Post Type: Blogs

Help Eenzaamheid aan te pakken op deze World Mental Health Day (Landelijke Dag Psychische Gezondheid)

Eenzaamheid speelt bij meer mensen een rol, vooral sinds de pandemie, en is een pijnlijke emotionele reactie op een geïsoleerd gevoel.

We zijn van nature sociale wezens, dus goede relaties zijn essentieel om eenzaamheid aan te pakken. Bovendien is de beste manier om eenzaamheid op de werkplek tegen te gaan door een cultuur van verbinding en gemeenschap op te bouwen.

Lorraine Williams, Group Head of HR bij OASIS Group

Er is niet één oorzaak of oplossing (we zijn tenslotte allemaal verschillend!) dus ter gelegenheid van de jaarlijkse World Mental Health Day op 10 oktober delen wij onze tips over hoe we eenzaamheid kunnen bestrijden.

8 stappen om eenzaamheid op de werkplek te overwinnen:

1.            Beoordeel de Situatie

Eenzaamheid is een subjectieve ervaring; er zijn geen ‘regels’ voor hoe het eruit ziet. Als u echter vermoedt dat één van uw collega’s eenzaam of geïsoleerd is, werk dan aan het opbouwen van vertrouwen.

Het is belangrijk om vaak gewoon te luisteren zonder advies of oplossingen aan te bieden. Mensen die worstelen met eenzaamheid kunnen het gewoon nodig hebben om gehoord te worden.

2.            Verander uw Manier van Werken

Bij OASIS Group streven we naar een werkomgeving die uitnodigend en collaboratief is en die veilig en vertrouwd is. Mogelijk werkt u in een (deels) besloten ruimte, of vanuit huis, wat betekent dat u fysiek gescheiden bent van uw teamleden. Praat met uw lijnmanager om andere manieren van werken te onderzoeken.

Als u zich ongemakkelijk voelt bij een mondeling gesprek, kunt u overwegen om een e-mail te sturen. Dit geeft u de tijd om uw woorden zorgvuldig te kiezen en uw situatie, gedachten en gevoelens te beschrijven.

3.            Bouw een Team met een Gedeelde Visie

Een doel geeft betekenis aan de inspanningen die mensen leveren, en een gedeeld doel schept kameraadschap. Gedeelde waarden kunnen ook conflicten en afzondering voorkomen. Ga dus de energievretende effecten van eenzaamheid tegen door uw team te betrekken en er goed mee te communiceren. 

Kijk tegelijkertijd uit naar negatief gedrag dat de teamspirit dreigt te schaden, en zorg ervoor dat u dit in het oog houdt. Positiviteit voedt positiviteit. 

4.            Moedig Goede Relaties aan

We kunnen mensen niet dwingen om vrienden te worden, maar we kunnen wel samenwerkingsmogelijkheden aanmoedigen zodat mensen een band kunnen vormen. We kunnen dit doen door teambuilding evenementen te organiseren die toegankelijke zijn voor iedereen, en social events die rekening houden met thuiswerkers en teamleden die in Record Centers werken.

5.            Toon Interesse in het Leven van Mensen

Vergeet niet dat werk niet het enige is in het leven van mensen. Mensen hebben ook gezinnen, hobby’s en vrienden buiten het werk. Tijd nemen om uw team en collega’s te leren kennen is de beste aanpak, zodat u kunt herkennen wanneer iemand zich afgesloten of geïsoleerd voelt. Zelfs als u geen tekenen van eenzaamheid hebt opgemerkt, kan een paar minuten extra tijd vrijmaken om iemand naar zijn of haar dag te vragen, helpen om een band op te bouwen.

Probeer het voortouw te nemen door te laten zien dat u niet bang bent om open en eerlijk over uzelf en uw eigen gevoelens te praten. Door op deze manier een cultuur van vertrouwen en empathie te stimuleren, zullen mensen zich waarschijnlijk veiliger en zekerder voelen, wat hen het vertrouwen kan geven om zich open te stellen over hun kwetsbaarheden.

6. Denk aan de Kleine Dingen

De kleinste gebaren kunnen een enorm verschil maken. Iemand een kopje koffie aanbieden of eraan denken om ’s ochtends “hallo” te zeggen, laat mensen zien dat je om hen geeft en dat hun welzijn belangrijk is.

7. Uitputting Aanpakken

Hoe meer uitgeput we zijn, hoe eenzamer we ons kunnen voelen, en vaak voelen mensen zich uitgeput door het werk. Zorg ervoor dat u en uw teamleden uitputting voorkomen door op gepaste tijden te werken en de nodige pauzes te nemen.

Spreek duidelijke grenzen af die het evenwicht tussen werk en privé beschermen en volg uw eigen advies op!

8. Vergeet Virtuele Collega’s niet

Teamleden op afstand zijn bijzonder gevoelig voor eenzaamheid, dus neem regelmatig contact met hen op. E-mails en berichten kunnen efficiënt zijn, maar de telefoon pakken voor een praatje is persoonlijker en kan ervoor zorgen dat teamleden op afstand zich betrokken en gewaardeerd voelen. Als u aan het eind van videogesprekken of vergaderingen een paar minuten uittrekt om bij te praten, kunt u collega’s vragen hoe het met hen gaat.

