Chez OASIS Group, nous comprenons les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’il s’agit de gérer des documents physiques et des informations. C’est pourquoi nous proposons une solution complète de gestion des documents et des informations qui peut vous aider à libérer la valeur de vos documents physiques et de vos informations.
Considérations relatives à la libération du potentiel de vos documents physiques :
Commencez par un inventaire
Avant de pouvoir extraire efficacement un maximum d’informations précieuses de vos documents physiques, vous devez savoir ce que vous avez. Réalisez un inventaire de tous vos documents physiques et de toutes vos informations afin d’identifier ce qui doit être conservé et ce qui peut être éliminé. Ce processus vous aidera également à identifier toute lacune dans votre dossier et à vous assurer que vous vous conformez à toutes les exigences légales ou réglementaires.
Mettez en place un système de stockage
Les documents physiques doivent être conservés de manière à les protéger contre les dommages, le vol et l’accès non autorisé. Mettez en place un système de stockage qui garantit que les dossiers sont organisés et facilement accessibles en cas de besoin. Il peut s’agir d’utiliser des installations de stockage hors site, d’investir dans des systèmes d’archivage de haute qualité et d’utiliser des codes-barres pour le suivi des dossiers.
Formez votre personnel
La gestion des documents physiques ne relève pas uniquement de la responsabilité de l’équipe chargée de la gestion des documents : c’est une tâche qui incombe à tous les membres de l’organisation. Formez votre personnel à vos politiques et procédures en matière d’archivage afin que chacun comprenne son rôle dans la gestion des documents physiques. Il peut s’agir d’une formation sur la manière de classer correctement les documents, d’utiliser le système de stockage et d’identifier les documents qui doivent être éliminés.
Révisez et mettez à jour régulièrement vos processus
La gestion des documents physiques est un processus continu. Révisez régulièrement vos politiques et procédures d’archivage pour vous assurer qu’elles restent efficaces et à jour. Il peut s’agir d’effectuer des audits réguliers de vos archives, de mettre à jour votre calendrier de conservation pour tenir compte de toute modification des exigences légales ou réglementaires, et d’investir dans de nouvelles technologies pour améliorer vos processus d’archivage.
En suivant ces conseils, vous pouvez maximiser la valeur de vos documents physiques et de vos informations. Chez OASIS Group, nous sommes là pour vous aider à chaque étape. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos solutions de gestion de l’information et sur la manière dont nous pouvons vous aider à gérer vos documents physiques plus efficacement.