Des informations récentes laissent penser que les organisations vont devoir faire face à une augmentation des coûts d’affranchissement, ce qui pourrait particulièrement impacter les entreprises qui gèrent leur courrier en interne. Le moment semble donc bien choisi pour s’intéresser aux solutions de gestion électronique du courrier.
Les solutions de gestion électronique du courrier (ou « Digital Mailrooms ») présentent de nombreux avantages. En faisant ce choix, vous pouvez considérablement simplifier le traitement du courrier dans votre organisation, renforcer sa sécurité et gagner en efficacité. Dans ce billet, nous allons nous intéresser aux avantages que peut présenter l’externalisation de la gestion de votre courrier sur le plan opérationnel et en termes d’efficacité :
- Une réduction des coûts : le passage au numérique peut permettre de réduire les coûts liés aux tâches de traitement physique du courrier, telles que l’impression, l’affranchissement et le tri manuel. Cela permet également de gagner de la place pour le stockage des documents papier.
- Une gestion efficace des documents : les Digital Mailrooms intègrent souvent des systèmes de gestion de documents qui facilitent l’organisation des documents et la recherche d’informations. Cela permet d’améliorer le suivi des documents et le contrôle des versions, mais également de réduire le risque de perte d’informations importantes.
- Un traitement du courrier plus rapide : les Digital Mailrooms s’appuient sur la technologie de numérisation pour convertir les courriers physiques en documents numériques. Cela accélère le traitement et la distribution du courrier, et les documents parviennent donc plus rapidement à leurs destinataires.
- Accès à distance : avec une Digital Mailroom, les employés peuvent accéder à leur courrier où qu’ils se trouvent, tant qu’ils disposent d’une connexion Internet. Ce qui est particulièrement utile pour les équipes dont les membres sont dispersés dans différentes régions, ou dans des situations telles que la pandémie de COVID-19, lorsque l’accès physique au bureau est limité.
- Une sécurité renforcée : les Digital Mailrooms vous donnent les moyens de mieux protéger vos documents sensibles. Les contrôles d’accès, le cryptage et les pistes d’audit vous aident à garantir la confidentialité et l’intégrité de votre courrier.
- Reprise après sinistre : en cas d’urgence ou de catastrophe naturelle, les copies numériques des documents sont protégées et peuvent facilement être restaurées. Le risque de perte de données est donc moindre.
- Réduction de l’impact environnemental : la dématérialisation de votre gestion du courrier est une façon d’œuvrer pour le développement durable, car cela vous permet de réduire vos déchets de papier, votre consommation d’encre et vos émissions de carbone liées au transport.
- Amélioration de la conformité : de nombreux secteurs d’activité imposent des réglementations spécifiques pour le stockage et le traitement des documents. Une Digital Mailroom peut vous aider à rester plus facilement en conformité en garantissant l’intégrité des documents et les contrôles d’accès.
- Intégration avec d’autres systèmes : les solutions de gestion électronique du courrier peuvent souvent être intégrées à d’autres systèmes opérationnels, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou les progiciels de gestion intégrés (PGI), ce qui facilite la gestion et l’utilisation des données relatives au courrier.
Si vous vous sentez prêt à franchir le pas vers la gestion électronique du courrier pour profiter de tous ces avantages, il est essentiel que vous choisissiez la bonne technologie, que vous établissiez des processus et des politiques clairs, et que vous proposiez une formation appropriée à vos employés. En dématérialisant la gestion de votre courrier, vous investirez dans l’efficacité, la sécurité et la responsabilité environnementale de votre organisation, qui devrait en récolter les fruits sur le long terme, quelle que soit sa taille. Contactez-nous aujourd’hui pour en savoir plus sur les avantages des Digital Mailrooms.
About the author
En tant que responsable marketing du groupe, je travaille en étroite collaboration avec les équipes produits, ventes et marketing au sens large afin de développer et d’exécuter un programme marketing axé sur les résultats dans tous les pays du groupe.
À ce titre, je suis responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’exécution de plans marketing stratégiques pour le secteur de l’énergie afin d’attirer des clients potentiels et de fidéliser les clients existants.