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Gestion des archives
Votre partenaire unique pour la gestion de l’information.
Nous comprenons l’importance de protéger les dossiers et informations de votre entreprise. A ce titre, nous pouvons vous aider à contrôler vos processus de gestion de l’information en stockant vos documents de manière sécurisée, tout en vous fournissant un accès facile à vos fichiers lorsque vous en avez besoin.
Avantages du Stockage des documents
Nos experts en gestion des archives vous aident à gérer vos archives et vous informent sur les exigences légales.
Sécurité
Chez nous, vos archives et documents sont entre de bonnes mains. La sécurité est notre priorité absolue. La prévention des accès non autorisés, des dommages environnementaux et des risques d’incendie est au cœur de nos activités. Nos installations sont équipées de systèmes de sécurité et de détection d’incendie innovants.
Accès rapide et facile à vos informations
Les fichiers et documents qui ont été déplacés vers un site externe peuvent toujours être récupérés. Grâce à notre portail en ligne sécurisé, OASIS Bridge, vous pouvez gérer vos dossiers depuis votre bureau.
Stockage de fichiers hors site flexible
Nous recensons les besoins de stockage de nos clients et créons ainsi un plan de stockage personnalisé pour chaque client (quelle que soit la taille de son organisation). Nous travaillons avec de petits et grands volumes, des requêtes régulières ou ponctuelles, des fichiers uniques ou des boîtes complètes. Votre organisation bénéficiera de nos solutions personnalisées de gestion des archives.
Protection des données et reprise après sinistre
Vous voulez protéger vos documents contre les pertes dues au feu, aux infestations d’insectes, aux inondations et aux catastrophes naturelles ? Notre système de gestion des archives sûr et fiable vous protègent contre ces risques et vous donnent accès à des sauvegardes précieuses, en cas de besoin.
Optimisez votre espace de bureau
Que vous disposiez d’un seul bureau ou de plusieurs locaux, l’optimisation de l’espace disponible est essentielle à la réussite de votre organisation. Nos installations de gestion de fichiers et de stockage de documents ont aidé de nombreuses organisations à libérer de l’espace pour une utilisation opérationnelle.
Contrôlez le coût de gestion de l’information
Regagnez du temps perdu dans la recherche de documents ou dans la recherche d’informations. Grâce à notre logiciel OASIS Bridge, facile à utiliser, les heures de travail précieuses de vos employés peuvent être utilisées pour des fonctions opérationnelles plus importantes.
Processus de stockage Documents
Solution complète pour la gestion des fichiers : les membres de notre équipe d’experts vous proposent la meilleure solution possible en matière de gestion des documents, adaptée à vos besoins spécifiques.
Bien que les étapes du processus de stockage des documents puissent varier d’un client à l’autre, nous présentons ci-dessous un processus standard.
Un conducteur OASIS vient chercher les boîtes de dossiers/fichiers à votre bureau ou dans un lieu de stockage existant. Les boîtes sont pourvues de codes-barres qui sont scannés afin de permettre un suivi point à point. Les boîtes sont ensuite transportées dans une de nos camionnettes OASIS équipées d’un système de suivi GPS.
Vos dossiers seront transportés avec des véhicules équipés de GPS. OASIS peut localiser l’emplacement exact de tous les véhicules à tout moment. Nos véhicules sont équipés de serrures à claquement et sont verrouillés en tout temps tout au long des livraisons et collectes quotidiennes. À aucun moment, nos conducteurs ne laissent leur véhicule sans surveillance et sans sécuriser auparavant le véhicule.
Lorsque les documents arrivent dans la zone sécurisée de notre centre de dossiers, le code-barre unique pour chaque boîte ou fichier est enregistré. Les code-barres sont liés aux données saisies par OASIS, ce qui vous permet d’accéder à vos dossiers à tout moment par le système de gestion de documents, OASIS Bridge.
