Post Type: Blogs

8 redenen om een documentcatalogussysteem te hebben

Het opslaan van documenten in een digitaal archief is een gebruikelijke en logische manier om de toegang tot documenten binnen uw organisatie te maximaliseren. Maar het is belangrijk om alle documenten zodanig te structureren en relevante gebruikersrechten te geven dat iedereen ze gemakkelijk kan sorteren en relevante bestanden kan vinden.

Daarom is een nauwkeurige documentcatalogus zo belangrijk om te weten welke documenten je hebt en waar ze te vinden zijn. Het catalogiseren van uw belangrijke bestanden en documenten kan een zeer tijdrovend proces zijn dat mensen kan weghalen bij taken die winstgevender zijn voor uw bedrijf. 

Een vertrouwde partner inschakelen voor het digitaliseren, catalogiseren en indexeren van uw informatie kan echter de oplossing zijn. Een digitaal archief is ontworpen om ervoor te zorgen dat al uw informatie op de juiste plaats wordt opgeslagen, zodat u deze gemakkelijk kunt terugvinden en terugvinden. Zonder een goede catalogus kunnen organisaties moeite hebben om hun documenten terug te vinden wanneer dat nodig is, waardoor ze tijd verspillen en mogelijk fouten maken wanneer ze het verkeerde document bekijken.

Belangrijkste redenen om een documentcatalogus in te richten:

Efficiënt terugvinden: Catalogiseren en indexeren maakt het mogelijk om specifieke informatie snel en efficiënt terug te vinden. Met een digitaal archiefsysteem kunnen gebruikers eenvoudig relevante documenten, bestanden of gegevens zoeken en vinden, wat tijd en moeite bespaart.

Toegankelijkheid: Een goed georganiseerde catalogus verbetert de toegankelijkheid van digitale archieven. Organisaties hebben overal en altijd toegang tot hun informatie en gegevens, waardoor werken op afstand wordt ondersteund zonder dat fysieke bestanden of documenten toegankelijk hoeven te zijn.

Voorkomen van informatieverlies: Catalogiseren en indexeren helpt het verlies van waardevolle informatie voorkomen. Door gegevens over digitale inhoud systematisch te organiseren en vast te leggen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat belangrijke gegevens niet over het hoofd worden gezien of worden vergeten.

Verbeterde samenwerking: In samenwerkingsomgevingen zorgt het catalogiseren van digitale archieven voor betere communicatie en samenwerking tussen teamleden. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde georganiseerde en geïndexeerde informatie.

Naleving: Het systeem stelt u in staat om wettelijke en compliance-eisen op te stellen met betrekking tot het beheer en de bewaring van digitale records. Een goed onderhouden catalogus helpt bij het voldoen aan deze eisen door een duidelijk overzicht te bieden van de digitale activa van de organisatie.

Kennisbeheer: Catalogiseren en indexeren dragen bij aan effectief kennisbeheer. Het helpt organisaties bij het identificeren, vastleggen en organiseren van waardevolle kennis, waardoor het makkelijker wordt om kennis binnen de organisatie te delen en het institutionele geheugen te behouden.

Analyse en rapportage: Gearchiveerde en geïndexeerde digitale archieven ondersteunen de analyse en rapportage van gegevens. Datamanagers en analisten kunnen gemakkelijk trends, patronen en correlaties identificeren in de gearchiveerde gegevens, wat leidt tot geïnformeerde besluitvorming.

Risicobeperking: Goed catalogiseren en indexeren draagt bij aan risicobeperking. In het geval van gegevensverlies kan een goed georganiseerde catalogus dienen als referentie voor herstelinspanningen, waardoor de impact van potentiële datalekken of rampen geminimaliseerd wordt.

Een effectief documentcatalogussysteem is de sleutel tot effectief documentbeheer. Als u echter te veel documenten hebt om te organiseren en op zoek bent naar een bedrijf voor documentbeheer dat u kan helpen, neem dan vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over onze beveiligde opslagfaciliteit voor documenten.

Waarom zou je je gegevens en archieven willen opschonen?

Het opschonen van de archieven van jouw organisatie kan voelen als een behoorlijke klus, maar het hoeft echt niet ontmoedigend te zijn! We hebben wat handige informatie voor je verzameld over het opschonen van je archiefstukken, documenten en archieven.

Wat bedoelen we met opschonen?

Binnen records management maken we vaak gebruik van gespecialiseerde terminologie. Dat geldt echter niet voor de term ‘opschonen’ of ‘opgeschoond’. Opschonen is vergelijkbaar met het gebruik van het woord in een schoonmaakcontext. Het opschonen binnen records en informatiebeheer betekent het verwijderen van documenten of delen daarvan die niet langer nodig zijn om je archief fris en actueel te houden.