Denk eraan: We zijn allemaal verschillend en hebben verschillende voorkeuren! Als we met elkaar praten over onze voorkeuren, zonder oordeel of druk, kunnen we leren hoe we elkaar kunnen ondersteunen.

Bezoek voor meer informatie onderstaande website:

www.who.int/campaigns/world-mental-health-day/2022

Veerkracht Opbouwen in de Hybride Wereld

Wat kunnen we allemaal doen om het bewustzijn van Bedrijfscontinuïteit te verankeren en te verbeteren in deze nieuwe werkomgeving?

Hoe vaak hebt u niet besloten dat de eerste dag van januari het moment is om op dieet te gaan, een trainingsschema op te stellen, iets op te geven waarvan u geniet omdat het “slecht” voor u is of een grote verandering in uw leven door te voeren? 

Hier zijn de beste tips van Compliance om bedrijfscontinuïteit te verankeren, te valideren en onder de aandacht te brengen.

  1. Onthoud ons doel

Uiteindelijk zijn wij er om onze klanten te dienen en ervoor te zorgen dat zij toegang hebben tot hun informatie zoals zij dat willen, wanneer zij dat willen. Maar dat kan niet gebeuren zonder de inzet van onze Teamleden, gebouwen en faciliteiten. 

Dus moeten we begrijpen welke interne en externe activiteiten, waaronder die van onze klanten, het meest kritisch en tijdgebonden zijn.

Dit begint met onze Business Impact Analyses (BIA’s). Onze BIA’s moeten gericht zijn op onze klanten, hun SLA’s en de essentiële diensten, middelen en leveranciers die wij nodig hebben om deze te leveren. Onze Bedrijfscontinuïteitsplannen dienen ons te vertellen hoe we deze essentiële diensten zullen leveren in het geval van een incident. 

Aanpak 1: Werk uw BIA’s en Bedrijfscontinuïteitsplannen bij. Wanneer heeft u ze voor het laatst bijgewerkt en weerspiegelen ze uw meest recente werkwijzen, inclusief hybride werken? 

2. Leg de voordelen en kansen van BC uit aan uw Teamleden

BC is voor ons allemaal een kans om te groeien en veerkrachtiger te worden, als individu en als organisatie. BC evenementen bieden ons vaak de kans om met andere teams samen te werken en onze vaardigheden uit te breiden, omdat het nodig is om snel te denken en ons aan te passen aan de gegeven situatie. Soms dwingt het ons creatiever te zijn met hoe en wanneer we producten en diensten leveren met zo min mogelijk verstoring. Wanneer de klant weet dat wij ook in de moeilijkste en meest onverwachte omstandigheden kunnen leveren, vergroot dat zijn vertrouwen in ons en de klanttevredenheid. egevens

Aanpak 2: Omarm BC incidenten. Zie ze als een kans om samen te werken, nieuwe vaardigheden te leren en de klanttevredenheid te verbeteren. 

3. Verbeter de bewustwording omtrent BC en biedt opleiding aan

Zorg ervoor dat bij elke stap in uw processen rekening wordt gehouden met BC. Denk bijvoorbeeld aan de volgende keer dat u een nieuwe leverancier selecteert (wat zou er gebeuren als die er niet meer zou zijn?) of aan de manier waarop u uw team traint en ervoor zorgt dat kennis wordt gedeeld. Betrek uw team bij het oefenen van uw plannen. Deel geleerde lessen en successen van eventuele incidenten. En ja, u kunt de training ook downloaden van Omnidox. 

Aanpak 3: Het bewustzijn van BC vergroten gaat niet alleen over het volgen van een training. Je weet dat het met succes is verankerd wanneer er in elk aspect van je dienstverlening en toeleveringsketen over wordt nagedacht en elk Teamlid zich bewust is van de rol die men speelt om de business draaiende te houden in het geval van een incident.

4. Wees voorbereid voordat een incident zich voordoet

Als een situatie kan uitgroeien tot een BC incident of BC crisis, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw lijnmanager en Compliance. Compliance zal dan beslissen of het nodig is om het crisismanagementteam in te schakelen of om een incident te melden. 

Aanpak 4: Verwacht het onverwachte. Betrek de relevante stakeholders voordat een situatie een incident wordt. Soms kan een situatie binnen enkele minuten of uren uitgroeien tot een groot incident. Het is veel gemakkelijker om een team op te heffen als het ergste niet gebeurt, dan er een te creëren en het op te schalen als het wel gebeurt. Als we vroeg aan de bel trekken, zijn we beter voorbereid en kunnen we sneller reageren mocht het ergste gebeuren.

Een nieuwjaarsvoornemen of evolutie?

Een nieuw jaar, een nieuwe jij?

Hoe vaak hebt u niet besloten dat de eerste dag van januari het moment is om op dieet te gaan, een trainingsschema op te stellen, iets op te geven waarvan u geniet omdat het “slecht” voor u is of een grote verandering in uw leven door te voeren? 

