Digitale postkamers worden om steeds meer redenen praktisch, waarvan één het feit is dat steeds meer medewerkers vanuit huis of andere locaties werken De meeste bedrijven zijn overgestapt naar een vorm van werken op afstand, en sommige van deze bedrijven zijn niet van plan om ooit nog terug te keren naar kantoor.
Digitale postkamers richten zich op inkomende communicatie (fysieke en digitale post) bij ontvangst in een capture-to-process of capture-to-archive workflow. Dit geautomatiseerde proces biedt organisaties veel voordelen, waaronder minder behoefte aan fysieke opslagruimte en meubilair, minder printen en kopiëren, snellere routering en veilige opslag.
Leveranciers van digitale postkamers kunnen u helpen uw postverwerkingspraktijken te optimaliseren en een efficiënte, geautomatiseerde werkomgeving te ontwikkelen die de mogelijkheden van uw huidige, door mensen gestuurde oplossing overtreft. Voordat u uw bedrijf digitaliseert, moet u deze tien factoren in overweging nemen om er zeker van te zijn dat u het proces volledig begrijpt.
Overwegingen bij de overstap naar een digitale postkamer
1. Vastleggen van documenten en gegevens
Digitalisering begint met het vastleggen van zowel elektronische als fysieke bronnen, zoals post, e-mail, fax, PDF’s, afbeeldingen enzovoort. Je kunt niet alleen digitale versies van fysieke documenten openen en vastleggen, maar je kunt ook assets (zoals afbeeldingen) of gegevenspunten (zoals factuurnummers of patiëntendossiernummers) extraheren uit papieren en digitale documenten.
2. Documenttypes en downstreamvereisten
Om de efficiëntie die met uw digitale postkamer kan worden bereikt effectief te overwegen, moeten u en andere belanghebbenden een grondig inzicht hebben in de soorten documenten die uw organisatie ontvangt en verzendt, hoe documenten worden ontvangen en hoe documenten worden opgenomen of verwerkt door andere systemen.
3. Strategie voor documentbeheer
Of u nu een digitaal document ontvangt of het digitaliseert door het te scannen, u moet overwegen hoe u het gaat routeren. Wilt u het doorsturen naar een medewerker? Een workflow starten? Denk verder dan het eenvoudigweg routeren van het hele document en waardeer de gegevens die het bevat.
4. Regels voor routing, opslag en archivering
Bij een digitale postkamer gaat het niet alleen om het kopiëren van fysieke post in digitale formaten en het verplaatsen van de resulterende bestanden naar één gedeelde map of e-mail inbox. Een digitale postkameroplossing verbetert de documentopslag door middel van workflow.
5. Identificatie en classificatie
Hoewel je documenten in bulk kunt opslaan in een opslagsysteem zoals je zou doen bij fysieke opslag, is dit niet de beste werkwijze voor een digitale postkamer. Bedenk hoe u de identificatie en classificatie van documenten wilt beheren om de efficiëntie van uw nieuwe digitale postkamer te vergroten.
6. Analyse en rapportage
Terwijl u documenten en inkomende communicatie vastlegt, kan uw digitale postkamer gegevens bijhouden en meten die eerder in documenten waren opgenomen of aan documenten waren gekoppeld, zoals de datum van ontvangst, de beoogde ontvanger, het tijdstempel van opening en andere toepassingen die de informatie van het document later zullen gebruiken.
7. Organisatiestructuur en beleid
Als een deel van je team op afstand werkt, bieden digitale postkamers een centrale hub voor het automatisch verzamelen en distribueren van informatie tussen leden van een gedistribueerd team. De digitale postkamer is toegankelijk voor iedereen met de juiste machtigingen en een internetverbinding, vanaf elk apparaat.
8. Toegang op afstand
De digitale transformatie die mogelijk wordt gemaakt door de digitale postkamer is nog belangrijker gezien de impact van het coronavirus op veel organisaties. Met meer werknemers op afstand – niet alleen in uw organisatie, maar ook in bedrijven waarmee u samenwerkt – is het niet altijd mogelijk om fysieke post op een kantoorlocatie te ontvangen. Veilige cloud-opslag zorgt ervoor dat iedereen gemakkelijk toegang heeft tot de juiste documenten wanneer ze die nodig hebben.
9. Niet scanbare items
Sommige organisaties gebruiken meer niet-digitale documenten dan andere en hebben een hoger aandeel onleesbaar papier, zoals handgeschreven bonnetjes en fysieke productretouren. Het is zelden haalbaar om 100% van je documenten te scannen, dus bedenk hoe je organisatie omgaat met deze items die niet-scanbaar zijn. Overweeg ook de prioriteit van deze items, omdat dit u zal helpen bij het maken van een plan.
Als u denkt dat een digitale postkamer de juiste oplossing kan zijn voor uw organisatie, neem dan vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal u kunnen helpen op uw reis naar een digitale postkamer.
About the author
In mijn functie als Group Marketing Manager werk ik nauw samen met de teams van Product, Sales en Marketing om een resultaatgericht marketingprogramma te ontwikkelen en uit te voeren in alle landen van de groep.
In deze rol ben ik verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van strategische marketingplannen voor de energiesector om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden.