Over Ons
Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.
Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.
Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.
Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.
Overzicht
In 2016 schreef een vooraanstaande internationale bank een aanbesteding uit voor de opslag van haar fysieke archief in België. De dozen bevonden zich in hun eigen gebouwen, die een capaciteit hadden van meer dan 120 m2 aan dossiers en waar ongeveer 450.000 dozen waren opgeslagen.
Binnen het bestek van de aanbesteding had de bank de strikte eis dat het gehele project, met al zijn omvang en complexiteit, eind 2017 moest zijn afgerond, met een projectstartdatum van april 2017.
Beveiliging, vertrouwelijkheid en tracering tijdens elke fase van het project waren belangrijke prioriteiten voor de bank.
De aanbesteding wekte veel belangstelling en een aantal potentiële leveranciers diende projectplannen in ter beoordeling door de bank.
Het OASIS team presenteerde een sterk en gedetailleerd projectplan met oplossingen om de kosten te verlagen en de processtromen te verbeteren, en toonde aan voldoende technische en logistieke capaciteit te hebben voor het vervoer, de indexering en de opslag van het volledige archief.
De Vereisten
- Veilige opslag van 450.000 dozen
- Dossierbeheerdiensten
- Barcodering van het gehele archief
- Track en trace, zodat het archief tijdens en na het vervoer kan worden teruggevonden
- Beveiligd online archiefbeheer en bestel-systeem
- Training in het Nederlands en het Frans voor online gebruikers
- Uitvoering en voltooiing van projecten volgens strakke tijdschema’s
- Veilige vernietiging van records aan het einde van hun levenscyclus
OASIS Bridge
OASIS Bridge is het webgebaseerde voorraad-beheersysteem van OASIS. Via het portaal kunnen klanten hun fysieke archiefstukken online beheren.
OASIS Bridge heeft de volgende functies:
- Online beheer van archiefstukken
- Verzoek om ophalen en/of levering van dozen en dossiers
- Online bestellen van verbruiksartikelen zoals dozen, barcodes en vernietigingszakken
- Vooraf ingerichte managementinformatie-rapporten
- Zoeken in de database van het fysieke archief
- Bewerken van metadata van geautoriseerd dossier / geautoriseerde doos
- Nieuwe dozen/ dossiers toevoegen aan archief
- Beheer van bewaarschema’s van records
OASIS Bridge kan worden aangepast aan de behoeften van de organisatie.
De OASIS Oplossing
In april 2017 is OASIS begonnen met de voorbereidingen voor de verhuizing van de 450.000 dozen. Aan elke doos werden twee barcodes toegevoegd: een locatie-identificatie die overeenkomt met het oude archiveringssysteem van de bank en een afdelingscode om in OASIS Bridge autorisatieniveaus te kunnen instellen.
Eind juni was de voorbereidende fase voltooid en scande een gespecialiseerd team alle dozen naar het inventarisbeheersysteem van OASIS. Hierbij werd er continu kruiselings gecontroleerd met het oude archiefsysteem van de bank.
Bij het verlaten van de faciliteit werd elke doos gescand naar een unieke werkorder om een volledige track en trace-controle te behouden. Zo kon de bank zelfs dozen terughalen die nog onderweg waren. Bij aankomst in het beveiligde OASIS recordcenter werd elke doos opnieuw gescand en begon het onboardingproces.
Tijdens de onboarding werden beide streep-jescodes gescand en werd een afbeelding gemaakt van de bovenkant van de doos. Dit werd door het OASIS team voor gegevens-invoer gebruikt om extra metadata toe te voegen aan het record van de doos in OASIS Bridge, waaronder het doosnummer, de van-tot-data, registratie en de vernietigingsdatum.
Het project werd in december 2017 voltooid, twee weken eerder dan gepland. De bank blijft nieuwe dozen aan het archief toevoegen en OASIS vernietigt dossiers veilig aan het einde van hun levensduur, na toestemming.
Neem contact met ons op
E-mail: info@oasisgroup.com
Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777
Klik op deze link en download de Referentiecase: Archiefmanagement – Bank