Modern slavery statement

A Structure de l’organisation, portée et chaînes d’approvisionnement

OASIS fournit des services de gestion de l’information à travers une série de juridictions en Europe, y compris, mais sans s’y limiter, la République d’Irlande, le Royaume-Uni, la Belgique, les Pays-Bas et la Pologne.

La portée de cette déclaration s’applique à toutes les opérations et activités de Offsite Archive Storage and Integrated Services Limited et de ses filiales (ci-après désignées « OASIS »).

OASIS n’opère ni ne fournit de produits et services dans les pays à haut risque où l’esclavage moderne est répandu. OASIS fournit la plupart de ses produits et services directement. L’entreprise fait uniquement appel à un petit nombre de fournisseurs qui incluent, mais sans s’y limiter, des prestataires de services pour le recrutement, l’informatique et la gestion immobilière. Ces fournisseurs sont engagés principalement au Royaume-Uni et dans des pays de l’UE dans le cadre de contrats à long terme.

B Définitions

OASIS considère que l’esclavage moderne regroupe :

le trafic d’êtres humains
le travail des enfants
le travail forcé ou obligatoire, par la contrainte morale ou physique, la coercition ou des formes plus subtiles de contrainte
la servitude pour dettes, lorsqu’une personne est obligée de travailler pour rembourser une dette et qu’elle travaille pour un salaire très faible, voire nul, et ne dispose d’aucun moyen de s’acquitter de sa dette.
le fait d’être soumis ou contrôlé par un employeur par le biais d’abus mentaux ou physiques ou de menaces d’abus
le fait d’être déshumanisé, d’être traité comme une marchandise ou être acheté ou vendu comme une propriété
le fait d’être contraint physiquement ou de voir sa liberté de circulation restreinte
le fait de voir sa liberté d’association restreinte.

C Engagement

OASIS reconnaît ses responsabilités en matière de lutte contre l’esclavage moderne et s’engage à respecter les dispositions de la législation dans toutes les juridictions dans lesquelles l’entreprise opère. OASIS comprend que cela nécessite un examen permanent de ses pratiques internes en matière de main-d’œuvre et, en outre, de ses chaînes d’approvisionnement.

OASIS encourage les pratiques commerciales éthiques et les politiques qui protègent les travailleurs contre les abus et l’exploitation dans leur propre organisation et dans les chaînes d’approvisionnement mondiales.

OASIS applique une tolérance zéro à l’égard de l’esclavage et de la traite des êtres humains et ne collabore avec aucune organisation qui soutient sciemment l’esclavage, la servitude et le travail forcé ou obligatoire ou qui est impliquée dans ces pratiques.

Dans le cadre de ses propres prestations de services, OASIS ne fait appel à aucune main-d’œuvre qui serait obtenue par le biais de l’esclavage ou de la traite des êtres humains. OASIS adhère strictement aux normes minimales requises en ce qui concerne ses responsabilités en vertu de la législation sur l’emploi dans chacune des juridictions dans lesquelles l’entreprise opère.

L’entreprise OASIS garantit que tous les produits ou services qu’elle fournit ou achète sont de bonne qualité, sont durables et proviennent de sources éthiques.

D Exposition potentielle et gestion des risques

OASIS procède régulièrement à des évaluations des risques de ses opérations et de sa chaîne d’approvisionnement, ce qui inclut l’évaluation de son exposition potentielle à l’esclavage moderne. Cela fait partie de notre cadre de gouvernance plus large et de notre approche intégrée de la gestion des risques.

Les risques ont été évalués tout au long du cycle de vie des produits et des services, tant en interne qu’en externe, depuis la définition des termes du contrat avant qu’il ne soit attribué ou conclu, jusqu’à l’achat des produits et des services, la gestion du contrat et des relations avec les fournisseurs, et l’examen de la fin du contrat.

Tous les risques et toutes les mesures correctives sont enregistrés dans le registre des risques d’OASIS et sont examinés par le conseil d’administration, les cadres supérieurs et la direction générale.

