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Solutions de comptabilité fournisseurs

Les membres de notre équipe d’experts, associés à notre suite Omnidox plusieurs fois récompensée, offrent à nos clients une automatisation des processus commerciaux à la pointe dans le secteur

Devis gratuit

Les processus manuels de comptabilité fournisseurs peuvent prendre du temps, comporter des erreurs et nécessiter beaucoup de ressources. C’est là que l’automatisation entre en jeu. En utilisant Omnidox 5, vous pouvez rationaliser les flux de travail de vos comptes fournisseurs, et bénéficier ainsi d’un grand nombre d’avantages. Qu’il s’agisse de réduire les interventions manuelles, d’éliminer les erreurs, d’accélérer le traitement des factures ou d’améliorer les relations avec les fournisseurs, l’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs permet à votre organisation d’accroître sa productivité et de faire des économies.

Avantages de l’automatisation de la comptabilité pour les fournisseurs

En automatisant et en rationalisant les processus pour des fonctions de sauvegarde spécifiques, nous aidons nos clients à mobiliser davantage de ressources et à accroître l’efficacité des opérations au sein de leur organisation.

Efficacité en termes de temps et de coûts

Avec l’automatisation, il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données, de mettre en place les processus sur papier et de faire des tâches répétitives. En automatisant le traitement des factures, le rapprochement des bons de commande et la validation des paiements, les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs peuvent gagner un temps précieux et réduire les coûts de main-d’œuvre.

Amélioration de la précision

La saisie manuelle des données peut provoquer des erreurs, telles que des fautes de frappe, des calculs erronés ou des factures oubliées. Grâce à l’automatisation, le risque d’erreur humaine est fortement réduit.

Un traitement plus rapide

L’automatisation permet d’accélérer les cycles de traitement des factures. Les factures peuvent être scannées, numérisées et automatiquement soumises pour approbation sur la base de règles et de flux de travail prédéfinis.

Conformité et sécurité

Omnidox 5 permet d’appliquer des hiérarchies d’approbation, de séparer les tâches et de maintenir une piste d’audit des activités.

Évolutivité et adaptabilité

Omnidox 5 peut facilement s’adapter à la croissance de l’entreprise. Au fur et à mesure que les volumes de transactions augmentent, l’automatisation peut gérer des charges de travail plus importantes sans investir beaucoup de ressources.

Contrôle financier

Avec Omnidox 5, l’automatisation des processus permet de suivre en temps réel les factures, les approbations et l’état des paiements, ce qui permet d’améliorer la gestion des flux de trésorerie et la budgétisation.

Processus de comptabilité fournisseurs

Peu importe où vous en êtes dans votre parcours de transformation numérique, nos experts seront en mesure de vous aider à trouver la bonne solution pour votre organisation.

Le processus de comptabilité fournisseurs commence par la collecte d’informations pertinentes, à savoir les factures, les bons de commande et les reçus.

En ce qui concerne la collecte physique des informations, elle peut être gérée par courrier physique, c’est-à-dire par boîte postale, ou par une collecte programmée auprès de votre bureau ou de votre fournisseur de services de stockage actuel.

Les options de collecte d’informations numériques les plus courantes sont le SFTP, le transfert de fichiers et le courrier électronique, mais nous disposons de nombreuses options. En outre, nous avons prouvé notre capacité d’intégration avec de nombreux systèmes d’entreprise de haute qualité.

Les documents physiques sont préparés avant d’être numérisés sur la base de critères pré-établis.

Cette étape consiste à scanner des documents papier ou à extraire des données de fichiers électroniques. Les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de capture intelligente de données peuvent être utilisées pour extraire automatiquement les informations pertinentes des documents, telles que les numéros de factures, les dates, les coordonnées des fournisseurs et les montants des postes individuels. Les données capturées sont ensuite indexées et associées à la facture ou à la transaction correspondante.

OASIS gère la distribution des documents physiques et numériques afin de garantir que l’information est reçue par la bonne personne et au bon moment.

Les systèmes de flux de travail automatisés peuvent acheminer les factures vers les personnes ou les services désignés sur la base de règles prédéfinies et de hiérarchies de priorité pour l’approbation. Des notifications ou des alertes peuvent être envoyées pour informer les approbateurs des factures en attente, ce qui facilite les examens en temps voulu et réduit les blocages.

Une fois les factures distribuées, elles doivent être stockées en sécurité. Vos informations numériques sont stockées dans notre suite Omnidox hautement sécurisée. L’accès se fait par le biais de permissions d’utilisateurs autorisés, qui sont gérées par vos administrateurs désignés.

Les documents physiques sont stockés dans les centres d’archivage régionaux sécurisés d’OASIS. Les boîtes et les dossiers demandés pour la livraison et la collecte sont transportés dans des camionnettes OASIS et sont équipées d’un système de localisation GPS.

Omnidox 5, associé à nos plates-formes de numérisation et de capture de données de pointe, permet à nos clients d’obtenir des rapports intelligents.

L’information peut être exploitée pour mieux informer les décisions et les processus de l’entreprise.

Conformément aux exigences légales et de conformité, il est possible que les informations relatives à la comptabilité fournisseurs doivent être détruites après une certaine période. Il s’agit notamment d’éliminer en toute sécurité les documents physiques ou de nettoyer les documents électroniques du système. Les processus de destruction doivent être conformes aux réglementations en matière de confidentialité des données afin de protéger les informations sensibles des clients.

Automatisation de la comptabilité fournisseurs

Automatisez votre comptabilité fournisseurs

Ne laissez plus les tâches manuelles et les systèmes obsolètes ralentir vos opérations financières. Il est temps d’exploiter la puissance de l’automatisation grâce à Omnidox 5. Libérez le potentiel de rationalisation de vos processus, d’optimisation des flux de trésorerie et d’amélioration de la satisfaction des clients. Contactez-nous dès aujourd’hui pour planifier une démonstration en direct ou demander des informations supplémentaires info@oasisgroup.com

Expertise et fiabilité

Forts de nos années d’expérience dans le secteur, nous comprenons les défis auxquels vous êtes confrontés et nous avons adapté notre solution pour répondre à vos besoins spécifiques.

Notre équipe dédiée garantit une mise en œuvre sans obstacles ni difficultés, minimisant ainsi les perturbations au cours de vos opérations commerciales.

Notre équipe d’assistance réactive et compétente est disponible pour vous aider à chaque étape, afin de vous garantir une expérience satisfaisante et réussie.

Flexibilité et évolutivité

Notre solution peut être personnalisée pour répondre à vos besoins spécifiques, et elle évolue avec votre entreprise, en s’adaptant à l’augmentation des volumes de transactions.

Un traitement automatisé des factures avec Omnidox AP

Rationalisez le traitement de vos factures

Omnidox AP offre une vue unique et centralisée de vos factures, ce qui vous permet de les gérer en ligne, en utilisant un minimum de données. Il est prouvé que cette solution permet de réduire les coûts de traitement des factures des fournisseurs.

Les outils et protocoles de sécurité d’Omnidox AP offrent aux administrateurs un meilleur contrôle et des outils de suivi. Les administrateurs peuvent restreindre l’accès des utilisateurs, consulter une piste d’audit complète de l’activité et créer des files d’attente d’autorisation et des systèmes d’automatisation pour les factures qui nécessitent une signature de premier ou de deuxième niveau.

Nos récompenses dans le domaine de la transformation numérique

Commencez votre voyage d’automatisation des comptes fournisseurs

Contactez-nous dès aujourd’hui si vous souhaitez savoir comment OASIS peut vous aider dans votre parcours de transformation numérique.