FileLive
Suivre, tracer et disposer d’un accès complet à vos dossiers et à vos données
Permettre aux organisations de gérer facilement leurs données tout en se conformant à toutes les réglementations
Accéder aux bibliothèques d’informations physiques et numériques de votre organisation et les organiser grâce à notre système de gestion des documents en ligne
Plateforme sécurisée
Toutes les tentatives de connexion sont enregistrées par le système et peuvent être consultées par les utilisateurs qui disposent des droits de gestion. Le système enregistre l’utilisateur et l’action de l’utilisateur qui tente de se connecter. Toutes les adresses IP non approuvées sont également enregistrées. Le système fonctionne sur un socket SSL crypté à 256 bits, de sorte que toutes les données transmises en ligne sont extrêmement sécurisées.
Autorisations de l’utilisateur
FileLive vous permet de définir des rôles et des autorisations pour envoyer votre demande à votre approbateur. Cela permet de déterminer si les droits d’accès à certains comptes ont été accordés. L’accès aux sous-comptes est déterminé par les autorisations de votre compte.
Recherche avancée
Il suffit de saisir un mot complet dans le champ de recherche et de sélectionner le bouton de recherche. Le système FileLive effectue ensuite une recherche dans tous les dossiers et boîtes et renvoie les résultats, que les documents soient stockés sur le site ou hors site, en attente, « perm out » ou détruits. Vous pouvez également exporter la liste des résultats sous forme de fichier CSV ou Excel en cliquant sur les boutons situés en haut à gauche du tableau des résultats.
Système de commande simple
Recherchez l’article approprié et ajoutez-le à une commande. Vous aurez la possibilité de demander une numérisation ou une livraison physique qui respecte les niveaux de service convenus.
Fonctions supplémentaires
Accéder à un historique des commandes d’articles pour suivre les commandes passées, modifier des métadonnées pour mettre à jour les nouvelles métadonnées liées aux boîtes ou aux fichiers, télécharger des images ou demander du contenu de boîte sont quelques-unes des fonctionnalités supplémentaires que notre système offre.
Options de recherche FileLive
Ce système est un ensemble complet qui permet aux organisations d’intégrer et de gérer en toute sécurité un large éventail de documents.
Niveau du dossier
Le terme « indexé au niveau du fichier » signifie que chaque fichier individuel a été doté d’un code-barres et est indexé par rapport à plusieurs champs de données sur FileLive, tels que le nom et le numéro du client. Les utilisateurs de FileLive pourront rechercher et demander le(s) fichier(s) requis en saisissant le numéro ou le nom du fichier dans le champ correspondant. Les fichiers individuels sont triés et livrés dans une boîte sécurisée sur le site du client ou scannés sur FileLive.
Niveau de la boîte
Les documents indexés au niveau de la boîte n’ont pas été indexés individuellement à l’intérieur de la boîte. Ces documents peuvent être recherchés par le biais de la référence de la boîte, de la description de l’article, de la gamme de contenu et du contenu général. Les critères de recherche porteront soit sur la fourchette du contenu de la boîte (par exemple, 1 à 50 ou A à C), soit sur le contenu de la boîte, soit sur la description de la boîte relative aux articles qu’elle contient, le cas échéant. Bien que les éléments au niveau des boîtes ne soient consultables que via la boîte complète, les utilisateurs de FileLive peuvent commander un fichier individuel à partir de la boîte, ce qui permet de prélever le fichier dans la boîte, de lui attribuer un code-barres en tant qu’élément « au niveau du fichier » et de le faire livrer par OASIS. La boîte restera en stock dans un centre OASIS.