Post Type: Blogs

Data Protection Day 2023

Wat is Data Protection Day ofwel Dag van de Gegevensbescherming?

Data Protection Day wordt jaarlijks op 28 januari gevierd om het bewustzijn te vergroten en de bescherming van persoonsgegevens te bevorderen. Deze dag werd voor het eerst gevierd in 2007 en staat ook bekend als Data Privacy Day of Data Protection Awareness Day. Data Protection Day is een gelegenheid om het belang van de bescherming van persoonsgegevens te erkennen en stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens op een veilige en rechtmatige manier worden verzameld, verwerkt en opgeslagen. Deze dag dient ook om mensen voor te lichten over hun rechten als het gaat om de bescherming van hun gegevens en hoe deze te beschermen tegen misbruik.

Hoe kunt u Data Protection Day vieren?

Bedrijven en personen kunnen de tijd nemen om hun beleid en procedures inzake gegevensbescherming onder de loep te nemen en ervoor te zorgen dat zij alle nodige maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen. Dit houdt in dat alle gegevens veilig worden opgeslagen, dat de toegang tot gegevens wordt beperkt tot personen met een legitieme reden en dat gegevens alleen worden gebruikt voor het rechtmatige doel waarvoor ze bestemd zijn. Bedrijven dienen ook de tijd te nemen om hun werknemers voor te lichten over gegevensbescherming en ervoor te zorgen dat zij alle noodzakelijke maatregelen volgen.

Wat zijn de beginselen inzake gegevensbescherming?

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn belangrijke beginselen vastgelegd die de kern vormen van gegevensbescherming. Deze grondbeginselen beïnvloeden direct en indirect andere regels en verplichtingen die in de wetgeving zijn opgenomen. Daarom is naleving van deze grondbeginselen van gegevensbescherming de eerste stap voor gegevensverwerkers om ervoor te zorgen dat zij hun verplichtingen uit hoofde van de AVG nakomen. Hieronder volgt een kort overzicht van de gegevensbeschermingsbeginselen in artikel 5 AVG:

1. Rechtmatigheid, behoorlijkheid & transparantie: Persoonsgegevens dienen rechtmatig, eerlijk en op transparante wijze te worden verwerkt. Dit betekent dat aan personen duidelijke en begrijpelijke informatie moet worden verstrekt over de manier waarop hun gegevens worden gebruikt.

2. Doelbinding: Persoonsgegevens dienen voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden te worden verzameld en mogen vervolgens niet worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

3. Minimale gegevensverwerking: Persoonsgegevens dienen beperkt te blijven tot wat noodzakelijk is voor het beoogde doel.

4. Juistheid: Persoonsgegevens dienen accuraat en up-to-date te blijven.

5. Opslagbeperking: Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

6. Integriteit en vertrouwelijkheid: Persoonsgegevens dienen beschermd te worden om de veiligheid en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen

7. Zelfverantwoordingsplicht: Degenen die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en verwerken van persoons- gegevens dienen te kunnen aantonen dat zij de beginselen inzake gegevensbescherming naleven.

Welke rol speelt gegevensbescherming binnen informatiemanagement?

Gegevensbescherming is een essentieel onderdeel van informatiemanagement, omdat het ertoe bijdraagt dat gegevens goed worden beveiligd, privé worden gehouden en op verantwoorde wijze worden gebruikt. Gegevensbescherming zorgt ervoor dat persoonlijke informatie veilig en privé wordt bewaard en niet ongepast wordt ingezien, gebruikt of bekendgemaakt. Het helpt er ook voor te zorgen dat gegevens accuraat en up-to-date blijven en alleen worden gebruikt voor het beoogde doel. Gegevensbescherming is ook belangrijk voor bedrijven om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving.

Als u vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via info@oasisgroup.com of klik hier voor meer informatie over OASIS Compliance.

Zeven redenen om uw oude fysieke records te digitaliseren en te rangschikken

De afronding van een buitenbedrijfstellingsproject mag niet het einde betekenen van de activiteiten op het gebied van datamanagement. Integendeel, om ervoor te zorgen dat data beschikbaar blijven die van onschatbare waarde kunnen zijn voor toekomstige energietransitieactiviteiten, is een specifieke strategie voor datamanagement aan het einde van de levensduur nodig.

In deze blog delen wij onze ervaring met het uitvoeren van een specifiek onderdeel van een dergelijke strategie – het lokaliseren, organiseren, rangschikken en digitaliseren van geselecteerde fysieke records – en het belang van het overwegen van een ontmantelingsstrategie voor uw fysieke records.

Zeven redenen om uw fysieke data te rangschikken en te digitaliseren:

1. De kosten van fysieke opslag verlagen

Betalen voor fysieke data die extern worden opgeslagen in record centers kan een onnodige uitgave zijn, vooral als de data niet meer nodig zijn en in de toekomst niemand meer weet wat er in de doos zit of hoe ze te vinden zijn.

2. Ondersteunt compliance

Compliance is voor de meeste bedrijven een werkelijkheid. Het rangschikken en scannen van documenten maakt het voor uw bedrijf gemakkelijker om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen voor het verstrekken van data. Digitale bestanden kunnen snel worden geordend, geïndexeerd en aangemaakt om te voldoen aan de eisen van zelfs de strengste regelgever.

3. Bespaart tijd

Gescande documenten kunnen snel en gemakkelijk worden opgehaald zonder het bureau te hoeven verlaten.

4. Verbetert de samenwerking tussen medewerkers

Door het scannen van documenten is het eenvoudig om documenten te delen en samen te werken aan projecten zonder dat informatie op papier weergegeven hoeft te worden. Medewerkers op verschillende locaties kunnen gelijktijdig digitale documenten openen en bekijken.