Nos clients peuvent récupérer rapidement et facilement leurs boîtes/fichiers stockés en utilisant OASIS Bridge (notre système de gestion des archives). L’un des membres de notre équipe vous livrera directement les fichiers nécessaires.
Les documents peuvent également être numérisés et mis à disposition en ligne.
Grâce à notre matériel de numérisation ultramoderne, nos experts en numérisation peuvent numériser tout type de document (fichiers, certificats, livres manuscrits, magazines, journaux et dessins techniques) à la résolution de couleurs et au format appropriés. Nos experts de numérisation téléchargeront instantanément le ou les documents dans notre système OASIS Bridge d’emploi facile. Vous pouvez alors prévisualiser, télécharger, imprimer et modifier des dossiers à partir de n’importe quel emplacement.
Grâce à notre service de numérisation à la demande, vous recevez les documents requis sous forme numérique.
Grâce à l’utilisation de nos scanners de codes-barres portatifs, nous pouvons fournir un suivi point à point complet de tout article dans notre centre de dossiers, à destination et en provenance de l’étagère, vers le véhicule de livraison, et de retour dans les locaux d’un client.
A chaque étape du processus, vous connaîtrez la date et l’heure de chaque action.
Cette fonction vous donne un contrôle entier sur vos dossiers et fournit une piste de vérification complète.
Options de Stockage de Documents
Forts de plusieurs décennies d’expérience dans la fourniture de solutions de gestion des documents et de l’information, nous avons une solution adaptée pour vous.
- Archive dynamique Pour les documents qui sont souvent demandés / utilisés
- Stockage semi-statique Pour les documents qui sont demandés / utilisés fréquemment
- Stockage profond Pour les documents qui sont rarement demandés / utilisés
Archive dynamique
Si vous avez besoin ou devez récupérer des documents quotidiennement, notre option d’archivage dynamique est celle qui vous convient le mieux. Cette option d’archivage est choisie par un grand nombre de nos clients travaillant dans les secteurs de la santé et du droit. Elle vous offre la flexibilité et la commodité d’un stockage en interne combinées à la sécurité et aux avantages financiers d’une archive externe.
En outre, vous avez la possibilité de programmer un rappel automatique afin de savoir quand vos documents peuvent légalement être détruits. Cliquez ici pour plus d’informations sur nos différents services de destruction.
Stockage semi-statique
Si vous avez besoin ou devez récupérer des documents régulièrement, notre option de stockage semi-statique vous conviendra le mieux. Avec cette option de stockage, vous bénéficiez des avantages en termes de coûts d’une archive externe et pouvez accéder aux documents à tout moment.
Stockage profond
Si vous ne devez récupérer ou utiliser que rarement des documents, alors notre service de stockage profond est ce qu’il y a de mieux pour vous. Cette option de stockage est généralement choisie par les organisations qui doivent se conformer aux réglementations ou à certaines périodes de conservation légales. Cette option vous permet d’utiliser au maximum votre espace de bureau tout en respectant la réglementation.
Ce que nos clients disent de nous
FAQs Gestion des archives
Nous pouvons tout simplement stocker n’importe quelle archive. OASIS offre la meilleure solution en matière de stockage d’archives, qu’il s’agit le stockage d’une boîte à archives ou de plusieurs milliers de boîtes à archives. Nos clients vont des entrepreneurs individuels aux multinationales ou aux ministères.
Si vous recherchez un partenaire sûr et fiable pour stocker vos documents, OASIS a toujours la solution adaptée à vos besoins et à vos exigences.
Si vous faites une demande de document avant 16 h, OASIS vous remettra physiquement votre document le jour ouvrable suivant. Vous pouvez également choisir de faire numériser les informations. Votre document numérisé sera alors mis à disposition dans notre système de gestion des stocks, exclusivement pour vous.