En nog belangrijker, hoe vaak heeft u zich eraan gehouden en uw doelen bereikt? Een nieuw jaar, een nieuwe jij! Klinkt dat bekend?

Maar waarom moet 1 januari anders zijn dan de dag, de maand of het jaar ervoor? Als er iets moet veranderen of verbeteren, wacht dan niet tot die willekeurige datum in de agenda maar stel uzelf realistische en haalbare doelen en ga er meteen mee aan de slag! 

Wat is er voor nodig om de goede voornemens voor het nieuwe jaar na te leven?

Hier is het geheim, door er in de eerste plaats geen te maken!

Bij OASIS Group zit informatiebeveiliging en gegevensbescherming in ons DNA. De datum op de kalender is totaal irrelevant. Het is verankerd in onze strategieën, doelstellingen, plannen, beleidslijnen en procedures en deze worden voortdurend herzien. Wij hebben geen nieuwjaarsvoornemen nodig om ervoor te zorgen dat de gegevens die wij beheren, beschermd en beveiligd zijn en voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en andere relevante regelgeving. 

Wij erkennen dat risico’s en bedreigingen voor gegevensbescherming nooit echt kunnen worden vermeden en wij weten ook dat de regelgeving, de wetgeving, de technologie en de eisen van de klant voortdurend veranderen. Het geheim is dit te erkennen en regelmatig risicobeoordelingen en horizonscans uit te voeren om u te helpen u voor te bereiden op die risico’s, bedreigingen en veranderingen, voor zover dat mogelijk is. Natuurlijk heeft niemand een kristallen bol, en het onverwachte zal soms gebeuren. Waar het op aankomt, is dat u klaar staat en in staat bent om zich snel aan te passen aan eventuele veranderingen en mee te evolueren. 

Evoluties, geen resoluties 

Hier zijn een paar dingen die u kunt doen om uw “gegevensbescherming evolutie” op gang te brengen:

1.            Ken uw gegevens

  • Hebt u een register van verwerkingsactiviteiten?  “Natuurlijk heb ik dat, dat is de wet!” Ok, maar wanneer hebt u het voor het laatst herzien en bijgewerkt? Hebt u eraan gedacht om dat nieuwe systeem dat u net hebt aangeschaft en alle persoonsgegevens die daarmee worden verzameld, erin op te nemen? Of hoe zit het met dat proces dat u net hebt veranderd?
  • Als u niet weet welke gegevens u hebt, waar ze zijn opgeslagen en wie er toegang toe heeft, hoe kunt u er dan er zeker van zijn dat ze volledig veilig en beschermd zijn? Als er een datalek is, hoe weet u dan dat u het volledig hebt ingeperkt en dat u alle gecompromitteerde gegevens hebt geregistreerd?

2.            Maak doelstellingen inzake gegevensbescherming klein en zorg ervoor dat ze haalbaar en duidelijk zijn.

  • Houd de rechten en vrijheden van de betrokkenen voor ogen bij het vaststellen van uw doelstellingen.
  • Hebt u gecontroleerd of uw doelstellingen zijn afgestemd op het beperken van uw grootste risico’s en bedreigingen op het gebied van persoonlijke en vertrouwelijke informatie?

3.            Zorg ervoor dat u de juiste hulpmiddelen in huis hebt

  • Beschikt u over de nodige tools en middelen om uw persoonsgegevens te beheren?
  • Creëren handmatige processen dubbel werk of zijn ze foutgevoelig?
  • Hier bij OASIS hebben we bekroonde oplossingen om u te helpen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming te voldoen, uw gegevens veilig te bewaren, bewaartermijnen te beheren en uw gegevens veilig te wissen en te vernietigen. Spreek met één van onze Account Managers of bezoek onze website voor meer details.  

4.            Gegevensbescherming door ontwerp en gegevensbescherming door standaardinstellingen

  • Is gegevensbescherming verankerd in nieuwe projecten, producten, processen? Zijn alle belanghebbenden erbij betrokken?
  • Voert u gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s) uit en overweegt u de behoeften van de betrokkenen voordat u een nieuw project start?

5.            Uit het oog, maar niet uit het hart

  • Herzie regelmatig het beleid en de procedures inzake informatiebeveiliging en apparatuur voor thuiswerkers. Zorg ervoor dat zij hierin worden getraind en dat alle apparaten de laatste beveiligingsupdates krijgen.
  • Controleer of uw thuiswerkers vertrouwelijk materiaal veilig kunnen vernietigen. Hier bij OASIS kunnen we deur tot deur diensten aanbieden voor het versnipperen en vernietigen van vertrouwelijk papier en media.

6.            Wees voorbereid op incidenten

  • Hebt u incident response en cyber response plannen opgesteld en up-to-date gehouden? 
  • Beschikt u over voldoende middelen om een incident aan te pakken en beschikt u over een toegewijd incident response team?
  • Wanneer hebt u ze voor het laatst gecontroleerd?

7.            Gegevensbewaring

  • Beschikt u over een beleid voor het bewaren van gegevens dat in de hele organisatie wordt gecommuniceerd?
  • Controleert u of gegevens worden verwijderd wanneer de bewaartermijn is verstreken?

