Élaguer les documents de votre organisation peut sembler ardu. Mais ne vous laissez pas intimider ! Nous avons rassemblé des informations pratiques pour vous aider à élaguer vos fichiers, vos documents et vos archives.
Qu’est-ce que l’élagage ?
Quand nous parlons de gestion de documents, nous utilisons généralement une terminologie très spécifique. Mais ce n’est pas le cas avec les termes « élagage » et « élaguer ». Le mot « élagage » désigne ici la même chose que lorsqu’il est utilisé dans le contexte de l’arboriculture. Dans le domaine de la gestion de l’information et des archives, l’élagage consiste à supprimer des documents ou des parties de documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver dans ses archives.
Pourquoi élaguer vos documents ?
L’élagage des documents est une tâche importante car elle vous aide à assurer l’exactitude et l’actualité de vos documents tout en vous débarrassant des informations obsolètes ou qu’il n’est plus nécessaire de conserver. Conserver des informations obsolètes ou inexactes dans vos archives peut donner lieu à des erreurs qui pourraient coûter du temps et de l’argent à votre organisation. Si ce n’est pas déjà le cas, l’élagage des documents et des données devrait faire partie de vos processus de gestion de l’information et des archives.
Quelles sont les finalités de l’élagage ?
- Conformité
- Qualité des données
- Précision et fiabilité
- Optimisation du stockage
Les difficultés de l’élagage
L’élagage exige un certain soin. Il faut notamment procéder avec précision pour supprimer correctement les bonnes informations. C’est aussi un processus qui peut être chronophage. Si vous avez confié votre gestion de l’information à un partenaire, il peut valoir la peine d’en discuter avec votre gestionnaire de compte ou avec son équipe d’assistance à la clientèle. Ils devraient être en mesure de vous aider à mener à bien ce type de projet.
Si vous souhaitez discuter plus en détail de votre projet d’élagage ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter à l’adresse info@oasisgroup.com et nous vous mettrons en contact avec un membre de notre équipe d’experts.