Vous travaillez dans une organisation où des centaines de documents, numériques ou physiques, sont reçus par courrier et doivent être triés au fur et à mesure de leur arrivée ? Du courrier susceptible d’arriver à de nombreux endroits au sein de votre organisation et qui doit ensuite parvenir au bon service/à la bonne personne. Le suivi du courrier et une classification appropriée jouent un rôle important à cet égard, afin que le courrier ne se perde pas. Tout cela demande beaucoup de travail et représente un coût conséquent. La salle de courrier numérique, ou mailroom numérique, peut être la bonne solution pour cela.
Avec la salle de courrier numérique, tous les processus possibles sont automatisés, ce qui offre plusieurs avantages :
Peut être consultée numériquement à tout moment et en tout lieu
Le courrier entrant analogique, ou physique, est scanné et donc numérisé et peut être immédiatement transmis dans le format et l’extension souhaités au service/à la personne concernés. Le courrier numérisé et le courrier numérique d’origine sont ensuite accessibles via un serveur sécurisé, de sorte qu’ils peuvent être consultés numériquement n’importe où 24/7.
Situation idéale pour le travail à domicile
Il n’est plus nécessaire de se rendre au bureau pour retirer ou consulter soi-même le courrier. Le courrier n’a donc plus besoin d’être scanné au bureau même ou d’être transmis manuellement/faxé. Bien sûr, cela offre beaucoup plus de flexibilité, surtout si le travail à domicile est un élément important du nouveau monde du travail dans votre organisation. Le courrier est distribué numériquement à la bonne personne/aux bonnes personnes, indépendamment du lieu de travail et de l’heure, car ce processus est automatisé.
Traitement plus rapide de la correspondance entrante
Puisque le courrier numérique est distribué au bon service/à la bonne personne, les demandes peuvent être traitées plus rapidement et le temps de réponse et de traitement des clients est également réduit. Cela vous permet d’être davantage axé sur le client en tant qu’organisation, car la correspondance entrante est traitée beaucoup plus rapidement et les clients peuvent également répondre beaucoup plus rapidement. Une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.
Économies de temps et d’argent
La réduction des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts d’exploitation. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception du courrier en cas d’absence. Grâce à la salle de courrier numérique, cette situation appartient désormais au passé. Le courrier est scanné, des données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.
Classification et reconnaissance automatiques du courrier entrant
Chaque type de document (facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) par la reconnaissance optique de caractères (OCR). L’OCR, en français, signifie reconnaissance optique de caractères et est une technique qui lit les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin qu’ils puissent être édités et archivés.
L’avantage est qu’il est possible d’extraire davantage de valeur de vos données qu’avec la seule numérisation. L’OCR offre de nombreux avantages tels que la possibilité de faire des recherches dans les documents, ce qui augmente la facilité de recherche et permet une classification avancée des documents et la reconnaissance/l’extraction de données. Il est également possible de convertir des lettres, des formulaires et des contrats en texte éditable comme un fichier Word.
Distribution automatique
Le courrier entrant est distribué directement dans n’importe quel système par transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes aux lettres du bon service et/ou de la bonne personne sur la base de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service clientèle et les factures au service administratif.
Moins d’erreurs humaines
La numérisation des opérations de routine et des contrôles quotidiens réduit le risque d’erreur humaine. Dans le cas d’opérations manuelles, des erreurs se glissent naturellement plus facilement et peuvent entraîner des problèmes. Surtout à une époque où les clients, les consommateurs et les législateurs sont de plus en plus exigeants en matière de RGPD et de conformité.
Vous souhaitez prendre contact avec OASIS et discuter des possibilités qui s’offrent à votre organisation ? Remplissez alors notre formulaire en ligne ici et l’un de nos experts en salle de courrier numérique vous contactera bientôt pour une consultation sans engagement.