8.            Opleiding en bewustwording

  • Krijgen uw teammembers regelmatig training over alle relevante beleidslijnen en procedures inzake gegevensbescherming en informatiebeveiliging?
  • Legt u dit vast en controleert u of zij dit begrijpen?

9.            Covid-19 gegevens 

  • Vermijd het verzamelen en registreren van deze gegevens.
  • Als dat niet mogelijk is, verzamel en registreer dan alleen gegevens die absoluut noodzakelijk zijn en waarvoor u een specifiek, rechtmatig doel hebt.
  • Geef alleen personen toegang tot deze gegevens wanneer dat absoluut noodzakelijk is en zorg ervoor dat de bewaartermijnen strikt worden nageleefd.
  • Controleer of uw privacyverklaringen actueel zijn en voor alle betrokkenen toegankelijk.

Hoewel het vandaag in heel Europa Data Protection Day is, is het hier bij OASIS elke dag Data Protection Day! Voor ons is dit geen nieuwjaarsvoornemen dat misschien geen lang leven beschoren is of iets waar we eens per jaar naar kijken, maar eerder een evolutie waarbij we voortdurend evalueren, innoveren en aanpassen hoe we werken en persoonsgegevens beschermen om ervoor te zorgen dat ze veilig en conform blijven in een steeds veranderend wettelijk, regelgevend, politiek en technologisch landschap. 

Wat zijn uw ‘evoluties’ op het gebied van gegevensbescherming?

We horen graag van u.

Meer informatie: Autoriteit Persoonsgegevens

De voordelen van een digitale postkamer

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.

Werk sneller en efficiënter met workflow automatisering

De laatste jaren worden steeds meer bedrijven aangemoedigd om gebruik te maken van geautomatiseerde workflow oplossingen om de processen in hun organisatie te stroomlijnen. Hoewel de theorie achter workflow automatisering duidelijk te begrijpen is, ‘de stroom van documenten, informatie of taken onafhankelijk te laten verlopen in overeenstemming met gedefinieerde bedrijfsregels’, kan het onduidelijk zijn hoe te beginnen.

“Workflow automatisering is NIET ALLEEN voor grote bedrijven”

Iets wat we vrij vaak horen is dat “workflow automatisering iets is voor grote bedrijven”, en dat is absoluut niet waar. Of uw bedrijf nu 1 medewerker,  duizend medewerkers of 1 miljoen medewerkers heeft, er zijn altijd efficiëntieverbeteringen te behalen door bepaalde processen te automatiseren.

Denk maar aan uw persoonlijke leven, de automatisering neemt dagelijks toe. U hebt waarschijnlijk een automatisch signaal herinnering om wakker te worden, misschien wordt uw koffie ’s morgens op een bepaalde tijd automatisch gezet, of een automatische incasso om een rekening te betalen. Dit zijn allemaal voorbeelden van automatisering.

Dankzij automatisering in onze privélevens kunnen we meer tijd vrijmaken voor onze gezinnen. Door gebruik te maken van bedrijfsautomatisering kunt u meer tijd besteden aan klanten, werknemers of activiteiten die inkomsten genereren.

Hoe kan Workflow automatisering voor mij werken?

Workflow automatisering biedt bedrijven een groot aantal voordelen. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van hoe u workflow automatisering kunt toepassen binnen uw bedrijf:

Verminder administratieve fouten

Door het handmatige proces van gegevensinvoer te elimineren, vermindert workflow automatisering administratieve fouten. Dit is vooral belangrijk voor bedrijfskritische processen en het vergelijken van gegevens met wettelijke of reglementaire vereisten.

Verhoog de productiviteit

Over het algemeen is de belangrijkste reden waarom klanten contact met ons opnemen, over het implementeren van workflow automatisering, het verhogen van de productiviteit. Door bijvoorbeeld een geautomatiseerde workflow te gebruiken om een PO-nummer te matchen en te verifiëren met een factuur, wordt automatisch de volgende taak in het proces geactiveerd.

Samenwerking en teamwerk

Een voordeel van workflow automatisering dat vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de samenwerkingsmogelijkheden die het biedt aan organisaties van elke omvang. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van workflow automatisering voor het beheer van postkamerprocessen. Post kan op basis van bedrijfsregels worden gerouteerd naar individuen of teams die actie moeten ondernemen, en aan specifieke documenten kan commentaar worden toegekend om de verwerking ervan voor andere afdelingen te vereenvoudigen en een audit trail te bieden van wie het document heeft bekeken of actie heeft ondernomen.

Realtime rapportage

Workflow automatisering, en business process automation (BPA), geeft bedrijfsleiders realtime toegang tot de status van bedrijfstaken, inclusief mogelijkheden voor procesverbeteringen. Met nauwkeurigere gegevens en prognoses kunnen bedrijfsleiders inzicht krijgen in de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften en -inkomsten.

De behoefte aan Workflow automatisering identificeren

Ter voorbereiding om workflow automatisering voor uw bedrijf op te zetten, zijn er enkele belangrijke stappen te nemen.