Le risque et l’exposition d’OASIS en matière d’esclavage moderne sont minimes en raison du type de secteurs dans lesquels l’entreprise opère, de la nature et de la localisation de ses opérations, et de ses services et partenaires de la chaîne d’approvisionnement. Néanmoins, elle a pris des mesures pour s’assurer que de telles pratiques n’ont pas lieu dans ses activités ni dans celles de toute organisation qui lui fournit des biens et/ou des services. Elles sont décrites ci-dessous.

E Étapes

Cette déclaration détaille les mesures prises par OASIS pour s’assurer que l’esclavage moderne ou la traite des êtres humains n’ont pas lieu, et ce, dans aucune partie de son activité ou de ses chaînes d’approvisionnement.

OASIS a recours à des processus de recrutement et de vérification solides pour les nouvelles embauches, qui incluent des vérifications d’antécédents lorsque la législation locale le permet. Afin d’embaucher des travailleurs intérimaires, OASIS ne fait appel qu’à des agences de placement réputées qui sont contrôlées et approuvées conformément à nos processus d’acquisition tels que décrits ci-dessous. Ces agences vérifient également les antécédents de ces travailleurs lorsque la législation locale le permet. OASIS interdit d’avoir recours à des frais de recrutement qui seraient payés par les travailleurs.
OASIS paie tous ses employés au-dessus du taux de rémunération minimum légal. Les heures supplémentaires sont toujours proposées en tant qu’avantage facultatif. Chaque membre de l’équipe se voit offrir une série d’avantages qui complètent son salaire, y compris ceux liés au style de vie et au bien-être. Chaque membre de l’équipe bénéficie d’un environnement de travail sain et sûr, ainsi que de pauses suffisantes. Toute menace ou acte de violence, de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination ne sera pas toléré.
OASIS encourage et soutient la liberté de circulation et la liberté d’association en faveur de chaque membre de l’équipe. Si un membre de l’équipe est membre d’un syndicat ou d’une autre forme de représentation, ses droits à cet égard seront protégés et il ne sera pas désavantagé.
OASIS applique des processus d’acquisition qui garantissent une bonne planification. L’entreprise garantit des conditions générales et des prix équitables. Cela a pour but de réduire le risque que les fournisseurs soient soumis à des attentes ou à des pressions trop fortes qui pourraient les amener à violer les lois sur l’esclavage moderne. Tous les nouveaux fournisseurs sont soumis à des processus de vérification diligente solides. Avant d’être validés, les fournisseurs doivent signer un contrat et les politiques d’OASIS qui incluent leur engagement à se conformer aux lois sur l’esclavage moderne. Après leur validation, ils sont soumis à un contrôle afin de s’assurer qu’ils restent adaptés à leur objectif et conformes aux règlements et à la législation pertinents ainsi qu’aux valeurs et politiques d’OASIS. Ces politiques et processus sont validés par des examens réguliers et des audits internes et externes.
OASIS entretient des relations à long terme et de confiance avec ses fournisseurs. À sa connaissance, OASIS n’a collaboré avec aucune organisation dont on a constaté qu’elle était impliquée dans l’esclavage moderne.
Les membres de l’équipe responsables du recrutement des membres de l’équipe et/ou de la nomination et du suivi des fournisseurs recevront une formation complète sur l’esclavage moderne afin qu’ils soient avertis, qu’ils comprennent les enjeux et qu’ils soient en mesure d’identifier et de gérer tout risque de non-conformité aux lois sur l’esclavage moderne dans l’une de ses opérations ou de sa chaîne d’approvisionnement, et de signaler tout problème.
OASIS a développé un programme environnemental, social et de gouvernance (ESG) qui fournit le cadre nécessaire pour agir de manière responsable, éthique et durable dans toutes ses opérations et sa chaîne d’approvisionnement.
Les indicateurs clés de performance ont été évalués afin de s’assurer qu’ils ne rendent pas l’entreprise et la chaîne d’approvisionnement vulnérables à l’esclavage moderne ou ne créent pas de pressions qui pourraient conduire à de telles pratiques.