5. Verbetert databeveiliging

Het beschermen van informatie op papier kan moeilijk zijn. Gescande documenten kunnen worden versleuteld, beveiligd met een wachtwoord en met behulp van gebruikersrollen en rechten kan de toegang worden gecontroleerd.

6. Eenvoudig terugvinden van bestanden

Scannen, gecombineerd met OCR zorgt ervoor dat bestanden sneller terug te vinden zijn

7. Toegang tot kennis

Met ML/AI-mogelijkheden doorzoekt u gescande documenten op contextuele informatie en de bedrijfskennis en wijsheid die is opgedaan bij eerdere inspanningen.

Als u een ontmanteling aan het plannen bent of onlangs hebt voltooid en u meer wilt weten over het ontmantelen van uw fysieke records en het verkrijgen van toegang tot waardevolle data, neem dan vandaag nog contact met ons op.

Drie redenen om verouderde data te archiveren via een data management platform

Data groeit exponentieel, we kunnen niet anders dan ons verbazen over de waarde die kan worden gehaald uit de enorme hoeveelheid bedrijfsdata die organisaties in de loop der jaren verzamelen. Er liggen stapels gegevens verspreid over apparaten, op papier, in bestanden en systemen, en de beste manier om inzicht te krijgen in deze gegevens is het gebruik van archiveringsoplossingen.

Bij OASIS begrijpen we de kracht van informatie die in uw verouderde data zit. Door deze data te consolideren en volledige transparantie te verkrijgen, kunt u de waarde van uw informatie benutten. Daarom ondersteunen wij onze klanten bij het ontwikkelen van data-archiveringsstrategieën. Wij kunnen organisaties helpen om data uit verouderde, niet-ondersteunde systemen te halen en deze data op ons kosteneffectieve data management platform te laden.

Als het gaat om het archiveren van data, dan is het belangrijk om het doel voor ogen te hebben waarom de data bewaard en opgeslagen dient te worden. Het kan nodig zijn om data jarenlang te archiveren om te voldoen aan compliance eisen, vooral in sterk gereguleerde sectoren als energie, finance of gezondheidszorg. Maar veel organisaties buiten deze sectoren vinden het ook verstandig om data langdurig te bewaren voor de zekerheid.

Hoewel veel organisaties ervoor kiezen hun data archivering intern in eigen beheer uit te voeren, is er een andere optie die een beter rendement oplevert: Plexus is een volledig beheerde oplossing voor het snel en veilig vinden en terugvinden van de informatie die u nodig heeft:

Wat zijn de belangrijkste voordelen van data archivering?

Compliance – Compliance is nog steeds de belangrijkste reden om gegevens te archiveren voor organisaties die actief zijn in een gereguleerde sector, waar strenge wetten gelden voor het bewaren van digitale records en strikte bewaartermijnen aangeven waarbinnen de records moeten worden bewaard en direct beschikbaar moeten zijn. Voldoen aan de industrienormen voor het bewaren van records is voor de meeste organisaties van het grootste belang. Met oplossingen voor databeheer kunt u ervoor zorgen dat alle data wordt bewaard en gesorteerd gedurende de gereguleerde specifieke periode.
Kosten – Volledig beheerde opties voor data-archivering vergen minder investeringen dan on-premise opties. Het beschermen van data is ongelooflijk belangrijk – maar de servers waarop uw data wordt opgeslagen, kunnen zwaar overbelast raken, zeker als bekend is dat de opslagvereisten toenemen. Archiefoplossingen voor dataopslag zijn voordeliger en verminderen tegelijkertijd de belasting van uw IT-afdeling, omdat medewerkers hen niet langer hoeven lastig te vallen met hulp bij het zoeken naar oude, verwijderde of misplaatste data.
Focus op de belangrijkste zakelijke behoeften – Hoewel oude data voor wettelijke doeleinden moet worden bewaard of om strategische bedrijfsredenen wordt bewaard, is het mogelijk dat de noodzaak om oude data te bewaren niet opweegt tegen de kosten van intern beheer van gearchiveerde data. IT-afdelingen hebben het al druk genoeg met het ondersteunen van dagelijkse vereisten en strategische projecten. Door hen te ontlasten van hun data-archiveringstaken via een data management oplossing, kunnen strategische projecten slagen en kan tegelijkertijd worden voldaan aan de lopende vereisten voor data-archivering.

Overweeg bij uw onderzoek naar strategieën voor data-archivering en buitengebruikstelling van applicaties een oplossing voor databeheer. Deze oplossing kan een nog hoger rendement opleveren dan u had verwacht.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze Plexus-oplossing u kan helpen geld te besparen met uw data-archiveringstrategie.

Bewaren of niet bewaren, dat is de vraag

Naarmate de bodem veroudert en velden worden verlaten, worden de lopende kosten voor de opslag van monsters soms in twijfel getrokken en wordt de bewaarplicht vaak herzien. Nieuwe technieken en activiteiten in de energietransitie kunnen echter opnieuw belangstelling wekken voor ondergrondse monsters. Bovendien moet de toezichthouder, althans in het Verenigd Koninkrijk, in kennis worden gesteld van elk voornemen om monsters te verwijderen.

Dus wat zijn de argumenten voor en tegen het bewaren van monsters? Velen van ons, vooral degenen met een geowetenschappelijke achtergrond, zijn altijd voorstander van het bewaren van de monsters, omdat ze uniek zijn en een onschatbare kijk op het verleden bieden. Als gegevens- en archiefbeheerder moeten we echter weloverwogen, logische beslissingen nemen op basis van regelgeving, bedrijfsbehoeften en waarde.