  1. Identificeer de gebieden binnen uw bedrijf waar workflow automatisering kan worden gebruikt om taken te automatiseren.
  2. Voer een audit uit op uw bedrijfsprocessen om er zeker van te zijn dat ze nog steeds geschikt zijn voor het beoogde doel.
  3. Betrek uw medewerkers die momenteel handmatige taken uitvoeren.
  4. Toets uw bedrijfsdoelen en -doelstellingen aan potentiële proces automatiseringen.
  5. Kies een proefproject. U hebt misschien 3, 5, 10 of 50 potentiële gebieden geïdentificeerd die geschikt zijn voor workflow automatisering, maar zoals bij elk project kiest u één gebied om het proces te definiëren.

Hoe kies ik de oplossing die werkt voor mijn bedrijf?

Niet alle softwareoplossingen die workflow automatisering aanbieden, hebben dezelfde voordelen of mogelijkheden. Daarom is het van belang om rekening te houden met de complexiteit van uw huidige bedrijfsprocessen.

Gebruikt u oudere systemen? Zo ja, dienen er gegevens te worden gemigreerd of geïntegreerd met de nieuwe oplossing?

Wilt u de mogelijkheid hebben om uw eigen workflows te creëren? Of bent u op zoek naar een volledig beheerde oplossing met doorlopende IT (inrichtings)werkzaamheden?

Automatisering kent vele complexiteiten, dus zorg ervoor dat u een partner kiest die uw doelstellingen begrijpt en waarde kan toevoegen aan uw bedrijf.

Kom in contact

Denkt u erover om uw bedrijfsprocessen te automatiseren? Neem dan contact met ons op via het online formulier. Onze workflow automatisering zal uw bericht direct doorsturen naar een van onze gespecialiseerde adviseurs die contact met u zal opnemen om uw behoeften op het gebied van workflow automatisering te bespreken.

De AVG en veilig thuiswerken

Onze leef- en werkomgeving is enorm veranderd sinds de intreding van de AVG wetgeving, inmiddels al twee jaar geleden. Vooral nu de coronacrisis aanhoudt en we niet weten hoelang het duurt voordat we in de ‘normaalstand’ komen, als we daar ooit terugkeren. Het werk is voor velen plotseling volledig veranderd en er werken nu meer mensen vanuit thuis dan ooit tevoren*.

En dat brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Bedrijven zijn nu kwetsbaarder dan voorheen als we denken aan de beveiliging van persoonsgegevens. Deze gegevens bevatten gevoelige en vertrouwelijke informatie die vanwege het thuiswerken op meer plekken terechtkomen. Internetcriminelen maken gebruik van de huidige situatie om deze gevoelige gegevens te vergaren. Hierdoor is het noodzakelijk om informatiebeveiliging topprioriteit te geven.

Toegang geven tot data om thuiswerken mogelijk te maken, brengt een verhoogd risico op datalekken met zich mee. Daarnaast verlaten papieren documenten en digitale data ongemerkt het pand. Denk bijvoorbeeld aan een ordnermap die meegaat in de auto of een usb stick die niet versleuteld is met een wachtwoord.

Het is daarom goed te begrijpen dat veel bedrijven worstelen met de bescherming van gevoelige bedrijfsgegevens vanwege gebrek aan controle. Daarom is het belangrijk om vast te stellen welke risico’s om de hoek komen kijken met thuiswerken.    

Persoonlijke apparaten

Tijdens de invoer van de lockdown hadden veel organisaties niet de tijd of capaciteit om Teammembers te voorzien van apparaten die eigendom zijn van het bedrijf. Velen werken daarom met persoonlijke laptops en tablets.

Persoonlijke apparaten zijn vaak niet goed beveiligd en gegevens zijn vaak niet versleuteld opgeslagen. Vraag uzelf eens af:

  • Wie heeft toegang tot onze apparaten?
  • Is er bescherming tegen malware?
  • Wanneer is de laatste Windows-update uitgevoerd?
  • Wat zijn de niveaus van wachtwoordbeveiliging?
  • Worden gegevens versleuteld of gepseudonimiseerd voordat ze worden overgedragen?

Werkuren

Door op afstand in te kunnen loggen, is het makkelijker om buiten de reguliere werktijden te werken. Maar ook tijdens deze werkuren is ondersteuning nodig. Vraag uzelf eens af:

  • Is er een datalekkenprocedure waardoor er snel wordt gehandeld bij een datalek?
  • Hoe wordt uw organisatie op de hoogte gesteld van een datalek dat plaatsvindt om 23.00 uur of om 02.00 uur ‘s nachts?
  • Hoe sluit u een computernetwerk af met zoveel thuiswerkers?

Gegevensbeschermingsbeleid en training

Het is aan te raden om te achterhalen of het gegevensbeschermingsbeleid aangepast dient te worden aan de nieuwe werkomstandigheden. Vraag uzelf eens af:

  • Hoe geeft u wijzigingen door aan Teammembers en krijgt iedere Teammember training met betrekking tot nieuwe wijzigingen in het gegevensbeschermingsbeleid?
  • Is uw thuiswerkbeleid in overeenstemming met uw gegevensbeschermingsbeleid?
  • Investeert u in AVG-training?
  • Investeert u in IT-beveiligingstraining?