Waarom zou je je archieven opschonen?

Het opschonen van archieven is een belangrijke taak omdat het je helpt om je documenten actueel te houden, zonder verouderde informatie te bewaren die niet meer nodig is. Het behouden van verouderde of onnauwkeurige informatie in je archieven kan leiden tot fouten die zowel tijd als geld kosten. Het opschonen van je archieven zou eigenlijk een integraal onderdeel moeten zijn van je processen voor records en informatiebeheer.

Wat zijn de voordelen van het opschonen van archieven?

  • Naleving
  • Data kwaliteit
  • Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid
  • Efficiënt gebruik van opslagruimte

Uitdagingen van het opschonen

Opschonen brengt uitdagingen met zich mee, waaronder de nauwkeurigheid die nodig is om informatie effectief te verwijderen, en het kan wat tijd kosten. Als je een partner hebt voor Informatiebeheer, is het de moeite waard om met je Account Manager of het klantenserviceteam te spreken, omdat ze je kunnen ondersteunen bij dit soort projecten.

Als je meer wilt weten over het opschonen van je archieven of vragen hebt, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en we brengen je graag in contact met een lid van ons deskundige team.

28 januari 2024 – Data Protection Day

Op 28 januari vieren we de Data Protection day, ook wel bekend als de Dag van de Privacy.

Deze dag dient als een jaarlijkse herinnering aan organisaties om hun toewijding aan het beveiligen van gegevens te versterken en hun beleid en processen voor gegevensbescherming te herzien. Het moedigt organisaties aan om niet alleen aan regelgevende eisen te voldoen, maar ook om proactieve gegevensbescherming te bevorderen die elk element van hun bedrijfsvoering doordringt.

Onderscheid tussen Data Protection en Privacy

Hoewel “data protection” en “privacy” vaak door elkaar worden gebruikt, is het cruciaal om hun subtiele verschillen te begrijpen. Data Protection omvat een allesomvattende benadering om informatie gedurende haar levenscyclus te beschermen, van verzameling en verwerking tot opslag en uiteindelijke verwijdering. Dit houdt in het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen, toegangscontroles en encryptietechnologieën om risico’s te verminderen.

Daarentegen richt privacy zich op het recht van een individu om controle te hebben over zijn persoonlijke informatie, waarbij transparantie en controle over gegevensverzameling, verwerking en gebruik worden gewaarborgd. GDPR, bijvoorbeeld, schrijft niet alleen gegevensbescherming voor, maar benadrukt ook het respecteren van de privacyrechten van individuen.

Toewijding van de OASIS Group aan Uitmuntendheid

OASIS staat aan de voorhoede van het versterken van de organisaties van onze klanten met geavanceerde tools en strategieën voor uitgebreide gegevensbescherming. Van state-of-the-art informatiemanagementtechnologieën, waaronder naadloze toegangscontroles, zijn onze oplossingen zorgvuldig ontworpen om in lijn te zijn met de complexe specificaties van Europese wetgeving voor gegevensbescherming.

Deze Data Protection Day bevestigt OASIS Group opnieuw onze toewijding aan het waarborgen van de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van informatie. Samen navigeren we door het complexe landschap van gegevensbescherming, waarbij we niet alleen voldoen aan de eisen, maar ook veerkracht bieden binnen processen en oplossingen voor informatiemanagement.

Informatiebeheer in 2024

In het digitale tijdperk evolueert de manier waarop we informatie beheren in sneltreinvaart. De uitdrukking “meer dan alleen een doos” vat samen in hoeverre informatiebeheer is veranderd nu we het jaar 2024 binnenstappen. Laten we eens kijken naar de spannende ontwikkelingen en trends die het landschap van informatiebeheer opnieuw vormgeven in dit tijdperk van ongekende innovatie.

Van dozen naar bytes: het veranderende gezicht van dossiers

Traditioneel werd archiefbeheer vaak geassocieerd met stoffige archiefkasten, stapels papieren documenten en archiefdozen in kelders. Maar in 2024 is het dossier de fysieke beperkingen ontstegen. Dossiers zijn nu vaker te vinden in digitale formaten zoals de cloud, databases en contentmanagementsystemen. Deze verschuiving heeft ingrijpende gevolgen voor de manier waarop organisaties met hun informatiemiddelen omgaan.

