Viveste digitaliseerde haar complexarchief met behulp van OASIS Group. De digitalisering omvatte 240.000 pagina’s en 12.000 grootformaat tekeningen, waarbij een gestandaardiseerde digitale archiefstructuur werd geïmplementeerd. Deze overgang vergemakkelijkte naadloze gebruikerstoegang, verbeterde samenwerking met partners en ontsloot nieuwe digitale mogelijkheden. Bovendien heeft de overstap naar digitale archieven het risico op fysiek documentverlies verminderd, wat zorgt voor langdurige preservering en toegankelijkheid.
U kunt tevens de casestudy downloaden en bekijken in PDF-formaat.
Over Viveste
Viveste is een woningcorporatie met een sterke lokale en regionale binding, die betaalbare en kwalitatief goede huisvesting biedt aan mensen met lage inkomens en kwetsbare groepen. Viveste is een betrouwbare partner voor gemeenten en tal van maatschappelijke organisaties in het Kromme Rijngebied. De komende jaren willen zij het aanbod van woningen voor mensen met een laag inkomen in de Kromme Rijnregio vergroten, oftewel meer sociale huurwoningen.
-
Doel
Digitaliseer en stroomlijn het proces van het beheren van cliëntdossiers.
-
Oplossing
Complexarchief volledig digitaliseren, indexeren en catalogiseren voor verbeterde samenwerking en toegankelijkheid.
-
Resultaat
Verbeterde samenwerking, efficiëntie, vermindering van duplicatie, risicobeheer en verbeterde toegankelijkheid.
Overzicht
OASIS ondersteunde Viveste bij het digitaliseren van technische informatie met betrekking tot haar vastgoed. In samenwerking met OASIS Group organiseerden en categoriseerden zij de digitale bestanden volgens de CORA-structuur. De keuze voor digitalisering kwam voort uit de behoefte voor digitale samenwerking, marktwaarderingsrapporten en efficiëntere samenwerking met partners. Ze kozen OASIS als partner vanwege hun expertise in soortgelijke projecten en hun professionele aanpak. Het project resulteerde in een soepele overgang met meerdere voordelen.
Projectachtergrond
- Papieren archief voldeed intern maar beperkte digitale samenwerking met partners
- Opschoning was nodig om complexarchief te categoriseren
- Specifieke categorisatiestructuur die gevolgd moet worden
- Ca. 240.000 pagina’s en 12.000 grootformaat tekeningen moesten gedigitaliseerd zijn
Probleem Identificatie
De belangrijkste uitdaging voor Viveste was de afhankelijkheid van een papiergebaseerd complexarchief, met beperkte toegankelijkheid, moeilijkheden bij samenwerking en het risico op beschadiging of verlies van fysieke documenten. Daarnaast moest het archief worden aangepast om te voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie, zoals digitale samenwerking, marktwaardering en efficiënte communicatie met partners. Hierbij was er ook behoefte aan categorisatie op basis van specificaties zoals bestek, tekeningen, installatietekeningen, complexinformatie, garantieverklaringen en andere documenten (CORA structuur).
Resultaten
Significante resultaten zijn opgeleverd, waarbij de toegankelijkheid, efficiëntie, en risicobeheer binnen de organisatie zijn verbeterd. Medewerkers en ketenpartners hebben nu gemakkelijke toegang tot uitgebreide informatie over het vastgoed. Tijd- en arbeidsbesparingen zijn merkbaar door het elimineren van handmatige taken zoals zoeken en bestandsbeheer. Bovendien heeft de overgang naar digitaal naadloze samenwerking met partners mogelijk gemaakt, inclusief de creatie van 3D-gebouwtekeningen.
Voordelen
240,000 paginas gedigitaliseerd
- Innovatieve presentatiemogelijkheiden
- Eenvoudige en snelle toegang
- Gestroomlijnde samenwerking en operationele efficiëntie
12,000 grootformaat tekeningen gedigitaliseerd
- Minder risico op verlies van documenten door rampen
- Verbeterd leesbaarheid en gegevensintegriteit
- Verminderde duplicatie leidt tot kostenbesparingen
Oplossing
De inefficiënties inherent aan het beheer van fysieke documenten belemmerden vitale processen zoals herontwikkeling, onderhoud en noodsituatierespons. De oplossingsgerichte initiatief had tot doel archiefprocessen te stroomlijnen, de toegankelijkheid te verbeteren en de risico’s te verminderen. Door nauwgezette planning en strategische implementatie ontvouwde het digitaliseringsproject zich in de onderstaande fasen, waarbij elke fase bijdroeg aan de succesvolle transformatie van hun archiefpraktijken.
-
Voorbereidingsfase
OASIS verzamelde klantgegevens en voerde het strategisch plannen van het digitaliseringsproces uit.
-
Data entry
De gescande gegevens worden automatisch ingevoerd in relevante categorieën en bijgewerkt in de databases.
-
DMS
Alle digitale bestanden zijn altijd en overal toegankelijk in een Document Management Systeem (DMS).
-
Kwaliteitsverbetering
Verbeterde bestandskwaliteit bevordert ketenpartnersamenwerking en Innovatieve presentatiemogelijkheiden.
Laatste stappen
- Voortgezet gebruik van het digitale archief, waarbij alle nieuwe documenten worden opgeslagen volgens de CORA-standaard.
- Blijven gebruik maken van gedigitaliseerde tekeningen om 3D-versies te creëren, waardoor het presenteren van visuals wordt vergemakkelijkt om nieuwe digitale mogelijkheden voort te zetten.