Wij onderzoeken de argumenten voor en tegen bewaring en delen onze mening over de beste praktijken voor zowel de bewaring als de vernietiging van ondergrondse monsters.

Argumenten voor bewaring

De argumenten voor bewaring zijn onder meer het unieke karakter van de gegevens en het geologische inzicht dat zij bieden, de kosten van verwerving versus de kosten van bewaring, de wettelijke voorschriften en de waarschijnlijkheid dat nieuwe technologieën en gebruiksmogelijkheden ontstaan.

Argumenten tegen bewaring

De argumenten tegen hebben betrekking op de lopende kosten en de mogelijkheid om de monsters en de bijbehorende metagegevens zodanig te bewaren dat zij nog waarde hebben. Ook de gezondheids- en veiligheidsaspecten moeten in overweging worden genomen

Bij OASIS Group hanteren wij, naar onze mening, de beste praktijken voor het bewaren en verwijderen van boorkern en boorgruis, gebaseerd op decennialange ervaring met het leveren van deze diensten aan onze klanten:

Beste Praktijk: Bewaring

Als u besluit uw monsters te bewaren, is het van essentieel belang dat ze zodanig worden bewaard dat ze bruikbaar blijven en dat eventuele gezondheids- en veiligheidsrisico’s worden beperkt. Het is belangrijk het volgende te overwegen:

De fysieke toestand van de kern/monsters.
Dit komt echt neer op de geschiktheid van de opslagomgeving en, aangezien de monsters het grootste risico lopen tijdens de verplaatsing, de werkpraktijken van het verantwoordelijke personeel dat de verplaatsing uitvoert. Denk maar eens aan het observeren van bagageafhandelaars vanuit het vliegtuigraampje! Het personeel en de dienstverlener moeten begrijpen wat zij behandelen, en beschikken over werkprocessen en procedures die de monsters beschermen en een kwaliteitsbeheersysteem om de naleving van deze procedures te waarborgen.
De monsters worden vrijwel onbruikbaar als je niet weet waar ze vandaan komen.
Monsters komen meestal aan met de contextuele metagegevens op de doos geschreven – soms met pen, soms op etiketten, soms allebei. Dezelfde (en aanvullende) informatie kan ook digitaal aankomen en via een barcode aan de fysieke doos worden gekoppeld. Barcodes hechten echter niet goed op hout en stiftmarkeringen vervagen. De beste praktijk is om er eerst voor te zorgen dat een volledige set meta-gegevens digitaal wordt vastgelegd en dat de barcode bevestigd blijft. Idealiter worden barcodes aan dozen geniet of aan etiketten bevestigd en wordt een duplicaat in de doos geplaatst.
Het derde aspect is de container zelf.
Veel soorten containers die bij het eerste gebruik volkomen robuust waren, corroderen of slijten nu. Als een doos instort gaan de monsters gemakkelijk verloren – en dat vormt een gevaar. Overweeg altijd een nieuwe doos.

Beste Praktijk: Vernietiging

Als u van plan bent om te vernietigen, is de beste praktijk:
1. Controleer of u nog steeds de vergunninghouder bent voor de desbetreffende boorput. Veel fysieke bodemmonsters worden over het hoofd gezien bij de overdracht van activa.
2. Voordat het te laat is:
• controleer of er kernfoto’s en andere analyseresultaten beschikbaar zijn en
• overweeg of deze voldoende zijn. Wilt u met de komst van nieuwe digitale mogelijkheden (sommige relatief voordelig) een ‘digitale tweeling’ vastleggen voordat u tot vernietiging overgaat?
3. Volg de regels – controleer de regelgeving in het land waar de gegevens vandaan komen. Controleer het binnenlands bestuur en neem de nodige maatregelen.
4. Ten slotte, plan de vernietiging.
• Denk aan de HSE (gezondheid, veiligheid en milieu). Controleer wat u verwijdert. Is het gevaarlijk en moet het worden behandeld als gevaarlijk afval?
• Zorg ervoor dat de afvalverwerkingsketen wordt nageleefd en verkrijg een certificaat van vernietiging.
5. Beter alternatief voor vernietiging, kunt u de monsters aan een andere partij schenken?

Dus, moeten we bewaren of vernietigen?

Alleen u en uw organisatie kunnen die vraag beantwoorden. Organisaties moeten echter proactief de beslissing nemen en de beste praktijk is om periodiek de beslissing tot bewaren/vernietigen te herzien. Het is ook een goed moment om na te gaan of verdere analyse gerechtvaardigd is (met de komst van nieuwe technieken) en om te controleren of de kernen/restanten worden beheerd met het oog op bewaring.

Als u meer wilt weten over het verantwoord vernietigen of doneren van verouderde monsters van ondergrondse kernen en boorgruis in volledige overeenstemming met de relevante regelgeving, neem dan vandaag nog contact op met OASIS Group.

Zeven redenen waarom u een digitale postkamer nodig hebt

Werkt u in een organisatie waar honderden documenten via de post, digitaal of fysiek, worden ontvangen en die vervolgens gesorteerd dienen te worden bij binnenkomst? Post die wellicht op vele plaatsen binnen uw organisatie kan binnenkomen en vervolgens bij de juiste afdeling / persoon terecht dient te komen. Het traceren van de post en de juiste classificatie spelen hierbij een belangrijke rol, zodat de post niet kwijt raakt. Dit is allemaal heel arbeidsintensief en een vrij grote kostenpost. De digitale postkamer, ofwel digital mailroom, kan de juiste oplossing hiervoor zijn.