De opkomst van information governance

Information governance heeft zich ontpopt als een cruciale discipline op het gebied van informatiebeheer. Het gaat hierbij niet alleen om het verzamelen van gegevens, maar om het effectief beheren ervan gedurende de hele levenscyclus. In 2024 erkennen organisaties de noodzaak van uitgebreide strategieën die gegevenskwaliteit, beveiliging, compliance en privacy omvatten. Information governance is essentieel om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat, veilig en toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Privacy en beveiliging van gegevens staan centraal

Nu gegevens steeds belangrijker worden bij het nemen van beslissingen, verdienen zorgen over de privacy en beveiliging van gegevens de hoogst mogelijk aandacht. In 2024 investeren organisaties zwaar in robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen en compliancekaders om gevoelige informatie te beschermen. De implementatie van data-encryptie, multifactorauthenticatie en geavanceerde toegangscontroles zijn slechts enkele voorbeelden van de strategieën die worden gebruikt om gegevens te beveiligen.

Kunstmatige intelligentie en machine learning brengen een radicale verandering teweeg in de manier waarop we gegevens zoeken en ophalen

Dankzij kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) is zoeken naar informatie nog nooit zo eenvoudig geweest. Door deze technologieën is informatieontsluiting sneller en nauwkeuriger geworden. In 2024 kunnen gebruikers dankzij AI-gestuurde zoekmachines en chatbots precies de informatie vinden die ze nodig hebben, waardoor ze minder tijd hoeven te besteden aan het doorzoeken van enorme databestanden.

Automatisering en workflowoptimalisatie

Automatisering is een ander kantelpunt in informatiebeheer. In 2024 worden repetitieve taken zoals gegevensinvoer, het routeren van documenten en het categoriseren van inhoud afgehandeld door intelligente automatiseringssystemen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor minder fouten en een soepele informatiestroom binnen organisaties.

De veranderende rol van de informatiemanager

Nu informatiebeheer steeds complexer wordt, is de rol van de informatiemanager sterk veranderd. In 2024 zijn informatiemanagers niet alleen verantwoordelijk voor dossiers, maar houden ze ook toezicht op initiatieven op het gebied van gegevensbeheer, privacy en beveiliging. Ze spelen een strategische rol in de manier waarop organisaties informatie verzamelen, opslaan en gebruiken.

Duurzaamheid en milieuverantwoordelijkheid

Duurzaamheid is een groeiend aandachtspunt in informatiebeheer. In 2024 zetten organisaties zich in om hun ecologische voetafdruk te verkleinen door het papierverbruik te minimaliseren en milieuvriendelijke oplossingen voor gegevensopslag te gebruiken. Duurzame praktijken zijn niet alleen goed voor de planeet, maar dragen ook bij aan kostenbesparingen en efficiëntie.

Informatiebeheer in 2024 gaat over veel meer dan alleen archiefdozen. Het gaat om het benutten van de kracht van technologie, data governance en beveiliging om het volledige potentieel van informatiemiddelen te ontsluiten. Terwijl we door dit dynamische landschap laveren, zullen organisaties die deze trends omarmen en prioriteit geven aan effectief informatiebeheer gedijen in het digitale tijdperk. Zij bereiden de weg voor een toekomst waarin informatie een strategisch bedrijfsmiddel is in plaats van een last. In 2024 en daarna is informatiebeheer de sleutel tot succes in een steeds veranderende wereld.

De essentie van externe back-uptapes

Het is 2024, dus waarom praten we nog steeds over back-uptapes? 

Hoewel veel organisaties kiezen voor back-ups in de cloud, zijn er nog steeds veel organisaties die de voordelen zien van het gebruik van back-uptapes. Deze voordelen zijn onder andere kosten, betrouwbaarheid en compliance. Hieronder bespreken we waarom back-uptapes nog steeds nuttig kunnen zijn voor uw organisatie, waarbij we een aantal basiselementen behandelen, zoals wat een back-up is, en dieper ingaan op de verdere voordelen van samenwerking met een aanbieder van off-site opslag als strategische zet voor bedrijven.

Wat is een back-up?

In wezen is een back-up een duplicaat van gegevens, informatie of bestanden dat klaarstaat om u te redden als het ondenkbare gebeurt. Of het nu gaat om een cyberaanval, een hardwarestoring of een natuurramp, een back-up zorgt ervoor dat belangrijke gegevens intact en toegankelijk blijven, zelfs als het origineel wordt aangetast, beschadigd of vernietigd.

Wat is een back-uptape?

Laten we nu wat dieper ingaan op de onbezongen held – de back-uptape. Vaak in de vorm van een LTO-tape (Linear Tape Open) of een DLT-tape (Digital Linear Tape), vormen deze nederige opslagmedia al tientallen jaren de ruggengraat van gegevensopslag.

Waarom een Offsite Storage Partner gebruiken?

  • Veiligheid

De digitale wereld is kwetsbaar door cyberbedreigingen, waardoor gegevensbeveiliging een topprioriteit is. Offsite storage partners bieden een veilige secundaire locatie voor uw back-uptapes. De faciliteiten van de OASIS Group beschikken over ultramoderne beveiligingsmaatregelen, waaronder biometrische toegangscontroles en 24/7 bewaking, zodat uw gegevens beschermd blijven tegen bedreigingen van buitenaf.

