Plus que jamais, les organisations de toutes tailles optent pour de nouvelles méthodes et procédures afin de rationaliser leurs méthodes de travail. Pour ceux qui ne le savent pas encore : l’une des évolutions les plus importantes de la dernière décennie est la salle de courrier numérique. Cette solution va non seulement révolutionner vos fonctions de courrier interne, mais aussi rationaliser la façon dont les équipes et les départements travaillent ensemble. Certains des avantages d’une salle de courrier numérique sont décrits ci-dessous.
Moins de d’impact sur l’environnement
Comme vous pouvez l’imaginer, l’adaptation de vos processus et pratiques d’entreprise à une organisation numérique fera des merveilles pour votre empreinte écologique. Un excès de courrier entrant peut conduire à ce qu’une quantité croissante de papier finisse tout simplement dans les déchets résiduels, ce qui est dommageable pour l’environnement et présente un risque pour la sécurité de l’information. Le courrier physique est souvent lu une fois, puis jeté sans hésitation. Avec une solution de salle de courrier numérique, vous pouvez traiter et organiser facilement toutes vos informations numériques sans perdre de documents papier.
Augmenter l’efficacité globale
Dans le monde des affaires, un vieil adage reste d’actualité : le temps, c’est de l’argent. Si vous continuez à utiliser la vieille méthode du papier, un certain nombre d’employés devront passer d’innombrables heures à trier des documents. Ce processus manuel est très chronophage et prend du temps aux personnes qualifiées qui pourraient se concentrer sur d’autres tâches essentielles de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’une solution rentable pour recevoir de gros volumes de courrier, une salle de courrier numérique est la meilleure solution.
Amélioration du service à la clientèle
L’un des facteurs les plus importants contribuant au succès d’une entreprise est sa capacité à maintenir un niveau élevé de service à la clientèle. C’est une nécessité si vous voulez rester compétitif dans votre secteur, car la satisfaction des clients diminue lorsque les questions restent sans réponse. La grande différence entre le courrier papier et le courrier numérique est que le courrier numérique est non seulement plus facile à lire, mais aussi beaucoup plus pratique pour y répondre.
Meilleure conformité réglementaire
Quel que soit leur secteur d’activité, les organisations européennes doivent se conformer à un certain nombre de réglementations gouvernementales de plus en plus strictes concernant la confidentialité des clients et les informations personnelles identifiables (IPI). L’usurpation d’identité est devenue un problème de plus en plus courant ces dernières années, c’est pourquoi le stockage des informations doit être étroitement surveillé. En numérisant les documents et en les stockant sous forme numérique dans une salle de courrier numérique, vous pouvez cacher les informations confidentielles derrière des couches de sécurité supplémentaires, ce qui réduit les risques de perte de contenu. À long terme, c’est un excellent moyen de réduire les coûts.
Coopération entre les services
Ce n’est pas pour rien que la coopération entre les services est le dernier point de notre liste. Il s’agit en effet de l’avantage le plus négligé de l’utilisation d’une salle de courrier numérique. Souvent, la documentation reçue par une entreprise ou une organisation doit être examinée par plusieurs services ou équipes. Les employés peuvent se trouver à des étages différents, dans des bâtiments différents ou même dans des pays différents. Contrairement au courrier traditionnel, qui doit être reposté ou scanné et posté, les utilisateurs peuvent assigner des salles de courrier numérique à des personnes ou à d’autres équipes pour qu’elles les examinent. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent et d’éliminer le risque d’une violation des données, mais aussi d’établir des relations entre les services.
À propos du groupe OASIS
Vous êtes à la recherche d’une solution de salle de courrier numérique, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes à la bonne adresse. Nous avons des dizaines d’années d’expérience dans la fourniture de services de gestion des documents et de l’information à des organisations de différentes tailles et de différents secteurs. En outre, nous avons plus de 1 700 membres de l’équipe qui s’engagent à fournir un soutien exceptionnel à nos clients.
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