L’absence d’une stratégie de gestion de l’information efficace et fonctionnelle affecte la productivité d’une organisation. De nombreuses organisations se font les championnes de l’investissement numérique comme outil d’aide à la productivité au travail, mais il est trop facile de perdre de vue les objectifs d’un tel investissement. Les données montrent que beaucoup trop d’organisations ne parviennent tout simplement pas à fournir aux employés la bonne plateforme pour gérer efficacement les informations sur le lieu de travail, ce qui représente une faille bien réelle dans les aspirations à une plus grande efficacité. Chez OASIS Group, nous pensons qu’il existe plusieurs stratégies pour maximiser la productivité et l’efficacité de la gestion de l’information :
- Fixez des objectifs et des priorités clairs : Commencez par définir les documents que vous devez gérer et vos objectifs. Cela vous aidera à hiérarchiser vos tâches et à mieux utiliser votre temps.
- Utilisez la technologie : Tirez parti des outils technologiques pour vous aider à gérer vos informations, tels que le stockage dans le cloud, les logiciels de collaboration ou les outils de gestion de projet.
- Développez un système d’organisation des dossiers : Créez un système logique et intuitif de stockage et de récupération des documents. Utilisez une convention de dénomination, une structure de dossier et des métadonnées cohérentes pour faciliter la recherche et le suivi des dossiers.
- Automatisez les tâches de routine : Utilisez la technologie pour automatiser les tâches de routine telles que la saisie des données, l’acheminement des documents et la conservation des dossiers. Cela permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreurs.
- Standardisez les processus : Standardisez vos processus de gestion des documents afin de réduire la variabilité et d’améliorer l’efficacité. Utilisez des modèles, des flux de travail et des listes de contrôle pour garantir la cohérence et la qualité.
- Contrôlez les performances : Utilisez des indicateurs pour suivre les performances de votre système de gestion des dossiers. Mesurez le temps nécessaire pour retrouver les documents, la précision de la saisie des données et le respect des politiques de conservation. Utilisez ces informations pour identifier les domaines à améliorer.
- Cherchez toujours à améliorer : Examinez régulièrement vos processus et procédures de gestion des documents afin d’identifier les possibilités d’amélioration. Sollicitez les commentaires du personnel et des parties prenantes et intégrez leurs suggestions dans votre système.
Chez OASIS Group, nous pensons que la capacité à gérer l’information réduira considérablement la charge de travail de votre organisation et vous permettra d’être plus efficace dans votre emploi du temps. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons soutenir votre stratégie de gestion efficace des documents.
A propos de l'auteur
En tant que responsable marketing du groupe, je travaille en étroite collaboration avec les équipes produits, ventes et marketing au sens large afin de développer et d’exécuter un programme marketing axé sur les résultats dans tous les pays du groupe.
À ce titre, je suis responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’exécution de plans marketing stratégiques pour le secteur de l’énergie afin d’attirer des clients potentiels et de fidéliser les clients existants.