Bij OASIS Group begrijpen we de uitdagingen waar bedrijven voor staan als het gaat om het beheer van fysieke dossiers en informatie. Daarom bieden wij een uitgebreide oplossing voor archief- en informatiebeheer waarmee u de waarde van uw fysieke dossiers en informatie kunt vrijmaken.
Overwegingen bij het vrijmaken van het potentieel van uw fysieke dossiers:
Begin met een inventarisatie
Voordat je op effectieve wijze zoveel mogelijk waardevolle informatie uit je fysieke dossiers kunt halen, moet je eerst weten wat je allemaal hebt. Maak een inventarisatie van al je fysieke dossiers en informatie om te bepalen wat moet worden bewaard en wat kan worden weggegooid. Dit proces zal je ook helpen eventuele hiaten in je archief op te sporen en ervoor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke of reglementaire vereisten.
Implementeer een opslagsysteem
Fysieke dossiers moeten zodanig worden opgeslagen dat ze beschermd zijn tegen beschadiging, diefstal en ongeoorloofde toegang. Implementeer een opslagsysteem waarin dossiers georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Denk aan het gebruik van externe opslagfaciliteiten, investeren in hoogwaardige archiefsystemen en het gebruik van barcodes om dossiers te traceren.
Leid personeel goed op
Het beheer van fysieke dossiers is niet alleen de verantwoordelijkheid van het dossiermanagementteam, het is een taak voor iedereen binnen de organisatie. Train het personeel in archiefbeleid en -procedures om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol in het beheer van fysieke dossiers begrijpt. Denk bijvoorbeeld aan een opleiding over het correct archiveren van documenten, het gebruik van het opslagsysteem en het identificeren van dossiers die moeten worden verwijderd.
Herzie en update regelmatig de processen binnen je organisatie
Het beheer van fysieke dossiers is een continu proces. Herzie regelmatig je archiefbeleid en -procedures zodat ze doeltreffend en actueel blijven. Denk bijvoorbeeld aan regelmatige controles van je dossiers, het bewaarbeleid aanpassen aan wijzigingen in wettelijke of reglementaire vereisten en investeren in nieuwe technologie om archiefprocessen te verbeteren.
Door deze tips te volgen, kun je de waarde van je fysieke dossiers en informatie maximaliseren. Bij OASIS Group staan we bij elke stap voor je klaar. Neem vandaag nog contact op voor meer informatie over onze informatiebeheeroplossingen en hoe wij je kunnen helpen je fysieke dossiers effectiever te beheren.