Le traitement manuel de documents représente un coût et un temps de travail considérables pour de nombreuses organisations. Et lorsque des données doivent être saisies manuellement, le risque d’erreur humaine est aussi plus important.
Pour surmonter ces difficultés, il est important d’envisager des stratégies de transformation numérique pour son modèle d’entreprise. Chez OASIS Group, nous avons constaté une augmentation de la demande de solutions de traitement automatisé pour la gestion des archives, car le traitement manuel de documents peut exposer les organisations à plusieurs risques.
Les risques que pose le traitement manuel de documents
Voici un aperçu plus détaillé des trois risques que peut poser le traitement manuel de documents :
Saisir des données manuellement peut faire perdre un temps précieux
La saisie manuelle de données dans un document ou un système peut s’avérer fastidieuse, même quand la tâche est maîtrisée et que la vitesse de frappe de l’employé est excellente. Pour les entreprises qui traitent de gros volumes de données à des fins d’analyse, la saisie manuelle des données peut être un travail à temps plein.
Un risque d’erreur humaine non négligeable
Les taux d’erreur de la saisie manuelle de données sont de l’ordre de 1 %. Ce pourcentage peut sembler faible, mais il faut garder à l’esprit que le moindre chiffre incorrect peut entraîner d’autres erreurs par la suite, qui peuvent avoir de graves conséquences.
Un processus coûteux sur le long terme
Premièrement, les entreprises paient en permanence des employés pour effectuer manuellement des tâches qui pourraient être automatisées. Deuxièmement, les erreurs sont coûteuses. Même les petites erreurs peuvent être préjudiciables.
Choisir le bon partenaire pour votre stratégie de transformation numérique
De nombreuses organisations conservent une grande partie de leurs archives au format physique, et le nombre de documents créés au format numérique téléchargés sur les plateformes et les systèmes de gestion des données est en augmentation. Mais ces plateformes ne sont pas toutes forcément adaptées à cet usage, et certaines ne proposent pas de fonctionnalités telles que l’indexation, le catalogage ou la gestion des périodes de conservation. C’est pourquoi il est crucial d’avoir une stratégie de transformation numérique en place pour la numérisation des documents au format papier. Sans cela, la catégorisation et la localisation de ces données et documents risquent d’être difficiles. De plus, garantir leur conformité et le respect des réglementations peut aussi être plus compliqué.
Pour éviter cette complexité et être certaines de satisfaire les exigences réglementaires et de conformité, de nombreuses organisations envisagent d’externaliser la gestion de leurs archives et de leurs informations. Il est important de faire attention aux points suivants lorsque l’on cherche un partenaire pour la gestion de ses archives :
Systèmes de données automatisés facilitant l’accès et la conservation des données
Grâce aux systèmes de données automatisés, vous pouvez recréer des flux de travail existants ou mettre en place de nouveaux flux, rapidement et facilement. De la catégorisation avancée à la gestion solide de la conservation, en passant par la recherche et l’extraction transparentes et les fonctionnalités efficaces de traitement des activités.
Capacités d’exploitation des données
Utilisez des plateformes basées sur le cloud pour localiser et récupérer rapidement et de façon sécurisée les informations dont vous avez besoin concernant vos archives physiques et numériques. Elles doivent vous permettre de créer des rapports, de mener des analyses et de faire des prévisions d’activité.
Des périodes de conservation permettant de conserver uniquement les données nécessaires.
Utilisez des systèmes qui ne conserveront que les données nécessaires. Lorsqu’une date de conservation est enregistrée, le système vous fournit un rapport listant les documents qui peuvent être détruits. Vous pouvez ensuite développer une stratégie de conservation conforme avec votre partenaire de gestion des archives pour les contrôler et identifier les documents qui devraient être détruits.
Possibilité d’ajouter des restrictions et des autorisations pour les utilisateurs
Pour empêcher tout accès non autorisé et garantir la sécurité des données, il est important de définir des rôles et des autorisations pour vos utilisateurs. En outre, vous devez pouvoir restreindre l’accès à certains ensembles de données et limiter les fonctions des utilisateurs grâce à la fonctionnalité des rôles et des droits.
Conformité
Garantissez votre conformité et le respect des réglementations en vous assurant que les données restent protégées, en consignant des informations sur la chaîne de contrôle et en respectant les politiques de conservation. Utilisez un système qui vous permet de comparer vos archives de données physiques et numériques avec ce qui a été téléchargé ou ce qui manque dans les archives réglementaires, qu’elles soient externes ou internes à votre organisation. Il est important que tout accès aux données soit sécurisé, conforme et soumis à une gouvernance réglementaire.
À cette fin, les organisations ont besoin de programmes de gestion des archives et de l’information qui les aident à tirer parti de leurs données tout en respectant les réglementations et la conformité. Si votre entreprise rencontre des problèmes liés au traitement manuel des documents, OASIS peut vous accompagner dans votre démarche de transformation numérique. Nous proposons des solutions pour la comptabilité, les ressources humaines et la gestion électronique du courrier.
Contactez-nous aujourd’hui, et l’un de nos collaborateurs vous proposera une solution adaptée à vos besoins.
About the author
En tant que responsable marketing du groupe, je travaille en étroite collaboration avec les équipes produits, ventes et marketing au sens large afin de développer et d’exécuter un programme marketing axé sur les résultats dans tous les pays du groupe.
À ce titre, je suis responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’exécution de plans marketing stratégiques pour le secteur de l’énergie afin d’attirer des clients potentiels et de fidéliser les clients existants.