Services
Digital Mailroom
Améliorez l’efficacité et réduisez le temps de travail et les coûts grâce à la solution Digital Mailroom d’OASIS
Nos solutions vous permettent de trier des centaines de documents reçus par courrier, numériques ou physiques, et de les classer par catégories pour que vous y ayez accès facilement
Les avantages de la Digital Mailroom
Notre Digital Mailroom permet aux organisations de traiter des documents provenant de sources multiples, à la fois sous forme physique et numérique. Contrairement à d’autres services de Digital Mailroom, nous vous donnons la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des processus d’entreprise grâce à notre module de flux de travail convivial.
Automatisez la correspondance
Chaque type de document (tel que facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) au moyen de l’OCR (reconnaissance optique de caractères). L’OCR est une technique qui permet de lire les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin de pouvoir les éditer et les archiver. Le courrier entrant est livré directement dans n’importe quel système via le transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes mail du service et/ou de la personne appropriés en fonction de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service client et les factures au service administratif.
Une efficacité accrue
Dans le monde des affaires, ce vieux dicton reste encore d’actualité : le temps, c’est de l’argent. Si vous continuez à utiliser l’ancienne méthode qui repose sur le format papier, vous devrez déléguer un certain nombre d’employés qui passeront de nombreuses heures à trier les documents qui risquent également d’être perdus. Ce processus manuel est extrêmement long et prend du temps aux personnes qualifiées, qui pourraient se concentrer sur d’autres tâches essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une solution rentable pour recevoir un grand nombre de courriers, ne cherchez pas plus loin qu’une Digital Mailroom.
Économies de temps et d’argent
La diminution des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts opérationnels. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception ou non du courrier lorsque quelqu’un n’est pas au bureau. C’est désormais chose du passé avec la salle de courrier numérique. Le courrier est numérisé, les données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.
Un meilleur taux de conformité réglementaire
Quel que soit leur secteur d’activité, les organisations européennes sont tenues d’adhérer à plusieurs réglementations gouvernementales toujours plus nombreuses, concernant la confidentialité des clients et les informations personnelles identifiables (IPI). L’usurpation d’identité est devenue un problème de plus en plus répandu ces dernières années. C’est pourquoi il est nécessaire de stocker les informations de manière très sécurisée. En adoptant la méthode de la numérisation et de l’ingestion numérique de documents à l’aide d’une Digital Mailroom, vous pouvez cacher des informations confidentielles derrière des couches de sécurité supplémentaires, ce qui réduit ainsi les risques de perte de contenu. À long terme, c’est un excellent moyen de réduire les coûts.
Collaboration départementale
Ce n’est pas pour rien que la collaboration départementale est le dernier point de notre liste, car il s’agit de l’avantage le plus négligé de l’utilisation d’une salle de courrier numérique que procure la Digital Mailroom. Les utilisateurs peuvent se trouver à des étages différents, dans des bâtiments différents ou même dans des pays différents. Contrairement au courrier traditionnel, qui doit être reposté ou scanné et envoyé par courrier électronique, les Digital Mailrooms permettent aux utilisateurs d’assigner des files d’attente à des personnes ou à d’autres équipes pour qu’elles les examinent. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi d’établir des liens entre les services.
Processus d’automatisation des Digital Mailrooms
Souhaitez-vous en savoir plus sur le fonctionnement d’une Digital Mailroom ? Nos processus de distribution du courrier convertissent le courrier entrant en un format électronique qui est facilement accessible.
Collectez le courrier entrant de la boîte postale de votre entreprise. Vous pouvez gérer de gros volumes de courrier sans problème.
Livrez en toute sécurité tous les courriers que vous recevez à notre centre de numérisation. L’ensemble du trajet, de la collecte à la livraison, est suivi à l’aide d’un système GPS sécurisé pour une transparence totale.
Recevez le courrier et ouvrez les colis postaux.
Séparez le courrier indésirable avant la numérisation des documents, regroupez-le par date et stockez-le ou détruisez-le. Scannez l’enveloppe et postez le contenu de chaque colis.
Convertissez numériquement l’image de l’enveloppe et son contenu en un document PDF consultable.
Mettez votre courrier numérisé à disposition par le biais d’un dépôt numérique sécurisé, prêt à être distribué par voie électronique. Vous pouvez tout visualiser et gérer en un seul endroit, puis distribuer facilement et en toute sécurité des documents à votre personnel.
Séparez les objets importants tels que les chèques et les paquets, et recevez-les physiquement en mobilisant le moins de personnes possible.
Les documents originaux peuvent être conservés en toute sécurité, déchiquetés ou vous être renvoyés.