Graag komen we met u in contact en geven we u advies over de AVG en veilig thuiswerken.

Bron*:
https://www.arbo-online.nl/gezond-werken/nieuws/2018/04/steeds-meer-mensen-gaan-thuiswerken-10116402?_ga=2.188108333.402262157.1591083495-2059160128.1591083495
https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2020/15/bijna-4-op-de-10-werkenden-werkten-vorig-jaar-thuis
https://nos.nl/collectie/13824/artikel/2331051-coronacrisis-verandert-reisgedrag-mogelijk-blijvend

Informatie en data: Het hart van uw organisatie

Als lid van de IRM Society (Information and Records Management Society) en als sponsor van de IRMS conferentie was OASIS Group in Birmingham om het jaarlijkse conferentieprogramma en de festiviteiten bij te wonen.

In verband met COVID-19 is de conferentie terecht verplaatst om de veiligheid van de deelnemers, sponsors, sprekers en andere aanwezigen te waarborgen. De conferentie mag dan wel van datum zijn veranderd, het thema is zeer toepasselijk voor de tijden waarin we ons momenteel bevinden.

“Informatie en data: Het hart van uw organisatie”

Dit besef is nog nooit zo duidelijk geweest als in deze tijd, nu de wereld erop rekent dat gegevens toegankelijk zijn voor teammembers die vanuit huis werken, of dat eerstelijnswerkers gegevens nodig hebben van collega’s die zij niet meer persoonlijk kunnen zien.

We vergeten soms hoe afhankelijk we zijn van informatie en data wanneer deze binnen handbereik zijn (zowel fysiek als digitaal). Bovendien is data in het bedrijfsleven zo wijd verspreid geraakt dat we het gevaar lopen met “te veel” data te maken te krijgen.

Voor veel organisaties was thuiswerken nooit een optie om te overwegen, maar terwijl we allemaal door ons ‘nieuwe normaal’ navigeren, worden werkpraktijken voortdurend opnieuw geëvalueerd. Processen of procedures waarvan we dachten dat ze het meest geschikt waren voor onze bedrijven of organisaties, worden nu ter discussie gesteld omdat we de beste opties willen voor dit moment en later.

Hierin schuilt de vraag;

Zal COVID-19 invloed hebben op de manier waarop organisaties hun bedrijfsstrategie vormgeven om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen?

Het antwoord is eenvoudig: ja. Maar dit is niet alleen een simpele vraag, het geeft aanleiding tot nog veel meer vragen;

  • Welke veranderingen zullen worden gemaakt?
  • Hoe zullen ze worden uitgevoerd?
  • Wanneer treden ze in werking?
  • Zullen er gevolgen zijn voor de regelgeving?
  • Zullen de budgetten worden verhoogd om nieuwe initiatieven te ondersteunen?

Het zou onmogelijk zijn om al deze vragen op één specifieke manier voor elke bedrijfstak te beantwoorden of om voor elk individueel bedrijf een duidelijk gestandaardiseerd actieplan op te stellen. Om te beginnen verschillen de gegevens die wij bewaren of analyseren niet alleen per sector of bedrijfstak, maar ook per individueel bedrijf dat deel uitmaakt van onze economieën.

Verschuiving naar digitaal

Als bedrijf hebben wij een verschuiving gezien naar digitale diensten in industrieën of sectoren die voorheen aarzelden om zich te committeren aan een digitale transformatie. Dat wil niet zeggen dat deze organisaties geen digitale strategieën wilden implementeren, dat wilden ze wel, maar ze waren voorzichtig bij het kiezen van de strategie die voor hen zou werken rond bestaande processen en procedures.

De COVID-19 pandemie heeft deze hinderpalen uit de weg geruimd, aangezien de bestaande processen en procedures niet langer geschikt zijn voor de huidige bedrijfsomgeving, met name thuiswerken. Of deze verschuiving ons “nieuwe normaal” is, zal de komende maanden en jaren duidelijker worden. 

Wat er ook gebeurt, de professionele leden van de IRM Society zullen hun best doen om positieve veranderingen in hun organisaties teweeg te brengen. Net als archief- en informatiebeheer professionals over de hele wereld.

Uw gedachten

Wij zijn benieuwd naar uw gedachten over hoe COVID-19 organisaties zal beïnvloeden bij het vormgeven van de bedrijfsstrategie om Informatie & Data in het hart van hun organisatie te plaatsen. Neem deel aan het gesprek via social media.

Begin aan uw digitale transformatie

Wat is Digitale Transformatie?

Wanneer u de term ‘Digitale Transformatie’ leest, betekent dat waarschijnlijk iets anders voor u dan voor uw leveranciers, uw klanten en mogelijk uw collega’s. Dit komt omdat digitale transformatie voor elk bedrijf een andere betekenis heeft. Zelfs afdelingen binnen eenzelfde organisatie kunnen hier anders tegenaan kijken.