Met de digitale postkamer worden alle mogelijke processen geautomatiseerd en dit biedt diverse voordelen zoals:

Altijd en overal digitaal in te zien

Analoge binnenkomende post, ofwel fysieke binnenkomende post, wordt gescand en daarmee gedigitaliseerd en kan meteen doorgestuurd worden in het gewenste format en extensie naar de betreffende afdeling en persoon/ personen. Zowel gedigitaliseerde post als van oorsprong digitale post is dan toegankelijk via een beveiligde server zodat deze 24/7 overal digitaal zijn in te zien.

Ideale situatie m.b.t. thuiswerken

Het is niet meer nodig om naar kantoor te komen om de post zelf op te halen of in te zien. Post hoeft dan ook op kantoor niet meer zelf gescand te worden of handmatig worden doorgestuurd/ gefaxt. Dat geeft natuurlijk wel veel meer flexibiliteit, vooral als thuiswerken een belangrijk onderdeel is van Het Nieuwe Werken binnen uw organisatie. De post wordt digitaal afgeleverd aan de juiste persoon/ personen ongeacht werkplek en tijdstip aangezien dit proces geautomatiseerd verloopt.

Sneller verwerken van inkomende correspondentie

Doordat de digitale post wordt afgeleverd aan de juiste afdeling/ persoon kunnen vragen sneller worden verwerkt en behandeld en wordt de reactietijd en klantbehandeling ook verkort. Hierdoor kun je als organisatie klantgerichter werken doordat inkomende correspondentie veel sneller wordt verwerkt en klanten ook veel sneller kunnen reageren. Een win-win situatie voor beide kanten.

Tijds- en kostenbesparing

Omdat minder handmatige handelingen nodig zijn, wordt veel tijd bespaard en worden de operationele kosten verlaagd. Denk maar eens aan handmatige handelingen zoals post (tijdelijk) opslaan, sorteren, rondbrengen en wellicht bijhouden of de post wel of niet in ontvangst is genomen wanneer iemand niet aanwezig is op kantoor. Dat is nu verleden tijd met de digitale postkamer. Post wordt gescand, optioneel kunnen gegevens worden geclassificeerd en geëxtraheerd, en vervolgens afgeleverd.

Automatische classificatie en herkenning van inkomende post

Elk type document (zoals factuur, aanvraagformulier of contract) wordt geclassificeerd op basis van afbeelding, tekst, regels en scheidingsvellen en leesbaar gemaakt (voor de software) door middel van OCR (Optical Character Recognition). OCR betekent in het Nederlands Optische Tekenherkenning en is een techniek waarmee letters, cijfers en leestekens van een document worden afgelezen zodat ze bewerkt en gearchiveerd kunnen worden.

Dit geeft als voordeel dat er meer waarde uit uw data gehaald kan worden dan alleen met digitaliseren. OCR biedt vele voordelen zoals het doorzoekbaar maken van documenten wat de vindbaarheid verhoogt en maakt geavanceerde documentclassificatie en data herkenning/extractie mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om brieven, formulieren en contracten om te zetten naar bewerkbare teksten zoals een Word bestand.

Automatische distributie

Inkomende poststukken worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in ieder gewenst systeem geleverd en kunnen ook op basis van vooraf geconfigureerde werkstromen automatisch worden doorgestuurd naar de mailbox(en) van de juiste afdeling en/of de juiste persoon. Klachten kunnen dan automatisch worden doorgestuurd naar de afdeling Klantenservice en facturen naar de afdeling Administratie.

Minder menselijke fouten

Doordat dagelijkse routinehandelingen en controles worden gedigitaliseerd, is er minder kans op menselijke fouten. Bij handmatige handelingen sluipt een foutje er natuurlijk makkelijker in en kan dit leiden tot problemen. Vooral in deze tijd waarbij opdrachtgevers, klanten en de wetgever steeds meer eisen stellen op het gebied van AVG en compliance.

Wilt u met OASIS in contact komen en de mogelijkheden bespreken voor uw organisatie? Vul dan hier ons online formulier in en één van onze digital mailroom experts zal spoedig contact met u opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

Help Eenzaamheid aan te pakken op deze World Mental Health Day (Landelijke Dag Psychische Gezondheid)

Eenzaamheid speelt bij meer mensen een rol, vooral sinds de pandemie, en is een pijnlijke emotionele reactie op een geïsoleerd gevoel.

We zijn van nature sociale wezens, dus goede relaties zijn essentieel om eenzaamheid aan te pakken. Bovendien is de beste manier om eenzaamheid op de werkplek tegen te gaan door een cultuur van verbinding en gemeenschap op te bouwen.
Lorraine Williams, Group Head of HR bij OASIS Group

Er is niet één oorzaak of oplossing (we zijn tenslotte allemaal verschillend!) dus ter gelegenheid van de jaarlijkse World Mental Health Day op 10 oktober delen wij onze tips over hoe we eenzaamheid kunnen bestrijden.

8 stappen om eenzaamheid op de werkplek te overwinnen:

1. Beoordeel de Situatie

Eenzaamheid is een subjectieve ervaring; er zijn geen ‘regels’ voor hoe het eruit ziet. Als u echter vermoedt dat één van uw collega’s eenzaam of geïsoleerd is, werk dan aan het opbouwen van vertrouwen.

Het is belangrijk om vaak gewoon te luisteren zonder advies of oplossingen aan te bieden. Mensen die worstelen met eenzaamheid kunnen het gewoon nodig hebben om gehoord te worden.

2. Verander uw Manier van Werken

Bij OASIS Group streven we naar een werkomgeving die uitnodigend en collaboratief is en die veilig en vertrouwd is. Mogelijk werkt u in een (deels) besloten ruimte, of vanuit huis, wat betekent dat u fysiek gescheiden bent van uw teamleden. Praat met uw lijnmanager om andere manieren van werken te onderzoeken.