Obtenez un devis pour profiter des services de Digital Mailroom
Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos services de Digital Mailroom
Devis gratuit
Services
Digital Mailroom
Améliorez l’efficacité et réduisez le temps de travail et les coûts grâce à la solution Digital Mailroom d’OASIS
Nos solutions vous permettent de trier des centaines de documents reçus par courrier, numériques ou physiques, et de les classer par catégories pour que vous y ayez accès facilement
Les avantages de la Digital Mailroom
Notre Digital Mailroom permet aux organisations de traiter des documents provenant de sources multiples, à la fois sous forme physique et numérique. Contrairement à d’autres services de Digital Mailroom, nous vous donnons la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des processus d’entreprise grâce à notre module de flux de travail convivial.
Automatisez la correspondance
Chaque type de document (tel que facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) au moyen de l’OCR (reconnaissance optique de caractères). L’OCR est une technique qui permet de lire les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin de pouvoir les éditer et les archiver. Le courrier entrant est livré directement dans n’importe quel système via le transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes mail du service et/ou de la personne appropriés en fonction de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service client et les factures au service administratif.
Une efficacité accrue
Dans le monde des affaires, ce vieux dicton reste encore d’actualité : le temps, c’est de l’argent. Si vous continuez à utiliser l’ancienne méthode qui repose sur le format papier, vous devrez déléguer un certain nombre d’employés qui passeront de nombreuses heures à trier les documents qui risquent également d’être perdus. Ce processus manuel est extrêmement long et prend du temps aux personnes qualifiées, qui pourraient se concentrer sur d’autres tâches essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une solution rentable pour recevoir un grand nombre de courriers, ne cherchez pas plus loin qu’une Digital Mailroom.
Économies de temps et d’argent
La diminution des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts opérationnels. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception ou non du courrier lorsque quelqu’un n’est pas au bureau. C’est désormais chose du passé avec la salle de courrier numérique. Le courrier est numérisé, les données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.
Un meilleur taux de conformité réglementaire
Quel que soit leur secteur d’activité, les organisations européennes sont tenues d’adhérer à plusieurs réglementations gouvernementales toujours plus nombreuses, concernant la confidentialité des clients et les informations personnelles identifiables (IPI). L’usurpation d’identité est devenue un problème de plus en plus répandu ces dernières années. C’est pourquoi il est nécessaire de stocker les informations de manière très sécurisée. En adoptant la méthode de la numérisation et de l’ingestion numérique de documents à l’aide d’une Digital Mailroom, vous pouvez cacher des informations confidentielles derrière des couches de sécurité supplémentaires, ce qui réduit ainsi les risques de perte de contenu. À long terme, c’est un excellent moyen de réduire les coûts.
Collaboration départementale
Ce n’est pas pour rien que la collaboration départementale est le dernier point de notre liste, car il s’agit de l’avantage le plus négligé de l’utilisation d’une salle de courrier numérique que procure la Digital Mailroom. Les utilisateurs peuvent se trouver à des étages différents, dans des bâtiments différents ou même dans des pays différents. Contrairement au courrier traditionnel, qui doit être reposté ou scanné et envoyé par courrier électronique, les Digital Mailrooms permettent aux utilisateurs d’assigner des files d’attente à des personnes ou à d’autres équipes pour qu’elles les examinent. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi d’établir des liens entre les services.
Processus d’automatisation des Digital Mailrooms
Souhaitez-vous en savoir plus sur le fonctionnement d’une Digital Mailroom ? Nos processus de distribution du courrier convertissent le courrier entrant en un format électronique qui est facilement accessible.
Collectez le courrier entrant de la boîte postale de votre entreprise. Vous pouvez gérer de gros volumes de courrier sans problème.
Livrez en toute sécurité tous les courriers que vous recevez à notre centre de numérisation. L’ensemble du trajet, de la collecte à la livraison, est suivi à l’aide d’un système GPS sécurisé pour une transparence totale.
Recevez le courrier et ouvrez les colis postaux.
Séparez le courrier indésirable avant la numérisation des documents, regroupez-le par date et stockez-le ou détruisez-le. Scannez l’enveloppe et postez le contenu de chaque colis.
Convertissez numériquement l’image de l’enveloppe et son contenu en un document PDF consultable.
Mettez votre courrier numérisé à disposition par le biais d’un dépôt numérique sécurisé, prêt à être distribué par voie électronique. Vous pouvez tout visualiser et gérer en un seul endroit, puis distribuer facilement et en toute sécurité des documents à votre personnel.
Séparez les objets importants tels que les chèques et les paquets, et recevez-les physiquement en mobilisant le moins de personnes possible.
Les documents originaux peuvent être conservés en toute sécurité, déchiquetés ou vous être renvoyés.
Obtenez un devis pour profiter des services de Digital Mailroom
Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos services de Digital Mailroom
Devis gratuit
Services
Digital Mailroom
Améliorez l’efficacité et réduisez le temps de travail et les coûts grâce à la solution Digital Mailroom d’OASIS
Nos solutions vous permettent de trier des centaines de documents reçus par courrier, numériques ou physiques, et de les classer par catégories pour que vous y ayez accès facilement
Les avantages de la Digital Mailroom
Notre Digital Mailroom permet aux organisations de traiter des documents provenant de sources multiples, à la fois sous forme physique et numérique. Contrairement à d’autres services de Digital Mailroom, nous vous donnons la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des processus d’entreprise grâce à notre module de flux de travail convivial.