OASIS peut effectuer la livraison de votre demande des manières suivantes :
- Récupération numérique via « numérisation à la demande » dans notre système de gestion des stocks en ligne OASIS Bridge
- Récupération physique via le système de transport sécurisé d’OASIS
- Récupération physique via consultation dans notre centre d’archivage
- Transport physique sous votre propre gestion. Vous retirez vous-même les documents dans notre centre d’archivage.
Récupération express
Si la demande urgente est faite pendant les heures de bureau, vous recevrez les documents physiques dans les trois heures ou dans les deux heures suivant votre demande si vous souhaitez recevoir les documents sous forme numérique. Sur demande, différents niveaux de service sont possibles.
Vos archives contiennent des documents qui ont une grande valeur pour vous. Voilà pourquoi OASIS fournit les mesures de sécurité les plus élevées pour protéger vos archives contre les incendies et autres dommages. Nos procédures de sécurité sont également auditées et certifiées.
Les centres d’archivage d’OASIS sont agréés par l’inspection des archives sur la base des caractéristiques obligatoires suivantes :
- Centre d’archivage indépendant entouré de clôtures
- Air contrôlé
- Humidité contrôlée
- Prévention contre les nuisibles
- Vidéosurveillance et contrôle
- Contrôle des accès et gestion par lecteurs de carte
- Une impulsion est envoyée vers la centrale d’alarme toutes les 90 secondes en cas de cambriolage
- Exigences en matière de prévention des incendies conformément à la norme NEN-2535
- Garantie contre le cambriolage et l’agression conformément à BORG-2
Vos archives protégées contre le feu
De plus, notre dépôt d’archives est protégé contre les incendies, conformément aux dernières exigences en matière de sécurité incendie. Tous nos centres d’archivage sont divisés en plusieurs compartiments, séparés par des cloisons à l’épreuve du feu. Grâce à nos lignes directes avec les pompiers, via une connexion fixe, et non via une centrale d’alarme.
Et un panneau d’information pour rendre l’incendie immédiatement compréhensible.
OASIS opère au niveau international en tant que prestataire de services dans le domaine de la gestion de l’information et des archives au sens le plus large du terme. Nous avons plus de 10 ans d’expérience en tant que fournisseur de services professionnels. Nous avons donc suffisamment d’expérience et d’expertise pour améliorer et prendre en charge la gestion de vos archives.
Nous proposons une approche unique de la gestion des archives. OASIS est le seul fournisseur de services qui propose la gestion des archives, la numérisation, la destruction confidentielle et la gestion des bandes de sauvegarde comme une solution complète. Nous pouvons numériser vos documents, les stocker (à long terme) dans nos archives ou même les détruire.
Nos centres de contact climatisés sont protégés au plus haut niveau contre les cambriolages, les dommages et les incendies. Cela inclut des compartiments séparés et la fermeture automatique des portes coupe-feu en cas d’incendie. Nos archives répondent, entre autres, aux normes BORG-2. Et nos procédures d’archivage, nos activités de stockage et de gestion sont certifiées NEN et ISO-9001:2008.
Chez OASIS, seuls les membres autorisés de l’équipe ont accès au dépôt de vos archives. Les membres de l’équipe OASIS sont soumis à une obligation de stricte confidentialité et ont signé un accord de confidentialité.
Les coûts de stockage de vos archives chez OASIS dépendent de la manière dont nous sommes autorisés à gérer vos archives. OASIS peut stocker vos archives de différentes manières, en fonction de la fréquence à laquelle vous pensez avoir besoin de consulter vos dossiers. Vous voulez stocker vos documents confidentiels en toute sécurité tout en les ayant rapidement à portée de main si vous en avez besoin physiquement. Ou bien cherchez-vous simplement un moyen peu coûteux de stocker vos dossiers sans avoir à vous soucier de la protection contre le feu, les dégâts des eaux, les cambrioleurs ou la vermine ?
En fonction de vos besoins et de vos souhaits, nous discuterons avec vous de la méthode d’archivage optimale et vous présenterons une proposition compétitive sur cette base.
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