  • Capaciteit

Naarmate uw gegevens groeien, neemt ook de behoefte aan opslagcapaciteit toe. Off-site opslag voor uw back-uptapes biedt onbeperkte capaciteit om het toenemende volume aan back-uptapes te verwerken. Vergeet de beperkingen van opslag op locatie, wij kunnen uw groeiende gegevenslandschap aan.

  • Schaalbaarheid

De schoonheid van off-site oplossingen voor uw back-uptapes ligt in de schaalbaarheid. Of u nu een kleine startup bent of een gigantische onderneming, wij kunnen ons aanpassen aan uw veranderende behoeften. Hebt u meer ruimte nodig voor extra back-uptapes? Geen probleem. Schaalbaarheid zorgt ervoor dat uw oplossing voor gegevensopslag naadloos aansluit op uw veranderende bedrijfsbehoeften.

  • Efficiëntie

Het terugvinden van gegevens zou geen uitdaging moeten zijn. De oplossingen van OASIS Group voor opslag en rotatie van back-uptapes bieden geavanceerde tracking en retrieval om te voldoen aan uw serviceniveau. Uw back-uptapes zijn gecatalogiseerd, georganiseerd en direct toegankelijk wanneer u ze nodig hebt.

Als u dit artikel verder wilt bespreken of een offerte wilt ontvangen voor uw back-uptapes en archiefbanden, neem dan contact op met info@oasisgroup.com.

Elimineer tijdrovende handmatige gegevensinvoer en menselijke inefficiëntie met een digitale transformatiestrategie 

Veel organisaties hebben te maken met hoge arbeidstijd en -kosten voor hun handmatige documentverwerking. En ook met de risico’s van menselijke fouten bij het invoeren van handmatig ingevoerde gegevens. 

Om deze uitdagingen te overwinnen, is het belangrijk om digitale transformatiestrategieën voor uw bedrijfsmodel te overwegen. Bij OASIS Group zien we een toename in de vraag naar geautomatiseerde procesoplossingen voor records management, omdat handmatige documentverwerking uw organisatie kan blootstellen aan risico’s.

Risico’s van handmatige documentverwerking 

Hier volgt een nadere beschouwing van de drie risico’s van handmatige documentverwerking:

Handmatige gegevensinvoer kan traag zijn

Handmatig gegevens invoeren in een document of systeem kan vervelend zijn, zelfs als de taak vertrouwd is en de medewerker uitstekende typevaardigheden heeft. Voor bedrijven die grote hoeveelheden gegevens gebruiken voor analysedoeleinden, kan handmatige gegevensinvoer een fulltime baan zijn.  

Vatbaar voor gebruikersfouten 

Foutenpercentages voor handmatige gegevensinvoer liggen rond de één procent. Dit lijkt misschien een klein getal, maar bedenk wel dat een onjuist cijfer verderop in het proces tot andere fouten kan leiden, die een groot effect kunnen hebben.  

Duur proces op de lange termijn 

Ten eerste betalen bedrijven op de lange termijn werknemers om handmatige taken uit te voeren die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Ten tweede zijn fouten kostbaar. Zelfs kleine fouten kunnen schadelijk zijn.

Een partner kiezen voor uw digitale transformatiestrategie

Nu veel organisaties sterk afhankelijk zijn van papieren dossiers, is er een toename van het aantal geboren digitale dossiers die worden geüpload naar datamanagementplatforms en -systemen. Maar niet al deze platforms zijn geschikt voor het beoogde doel en ze bieden geen functies zoals indexeren, catalogiseren of bewaartermijnen. Daarom is het zo belangrijk dat de fysieke papieren dossiers die worden gedigitaliseerd een digitale transformatiestrategie hebben, anders wordt het moeilijk om die gegevens en documenten te categoriseren en terug te vinden en om te voldoen aan de eisen van compliance en regelgeving.

Om deze complexiteit aan te pakken, overwegen veel organisaties om hun archief- en informatiebeheer uit te besteden om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Bij het kiezen van een partner voor records management is het belangrijk om de volgende factoren in overweging te nemen:

Geautomatiseerde gegevenssystemen voor eenvoudige toegang en bewaring

Met behulp van geautomatiseerde gegevenssystemen kunt u bestaande of nieuwe bedrijfsworkflows snel en eenvoudig opnieuw creëren of implementeren. Van geavanceerde categorisatie tot robuust retentiebeheer, naadloos zoeken en terugvinden en efficiënte functionaliteit voor bedrijfsverwerking. 