F Politiques

OASIS a mis en place les politiques suivantes qui soutiennent notre engagement à garantir qu’il n’existe pas d’esclavage moderne ou de traite des êtres humains dans nos chaînes d’approvisionnement ou dans toute partie de notre activité, et à nous assurer que l’activité est menée de manière éthique et transparente ;

Politique de santé et de sécurité
Politique environnementale, sociale et de gouvernance (ESG)
Politique de recrutement
Politique d’égalité des chances
Politique de dénonciation
Politique en matière de discipline et de renvoi disciplinaire
Politique relative aux plaintes
Code de conduite de l’éthique commerciale (portant notamment sur les normes de travail et l’esclavage moderne) pour les membres de l’équipe et les fournisseurs.
Politique de travail flexible
Politique relative au télétravail
Politique d’acquisition

Ces politiques sont soutenues par le conseil d’administration et approuvées par la direction générale.

Toutes les politiques sont communiquées et mises à la disposition de tous les membres de l’équipe par le biais du système de gestion des documents de l’entreprise ou de tableaux d’affichage.

L’équipe de conformité du groupe s’assure que toutes les politiques et procédures relatives à l’esclavage moderne sont adaptées à leur objectif et approuvées par la direction générale. OASIS révise et met à jour en permanence toutes ses politiques.

G Amélioration et efficacité continues

Ces douze derniers mois, nous avons pris les mesures suivantes pour améliorer notre gestion des risques d’esclavage moderne dans notre entreprise et notre chaîne d’approvisionnement :

nous avons commencé à revoir notre chaîne d’approvisionnement afin de réduire le nombre de fournisseurs auxquels nous faisons appel (tout en veillant à ce que la gestion des imprévus et la continuité de service restent assurées) dans le but de minimiser le risque d’introduction de pratiques d’esclavage moderne
nous avons commencé à revoir nos processus d’approvisionnement et de due diligence afin de nous assurer que les vérifications et la gestion continue sont adaptées au niveau de risque de chaque fournisseur
nous avons procédé à une analyse des besoins en formation sur l’esclavage moderne et avons identifié les rôles et les services pour lesquels une formation supplémentaire ou spécifique sur l’esclavage moderne pourrait être nécessaire
nous avons effectué un suivi mensuel continu des indicateurs de performance clés afin de nous assurer qu’ils ne causent aucune pression excessive et n’augmentent pas le risque d’introduction de pratiques d’esclavage moderne dans notre entreprise ou notre chaîne d’approvisionnement
nous avons mis en place des comités des risques mensuels qui se penchent notamment sur les risques d’esclavage moderne, et tout risque identifié est enregistré et limité à l’aide de mesures appropriées.

H Gouvernance et conformité

Le conseil d’administration, le directeur général par et l’équipe de direction ont la responsabilité globale des mesures prises par OASIS pour interdire l’esclavage moderne dans ses opérations et ses chaînes d’approvisionnement.

OASIS dispose d’une équipe de conformité du groupe qui contrôle et vérifie ces étapes, les politiques et procédures associées et l’adhésion d’OASIS aux lois sur l’esclavage moderne. L’équipe de conformité du groupe, qui comprend la fonction d’audit interne, travaille en étroite collaboration avec les ressources humaines, les fonctions commerciales, juridiques et d’acquisition pour s’assurer que cette déclaration est respectée.

Tout soupçon de pratiques d’esclavage moderne peut être signalé conformément à la politique « Speak Up » (dénonciation) via la ligne d’assistance téléphonique anonyme ou le portail web. Tous les rapports feront l’objet d’une enquête indépendante par la direction générale, et les mesures appropriées seront prises pour prévenir tout risque d’esclavage moderne ou pour remédier à de tels actes, si jamais ils se produisent.

L’équipe de conformité du groupe demandera des comptes à OASIS pour s’assurer que des mesures appropriées et équitables sont prises conformément aux lois pertinentes et afin de veiller à ce qu’OASIS remplit ses obligations à cet égard.

La fonction d’audit interne du groupe vérifie la conformité d’OASIS avec cette déclaration sur l’esclavage moderne et ses politiques et procédures associées.

La présente déclaration a été rédigée conformément à la clause 54(1) de la loi sur l’esclavage moderne de 2015 et à toute autre législation pertinente dans chacune des juridictions dans lesquelles OASIS opère. Elle constitue la déclaration d’OASIS sur l’esclavage moderne et la traite des êtres humains pour l’exercice financier qui se termine le 31 octobre 2023. La présente déclaration a été approuvée par le conseil d’administration.