Services

Numérisation de testaments, d’actes et de documents juridiques

Réduisez vos coûts de stockage et gagnez du temps grâce aux services de numérisation de documents d’OASIS pour les cabinets d’avocats.

Demandez un devis

Stocker des documents juridiques de manière précise et sécurisée est essentiel pour les avocats et les juristes. Stocker des documents physiques peut être coûteux à gérer, occuper un espace de bureau précieux et faire perdre du temps aux employés.

OASIS propose des services de numérisation de testaments, d’actes et de documents juridiques. Nous pouvons stocker vos documents et les numériser afin d’aider les avocats et les juristes à gagner en efficacité, à économiser du temps et à réduire les coûts tout en garantissant la conformité.

Avantages de la numérisation

Nous offrons une gamme de services de numérisation de documents juridiques et de capture de données dans un environnement hautement sécurisé, qui utilise les meilleures technologies pour produire un service rapide, de haute qualité et avec un niveau élevé de précision.

Traçabilité

Suivez les dossiers grâce à notre référentiel hébergé sur Internet et réduisez le temps que vous passez à chercher des fichiers grâce à un processus d’indexation efficace des documents.

Une plus grande efficacité

Supprimez les contraintes et les coûts associés au traitement manuel de vos documents et réduisez votre dépendance à l’espace de stockage physique et au matériel technologique

Souplesse et évolutivité

Notre service de numérisation hautement personnalisable peut être adapté à vos besoins en matière de récupération de documents. Selon la fréquence à laquelle vous devez stocker et récupérer vos documents, nous pouvons vous proposer un plan adapté à vos besoins

Numérisation sécurisée de documents

Quelle que soit votre demande, nous pouvons numériser vos fichiers en toute sécurité. Notre logiciel de numérisation à la pointe de la technologie permet de saisir des données sur de grands ou de petits volumes de documents papier.

Libérez de l’espace sur votre bureau

Libérez de l’espace précieux en supprimant les classeurs et en vidant les entrepôts. L’espace peut être utilisé par les membres de l’équipe. Vous pouvez aussi réduire la taille des bureaux.

Favorisez le télétravail

La documentation électronique peut favoriser le télétravail et la collaboration entre les employés d’un même service, d’un même bâtiment, voire d’un même pays.

Sauvegarde supplémentaire :

En scannant vos dossiers/actes, vous disposez toujours d’une sauvegarde en cas de perte due à un incendie, un vol, un cambriolage, etc.

Processus de numérisation

Nous numérisons des documents de tout type, de toute taille et de tout volume. Dossiers clients, testaments, contrats, actes de propriété, demandes d’indemnisation, certificats de décès, dossiers hypothécaires, accords de non-divulgation, etc. Grâce à notre logiciel OCR, nous faisons en sorte que vous puissiez consulter tous vos documents, ce qui vous fait gagner un temps précieux dans vos recherches. Nous convertissons vos documents juridiques dans le format de votre choix : PDF, JPG et TIFF. Nous les téléchargeons ensuite sur notre système basé sur le cloud pour faciliter la recherche et le repérage, ou nous vous renvoyons les données numériques une fois qu’elles sont numérisées, ainsi qu’un fichier d’importation pour votre propre système de gestion de documents..

En fonction de la manière dont vous conservez vos documents, OASIS les récupère dans votre bureau ou (s’ils sont déjà stockés dans nos archives) les retire de vos archives et les transfert en toute sécurité jusqu’à notre bureau de numérisation.

À l’arrivée au bureau de scannage, le code-barres unique de chaque boîte de documents ou de dossiers (selon la manière dont ils sont stockés) est enregistré. Ces codes-barres nous permettent de suivre l’emplacement de vos fichiers tout au long du processus de numérisation.

Une fois reçus, vos documents sont préparés pour être numérisés. C’est la partie la plus fastidieuse du processus, car il faut veiller à ce que tous les documents ne contiennent pas d’agrafes, de clips, de post-it et de plis.

Si nécessaire, les documents sont scotchés et placés dans des pochettes en plastique transparent afin de garantir une numérisation de la plus haute qualité. Une fois les fichiers préparés, nos spécialistes de la numérisation évaluent les principales caractéristiques du document, comme le format de la page et l’impression recto ou recto-verso. Les documents sont ensuite classés selon ces critères.

Grâce à un équipement de numérisation de pointe, nos spécialistes de la numérisation peuvent numériser n’importe quel type de document à la résolution et au format demandés. Il s’agit notamment (mais pas exclusivement) de dossiers, de certificats, de manuscrits, de magazines, de journaux et de dessins techniques tels que des plans.

Une fois l’analyse terminée, les fichiers sont compilés. Le document en question est ensuite soumis à un contrôle de qualité rigoureux, au cours duquel nos spécialistes de la numérisation résolvent tous les problèmes qui ont été identifiés.