Haal waarde uit uw gegevens 

Gebruik cloudgebaseerde platforms om snel en veilig de informatie te vinden en op te halen die u nodig hebt met betrekking tot uw fysieke en digitale archieven, met de mogelijkheid om rapporten, analyses en bedrijfsprognoses te maken. 

Bewaarperioden instellen om alleen de noodzakelijke gegevens te bewaren.

Gebruik systemen die alleen de noodzakelijke gegevens bewaren. Wanneer een bewaardatum is vastgelegd, voorziet het systeem u van een rapport met de records die beschikbaar zijn voor vernietiging. Vervolgens kunt u samen met uw partner voor records management een retentiestrategie ontwikkelen om records te controleren en kandidaten voor vernietiging te identificeren. 

Gebruikersbeperkingen en machtigingen toevoegen  

Om ongeoorloofde toegang te voorkomen en gegevensbeveiliging te handhaven, is het belangrijk om rollen en machtigingen in te stellen voor je gebruikers. Bovendien kun je bepaalde datasets beperken en gebruikersfuncties beperken met de functionaliteit voor rollen en rechten.

Naleving

Zorg voor naleving van wet- en regelgeving door gegevensbeveiliging te handhaven, de bewakingsketen te documenteren en te voldoen aan het bewaarbeleid. Gebruik een systeem waarmee u uw fysieke en digitale gegevensarchieven kunt vergelijken met wat is geüpload of ontbreekt in wettelijke archieven, extern of intern binnen uw organisatie. Het is belangrijk dat alle toegang tot gegevens veilig is, voldoet aan de regelgeving en onder toezicht staat.

Met dit in gedachten hebben organisaties behoefte aan records en informatie management programma’s die helpen de waarde uit hun gegevens te halen en tegelijkertijd te voldoen aan regelgeving en compliance. Als uw bedrijf problemen heeft met handmatige documentverwerking, kan OASIS u ondersteunen bij uw digitale transformatieproces. We hebben oplossingen voor crediteuren, HR en Digital Mailroom.

Neem vandaag nog contact met ons op en een van onze teamleden zal u een oplossing bieden die aan uw behoeften voldoet.

Best practices om waarde uit uw data-archief te halen

Bij OASIS weten we dat records management meer is dan dozen in rekken en we begrijpen dat het extraheren van data uit archieven, of het nu fysieke papieren archieven zijn of digitale dataopslagplaatsen, een complex en tijdrovend proces kan zijn. Daarom willen we hier een aantal best practices met u delen die u in overweging kunt nemen bij het extraheren van gegevens uit archieven:

  • Bepaal uw doelen: Bepaal duidelijk het doel van de gegevensextractie. Wat wilt u bereiken met de geëxtraheerde gegevens? Duidelijke doelstellingen zullen uw extractieproces sturen.
  • Indexeren en catalogiseren: Maak een gedetailleerde inventaris van wat er in het archief zit. Dit kan gaan over bestandsnamen, data, documenttypes of andere relevante metadata. Deze inventaris zal u helpen bij het plannen van uw extractie.
  • Toegangsrechten: Zorg ervoor dat je de nodige machtigingen hebt om gegevens uit het archief te halen, vooral als het gevoelige of privégegevens bevat.
  • Bewaring: Als je te maken hebt met fysieke archieven, neem dan maatregelen om de integriteit van de documenten te bewaren. Dit kan de juiste opslag, behandeling en soms digitalisering inhouden om verdere aantasting te voorkomen.
  • Digitalisering: Als je te maken hebt met fysieke archieven, overweeg dan om ze te digitaliseren. Dit maakt het extraheren en beheren van gegevens veel eenvoudiger. Scannen van hoge kwaliteit en OCR-technologie (Optical Character Recognition) kunnen hierbij van onschatbare waarde zijn.
  • Gegevensstructuur: Bepaal de structuur waarin je de geëxtraheerde gegevens wilt organiseren. Dit kan een mappenhiërarchie zijn voor digitale gegevens of een catalogiseringssysteem voor fysieke archieven.
  • Gegevenskwaliteit: Zorg voor datakwaliteit door de geëxtraheerde informatie op te schonen, te valideren en te verifiëren. Inconsistenties of fouten in de gegevens moeten tijdens het extractieproces worden aangepakt.
  • Metadata verzamelen: Leg tijdens het extraheren metadata vast die gekoppeld zijn aan de gegevens. Dit omvat informatie zoals aanmaakdatum, auteur en andere relevante details. Metadata helpt bij het organiseren en terugvinden.
  • Gegevensbeveiliging: Bescherm de gegevens tijdens het extraheren, verzenden en opslaan. Dit is vooral belangrijk als de gegevens gevoelige of privégegevens bevatten.
  • Documentatie: Documenteer je extractieproces grondig. Deze documentatie moet de genomen stappen, gebruikte tools, gegevensstructuur en eventuele problemen bevatten.
  • Naleving van wet- en regelgeving: Zorg ervoor dat uw gegevensextractieproces voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, zoals privacywetgeving en wetgeving op het gebied van intellectueel eigendom.
  • Gegevensopslag en -herstel: Zorg voor een plan voor het veilig opslaan van de geëxtraheerde gegevens en een strategie voor het ophalen ervan als dat nodig is. Dit kan het opzetten van een database of documentbeheersysteem inhouden.
  • Documentatie bewaren: Bewaar gegevens over het extractieproces en gerelateerde documentatie voor toekomstig gebruik.
  • Evaluatie en verbetering: Bekijk het proces nadat de extractie is voltooid en identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Dit kan toekomstige gegevensextractieprojecten helpen stroomlijnen.

