verschillende systemen en processen vereist extra IT-infrastructuur en middelen om de verschillende platforms te ondersteunen en te onderhouden. IT-teams moeten meerdere integraties, upgrades en problemen afhandelen, waardoor de complexiteit en de kosten van het technologische ecosysteem van de organisatie toenemen.  Het consolideren van informatiebeheersystemen kan IT-activiteiten stroomlijnen, onderhoudskosten verlagen en zorgen voor een meer efficiënte en uniforme infrastructuur.

Het aanhouden van verschillende informatiebeheersystemen brengt ook aanzienlijke nalevings- en beveiligingsrisico’s met zich mee. Wanneer gegevens verspreid zijn over meerdere platforms, wordt het een uitdaging om consistente beveiligingsprotocollen, toegangscontroles en naleving van regelgeving te handhaven. Deze versnippering maakt het moeilijk om datalekken op te sporen, gegevensbescherming te waarborgen en efficiënt te reageren op auditvereisten. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, juridische procedures, reputatieschade en het verlies van vertrouwen bij klanten, wat allemaal een aanzienlijke financiële impact kan hebben op het bedrijf.

Efficiënt informatie- en gegevensbeheer is van cruciaal belang voor organisaties die hun productiviteit willen optimaliseren, kosten willen verlagen en bedrijfsgroei willen stimuleren. Het aanhouden van verschillende systemen en processen zorgt voor inefficiëntie die waardevolle bronnen opslokt en de operationele effectiviteit belemmert. Door de gevolgen van verkeerd informatiebeheer te onderkennen, zoals dubbel werk, inefficiënte workflows, hogere IT-kosten en nalevingsrisico’s, kunnen organisaties proactief stappen nemen om hun informatiebeheersystemen te stroomlijnen, de samenhang te bevorderen en uiteindelijk geld te besparen. Geïntegreerde oplossingen en gestandaardiseerde processen zullen bedrijven in staat stellen om hun ware potentieel te ontsluiten en een concurrentievoordeel te behalen in het huidige data-driven klimaat.

OASIS is gespecialiseerd in het helpen van organisaties bij het stroomlijnen van hun informatiebeheerprocessen en het inzetten van technologie om efficiëntie en kostenbesparingen te realiseren. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we uw bedrijf kunnen helpen (info@oasisgroup.com)

Zeven manieren om efficiëntie en productiviteit te verhogen met uw informatiebeheerstrategie

Het ontbreken van een doeltreffende en functionele informatiebeheerstrategie tast de productiviteit van een organisatie aan. Veel organisaties zien digitale investeringen als hét middel om de productiviteit op de werkplek te verhogen, maar men kan snel het zicht verliezen op waar die investeringen op gericht moeten worden. Uit onderzoek blijkt dat vele organisaties er simpelweg niet in slagen hun medewerkers het juiste platform te bieden om informatie op de werkplek efficiënt te beheren. Bij OASIS Group geloven we dat er meerdere informatiebeheerstrategieën zijn die u kunt gebruiken om de productiviteit en efficiëntie te maximaliseren:

  1. Duidelijke doelen en prioriteiten stellen: Begin met vaststellen welke dossiers moeten worden beheerd en wat uw doelstellingen zijn. Zo kunt u prioriteiten stellen en uw tijd optimaal benutten. 
  2. Technologie gebruiken: Maak gebruik van technologische hulpmiddelen om uw informatie te beheren, zoals cloud-based opslag, samenwerkingssoftware of projectmanagementtools. 
  3. Een systeem ontwikkelen voor het organiseren van dossiers: Richt een logisch en intuïtief systeem in voor het opslaan en ophalen van dossiers. Gebruik een consistente naamgeving, mappenstructuur en metadata om dossiers gemakkelijk terug te vinden en te volgen. 
  4. Routinetaken automatiseren: Gebruik technologie om routinetaken te automatiseren, zoals het invoeren van gegevens, het routeren van documenten en het bewaren van dossiers. Dit kan tijd besparen en de kans op fouten verkleinen. 
  5. Processen standaardiseren: Standaardiseer uw dossiermanagementprocessen om variabiliteit te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Gebruik sjablonen, workflows en checklists om consistentie en kwaliteit te waarborgen. 
  6. Prestaties monitoren: Gebruik metrieken om de prestaties van uw dossiermanagementsysteem te volgen. Meet de tijd die nodig is om dossiers terug te vinden, de nauwkeurigheid van de gegevensinvoer en de naleving van het bewaarbeleid. Gebruik deze informatie om verbeterpunten vast te stellen. 
  7. Voortdurend verbeteren: Herzie regelmatig uw dossiermanagementprocessen en -procedures om verbeteringspunten vast te stellen. Vraag personeel en belanghebbenden om feedback en verwerk hun suggesties in het systeem. 

Bij OASIS Group geloven we dat het vermogen om informatie te beheren de workload van uw organisatie aanzienlijk verlaagt en zorgt voor efficiëntere besteding van uw tijd. Neem vandaag nog contact op als u wilt weten hoe wij uw efficiënte dossiermanagementstrategie kunnen ondersteunen.  

Business Continuity Awareness Week 2023 – Weerbaarheid van de toeleveringsketen

Vandaag is de tweede dag van de Business Continuity Awareness Week 2023. Het overkoepelende thema voor de campagne van dit jaar is ‘Aan de slag met weerbaarheid’.

Vandaag geeft Robert Condron, Group Procurement Manager van OASIS Group, een overzicht van hoe de weerbaarheid van de toeleveringsketen bij OASIS Group wordt gewaarborgd.

De uitdagingen als gevolg van de coronapandemie hebben de zwakke plekken in de toeleveringsstrategieën van zo’n beetje alle organisaties in de wereld blootgelegd.

Nu we ons in een post-pandemisch tijdperk bevinden, wordt weerbaarheid van de toeleveringsketen steeds belangrijker voor het succes van OASIS Group. Als organisatie willen wij ons richten op meer lokale leveranciers en onze afhankelijkheid van risicovolle bronnen verminderen.

Wij hebben de strategische directe leveranciers van OASIS Group uitgebreid in kaart gebracht om eventuele risico’s aan het licht te brengen. Het doel is dergelijke risico’s te beperken zodat wij voldoende alternatieve bevoorradingsbronnen hebben, onze te grote afhankelijkheid van één dienstverlener verminderen en zorgen voor meer flexibiliteit en weerbaarheid in onze hele toeleveringsketen.

Naarmate OASIS Group in verschillende geografische regio’s blijft groeien, zullen wij verbeteringen in de toeleveringsketen in kaart blijven brengen en onze organisatorische routines loslaten om aan de eisen van onze klanten te voldoen. Wij maken onze leveranciers er voortdurend op attent hoezeer wij hechten aan innovatieve technologieën die onze impact op het milieu kunnen verminderen zonder een nadelig effect op onze toeleveringsketen.

Door een robuuste toeleveringsketen op te bouwen, zijn we beter in staat om stress op te vangen, kritische functionaliteit te herstellen en te gedijen in gewijzigde omstandigheden. Het is een sleutelfunctie geworden in de algehele gezondheid van OASIS Group.

Robert Condron, Group Procurement Manager – OASIS Group

Stuur voor meer informatie een e-mail naar info@oasisgroup.com. Of klik hier voor meer informatie over de normen die wij hanteren op onze Compliance-webpagina.