Les documents papier capturés numériquement sont ensuite formatés sur le support souhaité et vous sont transmis. Il existe une série d’options pour la livraison des données, notamment le DVD, le courrier électronique sécurisé ou le SFTP. Nous proposons également plusieurs options d’hébergement qui vous permettent de prévisualiser, télécharger, imprimer et modifier vos documents à partir de n’importe quel endroit.

Ces portails de gestion de l’information faciles à utiliser vous donnent un contrôle total sur vos fichiers numériques. Cette méthode est ainsi rentable pour créer progressivement vos archives numériques personnalisées.

Options de numérisation

Que vous ayez besoin de numériser de gros volumes d’archives papier ou que vous ayez régulièrement besoin de services de numérisation et de capture de données, nous avons des dizaines d’années d’expérience et nous sommes en mesure de vous proposer une solution de numérisation pour votre organisation.

Numérisation à la demande

Notre service de numérisation à la demande est utilisé par un grand nombre de nos clients qui stockent des documents comme une alternative rapide et facile à la livraison physique de documents. Cette option évite aux clients de numériser des archives entières et leur permet d’obtenir des copies numériques rentables de leurs fichiers et dossiers au fur et à mesure de leurs besoins.

 

Numérisation de documents en masse

Souvent choisie par les organisations disposant d’un grand nombre de documents physiques historiques, cette option permet aux clients de convertir des archives entières en documents numériques consultables. Les clients bénéficient d’une meilleure conformité et d’un meilleur contrôle des autorisations. Pour plus de sécurité, de nombreux clients choisissent de conserver une sauvegarde numérique de leurs archives dans notre coffre-fort sécurisé.

Numérisation sur place

Idéal pour les clients qui traitent des documents sensibles ou confidentiels qui doivent rester sur place pour des raisons de sécurité. Dans ces cas, OASIS peut fournir le matériel et le personnel nécessaires pour créer rapidement et à moindre coût des archives électroniques, ce qui permet aux clients de garder le contrôle de leurs dossiers et d’éliminer la nécessité d’emballer et d’expédier les documents.

Ce que nos clients disent de nous

La vente d’une entreprise pendant une pandémie n’a pas été une tâche facile, mais l’approche professionnelle et transparente d’OASIS a permis de faire en sorte que tout se passe aussi bien que possible en ces temps difficiles. Nous confions désormais notre entreprise de plus de 40 ans à OASIS en sachant qu’elle sera entre de bonnes mains. Nous remercions Matt et son équipe pour tout leur travail et nous vous souhaitons le meilleur pour l’avenir.

Simon Clarke , Directeur

Travailler avec des partenaires externes nécessite de connaître l’information. Par conséquent, les dossiers des clients devaient être disponibles sous forme numérique. En outre, le télétravail a connu une augmentation considérable. La crise sanitaire du COVID-19 a encore accéléré le passage au télétravail.

Marcel Duffhuis , Chef de projet Numérisation

Lire l'étude de cas

Au cours des trois dernières années, un certain nombre d’entreprises m’ont contacté pour me faire part de leur intérêt. Lorsque OASIS m’a contacté, leur approche personnelle et efficace a été le facteur décisif. C’est notamment leur engagement à poursuivre la croissance et la gestion du groupe Box-it qui m’a convaincu.

Box-it

Grâce à l’engagement et au soutien d’OASIS, la numérisation des dossiers papier s’est très bien déroulée. Cela n’a pas empêché les soins aux patients. OASIS était disponible pour toutes les questions, ce qui a permis d’obtenir de bons résultats.

Marjan Duiven , Directeur opérationnel de la clinique ophtalmologique de Meppel

Lire l'étude de cas

Numérisation de documents juridiques FAQs

La chambre forte multimédia d’OASIS est surveillée par vidéo 24 heures sur 24. OASIS utilise les mesures de sécurité les plus strictes, comme la saisie d’un code d’accès et les scanners biométriques d’empreintes digitales.

Oui. Son personnel chargé des coffres-forts est spécialement formé aux procédures adéquates de manipulation et de transports des supports confidentiels.

L’un des principaux avantages de la numérisation est que vous passez beaucoup moins de temps à essayer de retrouver vos dossiers. La numérisation permet d’économiser de l’espace et des coûts de stockage. En outre, la numérisation est une option intéressante pour les entreprises opérant sur plusieurs sites où différents membres de l’ équipe ont besoin d’accès aux mêmes informations.

On utilise des codes-barres pour organiser et repérer tous les supports physiques dans le coffre-fort. Grâce à son programme client basé sur Internet, vous pouvez gérer en ligne vos supports physiques délocalisés, demander des services ou créer des rapports.

Vous avez accès à vos supports physiques 24 h/24. Une livraison d’urgence est disponible.

Obtenez un devis rapide pour le numérisation de documents juridiques

Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous pour demander plus d’informations sur nos solutions de catalogage et d’indexation

Quote FR