Gegevensextractie uit archieven kan een aanzienlijke onderneming zijn en aandacht voor details en best practices is essentieel om het succes en de nauwkeurigheid van het proces te garanderen. De oplossingen van OASIS hebben duizenden klanten in heel Europa geholpen bij het extraheren van gegevens uit hun archieven.

Omarm uw digitale postkamer en stroomlijn de postverwerking binnen uw organisatie

Volgens recent nieuws zullen organisaties te maken krijgen met een stijging van de mailingkosten. Dit kan een grotere impact hebben op bedrijven die hun mailing intern beheren. Dit is het perfecte moment om digitale postkameroplossingen te onderzoeken.

Kiezen voor een digitale postkameroplossing heeft tal van voordelen die de postverwerking binnen uw organisatie aanzienlijk kunnen stroomlijnen, de efficiëntie kunnen verbeteren en de veiligheid kunnen vergroten. In deze blog gaan we het hebben over de operationele voordelen en efficiëntie die het outsourcen van uw postkamer biedt:

  1. Kostenbesparingen: Door digitaal te gaan werken, kunt u de kosten verlagen die gepaard gaan met fysieke postverwerking, zoals afdrukken, frankeren en handmatig sorteren. Het helpt ook om fysieke opslagruimte voor papieren documenten te besparen.
  2. Efficiënt documentbeheer: Digitale postkamers worden vaak geleverd met documentbeheersystemen die het organiseren, doorzoeken en terugvinden van documenten vereenvoudigen. Dit kan het bijhouden van documenten en versiebeheer verbeteren en het risico op verlies van belangrijke informatie verkleinen.
  3. Snellere postverwerking: Digitale postkamers gebruiken scantechnologie om fysieke post om te zetten in digitale documenten. Hierdoor kan post sneller worden verwerkt en gedistribueerd, waardoor het minder lang duurt voordat documenten de beoogde ontvangers bereiken.
  4. Toegang op afstand: Met een digitale postkamer hebben werknemers overal toegang tot hun post met een internetverbinding. Dit is vooral waardevol voor afgelegen en verspreide teams of tijdens situaties zoals de COVID-19 pandemie wanneer fysieke toegang tot het kantoor beperkt is.
  5. Verbeterde beveiliging: Digitale postkamers kunnen gevoelige documenten beter beveiligen. Toegangscontroles, encryptie en audit trails helpen de vertrouwelijkheid en integriteit van je post te beschermen.
  6. Herstel na rampen: In geval van een natuurramp of noodsituatie zijn digitale kopieën van documenten beschermd en kunnen ze eenvoudig worden hersteld, waardoor het risico op gegevensverlies afneemt.
  7. Minder impact op het milieu: Papierloze post draagt bij aan een duurzamer milieu door minder papierafval, minder inktverbruik en minder transport gerelateerde CO2-uitstoot.
  8. Verbeterde naleving: Veel bedrijfstakken hebben specifieke voorschriften voor de opslag en verwerking van documenten. Een digitale postkamer kan u helpen om eenvoudiger aan de voorschriften te voldoen door de integriteit van documenten en toegangscontroles te waarborgen.
  9. Integratie met andere systemen: Digitale postkameroplossingen kunnen vaak worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals CRM-software (Customer Relationship Management) of ERP-software (Enterprise Resource Planning), waardoor het eenvoudiger wordt om postgegevens te beheren en te gebruiken.

Als u klaar bent om de digitale postkamer volledig te omarmen en van deze voordelen te profiteren, is het essentieel om de juiste technologie te kiezen, duidelijke processen en beleidsregels op te stellen en werknemers de juiste training te geven. De overstap naar een digitale postkamer is een investering in efficiëntie, veiligheid en duurzaamheid die zich op de lange termijn kan terugbetalen voor bedrijven en organisaties van elke omvang. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de voordelen van een digitale postkamer.

