Vous envisagez de numériser les documents de votre organisation ? Il est souvent question de se passer de papier pour libérer de l’espace dans son environnement de travail ou pour favoriser le travail hybride. Pour vous aider à planifier votre projet de numérisation, nous avons établi 6 points essentiels à prendre en compte pour la numérisation de documents papier.
Besoins de l’entreprise
Avant de passer tout document au scanner, il est important de déterminer ce qui doit ou ne doit pas être numérisé. Cela peut être un défi à identifier, mais c’est une étape initiale très importante de tout projet de numérisation. Des facteurs importants, tels que les exigences d’accès, les politiques de conservation, l’authenticité et la fiabilité du processus de numérisation, doivent être pris en compte.
Type de document
Le type de document est également un élément clé de la planification du projet. Les différents types de documents ont des exigences différentes en matière d’imagerie, qu’il convient de détecter et de traiter. Il est important de noter la taille du document, s’il est relié, agrafé ou s’il nécessite beaucoup de préparation ou de reconstitution avant ou après la numérisation. En outre, il est important de tenir compte du contenu des documents, qui peuvent être privés, confidentiels ou sensibles et nécessiter des mesures spéciales lors de leur traitement.
Indexation
Maintenant que vous avez examiné les besoins de l’entreprise et le type de document, cela vous aidera grandement à décider des exigences d’indexation appropriées. Cependant, pendant cette partie de la planification du projet, les questions suivantes sont bonnes à poser.
Quels sont les principaux identifiants du document ?
Quels sont les mots ou les termes de recherche que les utilisateurs utilisent pour rechercher et localiser ce document ?
Existe-t-il un processus interne d’indexation et de catalogage des enregistrements et des documents dans votre organisation ? Cela se fait souvent en fonction des éléments suivants : Auteur, Titre, Sujet, Date de révision, Classification, Propriétaire
Processus de numérisation
La numérisation de la documentation papier est plus complexe que le simple passage des documents papier dans un scanner. Il est avant tout essentiel d’examiner les ressources nécessaires pour mener à bien un projet et de déterminer si celui-ci peut être réalisé en interne ou si vous devrez choisir un partenaire.
Quels sont les matériels et logiciels nécessaires ? Quel est le coût associé, plusieurs licences sont-elles nécessaires pour le logiciel de numérisation ?
Qui va numériser les documents ? De quelle formation auront-ils besoin ?
Combien de temps faut-il pour réaliser le projet ? Y a-t-il une date limite pour le projet ?
La préparation des documents pour la numérisation demande-t-elle beaucoup de travail ?
Faudra-t-il remplir des registres de numérisation ? Si oui, qu’est-ce qui sera inclus ? Nombre de pages ? Y a-t-il des dommages existants à l’original ?
Contrôles de qualité
Les contrôles de qualité sont impératifs pour garantir que la copie numérisée est authentique et fidèle au document original. Bien que cela fasse partie du « processus de numérisation » susmentionné, il s’agit d’une étape importante qui doit être soigneusement réfléchie. Par exemple, à quels moments du projet les contrôles de qualité doivent-ils être effectués et dans quelle mesure ?
Stockage et hébergement
La gestion et le stockage des images numériques et des métadonnées associées doivent être déterminés et ne doivent pas être envisagés après coup. Il est important de prendre des dispositions appropriées tout en évaluant les besoins en matière de sécurité et d’accès. Les fichiers doivent-ils être hébergés en interne ou stockés et hébergés par un tiers ? Les questions à se poser concernent notamment la capacité de stockage, la sauvegarde et la restauration, ainsi que les droits d’accès et les autorisations.
Si vous souhaitez discuter davantage de votre projet de numérisation, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à info@oasisgroup.com et l’un de nos experts en capture numérique vous contactera. Vous pouvez également en savoir plus en visitant notre page sur la numérisation et en cliquant ici.
A propos de l'auteur
En tant que responsable marketing du groupe, j’aide tous les membres de l’équipe et l’organisation à commercialiser, promouvoir et représenter la marque de manière appropriée en tant que leader européen de la gestion de l’information.
Je crée et gère des campagnes dans toutes les industries et tous les secteurs pour les clients nouveaux et existants dans toutes les régions, en englobant l’ensemble de l’offre de services, y compris notre suite Omnidox primée.