Als u zich ongemakkelijk voelt bij een mondeling gesprek, kunt u overwegen om een e-mail te sturen. Dit geeft u de tijd om uw woorden zorgvuldig te kiezen en uw situatie, gedachten en gevoelens te beschrijven.

3. Bouw een Team met een Gedeelde Visie

Een doel geeft betekenis aan de inspanningen die mensen leveren, en een gedeeld doel schept kameraadschap. Gedeelde waarden kunnen ook conflicten en afzondering voorkomen. Ga dus de energievretende effecten van eenzaamheid tegen door uw team te betrekken en er goed mee te communiceren.

Kijk tegelijkertijd uit naar negatief gedrag dat de teamspirit dreigt te schaden, en zorg ervoor dat u dit in het oog houdt. Positiviteit voedt positiviteit.

4. Moedig Goede Relaties aan

We kunnen mensen niet dwingen om vrienden te worden, maar we kunnen wel samenwerkingsmogelijkheden aanmoedigen zodat mensen een band kunnen vormen. We kunnen dit doen door teambuilding evenementen te organiseren die toegankelijke zijn voor iedereen, en social events die rekening houden met thuiswerkers en teamleden die in Record Centers werken.

5. Toon Interesse in het Leven van Mensen

Vergeet niet dat werk niet het enige is in het leven van mensen. Mensen hebben ook gezinnen, hobby’s en vrienden buiten het werk. Tijd nemen om uw team en collega’s te leren kennen is de beste aanpak, zodat u kunt herkennen wanneer iemand zich afgesloten of geïsoleerd voelt. Zelfs als u geen tekenen van eenzaamheid hebt opgemerkt, kan een paar minuten extra tijd vrijmaken om iemand naar zijn of haar dag te vragen, helpen om een band op te bouwen.

Probeer het voortouw te nemen door te laten zien dat u niet bang bent om open en eerlijk over uzelf en uw eigen gevoelens te praten. Door op deze manier een cultuur van vertrouwen en empathie te stimuleren, zullen mensen zich waarschijnlijk veiliger en zekerder voelen, wat hen het vertrouwen kan geven om zich open te stellen over hun kwetsbaarheden.

6. Denk aan de Kleine Dingen

De kleinste gebaren kunnen een enorm verschil maken. Iemand een kopje koffie aanbieden of eraan denken om ’s ochtends “hallo” te zeggen, laat mensen zien dat je om hen geeft en dat hun welzijn belangrijk is.

7. Uitputting Aanpakken

Hoe meer uitgeput we zijn, hoe eenzamer we ons kunnen voelen, en vaak voelen mensen zich uitgeput door het werk. Zorg ervoor dat u en uw teamleden uitputting voorkomen door op gepaste tijden te werken en de nodige pauzes te nemen.

Spreek duidelijke grenzen af die het evenwicht tussen werk en privé beschermen en volg uw eigen advies op!

8. Vergeet Virtuele Collega’s niet

Teamleden op afstand zijn bijzonder gevoelig voor eenzaamheid, dus neem regelmatig contact met hen op. E-mails en berichten kunnen efficiënt zijn, maar de telefoon pakken voor een praatje is persoonlijker en kan ervoor zorgen dat teamleden op afstand zich betrokken en gewaardeerd voelen. Als u aan het eind van videogesprekken of vergaderingen een paar minuten uittrekt om bij te praten, kunt u collega’s vragen hoe het met hen gaat.

Denk eraan: We zijn allemaal verschillend en hebben verschillende voorkeuren! Als we met elkaar praten over onze voorkeuren, zonder oordeel of druk, kunnen we leren hoe we elkaar kunnen ondersteunen.

Bezoek voor meer informatie onderstaande website:

www.who.int/campaigns/world-mental-health-day/2022

6 Kernoverwegingen bij het digitaliseren van papieren documentatie

Denkt u erover om het papierwerk van uw organisatie te scannen? Papierloos werken is vaak een onderwerp van discussie om ruimte vrij te maken binnen uw werkomgeving of om hybride werken te ondersteunen. Om u te helpen bij de planning van uw scanproject hebben wij 6 kernoverwegingen opgesteld voor het digitaliseren van papieren documentatie.

Zakelijke vereisten

Voordat papierwerk door een scanner wordt gehaald, is het belangrijk om na te gaan wat wel en wat niet gescand hoeft te worden. Dit kan een uitdaging zijn om te bepalen, maar het is een zeer belangrijke eerste stap van elk digitaliseringsproject. Er moet rekening worden gehouden met belangrijke factoren zoals wie toegang heeft tot de documenten, het bewaarbeleid, de authenticiteit en de betrouwbaarheid van het digitaliseringsproces.

Documenttype

Het documenttype is ook een belangrijk onderdeel van de projectplanning. Verschillende soorten documenten kunnen andere beeldkwaliteit eisen hebben en deze moeten in kaart worden gebracht. Het is belangrijk te letten op de grootte van het document, of documenten gebonden of geniet zijn en of er veel voorbereiding of nabewerking nodig is voor of na de digitalisering. Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van de documenten te bekijken: misschien zijn ze privé, vertrouwelijk of gevoelig en moeten er speciale maatregelen worden genomen terwijl ze worden verwerkt.

Indexering

Nu de zakelijke vereisten en het documenttype zijn besproken, komt de indexering ter sprake. Tijdens dit deel van de projectplanning zijn de volgende vragen goed om te stellen.

Wat zijn de belangrijkste identificatiekenmerken van het document?

Wat zijn de woorden of zoektermen die gebruikers hanteren om het document te vinden?

Is er een intern proces voor het indexeren en catalogiseren van dossiers en documenten in uw organisatie? Dit gebeurt vaak op basis van: Auteur, Titel, Onderwerp, Herzieningsdatum, Classificatie, Eigenaar.