Zes trends voor informatiebeheer in 2024

Laten we, nu het einde van 2023 nadert, vooruitkijken en ons voorbereiden op het veranderende landschap van informatiebeheer in 2024. Nu de wereld steeds meer datacentrisch wordt, moeten bedrijven gelijke tred houden met deze verschuiving. OASIS Group, de toonaangevende leverancier van oplossingen voor informatiebeheer, heeft vooropgelopen bij het helpen van organisaties om hun gegevens efficiënt te beheren en nu we 2024 binnenstappen, willen we enkele van de belangrijkste trends en inzichten delen die de sector zullen vormen.

1. Gegevensbescherming en -beveiliging

In 2024 blijven gegevensbescherming en -beveiliging topprioriteiten voor organisaties. Met het toenemende aantal datalekken en veranderingen in de regelgeving zijn bedrijven waakzamer dan ooit over het beschermen van gevoelige informatie. De uitgebreide oplossingen van OASIS Group, waaronder record storage en digitale transformatie, zijn ontworpen met deze zorgen in het achterhoofd en bieden een veilig en compliant databeheer.

2. Versnelde digitale transformatie

De COVID-19 pandemie heeft de digitale transformatie in alle sectoren versneld. Nu werken op afstand steeds vaker voorkomt, is de behoefte aan digitaal documentbeheer, scanoplossingen en digitale postkamers exponentieel gegroeid. De digitale postkamer diensten van OASIS Group zijn van onschatbare waarde gebleken voor bedrijven die zich aanpassen aan werken op afstand door de postverwerking te stroomlijnen en inkomende documenten te digitaliseren.

3. AI en automatisering

Kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering zullen een revolutie blijven veroorzaken op het gebied van informatiebeheer. Voorspellende analyses en AI-gestuurde datacategorisatie zullen het voor organisaties eenvoudiger maken om hun data efficiënt op te zoeken en te gebruiken. De toewijding van OASIS Group om voorop te blijven lopen op het gebied van technologie zorgt ervoor dat klanten toegang hebben tot geavanceerde AI-oplossingen.

4. Duurzaamheid en groene initiatieven

Het milieubewustzijn neemt toe en bedrijven richten zich steeds meer op duurzaamheid. OASIS Group zet zich in voor ESG (Environmental, Social, Governance). We weten dat het opbouwen van vertrouwen met onze klanten en belanghebbenden veel verder gaat dan het veilig beheren van fysieke en digitale informatie. Het gaat ook om verantwoord en duurzaam werken en het naleven van hoge ethische bedrijfsnormen.

5. Data-analyse voor inzichten

In 2024 zullen organisaties steeds meer gebruik maken van de kracht van data-analyse om bruikbare inzichten te verkrijgen. De informatiebeheeroplossingen van OASIS Group bieden een schat aan gegevens die kunnen worden geanalyseerd om bedrijfsprocessen, naleving en besluitvorming te verbeteren.

6. Werkruimten voor samenwerking

Samenwerkingstools en -platforms veranderen de manier waarop bedrijven werken. De informatiebeheeroplossingen van OASIS Group vergemakkelijken samenwerking door veilige toegang te bieden tot documenten en gegevens, of werknemers nu op kantoor of op afstand werken.

Op weg naar 2024 blijft de wereld van informatiebeheer zich ontwikkelen. OASIS Group, met zijn uitgebreide pakket aan oplossingen, waaronder archiefopslag, recordopslag, scanoplossingen en digitale postkamer, blijft zich inzetten om organisaties te helpen navigeren door dit steeds veranderende landschap. Door de trends voor te blijven en innovatie te omarmen, zorgt OASIS Group ervoor dat haar klanten goed zijn uitgerust om hun informatie efficiënt, veilig en duurzaam te beheren.

In een wereld waarin gegevens de levensader van bedrijven zijn, is het kiezen van de juiste partner voor informatiebeheer cruciaal. OASIS Group staat klaar om organisaties te helpen floreren in 2024 en daarna. Blijf op de hoogte, blijf veilig en blijf voorop lopen met OASIS Group.

ESG en MVO: wat is het verschil?

In het huidige zakelijke landschap zijn organisaties aan vele veranderingen onderhevig. Duurzaamheid wordt niet alleen genormaliseerd, het wordt ook actief nagestreefd. Klanten, investeerders en teamleden vertrouwen en investeren in organisaties op basis van wat ze doen aan duurzaamheid. ESG (Environmental, Social, Governance) en MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) zijn termen die vaak door elkaar worden gebruikt, maar zijn ze wel hetzelfde?

Laten we eens kijken wat de verschillen zijn en waarom ESG voor iedereen in je organisatie van belang is.

