Lorsque je repense à ma carrière, je ne peux m’empêcher de m’émerveiller de la transformation incroyable qui s’est opérée dans le monde de la gestion des documents. Qu’il s’agisse de gérer de grands transferts de boîtes en magasin, de faciliter les livraisons et les collectes ou d’offrir des services de numérisation à la demande, j’ai été le témoin direct de l’évolution du secteur. Aujourd’hui, je prends en charge un nouveau rôle. Je travaille au niveau commercial pour soutenir les entreprises à archiver et à stocker des documents tout en les guidant dans leur voyage vers la transformation numérique.
Ayant passé des années dans un centre d’archives, à organiser méticuleusement et à superviser la conservation d’informations cruciales, je suis très au fait du potentiel de la technologie numérique. Il ne s’agit pas de remplacer complètement les moyens de conservation traditionnels des dossiers, mais plutôt d’exploiter la puissance des solutions numériques pour rationaliser les processus, améliorer l’accessibilité et permettre aux entreprises de prospérer à l’ère du numérique.
Dans mes fonctions actuelles, j’éprouve une immense satisfaction à aider les entreprises à répondre à leurs besoins en matière d’archivage et de stockage de documents. De nombreuses organisations disposent d’une multitude de données historiques qui ont une grande valeur en termes de conformité et de légalité, et qui leur permettent de mieux comprendre leur trajectoire de croissance. Mon expérience de la gestion de grands transferts de documents physiques m’a appris à réellement me rendre compte qu’il était important de préserver et de gérer de manière efficace ces données.
Lorsque j’accompagne les entreprises dans leur voyage vers la transformation numérique, je vois qu’elles sont ravies de pouvoir exploiter le potentiel de la numérisation. Les avantages de la gestion des documents numériques sont considérables :
- Accessibilité : l’époque où il fallait fouiller dans des rangées de boîtes poussiéreuses pour trouver un seul document est désormais révolue. Grâce aux dossiers numérisés, l’information est devenue accessible en quelques clics. Les entreprises peuvent ainsi accéder instantanément à des données cruciales.
- Collaboration : les documents numériques peuvent être facilement partagés et échangés entre les membres de l’équipe, et ce quel que soit leur emplacement physique. Cela stimule la productivité et favorise le travail d’équipe.
- Coût et efficacité de l’espace : Le stockage numérique réduit le besoin d’espace physique, et par conséquent diminue les coûts associés à la maintenance des centres d’archives et libère des biens immobiliers précieux pour d’autres besoins de l’entreprise.
- Sécurité : les documents numériques peuvent être protégés par le cryptage et les contrôles d’accès, ce qui réduit le risque d’accès non autorisé et garantit la conformité avec les réglementations en matière de protection des données.
- Environnement : le passage au numérique permet de réduire l’utilisation du papier et de promouvoir des pratiques commerciales plus écologiques et plus durables.
Mon passage du centre d’archives au département commercial a été une expérience intéressante. Je me vois comme un pont entre le passé et l’avenir. Je tire parti de mon expertise en gestion des documents pour aider les entreprises à naviguer dans le paysage en constante évolution de la gestion des données et de l’information.
Tandis que je continue à soutenir les entreprises dans leur transformation numérique, je me rappelle constamment l’importance d’embrasser le changement et d’adopter des solutions innovantes. Le monde évolue et la gestion des documents doit évoluer avec lui. Ensemble, libérons le potentiel de la numérisation et faisons en sorte que les entreprises puissent prospérer dans une nouvelle ère aux possibilités illimitées. Envoyez-moi un e-mail pour en savoir plus : wnleson@oasisgroup.com