Scanprocessen

Het scannen van papieren dossiers is complexer dan gewoon losse A4 documenten door een scanner halen. Het is vooral van belang om na te gaan welke middelen nodig zijn om een project te voltooien, en of dit intern kan worden uitgevoerd of dat u een partner nodig hebt.

Welke hardware en software zijn nodig? Wat zijn de kosten, zijn er meerdere licenties nodig voor de scansoftware?

Wie gaat de documenten scannen? Welke training hebben zij nodig?

Hoeveel tijd is er nodig om het project te voltooien? Is er een deadline voor het project?

Is er veel werk nodig om de documenten voor te bereiden op het scannen?

Moeten er scanlogboeken worden ingevuld? Zo ja, welke? Aantal pagina’s? Is het origineel beschadigd?

Kwaliteitscontroles

Kwaliteitscontroles zijn absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde kopieën authentiek zijn en overeenstemmen met het origineel. Hoewel dit deel uitmaakt van het eerder genoemde “scanproces” is het een belangrijke stap en dient er goed over nagedacht te worden. Op welke momenten in het project moeten de kwaliteitscontroles bijvoorbeeld worden uitgevoerd en in welke mate?

Opslag & Hosting

Het beheer en de opslag van digitale bestanden en bijbehorende metadata dienen te worden bepaald en niet achteraf te worden geregeld. Het is belangrijk om passende regelingen te treffen en tegelijkertijd de beveiligings- en toegangsbehoeften te evalueren. Worden de bestanden intern gehost of opgeslagen en gehost door een derde partij? Vragen die gesteld dienen te worden betreffen opslagcapaciteit, back-up en herstel, en toegangs- en autorisatierechten.

Als u uw scanproject verder wilt bespreken, stuur dan een e-mail naar info@oasisgroup.com en één van onze experts op het gebied van digitalisering neemt contact met u op. U kunt ook meer informatie vinden op onze Scannen & Digitalisering pagina door hier te klikken.

Veerkracht Opbouwen in de Hybride Wereld

Wat kunnen we allemaal doen om het bewustzijn van Bedrijfscontinuïteit te verankeren en te verbeteren in deze nieuwe werkomgeving?

Hoe vaak hebt u niet besloten dat de eerste dag van januari het moment is om op dieet te gaan, een trainingsschema op te stellen, iets op te geven waarvan u geniet omdat het “slecht” voor u is of een grote verandering in uw leven door te voeren?

Hier zijn de beste tips van Compliance om bedrijfscontinuïteit te verankeren, te valideren en onder de aandacht te brengen.

Onthoud ons doel

Uiteindelijk zijn wij er om onze klanten te dienen en ervoor te zorgen dat zij toegang hebben tot hun informatie zoals zij dat willen, wanneer zij dat willen. Maar dat kan niet gebeuren zonder de inzet van onze Teamleden, gebouwen en faciliteiten.

Dus moeten we begrijpen welke interne en externe activiteiten, waaronder die van onze klanten, het meest kritisch en tijdgebonden zijn.

Dit begint met onze Business Impact Analyses (BIA’s). Onze BIA’s moeten gericht zijn op onze klanten, hun SLA’s en de essentiële diensten, middelen en leveranciers die wij nodig hebben om deze te leveren. Onze Bedrijfscontinuïteitsplannen dienen ons te vertellen hoe we deze essentiële diensten zullen leveren in het geval van een incident.

Aanpak 1: Werk uw BIA’s en Bedrijfscontinuïteitsplannen bij. Wanneer heeft u ze voor het laatst bijgewerkt en weerspiegelen ze uw meest recente werkwijzen, inclusief hybride werken?

2. Leg de voordelen en kansen van BC uit aan uw Teamleden

BC is voor ons allemaal een kans om te groeien en veerkrachtiger te worden, als individu en als organisatie. BC evenementen bieden ons vaak de kans om met andere teams samen te werken en onze vaardigheden uit te breiden, omdat het nodig is om snel te denken en ons aan te passen aan de gegeven situatie. Soms dwingt het ons creatiever te zijn met hoe en wanneer we producten en diensten leveren met zo min mogelijk verstoring. Wanneer de klant weet dat wij ook in de moeilijkste en meest onverwachte omstandigheden kunnen leveren, vergroot dat zijn vertrouwen in ons en de klanttevredenheid. egevens

Aanpak 2: Omarm BC incidenten. Zie ze als een kans om samen te werken, nieuwe vaardigheden te leren en de klanttevredenheid te verbeteren.

3. Verbeter de bewustwording omtrent BC en biedt opleiding aan

Zorg ervoor dat bij elke stap in uw processen rekening wordt gehouden met BC. Denk bijvoorbeeld aan de volgende keer dat u een nieuwe leverancier selecteert (wat zou er gebeuren als die er niet meer zou zijn?) of aan de manier waarop u uw team traint en ervoor zorgt dat kennis wordt gedeeld. Betrek uw team bij het oefenen van uw plannen. Deel geleerde lessen en successen van eventuele incidenten. En ja, u kunt de training ook downloaden van Omnidox.

Aanpak 3: Het bewustzijn van BC vergroten gaat niet alleen over het volgen van een training. Je weet dat het met succes is verankerd wanneer er in elk aspect van je dienstverlening en toeleveringsketen over wordt nagedacht en elk Teamlid zich bewust is van de rol die men speelt om de business draaiende te houden in het geval van een incident.

4. Wees voorbereid voordat een incident zich voordoet

Als een situatie kan uitgroeien tot een BC incident of BC crisis, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw lijnmanager en Compliance. Compliance zal dan beslissen of het nodig is om het crisismanagementteam in te schakelen of om een incident te melden.

