1. Wat doet uw organisatie?
Viveste is een woningcorporatie met een sterke lokale en regionale binding, die goed wonen biedt tegen een redelijke prijs/kwaliteit voor mensen met een laag inkomen en voor kwetsbare groepen. Viveste is een betrouwbare partner voor gemeenten en de vele maatschappelijke organisaties in het Kromme Rijngebied. In de komende jaren gaan zij ervoor zorgen dat er in de Kromme Rijnstreek meer woningen beschikbaar komen voor mensen met een laag inkomen. Of in andere woorden: meer sociale huurwoningen.
2. Hoe zag jullie werkproces eruit voor het managen van complexarchieven voordat deze gedigitaliseerd werden?
Viveste maakte gebruik van een papieren complexarchief waarin alle technische informatie van het bezit gearchiveerd waren. Dit archief bevond zich in huis en werd geraadpleegd waar nodig. Met name bij herontwikkeling, onderhoud en calamiteiten wisten de medewerkers de weg te vinden naar dit archief. Waar nodig werden tekeningen uitgeleend aan derden.
3. Wat is de scope van het opschonings- en digitaliseringsproject?
Het ging om het gehele complexarchief van Viveste, bestaande uit circa 240.000 pagina’s en circa 12.000 grootformaattekeningen. OASIS heeft voordat alles gescand werd het archief opgeschoond en ingedeeld. De digitale dossiers zijn nu per complex ingedeeld en vervolgens per onderdeel zoals: bestek, tekeningen, installatietekening, complexinformatie, garantieverklaringen, etc. De zogenaamde CORA structuur.
4. Hoe lang werden complexarchieven op deze manier beheerd?
Het archief heeft zich vanaf het eerste bestaan gevormd. Daarom zijn er bij de opschoning nog mooie stukken gevonden van historisch belang. Zoals de documentatie en krantenknipsels over de eerste woning, de eerste woning in een nieuw verzorgingsgebied et cetera.
5. Wat waren de belangrijkste redenen om verandering te omarmen en complexarchieven te digitaliseren?
De behoefte om meer digitaal samen te werken, de wens om voor de marktwaardering gebruik te maken van meetrapporten, de samenwerking met ketenpartners en onderhoudspartners vereenvoudigd door digitale uitwisseling.
6. Hoe is de samenwerking tussen Viveste en OASIS Group tot stand gekomen?
Oasis is benaderd doordat zij in de sector meer soortgelijke klussen hebben opgepakt. Binnen de corporatiesector worden laagdrempelig informatie en ervaringen uitgewisseld. Hierdoor kunnen we kennis en inzichten eenvoudig hergebruiken.
7. Wat waren de belangrijkste redenen om OASIS Group de opdracht te gunnen?
Oasis heeft zich in de markt bewezen als professioneel partner voor deze activiteit. Het contact met de accountmanager en projectleider verliep laagdrempelig en plezierig. Ook de opgevraagde referenties waren zeer te spreken over de werkwijze en aanpak van OASIS.
8. Welke voorbereidingen dienden gedaan te worden voordat de tekeningen en documenten opgehaald konden worden? En voelt u zich goed ondersteund door OASIS Group tijdens deze voorbereidingsfase?
Viveste heeft ervoor gekozen om de schoning van het archief ook uit te besteden aan OASIS. We hebben zelf gezorgd voor een juiste verpakking en markering van het archief waarna OASIS het archief op heeft gehaald en in eigen opslag heeft genomen. Wat we plezierig vonden is dat dit ook keurig en soepel is verlopen en op ons verzoek zelfs in een separate rit is uitgevoerd.
9. Is Viveste tevreden met de kwaliteit van de gescande tekeningen en documenten?
In het project hebben we een testfase afgesproken. Hierdoor konden we al vroeg in het traject zien wat we konden verwachten. We zijn enthousiast over de leesbaarheid van de scans. Zelfs bij oudere (blauwdruk) tekeningen is de leesbaarheid goed. Er wordt in onze ogen meer gedaan dan gescand aangezien ook vlekken, verkleuringen of perforaties in tekeningen niet meer opvallen in het digitale beeld.
10. Op welke manier heeft deze opdracht uw afdeling/ organisatie geholpen? Noem de belangrijkste voordelen.
Het complexarchief is digitaal bruikbaar geworden voor iedereen binnen de organisatie en onze ketenpartners. Duplicaten hoeven niet meer te worden gemaakt en de beschikbaarheid is verruimd. Door tekeningen digitaal te hebben, is het proces ook eenvoudiger om samen met onze partner Bryder een zogenaamde digital twin te maken. Hierdoor krijgen we 3D tekeningen van ons volledige bezit. Dit helpt in presentatie en begrip in diverse processen en zorgt ook voor nieuwe digitale mogelijkheden.
Daarnaast speelt ook de risicobeperking van verlies van het papierenarchief door bijvoorbeeld brand- of waterschade een rol. Uiteraard speelt dit risico digitaal minder of niet.
11. Welke voordeel heeft voor jullie de meeste waarde en waarom?
De digitale inzetbaarheid en toekomstige mogelijkheden hebben de meeste waarde voor onze (toekomstige) huurders en onze organisatie.
12. Heeft de opdracht rendement opgeleverd (of gaat het nog rendement opleveren)?
Er is geen cijfermatig rendementsonderbouwing
13. Vindt u dat de digitale overgang intern soepel is verlopen (acceptatie van gebruikers)?
De gebruikers zijn zeer enthousiast. De beschikbaarheid zonder “zoeken” wordt als positief ervaren. Daarnaast lukt het delen met ketenpartners makkelijker en efficiënter sinds we digitale tekeningen hebben.
14. Wat gebeurt er met nieuwe papieren documenten die worden ontvangen?
In de vastgoed projectontwikkeling is het inmiddels gebruikelijk dat documenten digitaal worden uitgewisseld. Deze documenten slaan we nu in dezelfde standaard CORA-indeling op in ons digitale archief.
15. Zou u OASIS Group aanbevelen bij andere woningcorporaties?
We hebben reeds aangegeven graag referent te zijn indien gewenst.