Er is niet één juist antwoord voor hoe uw digitale transformatietraject eruit moet zien. Zelfs als twee bedrijven dezelfde einddoelen hebben, zoals papierloos werken of het bereiken van digitale volwassenheid, zullen de contactmomenten binnen het traject worden bepaald door uw interne processen en beleid.

Wie moet een Digitale Transformatie Strategie implementeren?

Met digitale technologieën die innovatie stimuleren, heeft Digitale Transformatie invloed op bedrijven van alle groottes en in alle industrieën. Tegenwoordig is het voor MKB-bedrijven zelfs mogelijk om te profiteren van de technologische voordelen die grote bedrijven vroeger hadden. Bij OASIS hebben we zelfs vooraanstaande bedrijven en MKB-klanten die dezelfde technologieën gebruiken en vergelijkbare niveaus van efficiëntie en rendement op de investering behalen.

Simpel gezegd moet elke organisatie een Digitale Transformatie Strategie implementeren om hun bedrijf draaiende te houden. Onderzoek wijst uit dat organisaties hun houding ten opzichte van digitale verwerking al hebben veranderd en dit nu op de voorgrond plaatsen in hun bedrijfsstrategieën.

81% van de organisaties is van mening dat ‘digitale transformatie’ ‘belangrijk’ OF ‘zeer belangrijk’ is voor hun organisatie

AIIM, 2018

Waar moet ik beginnen?

Voordat u aan de slag gaat met digitale transformatie, is het belangrijk dat u eerst uw einddoel in kaart brengt. Wil uw organisatie tijd vrijmaken voor medewerkers door bepaalde processen te automatiseren? Of is uw doel bestaande processen te stroomlijnen om uw klanten beter te kunnen bedienen? Uw gewenste resultaat zal uw digitale strategie bepalen, dus het is belangrijk dat u dit in een vroeg stadium vaststelt.

Hoewel het onwaarschijnlijk is dat elke afdeling dezelfde doelstellingen heeft, is het wel mogelijk dat vergelijkbare bedrijfsfuncties dezelfde strategische doelstellingen hebben. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteuren en de afdeling Debiteuren van uw organisatie. Beide kunnen een systeem nodig hebben dat integreert met een gedeeld boekhoudsysteem zoals Sage.

Misvattingen over Digitale Transformatie

Eén van de grootste misvattingen die we horen over Digitale Transformaties is dat het een omvangrijk project is dat in één keer moet worden uitgevoerd. Dit is niet het geval! In feite raden wij veel van onze klanten aan om voor een gefaseerde aanpak te kiezen. Hier zijn vele redenen voor, en ook hier is het afhankelijk van de behoeften van de klant, met als meest waarschijnlijke reden de enorme hoeveelheid papieren documentatie die een organisatie heeft.

Zo blijkt uit onderzoek van AIIM uit 2018 dat veel HR-organisaties nog steeds vastzitten in papieren processen. Op de vraag: “Wat is het papiergebruik in de volgende processen?” waren de percentages die antwoordden: “Veel documenten worden als papieren documenten verwerkt” :Werving en selectie = 35%

  • Werving en selectie = 35%
  • Onboarding van werknemers = 48%
  • Beheer personeelsdossiers = 53%
  • Administratie van beleid en procedures = 32%
  • Uitstroom van medewerkers = 48%

Hoewel een bepaald percentage van de organisaties over het budget en het personeel beschikt om een grootschalig project uit te voeren, worden projecten zoals Digitale Transformaties vaak in de ijskast gezet omdat de vereiste middelen niet beschikbaar zijn. In dat geval werken wij met klanten samen om een implementatieplan op te stellen dat rekening houdt met hun middelen, budget, tijdschema’s en de omvang van het archief.

Dit wil niet zeggen dat het volume van de papieren documentatie het enige punt van zorg is; bij de migratie van een bestaand EDRMS of ECM platform moeten organisaties vaak tijd van de interne IT-afdeling krijgen om de gedigitaliseerde documentatie te exporteren. Dit kan ook vertragingen veroorzaken, afhankelijk van hun beschikbaarheid.

Welke technologie is het beste voor mijn organisatie?

Het eerste en belangrijkste bij elke beslissing omtrent technologie is dat deze gebruiksvriendelijk is. Wij raden altijd aan om waar mogelijk een eindgebruiker te betrekken bij het besluitvormingsproces. Het betrekken van eindgebruikers bij dit proces zorgt er niet alleen voor dat u een systeem krijgt dat het best aan uw behoeften voldoet, maar maakt ook een soepel overgangsproces mogelijk.

Er zijn steeds meer opkomende technologieën die enorme kansen bieden voor uw organisatie. Technologieën zoals Artificial Intelligence, Intelligent Capture, eDiscovery, Repetitive Process Automation en Automated Data Recognition zijn onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Deze nieuwe technologieën stellen organisaties in staat om meer te doen dan alleen het vastleggen van gegevens. In plaats daarvan maken organisaties gebruik van de mogelijkheden om de gegevens die zij ontvangen te begrijpen en te analyseren.