Aanpak 4: Verwacht het onverwachte. Betrek de relevante stakeholders voordat een situatie een incident wordt. Soms kan een situatie binnen enkele minuten of uren uitgroeien tot een groot incident. Het is veel gemakkelijker om een team op te heffen als het ergste niet gebeurt, dan er een te creëren en het op te schalen als het wel gebeurt. Als we vroeg aan de bel trekken, zijn we beter voorbereid en kunnen we sneller reageren mocht het ergste gebeuren.

Een nieuwjaarsvoornemen of evolutie?

Een nieuw jaar, een nieuwe jij?

En nog belangrijker, hoe vaak heeft u zich eraan gehouden en uw doelen bereikt? Een nieuw jaar, een nieuwe jij! Klinkt dat bekend?

Maar waarom moet 1 januari anders zijn dan de dag, de maand of het jaar ervoor? Als er iets moet veranderen of verbeteren, wacht dan niet tot die willekeurige datum in de agenda maar stel uzelf realistische en haalbare doelen en ga er meteen mee aan de slag!

Wat is er voor nodig om de goede voornemens voor het nieuwe jaar na te leven?

Hier is het geheim, door er in de eerste plaats geen te maken!

Bij OASIS Group zit informatiebeveiliging en gegevensbescherming in ons DNA. De datum op de kalender is totaal irrelevant. Het is verankerd in onze strategieën, doelstellingen, plannen, beleidslijnen en procedures en deze worden voortdurend herzien. Wij hebben geen nieuwjaarsvoornemen nodig om ervoor te zorgen dat de gegevens die wij beheren, beschermd en beveiligd zijn en voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en andere relevante regelgeving.

Wij erkennen dat risico’s en bedreigingen voor gegevensbescherming nooit echt kunnen worden vermeden en wij weten ook dat de regelgeving, de wetgeving, de technologie en de eisen van de klant voortdurend veranderen. Het geheim is dit te erkennen en regelmatig risicobeoordelingen en horizonscans uit te voeren om u te helpen u voor te bereiden op die risico’s, bedreigingen en veranderingen, voor zover dat mogelijk is. Natuurlijk heeft niemand een kristallen bol, en het onverwachte zal soms gebeuren. Waar het op aankomt, is dat u klaar staat en in staat bent om zich snel aan te passen aan eventuele veranderingen en mee te evolueren.

Evoluties, geen resoluties

Hier zijn een paar dingen die u kunt doen om uw “gegevensbescherming evolutie” op gang te brengen:

1. Ken uw gegevens

Hebt u een register van verwerkingsactiviteiten? “Natuurlijk heb ik dat, dat is de wet!” Ok, maar wanneer hebt u het voor het laatst herzien en bijgewerkt? Hebt u eraan gedacht om dat nieuwe systeem dat u net hebt aangeschaft en alle persoonsgegevens die daarmee worden verzameld, erin op te nemen? Of hoe zit het met dat proces dat u net hebt veranderd?
Als u niet weet welke gegevens u hebt, waar ze zijn opgeslagen en wie er toegang toe heeft, hoe kunt u er dan er zeker van zijn dat ze volledig veilig en beschermd zijn? Als er een datalek is, hoe weet u dan dat u het volledig hebt ingeperkt en dat u alle gecompromitteerde gegevens hebt geregistreerd?

2. Maak doelstellingen inzake gegevensbescherming klein en zorg ervoor dat ze haalbaar en duidelijk zijn.

Houd de rechten en vrijheden van de betrokkenen voor ogen bij het vaststellen van uw doelstellingen.
Hebt u gecontroleerd of uw doelstellingen zijn afgestemd op het beperken van uw grootste risico’s en bedreigingen op het gebied van persoonlijke en vertrouwelijke informatie?

3. Zorg ervoor dat u de juiste hulpmiddelen in huis hebt

Beschikt u over de nodige tools en middelen om uw persoonsgegevens te beheren?
Creëren handmatige processen dubbel werk of zijn ze foutgevoelig?
Hier bij OASIS hebben we bekroonde oplossingen om u te helpen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming te voldoen, uw gegevens veilig te bewaren, bewaartermijnen te beheren en uw gegevens veilig te wissen en te vernietigen. Spreek met één van onze Account Managers of bezoek onze website voor meer details.

4. Gegevensbescherming door ontwerp en gegevensbescherming door standaardinstellingen

Is gegevensbescherming verankerd in nieuwe projecten, producten, processen? Zijn alle belanghebbenden erbij betrokken?
Voert u gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s) uit en overweegt u de behoeften van de betrokkenen voordat u een nieuw project start?

5. Uit het oog, maar niet uit het hart

Herzie regelmatig het beleid en de procedures inzake informatiebeveiliging en apparatuur voor thuiswerkers. Zorg ervoor dat zij hierin worden getraind en dat alle apparaten de laatste beveiligingsupdates krijgen.
Controleer of uw thuiswerkers vertrouwelijk materiaal veilig kunnen vernietigen. Hier bij OASIS kunnen we deur tot deur diensten aanbieden voor het versnipperen en vernietigen van vertrouwelijk papier en media.

6. Wees voorbereid op incidenten

Hebt u incident response en cyber response plannen opgesteld en up-to-date gehouden?
Beschikt u over voldoende middelen om een incident aan te pakken en beschikt u over een toegewijd incident response team?
Wanneer hebt u ze voor het laatst gecontroleerd?

7. Gegevensbewaring

Beschikt u over een beleid voor het bewaren van gegevens dat in de hele organisatie wordt gecommuniceerd?
Controleert u of gegevens worden verwijderd wanneer de bewaartermijn is verstreken?