Automatisez la correspondance
Chaque type de document (tel que facture, formulaire de demande ou contrat) est classé en fonction de l’image, du texte, des lignes et des feuilles de séparation et rendu lisible (pour le logiciel) au moyen de l’OCR (reconnaissance optique de caractères). L’OCR est une technique qui permet de lire les lettres, les chiffres et les signes de ponctuation d’un document afin de pouvoir les éditer et les archiver. Le courrier entrant est livré directement dans n’importe quel système via le transfert direct de fichiers (VPN) et peut également être automatiquement transféré vers la ou les boîtes mail du service et/ou de la personne appropriés en fonction de flux de travail préconfigurés. Les réclamations peuvent alors être automatiquement transmises au service client et les factures au service administratif.
Une efficacité accrue
Dans le monde des affaires, ce vieux dicton reste encore d’actualité : le temps, c’est de l’argent. Si vous continuez à utiliser l’ancienne méthode qui repose sur le format papier, vous devrez déléguer un certain nombre d’employés qui passeront de nombreuses heures à trier les documents qui risquent également d’être perdus. Ce processus manuel est extrêmement long et prend du temps aux personnes qualifiées, qui pourraient se concentrer sur d’autres tâches essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une solution rentable pour recevoir un grand nombre de courriers, ne cherchez pas plus loin qu’une Digital Mailroom.
Économies de temps et d’argent
La diminution des opérations manuelles permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les coûts opérationnels. Il suffit de penser aux opérations manuelles telles que le stockage (temporaire) du courrier, son tri, sa distribution et, éventuellement, le suivi de la réception ou non du courrier lorsque quelqu’un n’est pas au bureau. C’est désormais chose du passé avec la salle de courrier numérique. Le courrier est numérisé, les données peuvent éventuellement être classées et extraites, puis distribué.
Un meilleur taux de conformité réglementaire
Quel que soit leur secteur d’activité, les organisations européennes sont tenues d’adhérer à plusieurs réglementations gouvernementales toujours plus nombreuses, concernant la confidentialité des clients et les informations personnelles identifiables (IPI). L’usurpation d’identité est devenue un problème de plus en plus répandu ces dernières années. C’est pourquoi il est nécessaire de stocker les informations de manière très sécurisée. En adoptant la méthode de la numérisation et de l’ingestion numérique de documents à l’aide d’une Digital Mailroom, vous pouvez cacher des informations confidentielles derrière des couches de sécurité supplémentaires, ce qui réduit ainsi les risques de perte de contenu. À long terme, c’est un excellent moyen de réduire les coûts.
Collaboration départementale
Ce n’est pas pour rien que la collaboration départementale est le dernier point de notre liste, car il s’agit de l’avantage le plus négligé de l’utilisation d’une salle de courrier numérique que procure la Digital Mailroom. Les utilisateurs peuvent se trouver à des étages différents, dans des bâtiments différents ou même dans des pays différents. Contrairement au courrier traditionnel, qui doit être reposté ou scanné et envoyé par courrier électronique, les Digital Mailrooms permettent aux utilisateurs d’assigner des files d’attente à des personnes ou à d’autres équipes pour qu’elles les examinent. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi d’établir des liens entre les services.
Processus d’automatisation des Digital Mailrooms
Souhaitez-vous en savoir plus sur le fonctionnement d’une Digital Mailroom ? Nos processus de distribution du courrier convertissent le courrier entrant en un format électronique qui est facilement accessible.
Collectez le courrier entrant de la boîte postale de votre entreprise. Vous pouvez gérer de gros volumes de courrier sans problème.
Livrez en toute sécurité tous les courriers que vous recevez à notre centre de numérisation. L’ensemble du trajet, de la collecte à la livraison, est suivi à l’aide d’un système GPS sécurisé pour une transparence totale.
Recevez le courrier et ouvrez les colis postaux.
Séparez le courrier indésirable avant la numérisation des documents, regroupez-le par date et stockez-le ou détruisez-le. Scannez l’enveloppe et postez le contenu de chaque colis.
Convertissez numériquement l’image de l’enveloppe et son contenu en un document PDF consultable.
Mettez votre courrier numérisé à disposition par le biais d’un dépôt numérique sécurisé, prêt à être distribué par voie électronique. Vous pouvez tout visualiser et gérer en un seul endroit, puis distribuer facilement et en toute sécurité des documents à votre personnel.
Séparez les objets importants tels que les chèques et les paquets, et recevez-les physiquement en mobilisant le moins de personnes possible.
Les documents originaux peuvent être conservés en toute sécurité, déchiquetés ou vous être renvoyés.
Obtenez un devis pour profiter des services de Digital Mailroom
Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos services de Digital Mailroom