Met een beter inzicht in de informatie waarover uw organisatie beschikt, kunt u beter voldoen aan branche- en overheidsvoorschriften zoals de AVG.

De OASIS Oplossing

Wij bieden een aantal diensten aan die u kunnen helpen, ongeacht waar u zich bevindt in uw digitale transformatieproces. Of u nu op zoek bent naar Cloud diensten, digital imaging, workflow, automatische documentherkenning (OCR), Artificial Intelligence (AI), Machine Learning of meer, wij hebben een oplossing voor u.

De Ultieme Rampherstel Checklist

Als het gaat om gegevensback-up voor noodherstel, dan is voorbereiding van het grootste belang. Uw organisatie voorbereiden voordat een ramp toeslaat, is essentieel om de bedrijfscontinuïteit te handhaven en de uitvaltijd te beperken.

Met de Checklist Rampherstel van OASIS die gemakkelijk te volgen is, kan uw organisatie zich voorbereiden op onvoorziene gebeurtenissen.

Stap 1: Voer een Audit uit van uw bestaande Back-up Oplossing(en) en Herstelplan

Breng in kaart wat u momenteel al heeft geregeld. Wanneer u uw bestaande bedrijfscontinuïteitsoplossing analyseert, overweeg dan:

  • Of u beschikt over een oplossing voor noodherstel.
  • Hoe vaak het noodherstelproces is getest.
  • Hoeveel uitvaltijd de huidige back-up oplossing heeft.
  • Welke gegevens en de omvang ervan risico lopen.
  • Welke financiële kosten brengt uitvaltijd met zich mee voor uw bedrijf?

Stap 2: Stresstest

Identificeer potentiële gevaren en de meest voor de hand liggende bronnen van gegevensverlies/inbreuk of een storing. Zullen de bedreigingen beperkt blijven tot één systeem, of is de kans groot dat meerdere systemen worden getroffen? Door uw risico’s te kennen, kunt u de belangrijkste systemen en de kwetsbaarheden in de onderliggende hardware en software evalueren.

Stap 3: Voer een Effectbeoordeling uit

Bepaal de waarschijnlijkheid van een ramp en de gevolgen hiervan voor uw organisatie door de meest onvoorziene incidenten of calamiteiten te identificeren. En documenteer de mogelijke financiële, operationele en reputatieschade die dergelijke gebeurtenissen met zich mee zullen brengen.

Stap 4: Stel hersteldoelstellingen vast

Identificeer bedrijfskritische systemen en geef prioriteit aan hersteltaken. Bepaal welke data hersteld dient te worden en vanaf welk herstelpunt de verloren data hersteld dient te worden. Bepaal daarnaast hoe lang het noodherstelproces mag duren – rekening houdend met de kosten van downtime voor uw organisatie. Met onze bedrijfscontinuïteitsservice kunt u uw gegevens binnen 6 seconden herstellen en onze service maakt het mogelijk om back-ups regelmatig (om elke 5 minuten) te laten plaatsvinden, waardoor het verlies van actuele data tot een minimum wordt beperkt).

Stap 5: Ontwikkel een actieplan voor noodherstel

Ontwikkel een noodherstelprocedure die aansluit bij uw einddoel – of dat nu bestandsherstel of virtualisatie is. Een standaardaanpak is niet altijd de oplossing, identificeer duidelijk bij welke incidenten een noodherstelplan zal worden gebruikt en onder welke omstandigheden herstelmaatregelen nodig zijn. Zorg ervoor dat elk plan resulteert in het hervatten van de diensten, met prioriteit voor de bedrijfseenheden of functies naar gelang van hun behoeften.

Stap 6: Ontwikkel een Incident Response Team

Dit team is verantwoordelijk voor de implementatie van een operationeel noodplan als het noodlot toeslaat. De bedrijfscontinuïteitsdienst van OASIS vermindert de noodzaak hiervoor door te voorzien in een extern bedrijfscontinuïteitsteam dat proactief uw back-ups en herstelplannen beheert vanaf een externe locatie, wanneer dat nodig is.

Stap 7: Stel een Incidentrapport op

Het incidentrapport dient de volgende zaken te vermelden:

  • Identificeren wat de storing heeft veroorzaakt, welke lopende problemen aangepakt dienen te worden, wat verbeterd kan worden in toekomstige noodherstelscenario’s en hoe de standaarden en protocollen zijn veranderd na de storing.
  • Controleer het herstel en verifieer de functionaliteit van de gebruikers zodra de back-up is voltooid (d.w.z. nagaan of alle gebruikers toegang hebben tot bronnen en applicaties).

Stap 8: Testen en Bijwerken

Uw bedrijfscontinuïteitsplan dient voortdurend getest en bijgewerkt te worden, waarbij eventuele tekortkomingen worden geïdentificeerd en de toekomstige uitvoerbaarheid wordt gewaarborgd. Met de bedrijfscontinuïteitsdienst van OASIS bent u hiervan verzekerd, via een jaarlijkse “proof of concept” oefening voor volledig herstel, compleet met rapportage na afloop van de calamiteit.