Over Ons
Bij OASIS Group leveren wij end-to-end archief- en informatiebeheerdiensten aan klanten in heel Europa.
Onze deskundige teamleden, in combinatie met onze bekroonde Omnidox-suite, bieden onze klanten de beste procesautomatisering in de sector.
Door processen voor specifieke backoffice-functies te automatiseren en stroomlijnen, helpen wij klanten middelen vrij te maken en de operationele efficiëntie binnen hun organisatie te verhogen.
Onze experts helpen u de juiste oplossing te vinden, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces.
Overzicht
Een grote Britse detailhandelaar kon zijn HR-afdeling centraliseren door de implementatie van Omnidox HR.
De detailhandelaar zag de beperkingen van lokale HR bij het verlenen van gespecialiseerde HR-diensten aan hun werknemers. Om de toegang tot deze gespecialiseerde diensten te verruimen, wendde de detailhandelaar zich tot OASIS Group, hun partner voor informatiebeheer, om te bespreken hoe technologie kon worden ingezet om het beheer en het delen van personeelsdossiers te ondersteunen.
Veiligheid en het welzijn van de werknemers stonden voorop bij de vereisten van de detailhandelaar, evenals de garantie van schaalbaarheid voor de toekomst.
Met behulp van praktische kennis van hun documentbeheerpraktijken en toonaangeven-de kennis van HR-processen, ontwikkelde een team van professionals bij OASIS Group samen met de detailhandelaar een robuuste, efficiënte en kosteneffectieve oplossing voor het beheer van personeelsdossiers.
Dit systeem is nu al meer dan 10 jaar operationeel en de functionaliteit wordt steeds verder uitgebreid en geautomatiseerd naarmate de technologie zich ontwikkelt.
De Vereisten
- Verzameling/levering van personeels-dossiers van honderden locaties
- Scannen en vastleggen van gegevens
- Integratie met software voor personeelsbeheer (PeopleSoft HR)
- Bewaardiensten
- Veilige en controleerbare opslag en vernietiging van fysieke items
- Veilige opslag van personeelsrecords in de cloud
- Datacentra in het Verenigd Koninkrijk
- Toegang en machtigingen ingesteld op documentniveau
- Schaalbaarheid – nieuwe werkstromen en documenttypes
Omnidox
Omnidox is ons meermaals bekroonde cloud-based digitale document- en archief-managementsysteem. 24/7 toegang tot uw informatie, waar ter wereld u zich ook bevindt.
- Zeer veilig
- Altijd en overal toegankelijk
- Krachtige zoek- en opvraagfuncties
- Volledige gebruikerscontrole op audits
- Rol- en gebruikergebaseerde machtigingen
- Integratie mogelijk met diverse bedrijfssystemen (zoals CRM en ERP)
- Georganiseerde bestandsstructuren
- Maak controle op documentniveau mogelijk, zoals het instellen van bewaar-termijnen of het toewijzen van taken
- Waarschuwingen beheren
- Geautoriseerde gebruikers kunnen workflows aanmaken en beheren – geen dure IT-werkzaamheden nodig
De OASIS Oplossing
OASIS heeft met de klant samengewerkt om een audit van de papieren personeelsrecords uit te voeren. Tijdens de controle werden duizenden dozen geïdentificeerd op meer dan 700 locaties.
OASIS had slechts 8 weken nodig om de dossiers te verzamelen, die vervolgens werden opgesplitst in “actief” en “uitdiensttreder”. De papieren dossiers van de uitdiensttreders werden veilig opgeslagen in het OASIS record center, terwijl de actieve dossiers door gespecialiseerde OASIS medewerkers werden voorbereid en gescand.
Lopende papieren documenten worden via dagelijks gevolgde post naar een postbus van OASIS gestuurd. Elke winkel heeft een uniek identificatienummer en ongeveer 25 verschillende documenttypes worden geclassificeerd om correct te matchen in Omnidox.
Geautomatiseerde workflows worden gekoppeld aan documenttypes (naast andere criteria) om te zorgen dat documenten automatisch worden goedgekeurd of afgewezen of dat er regels aan worden toegekend voordat ze aan het personeelsdossier worden toegevoegd. Eén zo’n regel is het vaststellen van een bewaardatum voor klachten of meldingen.
Metadata worden automatisch toegevoegd aan personeelsdossiers, rechtstreeks vanuit PeopleSoft HR, waardoor het niet meer nodig is om gegevens in twee systemen in te voeren. Store Managers hebben toegang op winkel- of documentniveau, afhankelijk van het type document (zoals gezondheid op het werk).
Verouderde of ontbrekende documenten, bijvoorbeeld ETW/RTW, worden automatisch door Omnidox gemarkeerd voor controle door het HR-team.
Neem contact met ons op
E-mail: info@oasisgroup.com
Nederland: +31 (0)30 247 0789
België: +32 (0)14 41 2777
Klik op deze link en download de Referentiecase: Omnidox HR – Detailhandel