8. Opleiding en bewustwording

Krijgen uw teammembers regelmatig training over alle relevante beleidslijnen en procedures inzake gegevensbescherming en informatiebeveiliging?
Legt u dit vast en controleert u of zij dit begrijpen?

9. Covid-19 gegevens

Vermijd het verzamelen en registreren van deze gegevens.
Als dat niet mogelijk is, verzamel en registreer dan alleen gegevens die absoluut noodzakelijk zijn en waarvoor u een specifiek, rechtmatig doel hebt.
Geef alleen personen toegang tot deze gegevens wanneer dat absoluut noodzakelijk is en zorg ervoor dat de bewaartermijnen strikt worden nageleefd.
Controleer of uw privacyverklaringen actueel zijn en voor alle betrokkenen toegankelijk.

Hoewel het vandaag in heel Europa Data Protection Day is, is het hier bij OASIS elke dag Data Protection Day! Voor ons is dit geen nieuwjaarsvoornemen dat misschien geen lang leven beschoren is of iets waar we eens per jaar naar kijken, maar eerder een evolutie waarbij we voortdurend evalueren, innoveren en aanpassen hoe we werken en persoonsgegevens beschermen om ervoor te zorgen dat ze veilig en conform blijven in een steeds veranderend wettelijk, regelgevend, politiek en technologisch landschap.

Wat zijn uw ‘evoluties’ op het gebied van gegevensbescherming?

We horen graag van u.

Meer informatie: Autoriteit Persoonsgegevens

De voordelen van een digitale postkamer

Meer dan ooit kiezen organisaties van elke omvang voor nieuwe methoden en procedures om de manier waarop zij werken te stroomlijnen. Voor wie het nog niet wist: één van de belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen decennium is de digitale postkamer. Deze oplossing zal niet alleen een revolutie teweegbrengen in uw interne postfuncties, maar ook de manieren waarop teams en afdelingen samenwerken stroomlijnen. Hieronder worden enkele voordelen van een digitale postkamer omschreven.

Minder schade aan het milieu

U kunt zich wel voorstellen dat een aanpassing in uw bedrijfsprocessen en -praktijken richting een digitale organisatie wonderen zal doen voor uw ecologische voetafdruk. Te veel inkomende post kan ertoe leiden dat een steeds grotere hoeveelheid papier gewoon bij het restafval belandt, wat schadelijk is voor het milieu en een risico vormt voor de informatiebeveiliging. Fysieke post wordt vaak één keer gelezen en vervolgens zonder aarzelen weggegooid. Met een digitale postkameroplossing kunt u al uw digitale informatie met gemak verwerken en ordenen zonder dat papieren documenten verloren hoeven te gaan.

Verhoog de algehele efficiëntie

Er is een eeuwenoud gezegde in de zakenwereld dat tot op de dag van vandaag relevant blijft – tijd is geld. Als u de ouderwetse papiermethode blijft gebruiken, zullen een aantal medewerkers ontelbare uren moeten besteden aan het sorteren van documenten. Dit handmatige proces is zeer tijdrovend en neemt tijd weg van bekwame mensen die zich zouden kunnen richten op andere kerntaken van het bedrijf. Als u op zoek bent naar een kosteneffectieve oplossing voor het ontvangen van grote hoeveelheden post, dan is een digitale postkamer de beste oplossing.

Verbeterde service voor klanten

Een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes van een bedrijf is het vermogen om het niveau van klantenservice hoog te houden. Dit is noodzakelijk als u concurrerend wilt blijven binnen uw branche, want de klanttevredenheid neemt af wanneer vragen onbeantwoord blijven. Een groot verschil tussen papieren en digitale post is dat digitale post niet alleen gemakkelijker te lezen is, maar ook veel handiger om te beantwoorden.

Betere naleving van de regelgeving

Ongeacht de branche moeten organisaties in heel Europa zich houden aan een aantal toenemende overheidsvoorschriften met betrekking tot klantvertrouwelijkheid en persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Identiteitsfraude is de laatste jaren een steeds vaker voorkomend probleem geworden, zodat de opslag van informatie nauwlettend in de gaten moet worden gehouden. Door documenten te scannen en digitaal op te slaan met behulp van een digitale postkamer, kunt u vertrouwelijke informatie achter extra beveiligingslagen verbergen en zo de kans verkleinen dat inhoud verloren gaat. Op de lange termijn is dit een uitstekende manier om kosten te besparen.

Samenwerking tussen afdelingen

Er is een reden waarom samenwerking tussen afdelingen het laatste punt op onze lijst is. Dit is namelijk het meest over het hoofd geziene voordeel van het gebruik van een digitale postkamer. Vaak moet documentatie die door een bedrijf of organisatie wordt ontvangen, door meerdere afdelingen of teams worden bekeken. De medewerkers kunnen zich op verschillende verdiepingen, in verschillende gebouwen of zelfs in verschillende landen bevinden. In tegenstelling tot traditionele post, die opnieuw moet worden gepost of gescand en gemaild, kunnen gebruikers digitale postkamers toewijzen aan individuen of andere teams voor beoordeling. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, en neemt het risico van een datalek weg, maar helpt ook om relaties tussen afdelingen op te bouwen.

Over OASIS Group

Bent u op zoek naar een digitale postkameroplossing, maar weet u niet waar u moet beginnen? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het leveren van archief- en informatiebeheer diensten aan organisaties van verschillende grootte en uit verschillende bedrijfstakken. Daarnaast hebben we meer dan 1.700 Teammembers die zich inzetten om onze klanten uitmuntende ondersteuning te bieden.

Als u met één van onze specialisten wilt spreken over onze diensten, waaronder de digitale postkamer, vul dan ons online formulier in.