De verschillen ontrafelen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

MVO is al jaren een gevestigd concept. Het gaat vaak om activiteiten zoals donaties aan goede doelen, betrokkenheid bij de gemeenschap en duurzaamheidsprojecten. Hoewel MVO essentieel is voor het opbouwen van een positieve reputatie en goodwill bij klanten, opdrachtgevers en lokale gemeenschappen, heeft het vaak een beperktere reikwijdte. MVO is een raamwerk voor de activiteiten van een bedrijf waarmee het naar eigen keuze aan zichzelf of aan belanghebbenden verslag kan doen van zijn inspanningen.

Environmental, Social, Governance (ESG)

ESG, oftewel Milieu, Maatschappij en Goed Bestuur, gaat daarentegen uit van een meer omvattende en geïntegreerde benadering van verantwoord ondernemen. Het omvat een breder scala aan factoren die de duurzaamheid en prestaties van een organisatie op de lange termijn beïnvloeden. Hier volgt een uitsplitsing van elk onderdeel:

  • Milieu: betreft de impact van een organisatie op het milieu, inclusief de ecologische voetafdruk, het gebruik van hulpbronnen en inspanningen om afval en uitstoot te verminderen.
  • Maatschappij: kijkt naar de behandeling van werknemers, het beleid voor diversiteit en inclusie, de relaties met gemeenschappen en de naleving van ethische arbeidspraktijken.
  • Goed Bestuur: beoordeelt de bestuursstructuur, transparantie en naleving van ethische bedrijfspraktijken van een organisatie.

Waarom ESG belangrijk is voor alle werknemers

Nu we het verschil tussen ESG en MVO begrijpen, kijken we waarom ESG aandacht zou moeten krijgen van elke werknemer in je organisatie, ongeacht hun rol.

  1. Holistische verantwoordelijkheid: Hoewel je misschien het geluk hebt om een ESG-manager in je organisatie te hebben, of een groep mensen die de ESG-vlag hoog houdt, is ESG niet beperkt tot een specifieke afdeling of de verantwoordelijkheid van één persoon. Het is een collectieve inspanning waarbij alle onderdelen van je organisatie betrokken zijn. Van de CEO tot beginnende werknemers: iedereen speelt een rol in het waarborgen dat het bedrijf voldoet aan de ESG-principes.
  1. Reputatie en vertrouwen van klanten: Reputatie is belangrijk, ongeacht de branche waarin je actief bent. Klanten, opdrachtgevers, investeerders en werknemers richten zich in toenemende mate op ESG-factoren bij het kiezen van partners, werkgevers of bedrijven om in te investeren. Medewerkers met kennis van zaken kunnen onder woorden brengen op welke wijze je organisatie zich inzet voor verantwoorde praktijken, wat het vertrouwen en de loyaliteit van klanten vergroot.
  1. Langetermijnwaarde: ESG gaat niet alleen over het afvinken van een checklist of het voldoen aan wettelijke vereisten. Het gaat om het bouwen aan een duurzame toekomst voor je bedrijf. Als werknemers deze principes en praktijken begrijpen en omarmen, dragen ze bij aan het succes en de veerkracht van de organisatie op lange termijn.
  1. Innovatie en efficiëntie: ESG leidt vaak tot innovatieve oplossingen en operationele efficiëntie. Medewerkers die deze principes en praktijken toepassen, kunnen mogelijkheden in kaart brengen voor verbetering in processen, technologie en resource-management. We zien dit zelf dagelijks bij onze klanten die geautomatiseerde bedrijfsprocessen invoeren om oudere papieren processen te vervangen.
  1. Betrokkenheid van werknemers: ESG kan een krachtige stimulans zijn voor de betrokkenheid van werknemers. Als werknemers het gevoel hebben dat hun werk bijdraagt aan een groter doel, zijn ze gemotiveerder en tevredener. Dit kan leiden tot een lager personeelsverloop en een levendigere werkcultuur.

Conclusie

In het huidige zakelijke landschap is ESG een fundamenteel element van verantwoord ondernemen geworden. Het gaat verder dan de traditionele grenzen van MVO en omvat ook milieu-, maatschappelijke en bestuursaspecten. Het is belangrijk dat iedereen in je organisatie begrijpt dat ESG niet alleen de verantwoordelijkheid is van één persoon of afdeling, maar een gedeelde verplichting waar elke werknemer bij betrokken is. Door het belang ervan te erkennen, kan je organisatie floreren, vertrouwen opbouwen bij klanten, innovatie stimuleren en een duurzame toekomst creëren.

Als je naar de toekomst van je organisatie kijkt en je aanpast aan het veranderende zakelijke klimaat, vergeet dan niet dat ESG niet zomaar een modewoord is; het is een weg naar een meer verantwoordelijke, veerkrachtige en succesvolle toekomst voor je bedrijf, je klanten, investeerders en medewerkers.